水利工程檔案信息化管理存在的風(fēng)險與安全管理策略研究

文/莊志鳳

1 前言

水利工程檔案管理工作至關(guān)重要，通過記錄水利工程管理過程產(chǎn)生的資料形成水利工程檔案，實現(xiàn)對水利工程進一步建設(shè)的原始資料支撐。水利工程檔案不僅是各級領(lǐng)導(dǎo)和工程人員的智慧結(jié)晶，也是保障水安全和人民財產(chǎn)安全的重要保證。隨著信息化的發(fā)展，信息化技術(shù)已應(yīng)用到各行各業(yè)，水利檔案的管理也借助信息技術(shù)進行了應(yīng)用，但信息化技術(shù)在水利檔案管理過程中依舊存在一些弊端。只有充分分析水利工程檔案信息化現(xiàn)狀，找出存在的風(fēng)險并進行針對性研究，才能更好地利用水利檔案信息化為水利工程服務(wù)。

2 水利工程檔案的特點

水利工程從立項開始到驗收運行需要經(jīng)過很多個階段，每個階段都會產(chǎn)生大量的報告、圖紙、工作記錄等材料文件，不同的階段有不同的主體內(nèi)容，文件材料的收集整理必須及時有效，若不及時整理歸檔，容易造成材料無法查證等問題。水利工程質(zhì)量等級評定時檔案管理質(zhì)量也是評定因素之一，一套真實且完整的水利工程檔案可以全面、準(zhǔn)確反映水利工程建設(shè)的全過程。因此，水利工程檔案是伴隨水利工程建設(shè)的產(chǎn)物，水利工程檔案形成與水利工程建設(shè)具有較強的一致性，具體表現(xiàn)為周期差異性、法律強制性、成套性、復(fù)雜性及易變性等特點。

2.1 歷時周期差異性

水利工程規(guī)模不同，建設(shè)周期不一。根據(jù)工程覆蓋面、投資規(guī)模以及環(huán)境條件等因素不同，一般小型工程時間跨度短，設(shè)計階段歷時時間短，整體完成只需幾個月；中大型工程根據(jù)具體要求，周期從幾個月到幾年不等；而大型工程從前期規(guī)劃設(shè)計到最后竣工運行需要幾年甚至長達十幾年才能完成。因此，水利工程檔案形成的周期差異性較大。

2.2 法律強制性

與一般檔案管理工作不同，水利工程檔案的管理需遵循《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)［1988］）4號）、《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦［2005］480號）、《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》（水辦［2010］80號）等相關(guān)法律規(guī)定以及《水利部 國家檔案局關(guān)于印發(fā)水利檔案工作規(guī)定的通知》（水辦〔2020〕 195號）、《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦［2021］200號）、《水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評估辦法》的通知（2013年發(fā)布，2021年修改）。這些規(guī)定不僅可以使水利檔案的管理工作有據(jù)可依，也可使檔案的收集與管理規(guī)范化。此外，水利工程檔案中形成的各種資質(zhì)證書、政府批文、許可證、設(shè)計文檔、施工圖紙、驗收材料等所有文件資料都需要經(jīng)過政府有關(guān)部門批準(zhǔn)或者由有資質(zhì)部門認(rèn)證、批示，以確保水利工程的合法性。

2.3 檔案資料成套性

水利工程從項目建議書到評價會產(chǎn)生一系列復(fù)雜的工程檔案，這些工程檔案是水利工程每個階段產(chǎn)生的原始記錄，各階段的檔案材料是下一工程階段的基礎(chǔ)，成套的檔案資料聯(lián)系著水利工程的每個階段，從而使水利工程成為一個完整的建設(shè)過程，成套的水利檔案不僅記錄水利工程的復(fù)雜過程，也是多年后工作查找迅速定位文件內(nèi)容的關(guān)鍵因素。

