基于風(fēng)險(xiǎn)控制的合同審核管理

申 芳 山西華晉貿(mào)易有限責(zé)任公司

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，合同管理的重要地位日益顯現(xiàn)，做好其中的風(fēng)險(xiǎn)管理，有利于企業(yè)的長(zhǎng)期健康發(fā)展。企業(yè)合同管理，即站在法律角度，遵循一定的規(guī)范并根據(jù)合同約定來(lái)約束其中所涉及的事項(xiàng)，進(jìn)而對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)起到領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此，合同管理在企業(yè)內(nèi)控中占有重要地位，銜接了企業(yè)內(nèi)控管理和外部交易，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的重要保障，與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。不少企業(yè)都因合同管理水平有限，使自身在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中面臨較大風(fēng)險(xiǎn)。為確保企業(yè)能在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，必然需要認(rèn)真分析合同審核、擬制、下行等環(huán)節(jié)，分析其中可能存在的各種風(fēng)險(xiǎn)，制定規(guī)避策略，以防產(chǎn)生與合同相關(guān)的損失。

一、企業(yè)合同管理的重要性

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，為企業(yè)帶來(lái)了無(wú)限商機(jī)。作為盈利性的經(jīng)濟(jì)組織，在企業(yè)各類經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，均需通過(guò)簽訂一系列合同以達(dá)到規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的目的，并督促簽約各方認(rèn)真履約，安全真實(shí)地開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。這就需要嚴(yán)格而妥善的合同管理，以確保合同的合理性和有效性。合同管理涉及從前期市場(chǎng)調(diào)研，到交易雙方談判、草擬、簽訂合同，以及后續(xù)對(duì)合同的履約變更、轉(zhuǎn)讓及終止等整個(gè)過(guò)程，需要對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)化、系統(tǒng)化的管理和監(jiān)控，以便于企業(yè)更好地把控合同條款，根據(jù)市場(chǎng)環(huán)境變化及時(shí)調(diào)整策略，有效應(yīng)對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，做好合同管理，能嚴(yán)格約束企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)行為，讓各個(gè)部門都能遵循共同的目標(biāo)，在各環(huán)節(jié)中妥善配合，提高合同履約效率，為企業(yè)發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力。在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，只有加強(qiáng)合同管理，才能充分維護(hù)企業(yè)信譽(yù)，防止企業(yè)合法權(quán)益被侵害，避免合同風(fēng)險(xiǎn)給交易雙方帶來(lái)?yè)p失。

二、合同管理風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別

企業(yè)合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)都可能存在風(fēng)險(xiǎn)，最常見(jiàn)的為審核風(fēng)險(xiǎn)，正式簽署風(fēng)險(xiǎn)、履行風(fēng)險(xiǎn)及糾紛風(fēng)險(xiǎn)等。合同審核風(fēng)險(xiǎn)，即審核中未能發(fā)現(xiàn)合同條款中不當(dāng)之處并予以糾正，如審核人員因自身素質(zhì)不過(guò)硬或缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，未能發(fā)現(xiàn)其中的不當(dāng)內(nèi)容，或是即使發(fā)現(xiàn)問(wèn)題卻未能提出合理修訂意見(jiàn)，以及起草人員未能合理采納審核人員的正確意見(jiàn)等，均會(huì)導(dǎo)致其中不當(dāng)內(nèi)容不能被及時(shí)糾正。在正式簽署合同時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)超越權(quán)限簽訂、為不符要求的合同加蓋印章、合同于簽署后被私自篡改等風(fēng)險(xiǎn)。合同履行過(guò)程中，則主要存在違約風(fēng)險(xiǎn)。處理合同糾紛中，也會(huì)存在未及時(shí)上報(bào)合同糾紛及擬采取對(duì)策、未及時(shí)有效制止糾紛或與對(duì)方商議解決辦法、未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)即私下解決糾紛、未充分收集對(duì)方違約行為證據(jù)，未根據(jù)合同約定追究對(duì)方違約責(zé)任等。

