金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化研究

劉帥 鐵嶺縣財政金融事務服務中心

在快速發(fā)展的經(jīng)濟時代背景之下，原有的紙質檔案管理方式，已經(jīng)不符合金融企業(yè)發(fā)展所需，還會使得金融企業(yè)檔案管理的過程之中出現(xiàn)浪費大量人力、物力與精力的問題，十分不利于金融企業(yè)的健康發(fā)展。檔案管理工作是金融企業(yè)工作中的重中之重，一旦檔案管理出現(xiàn)了問題，就會使得企業(yè)中的各項經(jīng)濟決策信息失去檔案數(shù)據(jù)的支持，這樣企業(yè)就無法有效地開展檔案管理工作，會嚴重影響到金融企業(yè)金融工作的順利開展。但是通過開展數(shù)字化的檔案管理工作，即可運用數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)取代人工管理，有效地保障檔案管理的實效性和有效性，使得企業(yè)能夠運用數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)開展對檔案的高效管理，促使金融企業(yè)業(yè)務服務水平的不斷提升，為金融企業(yè)的金融服務工作奠定堅實的基礎，加快金融企業(yè)現(xiàn)代化與數(shù)字化發(fā)展的步伐，使其能始終屹立于激烈的世界經(jīng)濟市場之中。

一、檔案管理數(shù)字化具有重要的意義

（一）檔案管理數(shù)字化對于傳統(tǒng)檔案管理具有里程碑式的意義

企業(yè)根據(jù)需要，數(shù)字化檔案管理可以從根源上解決傳統(tǒng)檔案所需大量的存儲空間、所需大量的存儲時間、良好的存儲環(huán)境等問題，這些檔案管理的優(yōu)勢，十分符合當前快生活節(jié)奏的企業(yè)和檔案管理工作人員。這樣檔案管理工作人員，就可以運用數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，進行對金融企業(yè)發(fā)展與工作中所產(chǎn)生的大量檔案的高效存儲，只需進行對數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)安全管理即可，可有效地降低企業(yè)開展檔案管理過程之中，所需運用大量的管理成本的不良問題，而是可以以數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，不斷地提高企業(yè)檔案管理的工作效率、檢索效率和檔案利用率。而且相關的金融企業(yè)還可以運用這一系統(tǒng)，進行對檔案的備份管理，當企業(yè)檔案出現(xiàn)被不良損壞問題的時候，可運用備份中的檔案資料開展工作，可有效加強對金融企業(yè)檔案管理效果的保證[1]。

（二）檔案管理數(shù)字化是社會發(fā)展的大勢所趨

從當前我國的經(jīng)濟發(fā)展情況可見，檔案管理數(shù)字化是社會發(fā)展的大勢所趨，符合金融企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的需求。因為在以往開展檔案管理的過程之中，企業(yè)所運用都是紙質及磁性檔案進行檔案管理，這些檔案較為容易受存儲環(huán)境濕度和溫度的影響，產(chǎn)生各種被不良損壞的問題，而且加上金融企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中所產(chǎn)生大量的檔案，檔案管理人員的檔案管理工作負擔和壓力也會十分大，這就會使得傳統(tǒng)的檔案管理無法滿足金融企業(yè)對檔案管理的要求。但運用數(shù)字化的檔案管理工作方式，即可通過運用信息技術進行人工掃描檔案資料，運用系統(tǒng)將其轉化為數(shù)字化資料，其檔案存儲的工作效率會更高，也會使得檔案保護管理的效果更佳，所以，檔案管理數(shù)字化對于金融企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展至關重要。

（三）檔案管理數(shù)字化對于檔案的傳輸有一定的優(yōu)勢

金融企業(yè)在以往將開展檔案管理工作的過程之中，都需要將檔案存放到圖書館和政府要求的可以存放檔案的地點，這就使得企業(yè)在查找檔案資料的過程之中，需到檔案存放室才能進行對檔案資料的查詢，這就使得檔案查詢工作耗時高，會嚴重影響到金融企業(yè)各項工作的開展，也十分不符合金融企業(yè)快速發(fā)展的經(jīng)濟發(fā)展需求。但是檔案管理數(shù)字化對于檔案的傳輸有一定的應用優(yōu)勢，這種新型的數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，可以運用各種技術手段將檔案信息轉化為數(shù)字信息，運用網(wǎng)絡進行對檔案信息的實時傳遞和查詢，自然就可有效地降低企業(yè)開展檔案管理工作中所需運用的成本，也能有效地實現(xiàn)檔案信息資源共享的目標，這樣金融企業(yè)本即可在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的支持下得到更好的經(jīng)濟發(fā)展[2]。

