探討如何做好社保檔案的開發(fā)及利用

劉 威 松原市社會保險檔案管理中心

在社保檔案工作開展的過程中，應該將社保檔案的開發(fā)和利用作為開展社保工作的重要依據(jù)。我國現(xiàn)階段社保檔案會根據(jù)社會保險參保人員工作單位的變化而發(fā)生一定轉(zhuǎn)變，具有動態(tài)性、真實性等一系列特點，能夠全面維護參保人的個人利益。所以參保單位工作人員應該嚴格按照國家相關規(guī)定和要求，對社保檔案進行科學性、規(guī)范性的管理，為社保檔案的開發(fā)利用營造更好的環(huán)境。

一、社保檔案的內(nèi)涵、特點及價值

(一)內(nèi)涵

社保檔案最主要的任務就是詳細記錄社會保險參與人員的基本資料和身體狀況，可以直接反映社保保險參與人員是否如期履行保費繳納義務、是否享受了社會保險為其帶來的便利條件和待遇，并采取紙質(zhì)文書、電子文件、音像以及實物等進行有效記錄?？梢哉f，社保檔案是相關工作人員開展社保工作的前提條件，能夠切實維護社會保險參與人員的合法權益，加強對社保單位的科學有效管理，可以全面增強社保單位的工作效率和質(zhì)量。并且，社保檔案能夠參考各類型工作實踐的不同，劃分為六個主要類別，這六個類別主要包括紙質(zhì)文書檔案、電子會計檔案、詳細業(yè)務檔案、涉及實物檔案、聲像檔案以及基建檔案等，對于不同類型的社保檔案應該使用不同的歸檔方式。需要注意的是，社保單位工作人員在進行社保檔案歸檔的過程中，應該堅持以安全管理和方便利用的基本原則，采取不同類型的社保檔案歸檔方式。

(二)特點

1.數(shù)量龐大

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，社保工作也迎來了一系列的改革措施，參與社會保障的人口已經(jīng)從以城市為主的環(huán)境逐漸轉(zhuǎn)變成城鄉(xiāng)兼具的環(huán)境，并有望在接下來的幾年實現(xiàn)全民參保的現(xiàn)象，由此可以看出，社保檔案的數(shù)量也隨著參保人數(shù)的不斷增多而持續(xù)增加。

2.動態(tài)變化

社保檔案的內(nèi)容并不是一成不變的，每一個參保人員的社保檔案會隨著工作單位的變化而變化，且參保人社保的具體繳費情況也會隨著工資的漲幅而產(chǎn)生一定變化，這些現(xiàn)象直接造成了社保檔案具有動態(tài)變化這一特征。

3.規(guī)范性強

社保檔案管理工作具有非常強的規(guī)范性，在社保辦理過程中，其繳費流程、繳費標準以及辦理程序都有嚴格的規(guī)定。與此同時，不同類型的社保檔案也有明確的記錄卡和等級清單，確保社保單位中各類社保檔案相關材料的真實性和一致性。

(三)價值

第一，社保檔案應該對參與社會保障人員和參與社會保障的單位進行詳細記錄，使其能夠作為享受相應權力并履行相應義務的載體。并且，社會保障權力和義務間還存在對應關系，參與社會保障的工作人員在享受社會保障權力之前，應該履行自身的社會保障義務。需要注意的是，參與社會保障的人員是否能夠享受社會保險待遇，與自身的繳費金額和繳費時間存在密不可分的關系。此外，對于參與社會保障人員醫(yī)療保險的使用而言，具有跨生命周期的特征，且參保人員的工傷保險也存在終身給付的狀況。

第二，社保檔案作為科學完善的社會保險管理制度以及社會保險決策優(yōu)化整合的前提條件，要想保證社會保險參與人員可以享受社會發(fā)展成果，社保單位就應該對社會保險的待遇進行不斷調(diào)整，推動社保檔案管理、開發(fā)以及利用的健康穩(wěn)定發(fā)展。

