新時期檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容與方法

劉清熙 河南省地礦信息中心

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，使其在社會各領(lǐng)域中得到較為廣泛的應(yīng)用，并取得提高工作效率與質(zhì)量的效果，將這些技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，就可以加快檔案數(shù)字化管理進(jìn)程，相應(yīng)檔案管理水平與質(zhì)量也能更上一層臺階，開展檔案數(shù)字化管理內(nèi)容與方法的研究也顯得至關(guān)重要[1]。文章聯(lián)系新時期實(shí)施檔案數(shù)字化管理的必要性，對檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致分析，并嘗試從深化檔案數(shù)字化管理意識、健全數(shù)字化檔案管理工作機(jī)制、提高檔案數(shù)字化管理水平、強(qiáng)化信息網(wǎng)絡(luò)安全管理、構(gòu)建專業(yè)檔案工作隊伍等方面入手，提出幾點(diǎn)行之有效新時期檔案數(shù)字化管理的工作方法，希望可以發(fā)揮參考作用。

一、新時期開展檔案數(shù)字化管理的必要性

新時期開展檔案數(shù)字化管理的必要性主要表現(xiàn)在以下幾方面：（1）順應(yīng)時代發(fā)展的根本需要，信息化時代的到來，使計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)在社會各領(lǐng)域中得到廣泛滲透和深入應(yīng)用，在擴(kuò)大數(shù)字產(chǎn)業(yè)規(guī)模的同時，企業(yè)工作模式也發(fā)生極大改變，特別是在檔案管理工作方面，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)人工模式已經(jīng)無法適應(yīng)時代發(fā)展需要，要求堅持與時俱進(jìn)對信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加以運(yùn)用，促使檔案管理工作獲得網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展，實(shí)際開展檔案資料收集、整理等工作的效率也會得到明顯提升；（2）提高檔案管理水平的現(xiàn)實(shí)要求，檔案管理工作開展涉及的內(nèi)容有很多，比如檔案資料收集、整理分類、歸檔保管等，對于不同工作內(nèi)容需要經(jīng)歷的步驟和流程也非常多，若采用人工方式進(jìn)行需要投入較多資源，并且無法保障最終工作開展質(zhì)量，而實(shí)施檔案數(shù)字化管理以后，就可以直接依托計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)快速完成這些檔案工作，由于有了先進(jìn)技術(shù)的支持，實(shí)際開展工作需要投入的人力就比較少，并能促進(jìn)工作效率與檔案管理水平提升；（3）提升檔案服務(wù)質(zhì)量的必然需求，開展檔案管理工作的主要目的，就是對檔案資料存在的有價值信息進(jìn)行充分挖掘，并更好服務(wù)企業(yè)制定科學(xué)決策和高效高質(zhì)開展各項業(yè)務(wù)工作，實(shí)際檔案管理過程中，注重對互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，不僅可以對館藏的檔案信息進(jìn)行有序的數(shù)字化處理，還能依托網(wǎng)絡(luò)平臺和資料數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)各部門及相關(guān)人員提供信息資料服務(wù)，最終取得檔案工作效益最大化效果[2]。

二、新時期檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容分析

（一）存量檔案數(shù)字化

簡單來說，就是運(yùn)用計算機(jī)、掃描儀等數(shù)字化技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件資料以數(shù)字信號和編碼形式展現(xiàn)出來，針對不同載體形式的檔案信息，比如錄音文件、影像資料等，也可以進(jìn)行數(shù)字化處理并以數(shù)字化檔案形式顯示出來，這也是開展檔案數(shù)字化管理工作的前提和基礎(chǔ)，實(shí)際操作中也要優(yōu)先選擇高齡、獨(dú)份和利用率較高的檔案資料，特別是音視頻檔案，除了要及時對其進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)存以外，還要確保模擬信號與數(shù)字信號之間完整轉(zhuǎn)化與還原。

