當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀及其對(duì)策

任麗麗 山東省煙臺(tái)護(hù)士學(xué)校

中職學(xué)校中的檔案資源是指學(xué)校在長期發(fā)展的過程中，包括教育教學(xué)方面、學(xué)校建設(shè)方面以及其他的活動(dòng)組織方面形成的一些具有保存價(jià)值的各種信息資源，這些信息資源可以通過文字、圖表或者是影像資料的形式進(jìn)行保存，因此體現(xiàn)出多元化的效果，對(duì)中職學(xué)校的檔案進(jìn)行合適的管理，能夠促進(jìn)中職學(xué)校的產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，讓現(xiàn)代化的職業(yè)教育工作得到順利的開展，推進(jìn)中等職業(yè)教育事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，促進(jìn)職業(yè)教育體系的改革和創(chuàng)新。因此，文章針對(duì)中職學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行的分析意義重大。

一、中職學(xué)校檔案具有的重要作用

檔案是中職學(xué)校發(fā)展過程中最為珍貴的資料，會(huì)反映出中職學(xué)校在發(fā)展過程中的改革成果、教學(xué)效果以及人才的培養(yǎng)成果，因此是中職學(xué)校發(fā)展的歷史記錄，檔案管理工作的開展會(huì)體現(xiàn)出檔案資料的重要作用，為中職學(xué)校的師生提供信息方面的幫助和方便，為新時(shí)期中職學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展提供參考的依據(jù)。

首先，中職學(xué)校的檔案資料是學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)樹立學(xué)校形象的重要依據(jù)，中職學(xué)校不僅僅是產(chǎn)生檔案的主體，同時(shí)也是讓檔案資料發(fā)揮實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的重要場所。學(xué)校的檔案在學(xué)校的形成、發(fā)展以及變化的全過程產(chǎn)生作用，同時(shí)又會(huì)貫穿于學(xué)校教育教學(xué)工作的整個(gè)環(huán)節(jié)，滲透在具體的組織以及管理等不同的方面，能夠?qū)W(xué)校的教學(xué)、管理以及運(yùn)行的發(fā)展軌跡進(jìn)行真實(shí)、全面的記錄，能夠?qū)W(xué)校產(chǎn)生重要的影響。對(duì)學(xué)校的檔案資料進(jìn)行全面細(xì)致的分析，能夠更好地了解學(xué)校的具體特點(diǎn)以及學(xué)校的發(fā)展規(guī)律，通過分析學(xué)?，F(xiàn)存的檔案資料，能夠掌握學(xué)校中的教學(xué)教育工作等多個(gè)方面的嚴(yán)格以及演變的情況，總結(jié)出學(xué)校自身的形象以及價(jià)值觀建設(shè)的成敗效果，也就是說，中職學(xué)校的檔案資料是學(xué)校樹立形象的重要依據(jù)。

其次，中職學(xué)校的檔案資料是中職學(xué)校中重要的一筆財(cái)富。一般來說，在中職院校的發(fā)展過程中，記載好的檔案資料能夠?yàn)榻虒W(xué)科研提供相應(yīng)的服務(wù)。學(xué)校的檔案中有很多都保存著學(xué)校教育教學(xué)工作中積累的豐富經(jīng)驗(yàn)和獲得的成果，這些檔案本身就會(huì)浸透教師的心血和汗水，也能夠反映出學(xué)校的教職工人員在學(xué)校發(fā)展過程中所做出的突出貢獻(xiàn)，以及付出的努力，能在一定程度上體現(xiàn)出中職學(xué)校的教學(xué)綜合水平，因此是學(xué)校的教師勞動(dòng)創(chuàng)造的結(jié)晶。只有對(duì)中職學(xué)校中的檔案信息資料進(jìn)行充分利用，使其發(fā)揮作用，才能夠使檔案資料的價(jià)值得到發(fā)揮，讓教學(xué)工作順利的開展成為后續(xù)教學(xué)工作實(shí)踐過程中可參考的依據(jù)。