2.4 復(fù)雜性與易變性

不同種類、不同規(guī)模的水利工程都是復(fù)雜的系統(tǒng)工程，這是由水利工程自身的性質(zhì)決定的。水利工程建設(shè)過程中形成的檔案材料分散在項目法人單位、項目建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位和施工單位或個人手中，各單位檔案管理要求不同，檔案的存儲環(huán)境復(fù)雜多變；水利工程在項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計、施工準(zhǔn)備、建設(shè)實施、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗收以及后評價階段會產(chǎn)生大量復(fù)雜的文件材料；在工程建設(shè)過程中還會受資金、政策、施工環(huán)境、管理、技術(shù)等影響；這些因素都會對水利檔案的管理帶來復(fù)雜性與易變性。

3 信息化建設(shè)的意義

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的存儲、收集難度大。由于水利工程產(chǎn)生的資料較多，尤其是大型水利工程或者試點工程產(chǎn)生的檔案匯集在一起需要大量的儲存空間，分類整理難度較大，后期查找麻煩，且耗費大量的人力、物力、財力和時間，易造成損壞、丟失且無法復(fù)原。并且，對于大型水利工程檔案，還存在收集、整理過程復(fù)雜等問題，在社會信息化的快速發(fā)展中，原始的紙質(zhì)檔案管理模式已無法滿足水利工程建設(shè)的需要。

基于水利工程紙質(zhì)檔案管理存在的問題，通過信息化的建設(shè)可以有效解決這些弊端。水利工程檔案的信息化建設(shè)可以通過輸入重點詞或關(guān)鍵詞進行查詢，查詢過程快速便捷；能夠在一套標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)規(guī)范水利檔案的匯集、收錄，支撐檔案的管理與查找；能夠解決紙質(zhì)檔案借閱過程中造成的損耗或丟失問題；并通過信息化手段打破信息傳輸?shù)谋趬?，化解了紙質(zhì)檔案的收集傳輸?shù)臏笮?，提高工作效率?/p>

4 信息化存在的差距

水利工程檔案信息化管理已開展了一定的時間，取得了不錯的效果，不僅方便了存儲、查詢和調(diào)用，還提高了信息傳輸效率。但整體上和預(yù)期的效果還存在一定的差距，具體表現(xiàn)為整體應(yīng)用效果差、網(wǎng)絡(luò)安全隱患大等問題。

4.1 整體應(yīng)用效果差

目前，水利工程檔案信息化建設(shè)普遍存在區(qū)域分割、部門分治等問題，沒有形成高效的地方聯(lián)動、部門合力。每個水利單位、甚至每個水利工程都建設(shè)自己的信息化系統(tǒng)，由于缺少統(tǒng)一建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，各系統(tǒng)間沒有互聯(lián)互通，信息不聯(lián)動。即使信息聯(lián)通，但由于不同系統(tǒng)設(shè)計理念等問題，信息不能充分融合，信息接收不能及時有效，不能有效管控各個環(huán)節(jié)。

4.2 水利檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全隱患

隨著水利檔案信息化的建設(shè)，為社會帶來極大的便利的同時，也存在相應(yīng)的安全問題，例如黑客攻擊、信息泄露、檔案丟失、信息篡改等問題。水利工程檔案是不可再生的國家資源，一旦水利檔案系統(tǒng)被不法分子攻破，獲取檔案信息或篡改信息甚至造成系統(tǒng)的癱瘓都會對國家造成巨大的損失。

4.3 管理意識不足

若是管理意識不足，勢必會影響水利工程檔案管理的實效性，但當(dāng)前部分單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒有真正意識到檔案管理的重要性，而是將重點放在工程進度以及質(zhì)量控制層面，這導(dǎo)致水利工程的實施沒有高質(zhì)量的檔案管理作為支撐。還有部分單位在檔案管理方面沒有配備專門的管理人員，認(rèn)為檔案管理僅僅是看守文件，并不能起到實質(zhì)性作用，嚴(yán)重制約了檔案管理工作成效的提升。領(lǐng)導(dǎo)層面的意識缺失也會對檔案管理工作人員的工作態(tài)度以及工作行為產(chǎn)生負(fù)面影響，使得其在日常工作的過程中沒有加強對于各類檔案資料歸類與整理的重視，還有一些工作人員甚至?xí)诮ㄔO(shè)后期才進行檔案收集和整理，這一現(xiàn)象的出現(xiàn)滋生了檔案資料管理復(fù)雜的問題。因為本身欠缺投入，并且設(shè)備相對落后，所以對檔案工作的質(zhì)量造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響，難以支撐工作人員第一時間完成高質(zhì)量的資料歸檔工作，不利于管理工作的持續(xù)平穩(wěn)開展。

