高校設(shè)備檔案管理體系構(gòu)建研究

韓靜

摘要：隨著國(guó)家對(duì)高等教育的不斷投入，高校的設(shè)備數(shù)量和質(zhì)量增長(zhǎng)迅速，設(shè)備檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，本文從設(shè)備檔案管理的實(shí)際出發(fā)，探索高校設(shè)備檔案管理的新路子，對(duì)構(gòu)建高校設(shè)備檔案管理體系提出路徑選擇，以期更好地服務(wù)于高校檔案建設(shè)工作，完善高校檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理體系的全覆蓋。

關(guān)鍵詞：高校；設(shè)備檔案；管理體系；構(gòu)建

設(shè)備檔案是高校在設(shè)備購(gòu)置、管理、使用過(guò)程中形成的各種記錄，隨著設(shè)備檔案的不斷增加，設(shè)備檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化。但目前高校設(shè)備檔案管理還存在工作網(wǎng)絡(luò)不健全、工作流程粗放、管理制度存在漏洞、管理隊(duì)伍建設(shè)滯后等諸多問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了設(shè)備檔案的規(guī)范化和科學(xué)化的管理，影響了教育教學(xué)科研設(shè)備的有效利用。本文將從設(shè)備檔案管理的實(shí)際出發(fā)，積極探索構(gòu)建高校設(shè)備檔案管理體系，以期更好地服務(wù)于高校檔案建設(shè)工作，完善高校檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理體系的全覆蓋。

1高校設(shè)備檔案及管理工作的特點(diǎn)

1.1多單位協(xié)同

一臺(tái)教學(xué)科研設(shè)備從廠家到校園，需經(jīng)過(guò)設(shè)備使用單位的申請(qǐng)、國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)的論證、招投標(biāo)中心的招商以及安裝調(diào)試，這中間涉及了高校的好幾個(gè)部門(mén)，在針對(duì)設(shè)備的各環(huán)節(jié)各流程工作中，就要產(chǎn)生諸多的記錄，這些記錄就是圍繞該設(shè)備而形成的檔案。設(shè)備檔案需要多方協(xié)同合作，才能做好設(shè)備檔案管理工作。

1.2設(shè)備檔案形成的周期長(zhǎng)

在檔案界，對(duì)文件生命周期理論研究、傳播較為廣泛，對(duì)于檔案生命周期理論的研究則較少。其實(shí)，設(shè)備檔案也是隨著設(shè)備的幾個(gè)階段而不斷變化的。一臺(tái)設(shè)備在不同時(shí)期，它的價(jià)值也呈現(xiàn)不斷減弱的態(tài)勢(shì)，到最后失去功能，完成使命。因此，面對(duì)設(shè)備檔案的長(zhǎng)周期，需要檔案管理部門(mén)和設(shè)備使用部門(mén)的工作人員進(jìn)一步解放思想，提高自己的設(shè)備檔案管理能力，做好設(shè)備檔案的管理工作，做到收集全面、內(nèi)容豐富，不遺漏、不缺項(xiàng)。

1.3設(shè)備檔案的成套制明顯

1993年，教育部制定出臺(tái)的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》明確提出，設(shè)備檔案必須以件、臺(tái)為單位開(kāi)展設(shè)備檔案的建檔工作，要以圍繞設(shè)備管理形成的成套制開(kāi)展建設(shè)工作。很多高校在設(shè)備檔案管理中，也明確提出了以設(shè)備成套制開(kāi)展收集歸檔工作。我們?cè)谡{(diào)研中，訪問(wèn)了很多高校檔案館網(wǎng)站，有的高校也明確提出了設(shè)備檔案要圍繞設(shè)備開(kāi)展收集歸檔工作。山西醫(yī)科大學(xué)設(shè)備檔案管理辦法指出：作為學(xué)校固定資產(chǎn)的各種國(guó)產(chǎn)、進(jìn)口的高、精、尖、稀的儀器設(shè)備說(shuō)明書(shū)等文件材料，均須歸檔。若文件材料有一式兩套，一套歸檔、一套隨機(jī)使用。若僅有一套、使用部門(mén)又確需經(jīng)常使用的，由使用單位復(fù)制一套，原件存檔，復(fù)制件隨機(jī)使用。從這些管理辦法來(lái)看，設(shè)備檔案的成套制要求明顯。針對(duì)設(shè)備檔案的成套性和專指性，我們可以借鑒人事檔案管理一人一檔的管理辦法，一臺(tái)設(shè)備一套檔案，將設(shè)備在生命周期里形成的檔案材料，進(jìn)行成套歸檔，并遵循形成規(guī)律，確保全過(guò)程覆蓋，保證設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)化。