二、中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）對(duì)于檔案管理工作的重視度缺乏

當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作中，會(huì)發(fā)現(xiàn)有關(guān)的管理部門和管理工作人員對(duì)于檔案管理工作的重視度并不足，他們認(rèn)為檔案管理工作是一個(gè)可有可無的工作，而沒有充分認(rèn)識(shí)到這部分工作對(duì)于現(xiàn)代化的教育事業(yè)所產(chǎn)生的推動(dòng)作用，以及重要的影響，導(dǎo)致檔案管理意識(shí)并不強(qiáng)，嚴(yán)重影響到了檔案資源開發(fā)的效果，也會(huì)導(dǎo)致檔案資料的利用率下降。由于在檔案管理工作中缺乏重視，因此沒有構(gòu)建形成全面、系統(tǒng)、完整的檔案管理制度，沒有規(guī)范員工的行為，更加沒有對(duì)負(fù)責(zé)中職學(xué)校檔案管理工作的工作人員進(jìn)行制度的考核以及激勵(lì)，導(dǎo)致檔案工作人員在實(shí)際工作中缺乏積極性，在工作的過程中隨意自由、敷衍了事，嚴(yán)重影響到中職學(xué)校檔案管理工作效率。

（二）中職學(xué)校的檔案管理監(jiān)督體系尚不完善

首先是中職院校中的檔案管理制度尚未建設(shè)完善。現(xiàn)如今我國對(duì)于中職學(xué)校開展的檔案管理工作，仍然沒有制定出完善、系統(tǒng)、規(guī)范的規(guī)章制度來對(duì)其中的細(xì)節(jié)進(jìn)行明確，很多中職學(xué)校的檔案制度也只是直接照搬照抄其他單位的制度體系，而并沒有綜合考慮到中職學(xué)校的實(shí)際情況，因此導(dǎo)致他們所遵循的管理制度體系對(duì)于中職學(xué)校的檔案管理工作缺乏可操作性。其次是由于中職學(xué)校的檔案管理部門一般會(huì)由檔案行政管理部門以及教育行政部門直接去進(jìn)行管理。而在這兩個(gè)部門中，教育行政管理部門可能更加關(guān)注中職學(xué)校的基礎(chǔ)教育教學(xué)工作，對(duì)于檔案管理工作的重視度不足，也沒有安排關(guān)鍵的人員去負(fù)責(zé)中職學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)性監(jiān)督，導(dǎo)致在實(shí)際工作中出現(xiàn)的一些問題無法得到及時(shí)的反映和解決，也難以在中職學(xué)校的檔案管理方面投入更多的支持，配合中職學(xué)校的檔案管理需求。

（三）政治學(xué)校檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平有待提升

中職學(xué)校組織開展檔案管理工作時(shí)，可能由于領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理工作的重要性缺乏了解，認(rèn)為這份檔案管理工作是一項(xiàng)十分簡單、沒有任何復(fù)雜問題的工作，因此在人力資源的安排方面就沒有投入太大的關(guān)注，甚至可能讓中職學(xué)校的檔案管理人員去兼任其他部門的工作，導(dǎo)致在檔案管理工作中無法投入足夠的精力，也會(huì)影響到檔案管理的工作成效，直接導(dǎo)致應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸納和整理的檔案資料堆積如山，無法得到及時(shí)消化，檔案工作也無法進(jìn)入正常的發(fā)展軌道。另外，在中職學(xué)校中負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，包括人員的專業(yè)能力、綜合素質(zhì)以及文化程度等多個(gè)方面都并不完全一致，有一些工作人員的素質(zhì)水平比較低，在他們工作的過程中，無法應(yīng)用專業(yè)的檔案管理知識(shí)去解決工作中的問題，更加無法發(fā)揮自身的重要作用，導(dǎo)致中職學(xué)校的檔案管理成效無法保障。

