干部人事檔案數(shù)字化建設前期準備工作探析

姜田芳

摘要：黨政機關干部的人事檔案管理開啟數(shù)字化時代，其建設前期準備工作成為當前極為重要的課題之一。然而，由于對檔案數(shù)字化建設的相關認知不足，對這一管理的重要性尚未充分認識，現(xiàn)今我國的黨政機關干部檔案管理數(shù)字化建設亟待加強。作者基于我國干部人事檔案管理的現(xiàn)狀，探析了檔案數(shù)字化的前期準備工作，為數(shù)字化建設項目提出了若干舉措，用作參考。

關鍵詞：黨政機關干部人事檔案；數(shù)字化建設；前期準備

黨政機關干部的人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，可為教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才提供重要依據(jù)。大數(shù)據(jù)時代下，為提升干部人事檔案管理的質量，黨政機關應當逐漸加大其人員檔案資源的開發(fā)力度，尤其要重視檔案系統(tǒng)的數(shù)字化建設及前期準備工作，推動檔案數(shù)字化建設項目進一步的實施、完善。

1干部人事檔案數(shù)字化建設的意義

當前，通過建立安全、高質量的數(shù)據(jù)信息庫，完成日常的歸集、整理、保管與遞送以及關聯(lián)統(tǒng)閱項目材料等的數(shù)字化管理，進而實現(xiàn)由紙質檔案變換成電子檔案。通常原始紙質檔案用于記載黨干部的個人具體成長的歷程，其干部選任，年限工齡數(shù)、中共黨員身份的認定，以及有關專技職務評審與考核認定、具體獎懲等多個方面，均為重要依據(jù)及憑證，而這項建設能高效地將人們對原始紙檔之翻閱頻次和相關人為破損大大減少，高質保護其存放與材料安全性。

檔案數(shù)字化建設，可從技術上防止具體檔案的涂改、造假，更好地維護人員檔案的真實性與準確性，有助于進一步加強干部工作的嚴肅性及其公信力[1]。

2檔案數(shù)字化建設現(xiàn)狀及存在的不足

2.1傳統(tǒng)紙質介質檔案轉換數(shù)字化程度偏低

黨政機關干部檔案有其自身特點，但限于我國舊時觀念及技術原因，當前此類檔案的數(shù)字化程度仍較低。雖然在其檔案管理中，一定程度上應用了相關的計信技術以及對口的檔案管理軟件，卻仍未能建立全方位的數(shù)字化管理，特別是對其中已按傳統(tǒng)歸檔的紙媒檔案的具體數(shù)字化整理，是當前檔案數(shù)字化建設亟待解決的主要問題。此外，數(shù)據(jù)庫體系未臻完善，檔案數(shù)字化管理所需的軟硬件條件仍舊薄弱。

2.2檔案數(shù)字化建設的專業(yè)化人才短缺

黨政機關干部檔案管理，是組織人事部門工作中的一個重要組成部分，是做好干部人事工作的基本前提。然而，長期以來，組織人事部門對干部人事檔案的重要性認識不足，認為檔案管理人員僅需“充當保管”的角色，特別在當前檔案數(shù)字化時代，更缺乏具備現(xiàn)代信息技術（如大數(shù)據(jù)技術、云計算等）理論和應用能力的專業(yè)人才。

2.3檔案數(shù)字化安全性模塊的利用有待加強

處于大數(shù)據(jù)時代環(huán)境下，現(xiàn)階段檔案數(shù)字化建設面臨著諸多因素的威脅，如系統(tǒng)崩潰、硬件設施的損毀和電腦病毒入侵，檔案數(shù)據(jù)信息真實度等等，更有惡意篡改數(shù)據(jù)或將其外泄，直接影響檔案所具有的保密性[2]。

3干部檔案數(shù)字化建設前期準備工作的舉措

3.1重視此類檔案數(shù)字化建設，夯實對應根基

黨政機關干部檔案在干部的培養(yǎng)、選拔、聘任中具有無法取代的巨大作用。如今科技發(fā)展日新月異，我們要注重引入先進的技術和相應管理理念，將干部檔案數(shù)字化建設納入我黨干部隊伍建設和管理的全新高度，且與相關業(yè)務統(tǒng)一部署、落實與考核，加大干部檔案數(shù)字化建設的資源投入力度，努力做好此項目頂層設計，做到科學地制定其建設方案，以及該計劃的各階段目標，真正貫徹實現(xiàn)此項建設的總體目標。