1.4設(shè)備檔案管理工作量大

辦學(xué)條件、資源占有一直是衡量高校辦學(xué)水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)，目前高校發(fā)展快速，針對(duì)社會(huì)的人才需要，各高校開(kāi)辦了很多新專業(yè)，形成了新學(xué)科，隨著專業(yè)學(xué)科的更新、學(xué)生規(guī)模的擴(kuò)大，對(duì)設(shè)備的需求也逐年增強(qiáng)，特別是對(duì)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備的需要更是越來(lái)越高，再加上設(shè)備種類(lèi)的日益增加，各高校面臨眾多的設(shè)備，設(shè)備管理工作越來(lái)越繁重，其產(chǎn)生的設(shè)備檔案也越來(lái)越多，面對(duì)如此繁重的工作任務(wù)，高校檔案管理一定要加強(qiáng)與設(shè)備使用單位的聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)設(shè)備使用人員的檔案技能培訓(xùn)，為做好設(shè)備檔案的收集整理工作奠定基礎(chǔ)。

2高校設(shè)備檔案管理體系構(gòu)建的原則

2.1規(guī)范管理

很多高校設(shè)備檔案由設(shè)備所在單位使用者進(jìn)行管理，管理方式陳舊，往往還是沿用傳統(tǒng)的手工管理模式，設(shè)備使用者熟悉設(shè)備，但缺乏檔案相關(guān)知識(shí)，不懂檔案管理業(yè)務(wù)。而檔案館設(shè)備檔案管理人員有檔案方面的專業(yè)技能，但對(duì)設(shè)備不熟悉，對(duì)設(shè)備的運(yùn)行、技術(shù)參數(shù)等更是不懂，因此，高校的設(shè)備檔案一直存在很多問(wèn)題，高校設(shè)備檔案體系構(gòu)建就應(yīng)該采取二級(jí)管理模式，進(jìn)一步明確各單位在設(shè)備檔案管理中的職責(zé)和任務(wù)，從而進(jìn)一步規(guī)范設(shè)備檔案管理，提高設(shè)備管理管理工作的工作效率。

2.2集中管理與分散管理的處理

構(gòu)建高校設(shè)備檔案管理體系的首要原則就是要堅(jiān)持規(guī)范管理的原則。集中統(tǒng)一管理是高校檔案管理的基本原則，但設(shè)備檔案，有其自身的特點(diǎn)，設(shè)備在使用過(guò)程中，一些設(shè)備技術(shù)性能方面的隨機(jī)檔案、檔案購(gòu)置情況等材料都經(jīng)常會(huì)使用，需要這類(lèi)材料隨機(jī)存放。針對(duì)這類(lèi)問(wèn)題，檔案部門(mén)就要多思考，有的學(xué)校采用復(fù)印的方式，正本歸檔移交檔案館管理，復(fù)印件隨機(jī)管理，方便利用。有的學(xué)校則是設(shè)備的隨機(jī)檔案由所在單位進(jìn)行歸檔管理，其隨機(jī)檔案目錄移交檔案館，檔案館負(fù)責(zé)管理目錄，在一定時(shí)期就目錄開(kāi)展檔案檢查，督查各單位做好設(shè)備檔案的管理工作，確保設(shè)備檔案的完整。這些措施和方法，都有一個(gè)前提原則，要處理好集中管理與分散管理的原則，實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案的最大價(jià)值。

2.3有利于提高設(shè)備檔案的利用價(jià)值

一個(gè)新的設(shè)備檔案管理體系的構(gòu)建，一定要在改革創(chuàng)新上發(fā)力，特別是要針對(duì)設(shè)備檔案查找利用困難的問(wèn)題，進(jìn)一步提高設(shè)備檔案的利用價(jià)值，方便利用為前提。檔案管理的目的是進(jìn)一步發(fā)揮好檔案的價(jià)值，為此，高校設(shè)備檔案的構(gòu)建堅(jiān)持利用第一的原則，整合設(shè)備檔案資源，一臺(tái)設(shè)備建立一套檔案，實(shí)行設(shè)備檔案的專套制，特別是對(duì)于一些引進(jìn)的高、專、精設(shè)備檔案，一定要整合檔案資源，將配置論證的前期、采購(gòu)、安裝以及使用維護(hù)記錄等檔案管理整合為一套檔案，形成全覆蓋該設(shè)備的生命全周期檔案，進(jìn)一步方便利用，并在設(shè)備管理人員流動(dòng)、變化時(shí)，通過(guò)這一全套設(shè)備檔案，可以讓后來(lái)者很快熟悉設(shè)備，提高了設(shè)備檔案的利用價(jià)值。