三、企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因

上述風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，主要與企業(yè)資格審核不夠嚴(yán)格、合同條款約定不詳、履約監(jiān)管不到位、歸檔管理不規(guī)范等有關(guān)。現(xiàn)行法律中，對(duì)不同行業(yè)企業(yè)主體資格均有著相應(yīng)的要求。雖然對(duì)多數(shù)行業(yè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，并沒(méi)有營(yíng)業(yè)執(zhí)照外的特殊規(guī)定，但對(duì)于藥品、房地產(chǎn)、航空等特殊行業(yè)，在營(yíng)業(yè)執(zhí)照基礎(chǔ)上，還需具備相應(yīng)的資質(zhì)證書，并要求這些企業(yè)在證書允許范圍內(nèi)開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。主體是否合格，是決定合同簽訂是否有效的前提條件。在合向簽訂前，不少企業(yè)因未能充分審核對(duì)方資質(zhì)而引發(fā)與合同相關(guān)經(jīng)濟(jì)損失的情況，因此，簽約企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格審核對(duì)方資質(zhì)，對(duì)其經(jīng)營(yíng)范圍、盈利能力、信用、履約能力、質(zhì)保能力、是否可承擔(dān)合同約定項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)行為是否合法合規(guī)及符合招標(biāo)要求、委托代理人資質(zhì)等內(nèi)容均進(jìn)行充分而全面的了解。只有完全掌握對(duì)方資質(zhì)情況，才能避免盲目簽訂合同，確保對(duì)方可根據(jù)合同條款履約，防止企業(yè)遭受與合同相關(guān)的經(jīng)濟(jì)損失及資源浪費(fèi)。簽訂合同時(shí)，應(yīng)力求條款約定信息的詳細(xì)性和完整性，確保文字語(yǔ)義的明確、用詞的清晰，盡可能避免出現(xiàn)內(nèi)容上的漏洞，防上條款的遺漏，以及不同人在理解時(shí)產(chǎn)生歧義而引發(fā)爭(zhēng)議，特別在違約責(zé)任劃分上應(yīng)盡可能明確，防止因權(quán)責(zé)不清而導(dǎo)致事后扯皮的情況。變更合同時(shí)，若雙方未能專門簽訂書形式的變更協(xié)議，僅僅進(jìn)行口頭約定，一旦出現(xiàn)糾紛就很難明確劃分責(zé)任，即會(huì)因合同自身缺陷而對(duì)企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。在履行合同過(guò)程中，可能由于內(nèi)外部環(huán)境變化而影響到履約。尤其是一些項(xiàng)目條款復(fù)雜、執(zhí)行期限較長(zhǎng)的合同，較容易在履約過(guò)程中出現(xiàn)變化，即使簽訂前通過(guò)審查，但在合同執(zhí)行過(guò)程中卻沒(méi)有有效的監(jiān)管，也很可能會(huì)出規(guī)相關(guān)部門未能嚴(yán)格按照合同履約的情況。簽訂完成的合同應(yīng)交由專門的管理部門登記編號(hào)，由檔案管理部門集中保管。但部分企業(yè)缺乏有序的合同歸檔管理，未能及時(shí)將已簽署完畢的合同及時(shí)交予歸口部門，可能導(dǎo)致合同內(nèi)容知悉范圍擴(kuò)大、文本丟失，或者合同文本被私自復(fù)印而引起內(nèi)容泄露。在借閱合同時(shí)，若借閱人未能按照相關(guān)制度執(zhí)行審批程序，也會(huì)引起其中商業(yè)、技術(shù)機(jī)密被泄露的可能。

此外，外部環(huán)境如宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境、政策、法律甚至地理、氣候等各種社會(huì)、自然環(huán)境等因素，以及合同對(duì)方、企業(yè)自身等因素，也可能會(huì)造成合同風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)簽訂合同時(shí)，應(yīng)將上述因素均考慮在內(nèi)，尤其是政策、法律等方面的影響。與合同對(duì)方相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)因素主要為對(duì)方欺詐或違約、履約能力不足等。若對(duì)方最初就不誠(chéng)心履約，簽訂合同目的即在于欺詐；若對(duì)方蓄意不履行合同，或財(cái)務(wù)狀況不佳，生產(chǎn)及技術(shù)能力不足，無(wú)力履行合同所要求的數(shù)量、質(zhì)量等，均會(huì)影響到合同的后續(xù)履行。與企業(yè)自身相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)因素主要為企業(yè)對(duì)合同的決策水平、管理能力、財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)能力等。若企業(yè)缺乏有足夠?qū)I(yè)水平的合同管理人才，或者現(xiàn)有管理人員在合同編寫、規(guī)劃、管理等方面達(dá)不到合同管理應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，同樣會(huì)直接影響到合同管理的有效性。因此，合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)都存在可能引起風(fēng)險(xiǎn)的因素，一旦未能預(yù)先合理干預(yù)，均可影響到企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，使企業(yè)處于被動(dòng)地位，并受到經(jīng)濟(jì)、信譽(yù)等方面的損失。

四、基于風(fēng)險(xiǎn)控制的合同審核管理策略探討

(一)提高合同的法律效力

根據(jù)合同管理的相關(guān)條例規(guī)定，簽訂合同的雙方均有相應(yīng)的權(quán)利和義務(wù)。這就需要雙方人員掌握條例內(nèi)容，真正做到遵循合同條例的約束，以免因合同糾紛而引起損失，合法地維護(hù)自己的權(quán)利。同時(shí)，在簽訂合同過(guò)程中，雙方均應(yīng)嚴(yán)格審查合同內(nèi)容，杜絕合同被他人動(dòng)手腳的可能，確保合同的合法、合理。在簽訂完合同后，雙方都應(yīng)嚴(yán)格按照合同條例要求履行各自職責(zé)，在獲得并維護(hù)自身利益時(shí)，也能充分履行自身應(yīng)盡的義務(wù)。