3.2形成干部檔案數(shù)字化制度建設

黨政機關干部檔案數(shù)字化，需建立相應制度以明確各單位職責、劃定部門內分工、規(guī)范項目流程及保障任務的安全。制定這一項目保密條款，及其相應的進、出庫制度，同時規(guī)范機構拆組卷與相關掃描流程，從而為本項工作提供具有實用指導性和相對應預見性的整一過程管理和實控預案[2]。

3.3檔案數(shù)字化人員隊伍的建設

3.3.1領導層要高度的重視、關心和支持本任務。領導必須甄別、選配對應的政治可靠、個人作風正派并且責任心強的中共黨員來開展這項計劃，同時對其加強黨性教育和相關的紀律約束，做到項目人員職稱的科學設置，以調動人員開展工作的積極性，引導其認真投入地做好工作，以保證該項工程的人員隊伍得以相對穩(wěn)定。

3.3.2組織人事部門需重視其轄下人員的業(yè)務知識培訓，提升其專業(yè)素質；切實加強檔案數(shù)字化管理人員的現(xiàn)代信息技術應用能力，為數(shù)字化建設下一環(huán)節(jié)工作中的數(shù)據(jù)庫建立、軟件應用和開發(fā)等打下良好基礎，從而培養(yǎng)一支熱愛此事業(yè)、恪盡職守，業(yè)務和相應技能兼?zhèn)涞母吣苋瞬抨犖?，為檔案數(shù)字化時代提供強大的人才支撐。

3.4加強檔案管理機構的資質審查

黨政機關干部檔案的內容上包含有許多干部隱私信息，因而必須將保密與風控貫穿這類工作的全過程。目前由于專職檔案處理人員在數(shù)量和精力上都有限，難以兼顧日常的檔案管理工作和對應的數(shù)字化任務，很多檔案機構的數(shù)字化服務，往往選擇外包企業(yè)[3]。因此，在前期準備階段，需尤其注重對外包機構和全部檔案管理項目參加人員的資質審查，提前調研其保密程度、相關經驗是否已足夠，以及是否具有機關方所需的數(shù)網技能。

3.5健全黨政機關干部檔案管理的信息系統(tǒng)功能

要想實現(xiàn)此類檔案的數(shù)字化管理，必須開發(fā)運用好檔案信息系統(tǒng)?，F(xiàn)階段，相關技術單位開發(fā)了基本的檔案采集軟件，但其軟件只配備有基礎功能，僅用于我們該類數(shù)據(jù)的向上報送和同級業(yè)務交流，極難形成具體的信息資料庫，后期不能滿足本類數(shù)字化建設發(fā)展的要求，存在極大的資料信息共享差距［4］。要做好資料共享工作，所配備的干部檔案信息化管理管理系統(tǒng)，還應實現(xiàn)較為齊全的功能。各黨政機關單位應依據(jù)工作需求，進一步地完善相關系統(tǒng)的功能。而后在常規(guī)自動化管理的基礎上展開對應數(shù)字化掃描，并提供相關數(shù)檔服務，從而逐步建成高效管理平臺。

3.6創(chuàng)新干部人事檔案前期管理機制

結合保密性特點，制定出相應管理規(guī)制；建立工程審查制度，以做到當查檔人員檢索具體檔案材料時，對應管理平臺能即時監(jiān)測其行為，進行閱檔全過程的詳細日志記錄，為使用該類數(shù)檔必要制度保障，在展開高效利用本檔案的同時，確保其資料信息安全。

總之，黨政機關干部檔案數(shù)字化建設能充分發(fā)揮相應檔案項目的作用，能真實反映干部個人履歷的具體信息，是我國黨政機關單位了解人員的重要依據(jù)。而且，此類別檔案，也是我黨組織部門了解黨員干部基層實績及其新時期思想作風、各種獎懲等的重要依據(jù)，對國家選任干部至關重要。因此，在黨政機關干部檔案數(shù)字化建設任務開展前，黨政單位要把前期準備工作中各環(huán)節(jié)及細節(jié)，嚴謹、細致地進行加強，從而為本項建設順利開展提供重要、有力的保障。

參考文獻：

［1］楊璐.簡述干部人事檔案數(shù)字化建設的前期準備工作［J］.辦公室業(yè)務，2020（03）：153—155.

［2］楊興志，畢建軍.新時期干部人事檔案數(shù)字化工作初探［J］.城建檔案，2020，（02）：25—26.

［3］劉美紅.干部人事檔案數(shù)字化建設準備工作的思考［J］.數(shù)碼設計，2020，9（5）：2.

［4］姜東艷.共享視域下機關檔案數(shù)字化管理策略研究［J］.蘭臺世界，2022（05）：113—115.