4.4 欠缺專業(yè)人員

專業(yè)人員的欠缺是影響水利工程檔案管理效率的重要因素之一，當(dāng)前在水利工程項目中的資料管理工作人員大多屬于臨時抽調(diào)人員，其本身并未受到專門的培訓(xùn)，并沒有形成良好的管理意識，并且普遍存在著專業(yè)知識不足的現(xiàn)象，無論是檔案資料的搜集還是整理都欠缺規(guī)范性。與此同時，在水利工程建設(shè)項目開展的過程中，其檔案管理人員有著較大的流動性，在資料交接方面常常會出現(xiàn)差錯，再加上部分工作人員并沒有建立起良好的崗位責(zé)任意識，導(dǎo)致其所開展的檔案收集以及整理工作存在著深度不足的現(xiàn)象，這便加劇了檔案資料長時間堆積的問題。還有部分工作人員會在工程資料整理中使用違規(guī)手段，不僅難以提升檔案管理水平，還會為后續(xù)所開展的工程維護管理工作埋下一定的隱患。

4.5 相關(guān)制度缺失

近些年來，我國市場經(jīng)濟體制較之以往已經(jīng)得到了進一步的發(fā)展，這使得工程建設(shè)相關(guān)制度實現(xiàn)了優(yōu)化調(diào)整和完善。在當(dāng)前的時代背景下，為了能夠更好地適應(yīng)政府管理職能的轉(zhuǎn)變，各種工程項目檔案在載體、形式以及內(nèi)容方面均呈現(xiàn)出了一定的變化，部分水利工程單位也結(jié)合實際情況的變化采取相應(yīng)的調(diào)整措施，建立起相關(guān)制度，但其在落實方面普遍存在力度不夠的問題。除此以外，部分施工企業(yè)未能針對檔案管理建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的管理體制，也欠缺切實可行的監(jiān)督和管理機制，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的實際實施。

5 解決方案與對策

基于水利工程檔案信息化管理存在的差距，本文進行了針對性分析，從水利工程檔案信息化協(xié)調(diào)統(tǒng)一和保證網(wǎng)絡(luò)安全的角度出發(fā)，提出以下方案與對策。

5.1 建立統(tǒng)一水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)是水利檔案管理規(guī)范的前提與保障，需要通過建立水利工程檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一管理的水利檔案信息化系統(tǒng)，對各類水利工程檔案資料進行管理。建立水利工程檔案信息化管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)需根據(jù)國家相關(guān)部門的通用標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我國水利工程的特點，從而保證檔案在不同的工程和檔案之間高效對接，保證水利檔案完整性、準(zhǔn)確性，提高水利工程檔案的利用率和查閱便利性。

5.2 開發(fā)水利工程檔案對接接口

合理進行不同水利工程檔案系統(tǒng)間的接口開發(fā)，并對已有接口進行優(yōu)化，從而達到不同水利工程檔案管理系統(tǒng)間的結(jié)合，并且支持未來系統(tǒng)的提升以及與其他系統(tǒng)之間的對接，提升水利檔案管理系統(tǒng)的整體性。

5.3 建立水利工程檔案安全追溯體系

水利工程檔案安全追溯體系利用現(xiàn)代化技術(shù)，對可能存在的水利檔案安全隱患發(fā)出預(yù)警，一方面，它能夠降低監(jiān)管部門信息獲取成本，提高管理效率，另一方面也能倒逼管理單位提高安全意識，主動進行風(fēng)險控制。

5.4 建立完備的網(wǎng)絡(luò)安全體系

通過對系統(tǒng)環(huán)境、密碼管理、安全管理以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)雀鱾€環(huán)節(jié)的把控，建立完備的網(wǎng)絡(luò)安全體系，保證水利檔案管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，通過充分測試和分析檔案管理過程中可能存在的漏洞，防止系統(tǒng)被攻擊或信息泄露。在水利檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計中，應(yīng)進行等級劃分，在檔案管理的重要程度上進行評定，根據(jù)不同的等級制定不同的網(wǎng)絡(luò)安全保障措施，嚴(yán)格采用國家網(wǎng)絡(luò)安全標(biāo)準(zhǔn)體系，特別對涉及機密信息、專利方面的檔案進行數(shù)據(jù)加密，切實保證系統(tǒng)與信息安全。