(二)健全信用評(píng)價(jià)體系

就目前來(lái)看，不少合同風(fēng)險(xiǎn)都與對(duì)方信譽(yù)度不高導(dǎo)致違約行為增加有關(guān)，健全的信用評(píng)價(jià)體系可確保合同簽訂雙方均有合格的信譽(yù)度，能簽訂并履行合同的責(zé)任和義務(wù)。因此，應(yīng)建立相應(yīng)的信用等級(jí)劃分制度，評(píng)價(jià)條目包括企業(yè)經(jīng)營(yíng)、經(jīng)濟(jì)情況，組織結(jié)構(gòu)，業(yè)務(wù)范圍，履約能力，是否有違約行為等內(nèi)容，將評(píng)價(jià)結(jié)果、信用等級(jí)劃分情況歸檔，作為日常合同管理的重要依據(jù)。

在具體應(yīng)用中，企業(yè)需收集合格供應(yīng)商并建立相應(yīng)的名錄，對(duì)應(yīng)上述指標(biāo)進(jìn)行資料收集，對(duì)其資質(zhì)審查需嚴(yán)格把關(guān)，堅(jiān)決撰棄提供虛假資料或曾經(jīng)有過(guò)合同款詐、違約等不良行為的企業(yè)，每隔一段時(shí)間需對(duì)名錄中所有供應(yīng)商信用情況進(jìn)行再評(píng)估。將合格供應(yīng)商名錄在企業(yè)分公司內(nèi)部共享， 簽訂合同前，需從名錄中調(diào)取對(duì)方信用評(píng)價(jià)結(jié)果，優(yōu)先考慮信用等級(jí)較高企業(yè)，盡量避免選擇信譽(yù)度較低的企業(yè)，盡可能從源頭上杜絕和合同履約風(fēng)險(xiǎn)較大的企業(yè)合作。嚴(yán)格審核合同條款，業(yè)務(wù)部門需聯(lián)合法務(wù)部門一起，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)主體業(yè)務(wù)類型，遵循相關(guān)法律法規(guī)擬定合同范本，再根據(jù)具體業(yè)務(wù)協(xié)商、談判的結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)細(xì)則的修訂。確定初稿后，遵循管理流程進(jìn)行業(yè)務(wù)、法務(wù)、管理部門、總經(jīng)理的層層審批，每層級(jí)審批時(shí)均署明確意見(jiàn)，并簽署申批人姓名，若有不同意見(jiàn)，應(yīng)進(jìn)行書面批注、寫明理由，返回修正。這樣一旦日后合同出現(xiàn)糾紛，可第一時(shí)間明確各環(huán)節(jié)應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，確保合同均能有據(jù)可循。按相關(guān)規(guī)定監(jiān)管合同履行情況，若發(fā)現(xiàn)其中存在不公平、條款有誤甚至欺詐嫌疑時(shí)，應(yīng)立即根據(jù)相關(guān)制度進(jìn)行合同的變更或解除，其中所涉及的人或企業(yè)需移交司法機(jī)關(guān)進(jìn)行懲處。企業(yè)業(yè)務(wù)、法務(wù)部門應(yīng)共同協(xié)作，針對(duì)各類合同糾紛制定應(yīng)急預(yù)案，以免糾紛擴(kuò)大化引起更大的損失，尤其是一些合同主體因資金困難等原因而不能繼續(xù)履行合同條款時(shí)，需由上述兩大部門根據(jù)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行合同評(píng)估，將結(jié)果、建議上報(bào)于管理層，再進(jìn)一步研究決定繼續(xù)、變更或是中止合同，以便于及時(shí)止損，并給對(duì)方企業(yè)出具函件用于日后索賠，防止進(jìn)一步經(jīng)濟(jì)損失及信譽(yù)受損。對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中和合同有關(guān)的部分，需由財(cái)務(wù)部門做好資金結(jié)算管理，在對(duì)合同條款及相關(guān)資料審核通過(guò)后才可結(jié)算，若未能按要求履行或無(wú)書面合同者，應(yīng)拒絕支付并上報(bào)。做好信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，規(guī)范合同管理流程，在合同管理中運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)各部門或集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部的資源共享，建立不誠(chéng)信合作企業(yè)黑名單，避免因人工管理導(dǎo)致的疏漏，提高合同管理效率，降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)。

