大數(shù)據(jù)背景下社保檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)路徑

文/曹永恒

社保檔案真實(shí)客觀地記錄了參保人員的各類信息，是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，在社保領(lǐng)域發(fā)揮著重要的功能和作用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，社保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)社保紙質(zhì)檔案向社保電子檔案的轉(zhuǎn)型，提高了管理效率。新時(shí)代，社保單位更應(yīng)該對(duì)社保檔案數(shù)字化管理的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行研究，并提出具體可行的路徑，推進(jìn)社保檔案數(shù)字化管理工作。

1 大數(shù)據(jù)背景下社保檔案數(shù)字化管理的重要意義

大數(shù)據(jù)背景下，越來(lái)越多的信息技術(shù)運(yùn)用于社保檔案管理，不僅為社保檔案數(shù)字化管理提供了有力保障，也為后續(xù)社保檔案信息開發(fā)和利用提供了技術(shù)支持。社保檔案數(shù)字化管理進(jìn)一步提升了檔案管理效率，有助于數(shù)據(jù)增值，更好地為社?；椤⑸绫Ｕ骼U、社保預(yù)測(cè)等提供檔案信息支持。

1.1 有助于精準(zhǔn)預(yù)測(cè)征管信息

國(guó)家對(duì)社保改革的不斷重視，在全國(guó)范圍內(nèi)建立起了相對(duì)完善的社保業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，并對(duì)社保檔案信息進(jìn)行了廣泛收集。在社保檔案數(shù)字化過(guò)程中，可以將參保人員的各類信息納入到社保業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之中，進(jìn)而通過(guò)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)的運(yùn)用，全面掌握當(dāng)前社保工作開展的具體情況，為下一階段社保工作開展提供精準(zhǔn)預(yù)測(cè)，更好地發(fā)揮社保檔案信息在社保工作中的價(jià)值和作用。同時(shí)，社保檔案的數(shù)字化管理將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，既能有效地節(jié)省紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間，也降低了檔案整理與查詢難度，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以隨時(shí)隨地地對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢和檢索，縮短了檔案檢索時(shí)間，能夠?yàn)樯绫Ｕ骼U提供更為精準(zhǔn)的預(yù)測(cè)信息，進(jìn)一步提升社保檔案管理質(zhì)量和效率。

1.2 有助于實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理

社保檔案數(shù)字化管理是對(duì)傳統(tǒng)社保檔案管理制度機(jī)制的創(chuàng)新，是適應(yīng)新時(shí)代社保檔案管理發(fā)展需求的重要措施。通過(guò)社保檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)⑸绫I(yè)務(wù)相關(guān)信息真實(shí)、全面地上傳到社保檔案信息管理系統(tǒng)，通過(guò)社保檔案信息管理系統(tǒng)可以對(duì)社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦單位的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)、每一條信息、每一個(gè)審批記錄進(jìn)行全程調(diào)閱，對(duì)于存在的問(wèn)題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并提出具體可行的解決方法，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，有助于社保業(yè)務(wù)的精細(xì)化管理。當(dāng)前社會(huì)公眾對(duì)于社保關(guān)注度越來(lái)越高，對(duì)社保業(yè)務(wù)需求也越來(lái)越多樣化，通過(guò)推進(jìn)社保檔案數(shù)字化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)與社保檔案管理的有機(jī)結(jié)合，未來(lái)還可實(shí)現(xiàn)社保檔案的異地調(diào)閱、異地備份，促進(jìn)社保檔案共享，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

1.3 有助于實(shí)現(xiàn)智慧化決策

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，為社保檔案信息開發(fā)提供了更為全面的技術(shù)支持。通過(guò)對(duì)社保檔案信息的整合和利用，能夠?yàn)樯绫挝坏纳绫Ｊ马?xiàng)決策提供檔案信息支持。未來(lái)社保大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷成熟，不僅能夠?yàn)閰⒈Ｈ藛T提供各類信息服務(wù)，也有助于實(shí)現(xiàn)更大范圍內(nèi)的社保信息共享。通過(guò)協(xié)同辦理和互聯(lián)互通，能夠?qū)⒏蠓秶纳绫Ｐ畔⑦M(jìn)行有效整合，而隨著社保信息規(guī)模的不斷擴(kuò)大，提煉出的數(shù)據(jù)更具有全面性和有效性，有助于社保單位實(shí)現(xiàn)智慧化決策。