第三，社保檔案具有重要社會意義，社保檔案可以精準有效的記錄社會保險參與人員的退休年齡、參保時間、繳費年限、死亡年齡等因素，并使這些數(shù)據(jù)通過大數(shù)據(jù)技術進行有效分析，從而得出一個人群里的預期壽命，社保單位就可以將通過數(shù)據(jù)分析得出的預期壽命與社會平均壽命進行對比，使社保檔案最大化發(fā)揮自身作用和優(yōu)勢。

二、社保檔案的開發(fā)和利用

(一)加強社保檔案利用的日常監(jiān)督

1.加強涉密社保檔案的日常管理

涉及社保檔案信息數(shù)據(jù)的調(diào)取、查閱、移出以及銷毀等一系列流程，都應該嚴格按照規(guī)定流程辦理，并需要專門的社保檔案管理人員對涉密社保檔案進行審批、登記以及簽字，根據(jù)不同人的調(diào)閱權利嚴格執(zhí)行相關流程和規(guī)定。并且，在工作人員使用完涉密社保檔案之后，涉密社保檔案管理人員應該及時清理、核對、檢查和記錄等各項工作，確保涉密類型的社保檔案沒有泄露重要信息和數(shù)據(jù)。

2.優(yōu)化社保檔案的日常核查工作

對于不同類型的社保檔案，社保檔案管理人員應該進行更加科學、準確和嚴格的劃分，并根據(jù)社保檔案的不同對象和不同目的，做好社保檔案的開發(fā)和利用工作。根據(jù)不同對象和不同位置，應該設置不同的社保檔案信息內(nèi)容，并通過專業(yè)的自動查詢系統(tǒng)，例如，相關工作人員采取電話查詢模式或者是網(wǎng)上查詢模式，都無法對社保檔案信息數(shù)據(jù)進行詳細查詢，要想查詢?nèi)娴纳绫n案信息，就需要參與社會保險人員直接持證并當面查詢，才能夠更加詳細準確的查詢到所有社保檔案信息。在社會保險機構內(nèi)部也應該設置不同的工作崗位和工作職能，并針對社保檔案的可查詢內(nèi)容，設置不同級別的查詢權限。與此同時，社保機構還應該詳細區(qū)分開放的信息和不開放的信息，對于必須要開放的信息應該準確把握信息公開的具體要求和重點公開內(nèi)容，嚴格按照相關規(guī)章制度進行公開公示，不根據(jù)某一個人的意愿強行規(guī)定公開內(nèi)容，真正做到公開信息的不擴大、不縮小。尤其是對于退休人員的個人信息，只能對退休人員的開放年齡以及繳費年限等基本性信息數(shù)據(jù)進行公開，但因為養(yǎng)老金金額受到多種因素的直接影響，對于準確的養(yǎng)老金金額等信息數(shù)據(jù)就不能進行公示。

3.社保機構和聯(lián)網(wǎng)機構的差別

根據(jù)不同類型的社保機構和互聯(lián)網(wǎng)機構，還應該嚴格控制社保檔案的適用范圍。對于地稅系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)來說，只能提供社保檔案征繳人員的基本信息，而無法提供社保征收過程中的詳細信息和數(shù)據(jù)。只有這樣才能確保社保檔案的安全性和真實性。

(二)確保社保檔案的安全性和完整性

社保檔案管理具備復雜性、繁瑣性的特點，這一類型的社保檔案內(nèi)容比較多，且工作量比較大，對于各類參與社會保險人員的社會保險信息數(shù)據(jù)具有比較全面的記錄，相關工作人員為了確保社保檔案信息數(shù)據(jù)開發(fā)和利用的效果，最重要的是要確保社保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性、真實性以及完整性。從最初建立社保檔案開始，社保檔案管理人員就應該確保社保檔案信息數(shù)據(jù)的完整性和真實性，主要包括社會保險參與人員保險費用的繳納、賬戶的劃撥以及利息的計算等各個方面，這些因素在社保檔案開發(fā)和利用過程和參與社會保險人員自身利益有密切關系。相關工作人員應該確保社保檔案的安全性以及完整性，并將社保檔案給想信息作為進行開發(fā)利用工作的重要參考。因此，社保單位應該建立健全社保檔案管理體系，才能夠確保每一個工作崗位的具體職責，加強社保單位相關工作人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，逐漸優(yōu)化和完善社保檔案管理流程，提升社保檔案的利用質(zhì)量和效率。

