新時代公路檔案信息化管理研究

文/王建鵬

公路檔案包括公路勘測設(shè)計、建設(shè)施工、管理養(yǎng)護及科研等活動中產(chǎn)生的、記錄公路部門職能活動，具有憑證、查考和利用價值，反映公路面貌的各種文件、圖表、聲像等資料。近年來，隨著公路事業(yè)的快速發(fā)展，由此產(chǎn)生的檔案數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)出快速增長態(tài)勢。面對這種新的情況和問題，我們應(yīng)積極推進公路檔案信息化管理，更好地為公路事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

1 公路檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.1 管轄公路點多、線長，養(yǎng)護要求高

以山東省臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心為例，該中心承擔著管轄區(qū)域內(nèi)國道、省道、市道公路的管養(yǎng)工作，以及部分道路的建設(shè)管理工作。截至2020年底，全市干線公路通車里程達2494.1公里，其中，高速公路687.3公里，普通國省道1806.8公里，基本形成了以6條高速公路為骨架，19條普通國道、省道為脈絡(luò)，干支相連、四通八達的干線公路網(wǎng)絡(luò)?！八暮棉r(nóng)村路”建設(shè)加快推進，全市公路總里程達到30856.4公里，其中，農(nóng)村公路28362.3公里，居山東省首位，行政村通硬化路率達100%，全市路網(wǎng)密度高。隨著全市經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，以及城鄉(xiāng)一體化進程加快，道路的使用率、改造率都在持續(xù)提高，公路建設(shè)、管理、養(yǎng)護質(zhì)量要求越來越嚴。全市公路狀況在全省也處于領(lǐng)先地位，公路檔案管理積極參與全市公路建設(shè)及管養(yǎng)，發(fā)揮了積極作用。

1.2 檔案形式多樣、豐富，數(shù)量增長快

近年來，隨著經(jīng)濟社會快速發(fā)展，全市公路管理的內(nèi)涵豐富、業(yè)務(wù)眾多?！笆濉逼陂g，全市建設(shè)脫貧道路1589公里，貧困村客運站點1082個，貧困地區(qū)鎮(zhèn)村開通公交線路28條，公路檔案范圍日益廣泛、內(nèi)容日益豐富，數(shù)量持續(xù)增加。改擴建、新建國道省道主要干線公路，城市、農(nóng)村公路“白改黑”，“四好農(nóng)村路”建設(shè)，鎮(zhèn)村公路提檔升級工程等，產(chǎn)生了大量文件資料，既有紙質(zhì)檔案，也有照片檔案，還有視音頻資料，歸檔的主體日益多元，且數(shù)量呈現(xiàn)出持續(xù)增長態(tài)勢。從中心檔案館統(tǒng)計的數(shù)據(jù)來看，近三年來，全市每年形成公路檔案1950多卷，截至2020年底，館藏檔案總量達63171卷，基本涵蓋了文書檔案、科技檔案、聲像檔案、電子檔案等多種類型。

1.3 檔案來源多源、廣泛，收集難度大

公路檔案來自交通主管部門、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位、設(shè)計單位等，公路檔案來源渠道多加劇了后期檔案的收集難度，公路檔案內(nèi)容有公路項目建設(shè)檔案、公路項目管養(yǎng)檔案、監(jiān)理檔案和勘察設(shè)計類檔案等，載體形式有聲像類、電子類、紙質(zhì)類等。公路項目檔案來源渠道多，有的文件資料存放于公路管養(yǎng)工程指揮部，有的存放于長期承包管理單位。此外，公路檔案從其立項、勘測、建設(shè)到移交，周期往往為數(shù)年，周期長是其另一特點，眾多不確定因素極易加大公路檔案丟失、損壞風險。