（四）中職學(xué)校的檔案管理方式太過落后

在學(xué)校的建設(shè)以及發(fā)展過程中，仍然可能使用傳統(tǒng)落后的檔案管理方式和方法，應(yīng)有這種傳統(tǒng)的檔案管理模式的工作質(zhì)量以及效率比較低下，無法滿足當(dāng)前信息化時(shí)代下對(duì)中職學(xué)校檔案管理工作產(chǎn)生的特殊需求。當(dāng)中職學(xué)校中的檔案文件資料進(jìn)行立卷、歸檔、整理之后，可能仍然會(huì)采取人工的方式來對(duì)檔案進(jìn)行整理和編輯，這個(gè)過程消耗的時(shí)間會(huì)更長，整體速度相對(duì)來說更慢，同時(shí)檔案管理工作人員也沒有投入太多的精力針對(duì)檔案資料進(jìn)行開發(fā)和利用。使用這種落后的手段對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢時(shí)，檢索的速度慢，查找資料的準(zhǔn)確性低，在使用檔案資料時(shí)也會(huì)產(chǎn)生比較嚴(yán)重的磨損現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案管理成效。

三、中職學(xué)校檔案管理工作的開展對(duì)策

中職學(xué)校檔案管理工作中，具體的開展對(duì)策可以從五個(gè)方面進(jìn)行，即要正確看待中職學(xué)校檔案管理工作、要進(jìn)一步完善中職學(xué)校等管理監(jiān)督體系、要提高中職學(xué)校檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平、要改進(jìn)中職學(xué)校檔案管理的方式以及重視中職學(xué)校檔案基礎(chǔ)性建設(shè)，詳情如下：

（一）要正確看待中職學(xué)校檔案管理工作

在中職學(xué)校的相關(guān)工作開展過程中，要讓教職工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，就要從思想上轉(zhuǎn)變工作人員對(duì)于文書檔案工作的具體認(rèn)識(shí)，使人們從思想上對(duì)其有正確的理解。只有發(fā)揮這種檔案工作的重要價(jià)值，人們才會(huì)更加愿意深入探討其中的哲理和問題，對(duì)這些問題加以重視。首先是需要中職學(xué)校能夠從物質(zhì)基礎(chǔ)上來對(duì)學(xué)校的檔案管理工作提供支持，通過合理的運(yùn)行機(jī)制來對(duì)檔案信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)木庉嫼驼?，讓檔案工作更加規(guī)范。另外是學(xué)校再對(duì)具體檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，需要將文書檔案工作歸結(jié)到全年度的工作方案中，這樣才能夠提高檔案管理工作的地位和影響力，也能夠讓中職學(xué)校中的所有人員充分認(rèn)識(shí)到學(xué)校的文書檔案管理工作對(duì)于中職院校的發(fā)展所產(chǎn)生的重要影響，從而促進(jìn)相關(guān)工作的順利進(jìn)行。

（二）要進(jìn)一步完善中職學(xué)校等管理監(jiān)督體系

首先，要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)于中職學(xué)校檔案管理制度體系的規(guī)范性建設(shè)和完善。中職學(xué)校中的行政管理部門以及檔案行政管理部門需要結(jié)合中職學(xué)校的實(shí)際情況，共同配合并且參與建設(shè)完善中職學(xué)校的檔案管理制度體系，對(duì)其中的一些細(xì)節(jié)加以明確，從而能夠確保中職學(xué)校的文書檔案管理能夠有相應(yīng)的法律依據(jù)可遵循。中職學(xué)校也需要根據(jù)檔案管理的具體特點(diǎn)去完善內(nèi)部的制度，明確不同部門的工作職責(zé)以及內(nèi)容，讓檔案管理的搜集整理、劃分等不同的環(huán)節(jié)都能夠有具體的參考，使之按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理。其次是要進(jìn)一步強(qiáng)化針對(duì)中職學(xué)校檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)要求，負(fù)責(zé)中職學(xué)校檔案管理的工作部門以及學(xué)校的行政管理部門可以共同配合到其中，參與并選取合適的負(fù)責(zé)檔案管理的監(jiān)督工作人員，也需要定期檢驗(yàn)工作人員的工作情況，了解學(xué)校的檔案管理工作，將業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況和工作人員的績效考核情況相互匹配，讓相關(guān)的部門管理工作人員在工作時(shí)更加積極，使檔案管理的準(zhǔn)確性得到提升，讓中職學(xué)校的檔案管理工作能夠更加順利地開展。