（二）增量檔案電子化

增量檔案電子化，就是在文件階段就對其實(shí)施電子形式的流轉(zhuǎn)，并且不再生成紙質(zhì)檔案，執(zhí)行時還要嚴(yán)格遵照《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》中的相關(guān)規(guī)定要求，確保電子文件在線歸檔管理真正落到實(shí)處。操作中也要注意到增量電子化，并不是簡單地對紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行收集整理，而是需要經(jīng)歷一般化管理、規(guī)范化管理和智能化管理三個階段，整個難點(diǎn)在于建立實(shí)現(xiàn)前端控制，具體來說就是構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)和實(shí)現(xiàn)辦公自動化，并通過這些平臺軟件發(fā)揮作用，使電子文件在形成階段就已經(jīng)開始收集歸檔工作，并為檔案進(jìn)入管理系統(tǒng)正式歸檔提前做好準(zhǔn)備工作，最終整個檔案管理工作的效率也會大大提高[3]。

（三）檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化就是推動檔案工作由傳統(tǒng)的手工模式向計算機(jī)管理方向轉(zhuǎn)變，并且要取得檔案信息網(wǎng)絡(luò)化效果，就要對檔案信息網(wǎng)絡(luò)化儲存、傳輸、共享等引起高度重視，執(zhí)行時也要將重心落在檔案儲存和傳輸安全上，促進(jìn)當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作開展安全得不到保障的問題得到妥善解決，具體開展工作時可以對信息加密、身份驗證、防火墻等技術(shù)加以運(yùn)用，為檔案數(shù)字化管理和檔案開發(fā)利用服務(wù)保駕護(hù)航。

三、新時期檔案數(shù)字化管理的有效方法探討

（一）深化檔案數(shù)字化管理意識

要對檔案實(shí)施數(shù)字化管理，就要對其內(nèi)涵與作用有一個深入正確的理解，以為后續(xù)操作奠定良好的基礎(chǔ)，相關(guān)措施包括：（1）加大宣傳教育力度，一方面可以采用召開推行檔案數(shù)字化管理工作會議的方式，讓檔案管理部門及工作人員參與其中，并在會議上闡明新時期檔案管理工作開展的必要性和重要性，同時引入檔案數(shù)字化管理內(nèi)容，讓參會人員深刻認(rèn)識到新時期檔案數(shù)字化管理實(shí)施的可行性和緊迫性，后續(xù)開展檔案數(shù)字化管理工作也能贏得更多支持；另一方面則是充分利用電視廣播、文化宣傳欄、網(wǎng)絡(luò)多媒體等新舊傳播手段，對檔案數(shù)字化管理進(jìn)行大范圍宣傳推廣，執(zhí)行時也要注意對比傳統(tǒng)人工檔案工作模式與檔案數(shù)字化管理模式之間的優(yōu)劣勢，以幫助相關(guān)部門及工作人員對檔案數(shù)字化管理有更加清晰的認(rèn)識，并積極主動參與到檔案數(shù)字化管理活動當(dāng)中[4]。（2）強(qiáng)化頂層設(shè)計工作，要推動檔案數(shù)字化管理工作更好執(zhí)行與發(fā)展，還要結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作實(shí)際，做好實(shí)施檔案數(shù)字化管理的頂層設(shè)計工作，實(shí)際操作中也要將注意力放在構(gòu)建適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的工作機(jī)制、加大信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用力度、高度重視信息網(wǎng)絡(luò)安全、打造更為專業(yè)的檔案工作隊伍等上面，以為檔案數(shù)字化管理的實(shí)施提供科學(xué)性的指導(dǎo)，最終檔案管理工作效果也能得到可靠保障。