1.4 有助于強(qiáng)化事后監(jiān)督

社保檔案數(shù)字化管理就是要將各類檔案信息通過(guò)數(shù)字化處理上傳到社保檔案信息管理系統(tǒng)，檔案管理人員可以結(jié)合業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程的具體特點(diǎn)設(shè)置相應(yīng)的社保信息監(jiān)測(cè)點(diǎn)，并利用預(yù)設(shè)的簡(jiǎn)單規(guī)則能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)的各種問(wèn)題，充分發(fā)揮社保檔案數(shù)字化管理在事后監(jiān)督和預(yù)警防范中的價(jià)值和作用，進(jìn)一步提升社保工作質(zhì)量，有效降低工作失誤，更好地維護(hù)參保人員的合法權(quán)益。

2 大數(shù)據(jù)背景下社保檔案數(shù)字化管理存在的主要問(wèn)題

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，雖然網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)推動(dòng)了社保檔案數(shù)字化管理，但隨著社保檔案數(shù)字化管理的不斷推進(jìn)，也出現(xiàn)了一些亟待解決的問(wèn)題。

2.1 一些單位對(duì)檔案數(shù)字化管理重視不夠

一些社保單位領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)習(xí)慣手工模式，在社保檔案管理和工作開展過(guò)程中更愿意沿用過(guò)去所熟悉的方式和模式，相應(yīng)地對(duì)于社保檔案數(shù)字化管理給予的重視就較少，甚至認(rèn)為檔案數(shù)字化管理會(huì)投入大量的資金，而且取得的成效還充滿著諸多不確定因素，導(dǎo)致推進(jìn)力度明顯不夠。從社保單位檔案管理人員看，部分社保檔案管理人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到社保檔案是參保人員珍貴的原始憑證，認(rèn)為檔案管理就是對(duì)檔案資料的收集和存儲(chǔ)，對(duì)后續(xù)開發(fā)和利用沒(méi)有給予足夠的重視，導(dǎo)致部分檔案在管理過(guò)程中出現(xiàn)了遺失問(wèn)題，嚴(yán)重影響了社保單位檔案管理質(zhì)量。

2.2 社保檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

當(dāng)前一些社保單位雖然重視社保檔案數(shù)字化管理，并將其作為社保改革的重要方面，但社保檔案數(shù)字化管理需要足夠的基礎(chǔ)設(shè)施作為支持，特別是要引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件管理系統(tǒng)，才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)紙質(zhì)社保檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。但部分社保單位并沒(méi)有給予檔案數(shù)字化建設(shè)足夠的資金保障，在缺少硬件設(shè)施的背景下，很難完成社保檔案數(shù)字化管理。

2.3 社保檔案數(shù)字化管理相應(yīng)制度機(jī)制不完善

社保檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，既需要領(lǐng)導(dǎo)重視，也需要完善相應(yīng)的制度機(jī)制。但當(dāng)前部分社保單位在檔案管理過(guò)程中相應(yīng)制度機(jī)制建設(shè)滯后，制度機(jī)制與檔案數(shù)字化管理工作不匹配，檔案數(shù)字化管理工作開展缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，在很大程度上影響了社保檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。此外，在制度執(zhí)行方面，部分檔案工作人員對(duì)于社保檔案數(shù)字化管理重視程度不足，并沒(méi)有嚴(yán)格按照相關(guān)制度要求和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行操作，容易導(dǎo)致社保檔案數(shù)據(jù)出錯(cuò)，影響社保檔案數(shù)字化管理質(zhì)量。

2.4 社保檔案數(shù)字化安全保障薄弱

社保檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理明顯不同，網(wǎng)絡(luò)空間具有開放性、隱秘性等諸多特征，很容易受到外部病毒和黑客的攻擊。特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息安全已經(jīng)成為社保檔案數(shù)字化管理工作開展的重要影響因素，加之社保檔案工作人員數(shù)字化信息素養(yǎng)薄弱，很多檔案管理人員都屬于兼職性質(zhì)，在社保檔案數(shù)字化安全保障方面尚有一些不適應(yīng)的地方，很容易造成社保檔案信息丟失或泄密，影響后續(xù)社保檔案信息資源的開發(fā)和利用。