二、檔案管理數(shù)字化的實踐方式

（一）普及檔案管理數(shù)字化

在全社會普及檔案管理數(shù)字化的情況下推動數(shù)字化檔案管理發(fā)展，相關的政府部門應在全社會普及檔案管理數(shù)字化信息，形成整體性的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，以保障各種檔案信息都能有效地共享、傳輸和利用，這既可有效地降低紙質檔案資料轉化為數(shù)字化檔案資料所需的時間精力，而是使金融企業(yè)和其他企業(yè)，都能通過對數(shù)字化檔案系統(tǒng)的合理運用，有效地開展自身企業(yè)的工作，使得檔案管理工作的效率和效果都能得到有效提升。

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)對相關企業(yè)設計運用過程之中，將根據(jù)檔案管理的實際情況，以及企業(yè)對于檔案管理的要求，進行對系統(tǒng)管理工作的合理設計，將其細化為三個系統(tǒng)分支，分別為數(shù)字化的檔案采集、數(shù)字化的檔案查閱和檔案管理三個綜合管理系統(tǒng)。通過對數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)的設計，使得檔案管理人員可以通過信息技術，掃描原有的紙質檔案，將其有效地轉化為數(shù)字化檔案，并使其能合理地運用系統(tǒng)錄入功能，進行對檔案的輸入，這樣整個企業(yè)的檔案資料都能得到高效地數(shù)字化管理，也能更好地服務于企業(yè)。

通過檔案管理數(shù)字化與自己企業(yè)各個金融部門的管理工作系統(tǒng)整合到一起，使得檔案管理人員能夠運用數(shù)字化的檔案查詢系統(tǒng)，為各個部門提供所需的檔案資料，有效避免檔案管理工作人員需到實地進行檔案資料查詢的不良工作現(xiàn)象，也使得企業(yè)各個部門都能夠從企業(yè)的數(shù)字化管理系統(tǒng)之中，及時得到自己工作所需的檔案資料，促使整個企業(yè)工作更加高效地開展。通過對檔案管理系統(tǒng)的合理，設計出層層遞進的管理系統(tǒng)，使得上級檔案管理人員能夠通過數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，有效地監(jiān)督與管理基層檔案。同時，使得金融企業(yè)的高層管理者能進行對整個檔案管理工作人員和檔案全面監(jiān)督管理，因為在檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)之中，每個檔案管理工作人員的操作都能被系統(tǒng)記錄，這十分有利于企業(yè)開展檔案管理工作，其數(shù)字化的檔案管理工作效果也會得到有效發(fā)揮[3]。

（二）制定具有科學性及合理性檔案制度

保障好檔案管理數(shù)字化在企業(yè)中的應用效果，相關的政府部門應制定出檔案數(shù)字化的查閱標準、安全制度標準、檔案更新和銷毀標準等等，使得相關的金融企業(yè)能嚴格地遵守規(guī)定開展相應的數(shù)字化檔案管理工作。以具有科學性及合理性的檔案數(shù)字化建設制度，有效地規(guī)范各個企業(yè)的數(shù)字化檔案管理行為，使其能嚴格地遵守國家所下發(fā)的各種檔案管理工作效果，真正將數(shù)字化檔案管理工作方式合理地運用到企業(yè)之中，以數(shù)字化的檔案管理方式促進金融企業(yè)的健康、穩(wěn)定與現(xiàn)代化發(fā)展。而且相關的政府部門還需進行對企業(yè)檔案管理人員的嚴格管理，以相關的規(guī)范制度規(guī)范其檔案管理工作行為，使其能真正肩負起做好這項工作的責任，便于進行檔案管理數(shù)字化，使得檔案管理工作的效率效果能得到高效地提升，隨之游戲幣地促進金融企業(yè)的現(xiàn)代化進步和發(fā)展。

（三）著重注重檔案安全的管理、落實好檔案管理數(shù)字化

為保障企業(yè)檔案管理工作的有效實現(xiàn)，相關的政府部門還需格外注重對檔案安全的管理，根據(jù)數(shù)字化檔案管理過程之中，可能會因電腦網(wǎng)絡的病毒、黑客的攻擊和網(wǎng)絡漏洞等等，產(chǎn)生的影響檔案管理安全的問題，制定出相應有效的解決對策，通過在數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)之中，制定出訪問控制程序、系統(tǒng)漏洞定期掃描程序、病毒防護和檔案信息加密程序等等，全面地保障整個數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全性，使得系統(tǒng)中各個檔案也都能得到更加安全的管理。由此，從根源上消除因政府與企業(yè)對于檔案安全的不重視，所產(chǎn)生的各種使得我國和企業(yè)機密檔案被盜的不良現(xiàn)象，而使得數(shù)字化檔案管理工作能真正得到安全開展和實施[4]。

三、檔案管理數(shù)字化對于金融企業(yè)業(yè)務創(chuàng)新的啟示

（一）用檔案管理數(shù)字化的創(chuàng)新理念武裝企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

