黨校檔案信息數(shù)字化建設(shè)淺析

文/劉長(zhǎng)東

檔案信息數(shù)字化是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等手段為基礎(chǔ)，更好地開展檔案管理工作，其具體方式是通過(guò)將不同載體和位置的檔案信息以數(shù)字化的形式進(jìn)行存檔，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等方式進(jìn)行查詢和使用。檔案信息數(shù)字化建設(shè)如今已經(jīng)成為了黨校檔案管理工作的主要方向，也是新時(shí)代黨校檔案管理部門所需要面對(duì)的重要問(wèn)題。本文闡述了加強(qiáng)黨校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的重要意義，并提出了具體的加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化管理的策略。

1 加強(qiáng)黨校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的意義

如今計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)中廣泛應(yīng)用，利用數(shù)字化的技術(shù)管理檔案，其具備信息內(nèi)容豐富以及具有更加簡(jiǎn)便的查閱共享方式等特點(diǎn)，因此，加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的必然。黨校屬于具備特殊教育職能的學(xué)校，其教育對(duì)象以黨員和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部或者是入黨積極分子為主，因此加強(qiáng)黨校的檔案管理水平有著非常重要的意義。黨校檔案信息數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求，可進(jìn)一步提升黨校檔案的管理質(zhì)量和效率，建立健全的黨校培訓(xùn)機(jī)制，為其提供更好的服務(wù)。

1.1 是檔案管理信息化的必然

現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展是促進(jìn)檔案信息數(shù)字化的主要原因，早在十幾年前，我國(guó)政府相關(guān)部門就已經(jīng)將檔案信息數(shù)字化納入到相關(guān)的管理規(guī)定中，經(jīng)過(guò)十多年的不斷發(fā)展和完善，更多的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)陸續(xù)出臺(tái)，我國(guó)各地的檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作都取得了一定程度的進(jìn)展?！笆濉逼陂g，國(guó)家對(duì)檔案管理信息化建設(shè)提出了更加嚴(yán)格的要求，檔案信息數(shù)字化建設(shè)也成為了檔案管理工作中最主要的內(nèi)容。促進(jìn)黨校檔案信息數(shù)字化建設(shè)，提高其電子檔案的管理質(zhì)量和水平，建立完善的檔案管理制度，是所有黨校檔案管理部門未來(lái)需要格外重視的問(wèn)題。

1.2 是校務(wù)管理信息化的途徑

黨校的檔案管理工作與其他的各項(xiàng)工作都有著非常密切的聯(lián)系，因此開展科學(xué)、規(guī)范的檔案管理工作不僅對(duì)檔案管理部門本身有著重要價(jià)值，而且與黨校的管理水平有著直接的關(guān)聯(lián)。檔案信息數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程對(duì)黨校的建設(shè)和管理步伐有著直接的影響，檔案信息數(shù)字化建設(shè)主要涉及硬件和軟件兩方面因素，其中，建立專門的檔案數(shù)據(jù)管理庫(kù)并組建共享、應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是黨校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，也是保障黨校中各級(jí)之間交流和分享檔案信息數(shù)據(jù)的關(guān)鍵方式，對(duì)于促進(jìn)黨校內(nèi)部校務(wù)管理水平的提高并加強(qiáng)教學(xué)和科研效率有著非常有效的積極作用。

1.3 是檔案管理服務(wù)提高的體現(xiàn)

檔案數(shù)據(jù)資料是黨校中非常重要的一項(xiàng)信息資源，檔案管理部門內(nèi)收集和存儲(chǔ)了整所黨校所有部門的教學(xué)、行政、科研等多個(gè)方面的信息資料，也是在該部門進(jìn)行檔案的調(diào)用并以此為黨校的各項(xiàng)管理事務(wù)提供服務(wù)。現(xiàn)階段黨校內(nèi)部的教學(xué)工作非常繁重，且覆蓋的學(xué)員、干部等人員非常多，科研部門也增加了很多研究項(xiàng)目，這些工作量的增加導(dǎo)致所需的檔案信息數(shù)量大幅增加。傳統(tǒng)的檔案管理方式以紙質(zhì)為主，會(huì)受到時(shí)間、空間等多種條件的限制，無(wú)法滿足實(shí)際的工作需要，因此建設(shè)新型的檔案管理模式勢(shì)在必行。建立專門的檔案信息存儲(chǔ)庫(kù)和查詢渠道可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效管理，檔案信息的調(diào)取也更加簡(jiǎn)便、快捷，也為黨校的教學(xué)和科研工作提供更好的服務(wù)。