3 大數(shù)據(jù)背景下社保檔案數(shù)字化管理的實(shí)踐創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，社保單位應(yīng)該給予社保檔案數(shù)字化管理足夠的重視。一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案管理思路，強(qiáng)化數(shù)據(jù)服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)地引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)社保檔案數(shù)字化管理方式方法創(chuàng)新。另一方面，應(yīng)建立健全數(shù)字檔案管理制度機(jī)制，搭建智慧檔案服務(wù)平臺(tái)，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)社保檔案信息資源的充分利用。

3.1 強(qiáng)化數(shù)據(jù)服務(wù)意識(shí)

應(yīng)做好兩個(gè)方面的工作。一是社保單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)改變傳統(tǒng)的管理思路。主動(dòng)地樹立大數(shù)據(jù)思維，強(qiáng)化數(shù)據(jù)服務(wù)意識(shí)，并組織社保單位中層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)大數(shù)據(jù)背景下如何開展社保檔案數(shù)字化管理相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行研究和探討，結(jié)合當(dāng)前社保檔案數(shù)字化管理相關(guān)問(wèn)題，提出具體的解決措施，加大組織實(shí)施力度，進(jìn)一步提升社保檔案數(shù)字化管理質(zhì)量。同時(shí)要加大對(duì)社保檔案數(shù)字化管理支持力度，除了配置先進(jìn)的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)之外，還應(yīng)該將社保檔案數(shù)字化管理所需要的資金納入年度預(yù)算之中，建立社保檔案數(shù)字化管理資金長(zhǎng)效支持機(jī)制，確保社保檔案數(shù)字化管理能夠持續(xù)推進(jìn)。二是加大對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，既要注重檔案管理人員大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)的培養(yǎng)，也要引導(dǎo)檔案管理人員樹立牢固的安全意識(shí)，針對(duì)在社保檔案數(shù)字化管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題采取相應(yīng)措施，并主動(dòng)地參與到社保檔案數(shù)字化管理工作創(chuàng)新之中，充分發(fā)揮社保檔案管理人員的價(jià)值和作用。

3.2 健全數(shù)字管理制度機(jī)制

首先，應(yīng)完善數(shù)字化檔案管理相關(guān)制度。充分認(rèn)識(shí)到社保檔案管理制度是提升社保檔案數(shù)字化管理規(guī)范性和科學(xué)性的重要保障。應(yīng)根據(jù)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》 《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范，從社保單位檔案管理的實(shí)際出發(fā)，對(duì)現(xiàn)有與社保檔案數(shù)字化管理相關(guān)的制度機(jī)制進(jìn)行認(rèn)真梳理，結(jié)合社保檔案數(shù)字化管理相關(guān)工作具體情況，對(duì)相應(yīng)制度內(nèi)容進(jìn)行完善，充分發(fā)揮制度機(jī)制的約束和指導(dǎo)功能，更好地推進(jìn)社保檔案數(shù)字化管理工作。其次，應(yīng)完善數(shù)字化檔案管理安全制度。從社保檔案信息收集、上傳、立卷、歸檔、整理、開發(fā)、利用各個(gè)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)漏洞的角度出發(fā)，對(duì)社保檔案安全管理制度內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，要求檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)字化檔案管理安全制度，確保社保檔案信息安全。

3.3 搭建智慧檔案服務(wù)平臺(tái)

一是通過(guò)智慧檔案服務(wù)平臺(tái)搭建，進(jìn)一步提升社保檔案的服務(wù)職能。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，可將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)與社保檔案管理相結(jié)合，通過(guò)信息識(shí)別、信息檢索算法、數(shù)據(jù)序列化挖掘分析等技術(shù)的運(yùn)用，對(duì)收集上來(lái)的社保檔案信息資源進(jìn)行深入挖掘，并結(jié)合社保檔案管理工作以及社保業(yè)務(wù)工作的實(shí)際需要，提供有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到社保檔案管理全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)社保檔案數(shù)字化管理。二是創(chuàng)新大數(shù)據(jù)檔案管理模式。在社保檔案數(shù)字化管理過(guò)程中應(yīng)進(jìn)一步擴(kuò)大社保檔案信息的服務(wù)范圍，充分利用移動(dòng)智能終端，搭建社保檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，進(jìn)一步豐富手機(jī)與電腦端的服務(wù)功能，更好地滿足社保單位和社會(huì)公眾對(duì)于社保檔案信息的多樣化需求。同時(shí)加強(qiáng)與投保人員的雙向互動(dòng)，了解投保人員對(duì)于智慧檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的意見建議，并以此作為依據(jù)，對(duì)智慧檔案服務(wù)平臺(tái)的相關(guān)職能進(jìn)行優(yōu)化。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下社保檔案數(shù)字化管理保障措施