1.4 檔案利用量大、多樣，需求多元化

公路項目建設(shè)完成后，公路改造、擴建、管理維護、等級提升，都需要查詢館藏檔案資料。此外，還涉及審計、紀檢等部門對公路管理中檔案的取證、考核、查詢，社會不特定群體對公路項目檔案查詢、利用需求量持續(xù)增加。既有公路管理主管單位查詢、利用，也有設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位，以及審計、紀檢，甚至是公檢法等司法部門的查詢。檔案查詢利用量大、主體多樣，需求多元也增加了檔案保管的安全風險，給公路檔案管理提出更高要求。

2 公路檔案信息化管理的主要特點

新時代，公路檔案信息化借助公路業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)同步完成檔案資料收集、整理、歸檔，在信息化的同時達到公路檔案數(shù)字化目標，即利用公路業(yè)務(wù)管理軟件直接生成PDF/A格式電子文件入庫，利用掃描設(shè)備、軟件等配套工具快速將紙質(zhì)檔案拆分掃描歸檔入，通過圖文管理軟件將PDF、Excel、Word等軟件生成的電子文件收集存儲，同步轉(zhuǎn)化為PDF/A格式歸檔入庫。公路檔案信息化管理有如下明顯特點。

2.1 文檔一體化

通過公路檔案業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，從公路建設(shè)之初便可實行與檔案同步收集，在公路項目完成后同步實現(xiàn)檔案數(shù)字化錄入，并對檔案自動進行分類、匯總、編號。公路項目業(yè)主單位、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位將其掌握的工程檔案錄入，便可實現(xiàn)在系統(tǒng)內(nèi)信息共享，各單位根據(jù)其權(quán)限查詢到所對應(yīng)的檔案信息，簡化檔案查詢、利用審批手續(xù)，提高工作效率。公路檔案數(shù)據(jù)錄入后生成相應(yīng)的案卷目錄，并自動生成卷內(nèi)目錄、案卷目錄、全引目錄和匯總表等索引，管理系統(tǒng)可自動形成目錄統(tǒng)計、利用統(tǒng)計、查詢統(tǒng)計等報表，規(guī)范工程項目竣工檔案管理。

2.2 管理精細化

公路檔案數(shù)量多、要求高，建立在制度、人員基礎(chǔ)之上的信息化管理，可實現(xiàn)公路檔案管理精細化目標。利用Web2.0將各種碎片化的公路檔案進行信息化聚合，剔除冗余信息，從檔案資料收集的源頭就實現(xiàn)管理精細化。無論是業(yè)主單位、施工單位，還是監(jiān)理單位，均可登錄檔案信息管理系統(tǒng)，根據(jù)不同用戶的權(quán)限進行登錄、訪問，實現(xiàn)檔案資源共享。即便公路需要管養(yǎng)和運維，也可直接登錄檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)出相應(yīng)的檔案資料，實現(xiàn)精準化查詢、利用。

2.3 檔案電子化

根據(jù)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，公路檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)本著統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標準、便于利用、確保安全的管理原則，利用大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、計算機通信技術(shù)等，將檔案管理系統(tǒng)與公路項目業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)無縫銜接，以電子形式移交、存儲公路檔案，簡化檔案移交歸檔工作。

3 公路檔案信息化系統(tǒng)方案

目前，公路檔案管理的依據(jù)主要有《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》 《關(guān)于貫徹執(zhí)行公路工程竣交工驗收辦法有關(guān)事宜的通知》 《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》 《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等。針對公路檔案的特點和這些規(guī)范要求，近年來各地完善公路檔案信息化系統(tǒng)方案，加快了公路檔案信息化建設(shè)進程。