(三)完善流程管理

企業(yè)需完善合同管理流程，做好前期調(diào)研、策劃，與對(duì)方進(jìn)行充分的條款談判，就每一個(gè)條款均展開充分溝通、協(xié)商，達(dá)到雙方均能接受的標(biāo)準(zhǔn)后，認(rèn)真擬定合同文本，對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審核，審核通過(guò)后雙方進(jìn)行合同簽訂，之后，雙方應(yīng)遵循合同相關(guān)要求認(rèn)真履行合同義務(wù)，若出現(xiàn)難以繼續(xù)履約的情況，應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行合同的變更、轉(zhuǎn)讓甚至解除。做好合同存檔，整個(gè)管理流程中每個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人均應(yīng)根據(jù)管理目標(biāo)落實(shí)相應(yīng)措施，以確保嚴(yán)格履行合同。此外，應(yīng)由專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)進(jìn)行對(duì)管理流程的動(dòng)態(tài)監(jiān)管，評(píng)價(jià)合同落實(shí)情況，碑保合同內(nèi)容的合理、合法性，每一個(gè)條款均能表達(dá)清楚、無(wú)歧義，進(jìn)一步促進(jìn)合同管理流程的規(guī)范、完整化。

(四)建立合同管理制度

企業(yè)應(yīng)建立完善的合同管理制度，做好合同管理在法律方面的風(fēng)險(xiǎn)防控，以此作為合同管理的工作流程指引，使合同管理行為有據(jù)可循。結(jié)合企業(yè)實(shí)際，可組建專門的法務(wù)部門，或在業(yè)務(wù)、管理部門中引入專業(yè)法律人員，進(jìn)行法律相關(guān)事務(wù)上的指導(dǎo)，識(shí)別、判斷合同相關(guān)的法律風(fēng)險(xiǎn)，做好業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的前端規(guī)避。對(duì)已發(fā)生的合同糾紛，應(yīng)做好個(gè)案的評(píng)估和記錄，為后續(xù)合同管理提供可供參考的依據(jù)。在執(zhí)行制度時(shí)應(yīng)注意，嚴(yán)格遵循制度要求進(jìn)行合同準(zhǔn)備、簽訂和履行等環(huán)節(jié)，重視合同履行評(píng)價(jià)制度的執(zhí)行。企業(yè)應(yīng)每隔一定時(shí)期即對(duì)所涉及重大合同的履行情況進(jìn)行總體分析和評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的問(wèn)題并進(jìn)行改進(jìn)。對(duì)于已完成的合同履約、管理所進(jìn)行的合理評(píng)價(jià)，可為后續(xù)合同的簽訂、履行管理等提供可參照經(jīng)驗(yàn)，推廣有效的經(jīng)驗(yàn)，并及時(shí)修正合同中不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)容或可能被對(duì)方索賠、讓自身處于不利境地的條款，分析合同中各種不確定因素，從一定程度上對(duì)其明示，并制定防范措施，盡可能降低風(fēng)險(xiǎn)。

(五)提高合同管理人員素質(zhì)

提高素質(zhì)的合同管理人員，可有效降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)，提高合同履行和管理效率。因此，企業(yè)應(yīng)引入優(yōu)秀的合同管理人才。這些人才需同時(shí)具備法律、合同管理、分類歸檔等方面的知識(shí)技能，并有著很高的計(jì)算機(jī)操作水平，具備相應(yīng)的資質(zhì)，并能持證上崗。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的合同管理人員定期組織專門培訓(xùn)，提高他們?cè)诤贤芾矸矫娴睦碚撝R(shí)水平，豐富管理經(jīng)驗(yàn)，打造專業(yè)的合同管理團(tuán)隊(duì)。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)做好合同的分類存檔，合同管理人員應(yīng)熟知合同條款，對(duì)其履行情況進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，對(duì)其中的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，為日后合同管理提供指導(dǎo)。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，企業(yè)管理層法律意識(shí)的增強(qiáng)，對(duì)合同管理也越來(lái)越重視。合同管理也切實(shí)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中表現(xiàn)中非常重要的作用?；诤贤瑮l款的復(fù)雜性和履約的長(zhǎng)期性，必然會(huì)伴隨各種風(fēng)險(xiǎn)，這些風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生又往往與企業(yè)主體資格、合同內(nèi)容約定、履行監(jiān)管、歸檔管理、合同對(duì)方及企業(yè)自身等多方面因素相關(guān)。這就要求企業(yè)提高合同的法律效力，完善信用評(píng)價(jià)體系、合同流程管理，建立起合同管理的制度，并努力提高合同管理人員素質(zhì)，為企業(yè)合同管理、風(fēng)險(xiǎn)防控提供可靠的支持，最終促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定、健康地發(fā)展?！?/p>