（二）健全檔案數(shù)字化管理機(jī)制

在健全完善工作制度引導(dǎo)下，檔案數(shù)字化管理工作也能得到更為科學(xué)、規(guī)范的展開，并且對檔案實(shí)施數(shù)字化管理以后，以往工作機(jī)制運(yùn)行就會出現(xiàn)許多的不適應(yīng)之處，特別是在檔案管理工序有效銜接上面，極容易發(fā)生職責(zé)履行不清、操作不夠規(guī)范等問題，嚴(yán)重制約了檔案數(shù)字化管理實(shí)施的重要作用發(fā)揮，而在健全檔案數(shù)字化管理機(jī)制以后，就可以為新時期檔案實(shí)施數(shù)字化管理提供有力的制度保障，具體措施包含：（1）完善工作制度，在詳細(xì)了解檔案數(shù)字化管理工作開展的目標(biāo)和主要工作內(nèi)容以后，就可以聯(lián)系實(shí)際對相應(yīng)工作制度進(jìn)行建立，執(zhí)行時也要注意明確傳統(tǒng)檔案管理模式與數(shù)字化檔案管理之間的區(qū)別，并在此基礎(chǔ)上對相應(yīng)工作制度進(jìn)行正確增減，以為實(shí)際開展檔案數(shù)字化管理工作提供有力的指導(dǎo)，在健全完善工作制度體系引導(dǎo)下，檔案數(shù)字化管理工作也能更為科學(xué)、規(guī)范的展開[5]。（2）優(yōu)化實(shí)施細(xì)則，檔案數(shù)字化管理涉及的內(nèi)容有很多，比如形成電子化檔案、檔案資料快速收集整理、歸檔保管等，對于不同內(nèi)容需要遵循的工作流程和實(shí)施要求也具有一定差異，這時候就要圍繞實(shí)際工作內(nèi)容及實(shí)施步驟，對具體操作細(xì)則進(jìn)行明確，在為工作人員提供規(guī)范性指導(dǎo)的同時，各項工作也能真正落到實(shí)處。（3）強(qiáng)化監(jiān)督考核，注重對檔案數(shù)字化管理實(shí)施監(jiān)督考核，可以幫助相關(guān)部門及人員清晰地認(rèn)識到自身工作內(nèi)容及承擔(dān)職責(zé)，針對實(shí)際開展工作出現(xiàn)的問題也能及時發(fā)現(xiàn)和解決，推動檔案數(shù)字化管理工作得到更好運(yùn)行與可持續(xù)發(fā)展。

（三）提高檔案數(shù)字化管理水平

檔案數(shù)字化管理的實(shí)施，能夠取得更好的檔案工作效果，最為主要的就是運(yùn)用了現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)，要推動其獲得更好發(fā)展和深入應(yīng)用，也要加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)研究，并不斷提高檔案數(shù)字化管理水平，具體措施包括：（1）打造檔案管理系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行建立，并根據(jù)實(shí)際檔案工作開展需要，在系統(tǒng)中開辟相應(yīng)工作模塊，比如檔案資料收集、整理歸檔、分類保管等，使檔案工作開展網(wǎng)絡(luò)化和自動化水平更高，同時依托網(wǎng)絡(luò)、通信等技術(shù)，使各工作模塊聯(lián)系更為緊密，推進(jìn)檔案工作一體化實(shí)施與系統(tǒng)化管理[6]。（2）建立檔案數(shù)據(jù)庫，依托現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，對海量檔案資料進(jìn)行有效收集，并對蘊(yùn)含的有價值檔案資料進(jìn)行深度挖掘和有效處理，最后以檔案資料數(shù)據(jù)庫的形式展現(xiàn)出來，在實(shí)現(xiàn)對檔案資料系統(tǒng)、分類管理的同時，也為后續(xù)檔案資料開發(fā)利用打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。（3）開展檔案服務(wù)工作，要知道開展檔案管理工作最為主要的目的就是對有價值檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用，使之更好服務(wù)于企業(yè)科學(xué)決策和相關(guān)業(yè)務(wù)高效高質(zhì)開展，而在實(shí)施檔案數(shù)字化管理以后，就可以依托檔案管理系統(tǒng)平臺和構(gòu)建的檔案資料數(shù)據(jù)庫，為相關(guān)單位、部門、人員等提供更好的檔案服務(wù)，使現(xiàn)存檔案資料能夠得到全部盤活，并充分展現(xiàn)檔案資料的利用價值[7]。