1.4 是促進(jìn)檔案管理規(guī)范的主要措施

如今我國(guó)的科學(xué)技術(shù)得到了長(zhǎng)久的發(fā)展，因此檔案記錄載體也有了很大程度的變化，在現(xiàn)代化的時(shí)代背景下，數(shù)字化的檔案信息存儲(chǔ)形式也應(yīng)運(yùn)而生。黨校的檔案信息記錄了其多年的發(fā)展歷程，是非常珍貴的歷史財(cái)富。其中一些年代相對(duì)久遠(yuǎn)的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換之后，可以得到更好的保護(hù)和留存。一些教學(xué)檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理之后也可以避免出現(xiàn)篡改等現(xiàn)象，影響教學(xué)質(zhì)量。在進(jìn)行文本檔案的收集和保存時(shí)，需要采取統(tǒng)一的電子格式，以此讓其歸檔和整理更加高效。加快黨校檔案信息數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)務(wù)必要將紙質(zhì)的檔案信息儲(chǔ)存方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，以此來(lái)有效提升檔案的存儲(chǔ)安全性和規(guī)范性。

2 加強(qiáng)黨校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)教學(xué)科研相關(guān)檔案的收集

加強(qiáng)黨校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的首要對(duì)策就是加強(qiáng)對(duì)教學(xué)、科研等相關(guān)工作的檔案收集。首先，需要相關(guān)管理人員將教學(xué)材料、科研成果、研究報(bào)告等資料進(jìn)行全面的收集。與此同時(shí)，還要根據(jù)實(shí)際的檔案收集情況采取廣泛或者專門收集的方式。其次，檔案管理相關(guān)人員需要嚴(yán)格掌握檔案信息的產(chǎn)生規(guī)律，在每個(gè)學(xué)期定期開展集中收集工作，并對(duì)各個(gè)教育部門的實(shí)用信息進(jìn)行跟蹤和調(diào)查，第一時(shí)間收集到重要資料。最后，如果在教學(xué)過(guò)程中有一些相對(duì)重要的會(huì)議、演講、培訓(xùn)等活動(dòng)，需要檔案管理人員做好充足的收集準(zhǔn)備，并全程進(jìn)行跟蹤，避免出現(xiàn)檔案信息的丟失和錯(cuò)漏。

2.2 建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)

現(xiàn)階段隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也成為了世界各國(guó)各行各業(yè)中都非常關(guān)注的一個(gè)問(wèn)題。檔案信息是一種非常隱秘且重要的信息資料，因此很多涉密信息務(wù)必要嚴(yán)加保管。在黨校中采取數(shù)字化的技術(shù)處理檔案信息資料時(shí)就一定要遵循相關(guān)規(guī)范和原則進(jìn)行。首先需要將涉及黨校管理業(yè)務(wù)的相關(guān)資料和信息利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加以結(jié)合，其次是要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)劃和管理。只有全方位地保障黨校檔案信息資料的安全，從而充分發(fā)揮出其價(jià)值。其中非常需要關(guān)注的就是一定要對(duì)檔案管理的保密手段進(jìn)行定期更新，從源頭上避免出現(xiàn)信息泄露的情況。

2.3 建立專門的信息檔案管理系統(tǒng)

從我國(guó)現(xiàn)階段的黨校檔案管理情況來(lái)看，很多黨校所采取的檔案管理載體仍然是紙質(zhì)化的，電子檔案很難得到普及，這種情況就導(dǎo)致很多黨校的數(shù)字化資料非常稀少。為了改變這種情況，運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)和管理，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，利用現(xiàn)代化的技術(shù)將檔案資料加以整合，盡可能滿足黨校的教育和服務(wù)需求，從根本上提升其管理能力。黨校的數(shù)字化檔案信息管理是為了給其教學(xué)、科研工作提供服務(wù)，因此需要以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，以便為用戶更好地提供服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于新時(shí)代的黨校檔案管理部門來(lái)說(shuō)，檔案信息資料的數(shù)字化建設(shè)是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理方式的數(shù)字化轉(zhuǎn)變對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)有著非常重要的意義，相關(guān)管理人員一定要勇于面對(duì)改變、接受創(chuàng)新，積極開展研究工作，進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。另外，雖然數(shù)字化的檔案管理手段有著多種優(yōu)勢(shì)，但是并不能完全取代傳統(tǒng)的管理方式，因?yàn)楹芏鄼n案的記錄媒介也是記錄時(shí)代信息的一部分，需要以此考證檔案信息是否真實(shí)。因此，只有二者結(jié)合的檔案信息管理方式才能更好地服務(wù)于黨校的各項(xiàng)工作。