3.1 設(shè)計原則

應(yīng)堅持五個原則。一是三同步原則。按照同步開工、同步實施、同步交工的原則，將事前介入、中間控制、事后檢查和驗收貫穿于公路檔案管理全過程。二是全過程原則。公路檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)基于公路項目設(shè)計、勘測、施工、驗收，以及文件和檔案生命周期全過程管理進行優(yōu)化設(shè)計，涵蓋每一個環(huán)節(jié)公路檔案管理。三是統(tǒng)一性原則。公路工程檔案范圍廣、種類多、周期長，應(yīng)基于公路工程檔案特點編制統(tǒng)一的標準和規(guī)范性要求，統(tǒng)一公路工程檔案資料收集、整理、編研、利用等全過程質(zhì)量標準。四是可擴展性原則。一方面，公路檔案信息系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)包括各部門、單位分級分層設(shè)計，另一方面，也要秉持可擴展性原則，基于靈活的自定義、自調(diào)整設(shè)計，滿足后期公路部門職能變化的現(xiàn)實需要。五是安全性原則。公路檔案信息化系統(tǒng)設(shè)計及應(yīng)用應(yīng)確保其系統(tǒng)運行平穩(wěn)、高效和安全。

3.2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

根據(jù)公路檔案特點，其信息化系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)包括五個子系統(tǒng)和三個平臺。五個子系統(tǒng)，即公路工程報表管理子系統(tǒng)、公路工程現(xiàn)場報表填報及審批子系統(tǒng)、公路文件資料管理子系統(tǒng)、OA辦公應(yīng)用子系統(tǒng)和系統(tǒng)權(quán)限及公路檔案數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)。三個平臺，即公路工程現(xiàn)場檔案資料管理平臺、網(wǎng)絡(luò)化管理平臺、檔案管理平臺。其中，公路工程現(xiàn)場檔案資料管理平臺主要是接受公路項目各參與方檔案資料的填報、審查、流轉(zhuǎn)、檢索和利用等，重點是解決因公路項目周期長、流轉(zhuǎn)時間久、資料難收集的難題，通過建立較為完備的資料管理系統(tǒng)，做到項目檔案事前、事中、事后全過程管理，實現(xiàn)對公路文件、資料和報表的填報、審查、歸檔等信息化管理。網(wǎng)絡(luò)化管理平臺則是解決公路項目公文來往及業(yè)主、監(jiān)理、施工等行政辦公方面業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的檔案資料。檔案管理平臺則是將公路檔案分類管理、檢索、利用等進行統(tǒng)一操作，便于訪問和查詢利用。

3.3 業(yè)務(wù)步驟

根據(jù)公路檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計原則及結(jié)構(gòu)組成，其功能模塊主要包括十個方面：檔案收集、檔案檢索、檔案編制、電子借閱、紙質(zhì)借閱、在線服務(wù)、往來公文、數(shù)字檔案、數(shù)據(jù)交互、匯總統(tǒng)計。實現(xiàn)這十個方面的模塊步驟，主要包括收集、整理、掃描、索引、組卷等流程。（1）收集。根據(jù)公路項目特點，按照公路工程劃分資料收集范圍和要求，以及施工和監(jiān)理單位/分部/分項工程、文件類等，收集文件原件。文件收集內(nèi)容包括收集計劃制定、文件資料移交、文件收集鑒別、錄入文件條目。施工及監(jiān)理單位應(yīng)將收集的資料報業(yè)主單位。（2）整理。公路檔案收集后，按照單位/分部/分項工程、文件類排序依次整理，工程文件原件則按照文件排序標準進行整理。（3）掃描。收集到的紙質(zhì)檔案資料，需進行數(shù)字化掃描、糾偏、去黑邊、質(zhì)檢和條目掛接等操作。（4）索引。公路檔案掃描完成，需要將掃描后的文件與公路工程文件掛接，在檔案管理系統(tǒng)中建立相應(yīng)的文件索引鏈接。應(yīng)檢查電子文件與原件是否一致，公路工程信息、文件著錄項、文件題名是否準確等。（5）組卷。按照《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》 《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》 《會計檔案案卷格式》等，利用計算機信息技術(shù)提升自動組卷質(zhì)量和效率。

