電子政務(wù)服務(wù)背景下人事檔案服務(wù)優(yōu)化研究

王梅

摘要：檔案為政府及其職能部門選人、用人，人才合理配備、優(yōu)化、流動等方面提供了重要信息記錄，發(fā)揮著重要信息憑證功能。面對人事檔案信息及資料數(shù)量呈現(xiàn)出快速增長態(tài)勢，人事檔案存儲規(guī)模越來越龐大，迫切需要轉(zhuǎn)變檔案管理模式，適應(yīng)新時(shí)代檔案管理新要求。本文從電子政務(wù)服務(wù)為研究背景，分析了電子政務(wù)服務(wù)概念、功能、信息化及要素，進(jìn)一步探討了電子政務(wù)服務(wù)背景對人事檔案服務(wù)的影響及現(xiàn)實(shí)意義，并提出了電子政務(wù)服務(wù)背景下優(yōu)化人事檔案服務(wù)的具體舉措，從而進(jìn)一步提升人事檔案管理能力，打造服務(wù)型人事檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，不斷增強(qiáng)人民群眾的滿意度、幸福感。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù)；人事檔案；服務(wù)優(yōu)化

概述

檔案為政府及其職能部門選人、用人、人才合理配備、優(yōu)化、流動等方面提供了重要信息記錄，發(fā)揮著重要信息憑證功能。近年來，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的快速發(fā)展，以及政務(wù)改革的深入，面對人事檔案信息及資料數(shù)量呈現(xiàn)出快速增長態(tài)勢，人事檔案存儲規(guī)模越來越龐大，迫切需要轉(zhuǎn)變檔案管理模式，適應(yīng)新時(shí)代檔案管理新要求[1]。

1電子政務(wù)服務(wù)與人事檔案服

1.1概念

電子政務(wù)服務(wù)是指政府及其相關(guān)職能部門利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等構(gòu)建組織結(jié)構(gòu)和工作流程優(yōu)化重組的政府結(jié)構(gòu)，以及在線管理、服務(wù)的運(yùn)行模式，并為當(dāng)事人或組織提供公共服務(wù)等過程中所開展的行政事項(xiàng)、行為。2016年，《政府工作報(bào)告》中首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，其實(shí)質(zhì)就是政府及其相關(guān)職能部門之間通過數(shù)據(jù)共享，讓“數(shù)據(jù)多跑路”，市民、企業(yè)“少跑腿、不添堵”。

1.2信息化

人事檔案信息化是“互聯(lián)網(wǎng)+”理念下衍生出的一種人事檔案管理新業(yè)態(tài)，是基于掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)，以及相關(guān)的數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子等不同載體檔案信息資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、存儲，涵蓋了人事檔案資料收集、整理、統(tǒng)計(jì)、查閱、修訂、歸檔等檔案管理全過程。并利用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通的特點(diǎn)，促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)的有效對接，可以在不同主體之間搭建起內(nèi)容龐大、結(jié)構(gòu)有序、類型多樣的檔案信息數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮出人事檔案社會價(jià)值[2]。

1.3要素

電子政務(wù)服務(wù)屬于電子政務(wù)“運(yùn)作方式”的組成部分，構(gòu)成電子政務(wù)服務(wù)的要素具體到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案服務(wù)來說，電子政務(wù)服務(wù)的主體是各級人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，服務(wù)的客體是自然人、法人、企事業(yè)單位、行政機(jī)關(guān)等個(gè)人或組織，而服務(wù)的內(nèi)容包括人事檔案信息查詢、人事檔案轉(zhuǎn)遞，以及人事檔案保存等等服務(wù)。與傳統(tǒng)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的人事檔案服務(wù)不同，電子政務(wù)服務(wù)的環(huán)境主要是依托電子政務(wù)平臺。在這一平臺中，人事檔案服務(wù)的主體、客體之間實(shí)現(xiàn)了服務(wù)交互、聯(lián)系，即人事檔案信息服務(wù)需求的提出及供給。

綜上，電子政務(wù)服務(wù)是打造服務(wù)型政府的實(shí)際需要，其本質(zhì)的轉(zhuǎn)變要求人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理從傳統(tǒng)的政務(wù)服務(wù)向電子政務(wù)服務(wù)轉(zhuǎn)變，認(rèn)識和把握電子政務(wù)服務(wù)的特點(diǎn)，及對人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事檔案管理帶來的深度變革，為做好電子政務(wù)服務(wù)背景下人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的人事檔案服務(wù)及其優(yōu)化提供理論支撐[3]。