3高校設(shè)備檔案管理體系構(gòu)建的策略

3.1構(gòu)建高校設(shè)備檔案二級(jí)管理機(jī)制

3.1.1建立設(shè)備檔案館、設(shè)備使用單位二級(jí)管理模式能很好地解決設(shè)備檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，確保高校設(shè)備檔案的有序開(kāi)展。檔案館負(fù)責(zé)學(xué)校設(shè)備檔案的總體管理，具有指導(dǎo)、考核、檢查的職能，在設(shè)備使用單位成立設(shè)備檔案分室，設(shè)備檔案分室可以設(shè)置在設(shè)備所在學(xué)院的實(shí)驗(yàn)中心，負(fù)責(zé)本單位的設(shè)備檔案管理工作。二級(jí)單位設(shè)備檔案分室負(fù)責(zé)本單位設(shè)備檔案的收集、整理以及利用，具有主體責(zé)任的行政負(fù)責(zé)人作為第一負(fù)責(zé)人，設(shè)備檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作由設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)具體實(shí)施，設(shè)備檔案的編目、錄入、保管以及設(shè)備檔案的利用等工作由設(shè)備檔案分室負(fù)責(zé)。其案卷目錄一式二份分別保存在儀器設(shè)備檔案分室和檔案館。

3.1.2建立二級(jí)管理機(jī)制，檔案館可以切實(shí)履行指導(dǎo)、督促的責(zé)任，對(duì)規(guī)范設(shè)備檔案管理，發(fā)揮設(shè)備的有效價(jià)值做出應(yīng)有的探索和實(shí)踐。針對(duì)一些設(shè)備使用單位檔案管理人員不到位、管理?xiàng)l件不達(dá)標(biāo)的，檔案館可開(kāi)展代管業(yè)務(wù)，確保設(shè)備檔案管好用好。在重大設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)，檔案館檔案人員要全程參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收，對(duì)隨機(jī)的技術(shù)文本材料進(jìn)行驗(yàn)收，并在安裝驗(yàn)收后，及時(shí)整理、立卷、歸檔。對(duì)于完成歷史任務(wù)，準(zhǔn)備退役、報(bào)廢、退出教學(xué)科研工作的設(shè)備的報(bào)廢轉(zhuǎn)讓等工作，檔案館也要履行好管理責(zé)任，認(rèn)真鑒定，妥善處理。

3.1.3確保高校設(shè)備檔案的二級(jí)管理機(jī)制正常運(yùn)行，健全的規(guī)章制度是必要保障。要依據(jù)高校設(shè)備檔案的特點(diǎn)和設(shè)備檔案管理工作的特征，并結(jié)合所在學(xué)校設(shè)備檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)，制定制度規(guī)范，進(jìn)一步指導(dǎo)設(shè)備檔案收集、整理、利用等全過(guò)程的管理活動(dòng)，并強(qiáng)化考核評(píng)價(jià)，對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的單位和個(gè)人該追責(zé)的一定要追責(zé)，形成人人重視、人人參與設(shè)備檔案的良好局面。

3.2構(gòu)建高校設(shè)備檔案的歸檔工作機(jī)制

3.2.1明確歸檔范圍。構(gòu)建設(shè)備檔案歸檔機(jī)制，首先要明確本校設(shè)備檔案的歸檔范圍，即哪些要?dú)w檔，哪些不歸檔，一定要有一個(gè)明確的規(guī)范。設(shè)備檔案，是指該設(shè)備從到校后，包括采購(gòu)、安裝調(diào)試、使用維護(hù)以及轉(zhuǎn)讓報(bào)廢等環(huán)節(jié)中形成的所有的記錄，其載體有實(shí)物類(lèi)、圖紙類(lèi)、文字類(lèi)、電子類(lèi)等多種類(lèi)型。檔案收集機(jī)制就是要確保圍繞設(shè)備所產(chǎn)生的這些檔案收集完整。