3.4 技術(shù)路線

公路檔案信息化系統(tǒng)本著用戶體驗和實際管理需要，采用C/S+B/S混合技術(shù)路線，即，C/S（客戶端/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)+B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)模式。其中，C/S結(jié)構(gòu)具有維護便捷，操作效率高的優(yōu)勢，B/S結(jié)構(gòu)則具有很好的交互性，公路檔案業(yè)主單位采用C/S結(jié)構(gòu)，負責公路檔案管理，監(jiān)理、施工的單位則選用Win32單機系統(tǒng)運行。B/S結(jié)構(gòu)主要用于系統(tǒng)檢索，滿足不同用戶需求。軟件開發(fā)選用MVC模式，其中M為模型層，V為表現(xiàn)層，C為控制層，MVC模式具有很好的可擴展性和系統(tǒng)配置靈活性，滿足后期新增公路檔案欄目的需要。數(shù)據(jù)規(guī)范采用XML標準定義，這也是目前檔案界在信息化應(yīng)用過程中普遍采用的數(shù)據(jù)規(guī)范，可以實現(xiàn)公路檔案管理信息無縫銜接。系統(tǒng)應(yīng)支持WEB服務(wù)標準，可在系統(tǒng)授權(quán)范圍內(nèi)遠程調(diào)用功能模塊。

4 公路檔案信息化管理推進措施

4.1 樹立公路檔案信息化思想觀念

應(yīng)充分認識到公路檔案信息化建設(shè)和管理的重大意義和必要性，將公路檔案信息化管理納入公路工作的重要議事日程，與其他業(yè)務(wù)工作同部署、同落實、同檢查、同考核，切實在思想上轉(zhuǎn)變公路檔案信息化管理理念，將公路檔案信息化管理作為推動新時代公路事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性任務(wù)，列入公路部門綜合管理目標和部門信息化建設(shè)考核內(nèi)容之中，加大推進力度。

4.2 把握公路檔案信息化發(fā)展趨勢

公路工程標準化、檔案數(shù)字化、辦公自動化是當前公路事業(yè)發(fā)展的重要特點，也標志著公路建設(shè)與管理步入了數(shù)字化時代。檔案管理也進入數(shù)字化云管理時代，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理邁向了文件電子化、檔案信息化管理。從公路檔案查詢、利用的現(xiàn)實需要看，無論是公路的改建、擴建還是翻建，都需查詢原始數(shù)據(jù)，借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和平臺查詢、復(fù)制電子文本的利用者越來越多，公路檔案信息化越發(fā)必要。

4.3 做好公路檔案信息化頂層規(guī)劃

將公路檔案信息化建設(shè)納入公路部門事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制訂公路檔案信息化管理短中長期發(fā)展規(guī)劃，分步實施。做好人、財、物支持和保障，根據(jù)公路檔案信息化管理需要，添置必要的計算機、服務(wù)器、刻錄機、掃描儀等設(shè)備，及時升級檔案管理軟件系統(tǒng)，保證檔案信息化的正常推進和發(fā)揮作用。

4.4 夯實公路檔案信息化基礎(chǔ)工作

從硬件和軟件兩個方面持續(xù)夯實公路檔案信息化工作基礎(chǔ)。硬件方面，主要是加快檔案信息化館室等物質(zhì)基礎(chǔ)建設(shè)，添置信息化所必需的信息設(shè)備。軟件則主要是開發(fā)或者完善檔案管理信息系統(tǒng)，滿足檔案管理功能需要，確保信息系統(tǒng)及檔案信息安全。還應(yīng)建立健全檔案信息化管理各項規(guī)章制度及考核辦法，明確相關(guān)的操作規(guī)則和標準規(guī)范等，做到有章可循。

4.5 推動公路檔案信息化落實

一分部署，九分落實。公路檔案信息化建設(shè)貴在堅持、重在落實。應(yīng)加快公路電子文件資料的歸檔，確定公路電子檔案信息歸檔范圍及其保管期限，明確不同系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的歸檔時間、歸檔方法、歸檔程序和歸檔要求，保存于專用服務(wù)器，確保數(shù)據(jù)安全。加快館（室）藏檔案數(shù)字化進程，尤其是紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，必要時委托第三方進行專業(yè)技術(shù)管理和檔案數(shù)字化，確保數(shù)字化進程。