2電子政務(wù)服務(wù)背景下人事檔案服務(wù)影響

2.1從電子政務(wù)服務(wù)建設(shè)目標(biāo)看

《“十四五”規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》中提出，要“完善國家電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)、推進(jìn)政務(wù)信息系統(tǒng)云遷移”等“十四五”時(shí)期重要任務(wù)。2022年，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，把“推進(jìn)檔案信息資源共享平臺建設(shè)”“提升檔案利用服務(wù)能力”“加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型”作為重點(diǎn)工作來抓。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事檔案管理作為電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)，也是電子政務(wù)服務(wù)的積極參與者，必然要適應(yīng)新時(shí)代目標(biāo)和要求。反之，電子政務(wù)服務(wù)所提供的服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)條件的改善和提升，推動了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型，進(jìn)一步提升人才服務(wù)機(jī)構(gòu)服務(wù)信息化建設(shè)優(yōu)質(zhì)、高效發(fā)展。

2.2從電子政務(wù)服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施看

電子政務(wù)服務(wù)為人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦公OA系統(tǒng)運(yùn)行提供了重要信息網(wǎng)絡(luò)平臺，也進(jìn)一步促進(jìn)了人才中心檔案管理信息化建設(shè)。人才中心通過門戶網(wǎng)站建設(shè)，檔案系統(tǒng)搭建，將人事檔案數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一歸口至檔案管理。目前，西安市鄂邑區(qū)人才交流中心辦公OA系統(tǒng)與電子政務(wù)系統(tǒng)無縫銜接，實(shí)現(xiàn)了人事檔案歸檔文件的即時(shí)歸檔、即時(shí)采集，從而保證了中心檔案工作與電子政務(wù)同步進(jìn)行。各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了信息化，其中，人事檔案采集、存儲、調(diào)閱、查詢均可在計(jì)算機(jī)平臺系統(tǒng)中進(jìn)行，我中心人事檔案工作參與政務(wù)信息化作用也日益明顯。

2.3從電子政務(wù)的快速發(fā)展來看

電子人事檔案改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體形式，電子人事檔案管理也成為支撐和提升電子政務(wù)服務(wù)的重要內(nèi)容之一。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2022屆高校應(yīng)屆畢業(yè)生達(dá)1076萬人，其中，陜西省約有41.5萬人，龐大的應(yīng)屆畢業(yè)生群體，以及其他流動人員的人事檔案等等，電子人事檔案數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)出大幅增長態(tài)勢，使人事檔案服務(wù)從先前的單一服務(wù)變得更加多元化。電子政務(wù)作為鏈接不同部門、不同地區(qū)的政務(wù)系統(tǒng)，推動跨部門、跨地區(qū)電子政務(wù)信息共享服務(wù)，才能更好地發(fā)揮出電子人事檔案價(jià)值[4]。

3電子政務(wù)服務(wù)背景下人事檔案服務(wù)意義

3.1增強(qiáng)人事檔案管理績效

人事檔案管理工作要始終堅(jiān)持“以服務(wù)為主線”，這與電子政務(wù)服務(wù)“立黨為公、執(zhí)政為民”的宗旨相一致、相符合。而人事檔案管理績效的評估重點(diǎn)及意義，既包括電子人事檔案管理水平，也包括電子人事檔案在電子政務(wù)服務(wù)中的功能體現(xiàn)。因此，電子政務(wù)服務(wù)背景下，完善人事檔案服務(wù)體系也是增強(qiáng)其自身人事檔案管理績效的實(shí)際需要，以優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)滿足人民群眾日益增長的檔案信息需求。

3.2促進(jìn)人事檔案管理改革

無論是普通公眾，還是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位，通過參與檔案信息化管理，可切切實(shí)實(shí)地感受到創(chuàng)建服務(wù)型政府的理念及生動實(shí)踐，并分享政府改革的實(shí)際成效。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)作為高校畢業(yè)生、流動人員等群體人事檔案管理的專業(yè)機(jī)構(gòu)，通過人事檔案信息化、數(shù)字化改革，滿足不同群體的服務(wù)需求，這也進(jìn)一步促進(jìn)了人事檔案自身管理改革[5]。

4電子政務(wù)服務(wù)背景下人事檔案服務(wù)優(yōu)化措施

4.1優(yōu)化頂層服務(wù)設(shè)計(jì)