社保檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，既要尋找創(chuàng)新路徑，也需要結(jié)合社保檔案數(shù)字化管理的具體需求完善相關(guān)的保障措施。一方面，要為社保檔案數(shù)字化管理提供扎實(shí)的網(wǎng)絡(luò)安全保障，既要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，也要做好社保檔案管理信息安全工作。另一方面，應(yīng)為社保檔案數(shù)字化管理提供扎實(shí)的人才保障。新形勢(shì)下，社保檔案數(shù)字化管理迫在眉睫，如果沒(méi)有高素質(zhì)的人力投入，勢(shì)必會(huì)影響社保檔案數(shù)字化管理進(jìn)度。為此，有必要從以下兩個(gè)層面入手，為社保檔案數(shù)字化管理提供保障措施。

4.1 引進(jìn)高素質(zhì)人才，提升社保檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)，為社保檔案數(shù)字化管理提供人才保障

社保檔案人才隊(duì)伍能力素質(zhì)的高低會(huì)直接影響社保檔案數(shù)字化管理成效，因此有必要將社保檔案隊(duì)伍建設(shè)作為推動(dòng)社保檔案數(shù)字化管理的重要保障措施。一方面，應(yīng)積極引進(jìn)高素質(zhì)人才，使其既懂得社保業(yè)務(wù)，也要對(duì)檔案管理有所了解，通過(guò)復(fù)合型人才引入為社保檔案數(shù)字化管理提供扎實(shí)的人才保障。另一方面，也要加大對(duì)社保單位內(nèi)部檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，既要將社保檔案業(yè)務(wù)作為主要培訓(xùn)方向，也應(yīng)要求社保檔案管理人員廣泛地涉獵大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，并對(duì)社保檔案系統(tǒng)進(jìn)行靈活操作，為社保檔案數(shù)字化管理創(chuàng)造有利條件。

4.2 注重網(wǎng)絡(luò)安全，加大引入現(xiàn)代信息安全技術(shù)，為社保檔案數(shù)字化管理提供扎實(shí)技術(shù)保障

在完善安全管理制度的基礎(chǔ)上還要確保社保檔案系統(tǒng)運(yùn)行安全平穩(wěn)、檔案信息安全。為此，在實(shí)施過(guò)程中，一方面，加強(qiáng)與第三方互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的聯(lián)系和溝通，在完善信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上引入全新的病毒查殺軟件，對(duì)病毒查殺軟件進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，進(jìn)一步提升社保檔案運(yùn)行系統(tǒng)的安全系數(shù)。特別是檔案管理人員在操作計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)過(guò)程中必須高度負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照操作流程進(jìn)行操作，避免遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。另一方面，應(yīng)對(duì)重要的社保檔案信息進(jìn)行備份。區(qū)塊鏈技術(shù)具有去中心化、加密性特點(diǎn)，可以將區(qū)塊鏈技術(shù)與社保檔案管理有機(jī)結(jié)合，進(jìn)一步提升社保檔案信息安全系數(shù)。同時(shí)要積極推進(jìn)社保檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通，將重要的社保檔案信息上傳到云端，定期更新，即使遭受到了外部攻擊或自然災(zāi)害影響，造成了社保檔案系統(tǒng)癱瘓或損壞，在問(wèn)題解決之后還可以從云端下載重要的檔案信息，確保社保檔案信息安全。

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，社保檔案數(shù)字化管理有了技術(shù)支持。同時(shí)，社保檔案在數(shù)字化管理過(guò)程中也出現(xiàn)了一系列問(wèn)題。因此，有必要以問(wèn)題為導(dǎo)向，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的社保檔案管理思路，主動(dòng)引進(jìn)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，完善相應(yīng)制度機(jī)制，加強(qiáng)智慧檔案管理平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)社保檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。