5.5 建立水利工程檔案異地備份制度

雖然信息化的管理方式可以解決紙質(zhì)檔案難以修復(fù)的問題，但水利工程檔案也是不可再生資源，一旦檔案丟失，后果將是十分嚴(yán)重的。若信息系統(tǒng)中檔案丟失，可通過各種技術(shù)手段進行恢復(fù)，但如遇嚴(yán)重的系統(tǒng)攻擊造成系統(tǒng)難以恢復(fù)或信息難以找回，對國家的水利工程建設(shè)影響較大。所以為了防止系統(tǒng)自身的問題以及外部攻擊，應(yīng)建立水利工程檔案異地備份制度，一旦檔案丟失可通過異地備份的文件繼續(xù)進行水利工程的建設(shè)或檔案的查詢，防止信息丟失給國家以及人民造成損失。

5.6 合理進行檔案信息開發(fā)

檔案管理的根本目的便是方便檔案的利用，其生命力來源以及價值便體現(xiàn)在對檔案信息進行合理的開發(fā)和應(yīng)用方面。工作人員所開展的收集和整理工作均是圍繞著檔案信息開發(fā)利用這一目標(biāo)。為了進一步保障檔案管理的信息化水平，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)積極引進先進的管理設(shè)備，并在原有的基礎(chǔ)上構(gòu)建起一系列的管理機制，進而為信息化建設(shè)的高效開展創(chuàng)造良好的條件?；诖耍瑔挝粦?yīng)當(dāng)立足于實際情況搭建起健全的檔案管理機制，促使檔案管理人員能夠在明確的制度規(guī)范要求下清楚自身的職責(zé)，進而規(guī)范自己的行為，確保各類設(shè)備的安全運行，從根本上助力檔案資料向信息資源的有效轉(zhuǎn)化。檔案管理工作的高效開展能夠為水利工作者以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門及時提供其所需要的各類信息，進而真正展現(xiàn)出檔案信息的實際價值，促進檔案管理工作的積極開展。

5.7 健全完善檔案管理制度

在水利工程建設(shè)項目實際實施的過程中，為了保障其檔案管理的規(guī)范性以及齊全性，應(yīng)當(dāng)積極對現(xiàn)行的檔案管理制度進行健全和完善。首先，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)加強對于檔案管理工作的重視，早在項目立項之初便要對專職的檔案管理人員進行配備，進而提升檔案管理工作的地位，確保其得到全方位的妥善落實。其次，相關(guān)企業(yè)需要積極對崗位責(zé)任制進行優(yōu)化調(diào)整，同時還要建立有效的治理措施，按照要求科學(xué)落實對于檔案管理的分配和安排，在建設(shè)項目的全過程中實現(xiàn)對于崗位責(zé)任制的深度落實。在對檔案資料管理工作進行驗收時需要合理進行相關(guān)職責(zé)的劃分，以免在后續(xù)出現(xiàn)問題時出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的現(xiàn)象。最后，相關(guān)單位需要嚴(yán)格落實對于項目檔案驗收的把關(guān)，在歸檔的過程中應(yīng)當(dāng)針對文件展開仔細(xì)全面的檢查工作，盡可能降低文件材料出現(xiàn)散失以及疏漏問題的可能性，提升水利工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化水平。最大限度實現(xiàn)對于先進技術(shù)的合理應(yīng)用，以有效達成資源共享的目標(biāo)，這對于檔案資料實際管理和利用成效的提升有重要意義。

6 總結(jié)

綜上所述，隨著水利事業(yè)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，水利工程檔案信息化管理的工作也面臨進一步的挑戰(zhàn)，為推動水利工程檔案信息化管理的發(fā)展，更好地開展水利工程檔案的管理工作，應(yīng)建立安全追溯體系、統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、提供軟硬件支撐、建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全體系、嚴(yán)格檔案管理程序、建設(shè)檔案異地備份制度等。