(三)開展社保檔案的在線服務

隨著我國現(xiàn)階段信息技術和大數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)社保檔案利用方式也發(fā)生較大變化。這就要求社保檔案具有更高的時效性和真實性，社保檔案的開發(fā)利用也應該通過現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)絡和社保檔案信息系統(tǒng)，更加及時、有效、準確的獲取社保檔案信息數(shù)據(jù)。只有這樣，社保單位才能從被動服務逐漸轉(zhuǎn)變成主動性服務以及現(xiàn)代化服務。與此同時，社保檔案管理部門還需要有效利用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術，并利用信息技術進行專題資料匯編、數(shù)據(jù)信息查詢以及電子郵件信箱服務，為社保檔案管理人員和使用人員提供極大的便利，加強了社保檔案管理人員和社保檔案使用人員之間的快速有效溝通以及信息交流，為社保檔案的利用人員提供更加精準的查詢服務和咨詢服務。除此之外，使社保檔案在開展在線服務的前提下，為用戶提供現(xiàn)行文件閱覽服務，維護人民群眾的根本利益，加強社保檔案的利用效率和使用頻率，最大程度發(fā)揮出社保檔案自身的作用和價值。

(四)加強對社保檔案理論的研究，為有效社保檔案提供參考

在社保檔案開發(fā)和利用的過程中，社保檔案管理人員應該加強對社保檔案信息數(shù)據(jù)資金的優(yōu)化和整合，并在優(yōu)化整合中及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，進一步豐富和完善社保檔案管理人員的理論知識及專業(yè)技能。并且，還應該加強對社保檔案管理工作的全面探索，通過先進的信息技術和大數(shù)據(jù)技術，真正實現(xiàn)對社保檔案的規(guī)范有效管理。與此同時，社保檔案管理工作在全面開發(fā)和利用過程中，還應該重點關注并總結社保檔案的開發(fā)利用要點，從而為社保檔案各類信息數(shù)據(jù)的管理提供參考和指導，為人們提供快速、高效、便捷的社保檔案服務，加強社保檔案的利用效率。

(五)建設科學完善的社保檔案開發(fā)利用制度

第一，社保檔案管理人員應該在實際工作中逐步完善社保檔案信息開發(fā)利用制度的建設，隨著信息時代的不斷進步，社保檔案紙質(zhì)化儲存形式已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)變成電子形式的社保檔案，這就使得電子社保檔案信息數(shù)據(jù)的開發(fā)利用制度以及動態(tài)社保檔案的開發(fā)利用制度都需要進一步加強及完善。對于不同層次的社保檔案管理工作來說，相關工作人員還需要設置不同的利用范圍，強化社會保險檔案提供、利用以及開發(fā)信息制度，保障社保檔案在開發(fā)和利用的同時，還能夠做好社保檔案的保密工作。

第二，加強社保檔案開發(fā)利用制度的可操作性，確保社保檔案管理人員能夠在實際工作中嚴格遵循執(zhí)行力強且簡明嚴密的制度，確保制度能夠最大程度發(fā)揮自身的作用和價值。

第三，社保檔案管理人員應該從實際工作中不斷總結社保檔案開發(fā)利用的經(jīng)驗，使相關工作人員能夠迅速發(fā)展社保檔案的開發(fā)及利用事業(yè)，不斷完善相關制度的建設。