3.2.2注重檔案鑒定。在設(shè)備檔案歸檔工作中，還應(yīng)強(qiáng)化鑒定，不能片面追求材料的完整性，而將一些沒(méi)有利用價(jià)值的材料歸入檔案里，既浪費(fèi)了時(shí)間，又浪費(fèi)了有限的庫(kù)房。在設(shè)備檔案鑒定工作中，還應(yīng)該圍繞設(shè)備，根據(jù)設(shè)備檔案的形成規(guī)律，注意各個(gè)環(huán)節(jié)，并保持設(shè)備檔案的內(nèi)在聯(lián)系，做到各環(huán)節(jié)流程的閉合。既然一臺(tái)設(shè)備具有從申請(qǐng)、采購(gòu)、使用到報(bào)廢一個(gè)設(shè)備生命周期，那么采購(gòu)階段的材料，如采購(gòu)合同、采購(gòu)申請(qǐng)、設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)就是收集的重點(diǎn)，在調(diào)試安裝階段的驗(yàn)收記錄、固定資產(chǎn)入庫(kù)清單，在設(shè)備使用階段的維修、維護(hù)記錄和事故記錄等都是收集的重點(diǎn)，應(yīng)確保收集的完整性。

3.2.3規(guī)范檔案收集整理。在設(shè)備檔案的歸檔中，收集是基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，還要科學(xué)地整理，使檔案有序化，這樣才能提供利用，發(fā)揮檔案的功能。在設(shè)備檔案的整理工作環(huán)節(jié)，一定要嚴(yán)格按照科技檔案整理規(guī)范開(kāi)展整理工作，嚴(yán)格把關(guān)設(shè)備檔案的鑒定，將不符合技術(shù)要求的檔案返工重做，要堅(jiān)持設(shè)備檔案的有機(jī)聯(lián)系開(kāi)展整理。另外，在整理中應(yīng)堅(jiān)持有利于利用的原則，將設(shè)備檔案成套整理，特別是設(shè)備在論證階段和后期的索賠階段的材料成套整理，進(jìn)行系統(tǒng)管理，將重要的檔案排在前面，按其重要程度排列裝盒入庫(kù)，有利于今后的查找利用。

3.3構(gòu)建高校設(shè)備檔案信息網(wǎng)絡(luò)工作機(jī)制

3.3.1科學(xué)建立設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。設(shè)備管理，很多高校也運(yùn)用了信息化管理平臺(tái)，建立了設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)，讓高校設(shè)備檔案管理的利用邁上了一個(gè)新臺(tái)階。通過(guò)設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)，可以非?？旖莸夭檎业皆O(shè)備的使用單位和使用人，能清楚知曉設(shè)備的購(gòu)置時(shí)間和技術(shù)參數(shù)，為設(shè)備檔案的利用奠定了基礎(chǔ)。而設(shè)備檔案管理平臺(tái)應(yīng)該與之整合，形成資源共享的局面。

3.3.2明確設(shè)備檔案管理責(zé)任。在設(shè)備檔案網(wǎng)絡(luò)工作機(jī)制下，管理責(zé)任更加清晰。在設(shè)備安裝調(diào)試階段，就明確各單位的任務(wù)。可以根據(jù)設(shè)備金額的大小劃分管理責(zé)任，超過(guò)20萬(wàn)的設(shè)備，隨機(jī)文件移交檔案館，并錄入信息系統(tǒng)。對(duì)在使用過(guò)程中形成的記錄則由使用單位錄入系統(tǒng)。在局域網(wǎng)系統(tǒng)里，實(shí)現(xiàn)本單位設(shè)備檔案的共享共建。

3.3.3建立高校設(shè)備檔案的信息網(wǎng)路工作機(jī)制。這是高校檔案部門(mén)和資產(chǎn)管理部門(mén)共同的任務(wù)，需要運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段開(kāi)展設(shè)備檔案的管理，這對(duì)傳統(tǒng)的設(shè)備檔案管理提出了新要求，按照一物一檔的要求，將設(shè)備各信息細(xì)化，簡(jiǎn)化工作流程，提高工作質(zhì)量，為高校的人才培養(yǎng)發(fā)揮設(shè)備檔案應(yīng)有的作用。

高校設(shè)備檔案管理體系構(gòu)建是一項(xiàng)大課題，需要各高校在實(shí)踐工作中不斷探索和努力，積累經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建具有本校特點(diǎn)和特色的設(shè)備檔案管理體系，讓二級(jí)管理機(jī)制落到實(shí)處，進(jìn)一步明確各方面的責(zé)任和任務(wù)，全面加強(qiáng)高校設(shè)備檔案管理的應(yīng)用價(jià)值，提高設(shè)備檔案管理工作的效率，從而更好地發(fā)揮高校設(shè)備檔案二級(jí)管理機(jī)制的作用，讓高校的設(shè)備資源進(jìn)一步增產(chǎn)、增質(zhì)、增效。

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