（四）強(qiáng)化信息網(wǎng)絡(luò)安全管理

信息網(wǎng)絡(luò)安全管理是實(shí)施檔案數(shù)字化管理需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，若實(shí)際工作中出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)遭受惡意攻擊、網(wǎng)絡(luò)安全工作落實(shí)不到位等情況，勢必會對檔案管理工作開展帶來不利的影響，檔案資料真實(shí)性、完整性和有效性也無法得到保障，為此在開展檔案數(shù)字化管理時，還要加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)安全工作，相關(guān)措施包含：（1）完善基礎(chǔ)設(shè)施，檔案數(shù)字化管理的開展，需要眾多設(shè)施設(shè)備和辦公軟件從旁提供支持，要保證這個系統(tǒng)運(yùn)行安全和穩(wěn)定，就要加大檔案數(shù)字化管理投入力度，在完善相應(yīng)設(shè)施設(shè)備的同時，對老舊設(shè)備軟件進(jìn)行及時更新，在一定程度上也能減少系統(tǒng)內(nèi)部引發(fā)的安全問題[8]。（2）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)計，根據(jù)業(yè)務(wù)需要劃分不同的子網(wǎng)或網(wǎng)段，并按照方便管理和控制的原則，對各子網(wǎng)、網(wǎng)段分配地址段，針對重要的網(wǎng)段可以采用可靠的隔離技術(shù)手段，并防止重要網(wǎng)段被部署在網(wǎng)絡(luò)的邊界處，甚至還可以在網(wǎng)絡(luò)邊界部署訪問控制設(shè)備，可以取得較好保障信息網(wǎng)絡(luò)安全的效果。（3）采用先進(jìn)技術(shù)，除了可以安裝防惡意代碼軟件和及時更新惡意代碼庫以外，還可以提供專用的登錄控制模塊，實(shí)現(xiàn)對登錄用戶的身份標(biāo)識鑒別，同時對檔案資料重要程度進(jìn)行分級，并采用層層加密的方式實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)，重要檔案傳輸存儲保密性也會進(jìn)一步增強(qiáng)[9]。

（五）構(gòu)建專業(yè)檔案工作隊伍

新時期實(shí)行檔案數(shù)字化管理，對相關(guān)工作人員素質(zhì)能力也提出嶄新的要求，并且工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平高低，也會對最終工作開展成效產(chǎn)生較大的影響，因此要結(jié)合檔案數(shù)字化管理工作開展的實(shí)質(zhì)要求，對更為專業(yè)的檔案工作隊伍進(jìn)行構(gòu)建，以為實(shí)際開展工作提供人才保障，相關(guān)措施包括：（1）對外引進(jìn)優(yōu)秀人才，根據(jù)實(shí)施檔案數(shù)字化管理的具體需要，對外招聘一批具有扎實(shí)檔案管理專業(yè)知識、較高職業(yè)道德素養(yǎng)、豐富檔案工作經(jīng)驗和懂得運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)秀人才加入其中，使整體檔案工作隊伍水平得到極大提高，實(shí)際開展工作也能更加契合檔案數(shù)字化管理的要求。（2）組織開展教育培訓(xùn)活動，緊緊圍繞檔案數(shù)字化管理工作內(nèi)容，組織開展相應(yīng)教育培訓(xùn)活動，并讓檔案管理工作人員積極踴躍參與其中，使其能夠更加深刻的了解檔案數(shù)字化管理內(nèi)涵及要求，并在加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，有效掌握開展檔案數(shù)字化管理工作的方法和技能，最終開展本職工作也能更加游刃有余進(jìn)行，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)以后檔案人員工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能也能得到明顯的提升。（3）加強(qiáng)檔案工作隊伍管理，要保持整個檔案管理工作隊伍的穩(wěn)定性和先進(jìn)性，就要對檔案工作人員實(shí)施更好的管理，實(shí)際操作中就可以將競爭、考核、獎懲等機(jī)制滲透其中，幫助檔案工作人員更好地認(rèn)清自身肩負(fù)的重要職責(zé)，并以更加認(rèn)真、謹(jǐn)慎和負(fù)責(zé)的態(tài)度對待本職工作，針對出現(xiàn)的工作錯誤也能及時發(fā)現(xiàn)和快速完成追責(zé)，避免類似問題在以后工作中頻頻發(fā)生[10]。

四、結(jié)語

文章是對新時期檔案數(shù)字化管理內(nèi)容及方法的探討，隨著社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，各單位對檔案管理工作也愈發(fā)注重，并充分利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，加快了檔案管理信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進(jìn)程，在提高檔案管理水平的同時，實(shí)際工作效率與質(zhì)量也得到極大提高。不過要想取得這一理想的檔案管理效果，除了要深化檔案數(shù)字化管理思想認(rèn)識以外，還要立足實(shí)際對檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)容進(jìn)行研究與分析，然后通過做好健全檔案數(shù)字化管理機(jī)制、提高檔案數(shù)字化管理水平、強(qiáng)化信息網(wǎng)絡(luò)安全管理、構(gòu)建專業(yè)檔案工作隊伍等工作，為檔案數(shù)字化管理順利實(shí)施和深入發(fā)展保駕護(hù)航。