人才服務(wù)機(jī)構(gòu)立足其職責(zé)，將人事檔案管理與電子政務(wù)服務(wù)網(wǎng)銜接起來，持續(xù)優(yōu)化頂層服務(wù)設(shè)計(jì)，在電子政務(wù)服務(wù)網(wǎng)設(shè)立專門的人事檔案服務(wù)平臺，從而實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)服務(wù)網(wǎng)人事檔案服務(wù)窗口與電子政務(wù)網(wǎng)平臺互聯(lián)互通，讓數(shù)據(jù)“多跑路”，群眾“少跑腿”，有效解決人事檔案資源共享難題。為此，首先應(yīng)建立省級或國家級人事檔案網(wǎng)上服務(wù)平臺，出臺人事檔案服務(wù)平臺管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立全省或全國統(tǒng)一的人事檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，按照《關(guān)于加快推進(jìn)流動人員人事檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)意見》提出的“基于政務(wù)服務(wù)經(jīng)辦規(guī)范、基礎(chǔ)信息采集規(guī)范、數(shù)字化技術(shù)規(guī)范”等，實(shí)現(xiàn)“一點(diǎn)存檔、多點(diǎn)服務(wù)”的全省/國人事檔案一體化服務(wù)格局[6]。其次，由檔案管理部門或與人事管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃全省/國范圍內(nèi)各市、縣人事檔案網(wǎng)上服務(wù)建設(shè)，遵循“數(shù)據(jù)向上集中”的建設(shè)思路，將各地收集到的人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一采集上報(bào)，并做好定期歸檔，最終實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔，從而建立一套統(tǒng)一的人事檔案基礎(chǔ)信息資源庫，為優(yōu)化人事檔案服務(wù)提供檔案信息支撐。再次，加強(qiáng)不同區(qū)域、不同部門之間的數(shù)據(jù)共享，推動跨區(qū)域、跨部門政務(wù)服務(wù)網(wǎng)的數(shù)據(jù)、資源互聯(lián)互通、共建共享，從而解決人事檔案信息孤島難題，并進(jìn)一步簡化人事檔案管理及信息交互流程和手續(xù)。其中，要根據(jù)人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格做好保密工作。

4.2優(yōu)化區(qū)域部門合作

目前，不同地區(qū)、不同部門之間的人事檔案網(wǎng)上辦理建設(shè)情況差異較大，上海、浙江、山東等地陸續(xù)建立起人事檔案網(wǎng)上服務(wù)平臺，但其他部分基層尚未推動人事檔案網(wǎng)上服務(wù)。為此，要積極優(yōu)化區(qū)域之間、部門之間的合作，既可以減少人事檔案差異，也能夠持續(xù)優(yōu)化人事檔案整體服務(wù)質(zhì)量。首先，欠發(fā)達(dá)地區(qū)或尚未開通人事檔案網(wǎng)上服務(wù)的地區(qū)或部門，應(yīng)加大人事檔案網(wǎng)上服務(wù)建設(shè)的資金投入力度，加大優(yōu)秀人才配置力度，為人事檔案管理提供可靠人才支持和保障。其次，持續(xù)改善基礎(chǔ)設(shè)施。加強(qiáng)薄弱地區(qū)或部門網(wǎng)上人事檔案服務(wù)平臺建設(shè)，采購先進(jìn)的電子人事檔案管理所需的設(shè)備，升級人事檔案管理系統(tǒng)軟件，為人事檔案管理提供過硬的技術(shù)支持和保障。有條件的地區(qū)或部門，可結(jié)合本地本部門人事檔案管理實(shí)際，積極開發(fā)人事檔案服務(wù)所需的軟件。

4.3優(yōu)化線上線下融合

在推進(jìn)省級或國家級政務(wù)服務(wù)網(wǎng)建設(shè)基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步加快人事檔案服務(wù)事項(xiàng)辦理從實(shí)體向網(wǎng)上辦理遷移，推動人事檔案管理事項(xiàng)線上線下融合發(fā)展，持續(xù)優(yōu)化人事檔案服務(wù)流程、創(chuàng)新人事檔案服務(wù)模式，最終實(shí)現(xiàn)“預(yù)約、咨詢、辦理”全過程線上線下無縫銜接。根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+”新模式，開通統(tǒng)一的人事檔案服務(wù)平臺，開通網(wǎng)上一鍵申請、后臺審核、網(wǎng)上反饋或預(yù)約辦理，推進(jìn)人事檔案服務(wù)從線下逐漸延伸申至線上，逐步推動部門或區(qū)域人事檔案全口徑歸口管理，解決人事檔案碎片化現(xiàn)狀。

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