作為金融企業(yè)的高層管理者，應正確認識到在新時代背景之下，創(chuàng)新數(shù)字化的檔案管理方式對于企業(yè)發(fā)展的重要性，應及時改變自己陳舊的管理理念、單一的管理方法，而是以樹立正確的創(chuàng)新發(fā)展的理念，創(chuàng)新數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，有效地滿足金融企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展所需，以數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的有力支持，促使金融企業(yè)各項金融服務業(yè)務的高效開展，也使得企業(yè)的高層領導者能夠通過數(shù)字化檔案管理對企業(yè)發(fā)展進行分析，總結企業(yè)發(fā)展的經(jīng)驗和教訓，制定出切實可行的正確的發(fā)展目標，促使金融企業(yè)的健康和穩(wěn)定發(fā)展。

同時，金融企業(yè)的高層領導者還需制定出關于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，其中收集、歸檔、檢索和整理分類要求，保證人員能夠正確認識開展各項檔案管理工作，并通過網(wǎng)絡建設檔案，使數(shù)字化檔案能夠經(jīng)過網(wǎng)絡系統(tǒng)及時傳遞給有檔案查閱所需的部門，通過加強安全建設，做到能夠實時檢測，及時發(fā)出警報以警示出現(xiàn)的問題，不斷提高安全性的保證，避免企業(yè)中重要檔案信息被竊取的情況發(fā)生，并使得檔案管理工作的效果能不斷提升，隨之有效地促進金融企業(yè)工作高效開展。

（二）金融企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新需要進行檔案管理方式的創(chuàng)新

有效推動金融企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新，其中檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，是企業(yè)應改變傳統(tǒng)的人工單一管理的管理方式，而是應建設符合企業(yè)內(nèi)部工作結構的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)企業(yè)中不同人員的不同職位，進行對其數(shù)字化檔案信息查閱功能的有效設定，使得基層員工不可查閱機密檔案信息。并創(chuàng)新數(shù)字化的檔案管理方式，以系統(tǒng)進行對基層檔案管理工作人員工作的檢查和管理，使其能夠根據(jù)系統(tǒng)的提示錯誤，以及系統(tǒng)對于檔案管理人員工作行為的分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作人員存在的工作問題，使得數(shù)字化檔案管理工作能得到更加高效地開展[5]。

同時，金融企業(yè)的高層領導者還需認識到檔案對企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的重要性，如檔案管理工作無法得到有效開展，將會造成企業(yè)各項經(jīng)營工作的阻礙，更使得企業(yè)無法根據(jù)檔案數(shù)據(jù)分析企業(yè)發(fā)展情況，這會使得金融企業(yè)產(chǎn)生嚴重的經(jīng)濟損失。對此，相關的金融企業(yè)高層領導者應高度重視檔案管理數(shù)字化建設，進一步提高金融企業(yè)的業(yè)務開展效果和經(jīng)濟效益。

（三）確保金融企業(yè)管理人員素質的創(chuàng)新與檔案管理創(chuàng)新步伐一致

金融企業(yè)中檔案管理人員工作素質的高低，也直接影響著金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化開展的工作效果。所以，金融企業(yè)的高層管理者應進行對金融企業(yè)檔案管理人員的高效培訓，以確保檔案管理工作人員素質的創(chuàng)新與檔案管理創(chuàng)新的步伐一致，使得檔案管理人員能有效地執(zhí)行各項數(shù)字化的檔案管理工作，不斷加強對數(shù)字化檔案管理工作效果的保證。由此，從根源上消除因檔案管理工作人員素質或是能力的不足，所產(chǎn)生的無法摒棄傳統(tǒng)的紙質管理理念，使得檔案管理工作效率十分低下的不良工作現(xiàn)象。

使金融企業(yè)中的檔案管理工作人員，能得到企業(yè)有效的培訓、考核和管理，使其能夠不斷地提高自己的數(shù)字化檔案管理工作素質和能力，使其能夠積極地學習政治、經(jīng)濟和文化知識，使其能積極地學習現(xiàn)代管理和科學技術，真正成為企業(yè)所需的復合型人才，掌握數(shù)字化檔案工作的方式方法，加強考核和管理，及時制止其錯誤的檔案管理行為，并使其能夠在考核之中，正確地認識到自己檔案管理工作的不足和優(yōu)秀之處，使其能夠在不斷考核中不斷提高自己的檔案管理能力，以充足的檔案管理人才保障金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化工作的高效開展，加快金融企業(yè)發(fā)展。

四、結語

數(shù)字化檔案管理是金融企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展與時代發(fā)展的必然趨勢。作為金融企業(yè)的高層管理者應真正認識到開展數(shù)字化檔案管理工作的重要性，應根據(jù)政府部門對于此項工作的要求，加強數(shù)字化檔案管理工作的展開，進行對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中各項管理、保密與查閱功能的合理設計，并進行對檔案管理人才的有效培養(yǎng)，以全面確保金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化的工作效果，從而促使金融企業(yè)朝著更高層次的方向健康發(fā)展。