(六)合理利用社保檔案儲存資源，加強社保檔案使用效率

隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術在社保檔案開發(fā)利用中的運用，社保檔案管理部門不僅承擔著為社保參與人提供原始檔案信息數(shù)據(jù)，還需要針對社會發(fā)展的更高需求和使用者的更高要求，將社保檔案的具體內(nèi)容加工成不同層次、不同類別的信息和數(shù)據(jù)，并采取電子社保檔案的形式將這些內(nèi)容提供給社保檔案的使用者進行充分利用。此外，社保單位還應該建立并完善的社保檔案檢索體系，為社保檔案的開發(fā)利用奠定堅實基礎，降低社保檔案資料的檢索查詢時間。

(七)利用先進信息技術，拓展電子社保檔案應用范圍

隨著當前社會的不斷發(fā)展，人們對社保檔案的利用率以及使用需求也產(chǎn)生了較大轉(zhuǎn)變，這就需要社保檔案要加快對社保檔案的開發(fā)利用，通過互聯(lián)網(wǎng)和信息技術，提高社保檔案開發(fā)利用工作的科學性及規(guī)范性，使所有參與社會保險人員能夠在任何時間和地點，利用身份證信息就可以在相關平臺或者網(wǎng)頁上登錄社保信息，以此實現(xiàn)對社保檔案資料的全面查詢。此外，社保檔案管理單位還需要在實際工作中安裝合適的自助查詢設備，使這些自助查詢設備能夠有效連接社保檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，為社會保險參與人員提供快速便捷的信息自主查詢服務。

(八)做好社保檔案的管理工作

第一，社保檔案管理人員應該對涉密的社保檔案和非涉密的社保檔案進行分類分級別的管理。對于不同保密等級的社保檔案應該進行分類別的管理，不能將其歸為一類進行保存。如果社保機構內(nèi)部社保檔案的處理存在大量混淆的情況，就需要社保檔案管理人員對卷內(nèi)的社保檔案進行再歸類處理。尤其是對于涉密社保檔案的處理，社保檔案管理人員更應該采取單份盒裝的特別保存方式對其進行處理，最大程度解決涉密社保檔案文件材料與非涉密社保檔案文件材料的混卷保存、分散保管的問題。

第二，社保檔案工作人員要注意對涉密的社保檔案進行保密程度的分級管理方式，嚴格按照保密等級編制目錄或者順序卡片，并建立好社保檔案的索引。

(九)對社保檔案檢索系統(tǒng)管理進行優(yōu)化和改進

社保檔案管理人員應該充分利用大數(shù)據(jù)技術和信息技術的優(yōu)勢，詳細分析和研究用戶需求，并對社保檔案進行更加全面的劃分，方便相關工作人員以及參保用戶對社保檔案信息數(shù)據(jù)進行有效檢閱。良好的社保檔案信息數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，不僅能夠有效提升社保檔案的查詢?nèi)嫘院筒闇市?，還能夠有效提高社保檔案的利用價值和作用。

(十)建立一體化的電子社保檔案管理系統(tǒng)

社保單位應該設立專門的社保檔案管理部門，并通過多種途徑籌集社保檔案開發(fā)利用工作的資金支持，緊跟現(xiàn)代化社會保險發(fā)展的腳步，利用信息技術和大數(shù)據(jù)技術建立一體化的電子社保檔案管理系統(tǒng)，并派遣信息技術等專業(yè)技術比較強的工作人員，通過一體化電子社保檔案管理系統(tǒng)對社保檔案中的各項信息數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一儲存、處理和檢索。在這樣的背景下，才能打造統(tǒng)一性、開放性比較強的社保檔案信息資源共享平臺，在社保單位的范圍內(nèi)真正實現(xiàn)社保單位內(nèi)部對所有社保檔案信息數(shù)據(jù)資源的全面共享。

三、結語

綜上所述，社保檔案的開發(fā)和利用在新時期社保檔案管理工作開展過程中具有非常重要的意義，社保檔案管理工作人員應該及時轉(zhuǎn)變自身觀念，加強對社保檔案的有效管理，樹立積極服務意識，加強對社保檔案服務機制的創(chuàng)新，真正實現(xiàn)各類社保檔案資料的開發(fā)利用。■