（三）要提高中職學(xué)校檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平

中職學(xué)校的檔案管理工作人員要切實(shí)履行好自身的責(zé)任，做好檔案管理工作，就需要先樹立愛崗敬業(yè)的精神，具有良好的職業(yè)道德，并且在工作的過程中，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行創(chuàng)新服務(wù)，讓自身的檔案管理手段更加先進(jìn)和豐富，管理的質(zhì)量水平得到提升。因此，要在中職學(xué)校檔案管理工作中，秉持認(rèn)真細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)周到的服務(wù)理念，讓檔案管理工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)都能有所保障，提高檔案工作的整體質(zhì)量水平，為中職學(xué)校中的教學(xué)部門和學(xué)生提供更好的服務(wù)，讓檔案資料室成為師生信賴和依靠的關(guān)鍵部門。實(shí)際上，檔案管理本身不是一項(xiàng)簡單的工作，其中會(huì)涉及很多內(nèi)容，要真正提高檔案管理的質(zhì)量，發(fā)揮檔案管理的作用，就要求中職學(xué)校的檔案管理工作人員在工作的過程中具有責(zé)任心和職業(yè)感，始終秉持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度以及樂于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，用自己所學(xué)的檔案管理知識(shí)去解決工作中遇到的每一個(gè)問題，提高檔案管理的成效，使學(xué)校的各項(xiàng)工作都能夠順利展開，并讓學(xué)校發(fā)展過程中產(chǎn)生的各部分資料得到妥善的管理。

（四）要改進(jìn)中職學(xué)校檔案管理的方式

首先，要讓現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理手段在檔案管理工作中得到充分的應(yīng)用，開發(fā)利用檔案信息資源絕不僅僅是檔案工作的目的，還是社會(huì)發(fā)展的需求，信息技術(shù)的掌握直接影響到各方面工作的成果，而信息技術(shù)也已經(jīng)成為當(dāng)前經(jīng)濟(jì)建設(shè)過程中的戰(zhàn)略發(fā)展需要和十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，因此要結(jié)合實(shí)際情況改變傳統(tǒng)落后的管理體制，讓中職學(xué)校中的檔案信息資源開發(fā)效果得到提升，建立系統(tǒng)、完善的檔案信息開發(fā)結(jié)構(gòu)體系，讓信息的溝通渠道更加豐富，并讓信息化的檔案資源為中職院校的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，使檔案資源的安全性得到提升。其次，要進(jìn)一步創(chuàng)新檔案信息管理的方式，通過引進(jìn)現(xiàn)代化先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng)，使用信息化的媒介和工具，實(shí)現(xiàn)對(duì)中職學(xué)校檔案的全過程電子化管理，通過這種方式讓檔案工作的整體質(zhì)量水平得到顯著的提升，同時(shí)也可以通過對(duì)傳統(tǒng)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化加工，來實(shí)現(xiàn)所有檔案的信息化處理。另外，條件豐富的學(xué)校也可以構(gòu)建全面的數(shù)字檔案管理，使這種電子檔案系統(tǒng)的建立，能夠讓檔案的管理效果更加簡單方便，節(jié)省人力資源，也能夠?yàn)闄n案需求者查詢檔案提供幫助。

（五）重視中職學(xué)校檔案基礎(chǔ)性建設(shè)

中職學(xué)校檔案管理工作的開展，離不開基礎(chǔ)物質(zhì)建設(shè)必要的物質(zhì)條件，也是檔案工作順利開展和檔案管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)保障。近些年來，社會(huì)的不斷發(fā)展，讓人們的生活越來越簡單方便，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用更加普遍，傳統(tǒng)的檔案信息管理方式已經(jīng)無法滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。在此基礎(chǔ)上，需要在中職學(xué)校的發(fā)展過程中投入更多的資金，為學(xué)校的檔案管理配備計(jì)算機(jī)等專用的辦公設(shè)備，讓電子檔案管理的防護(hù)系統(tǒng)得到升級(jí)，讓數(shù)據(jù)的備份以及恢復(fù)效果更加理想，使中職學(xué)校的檔案信息化管理效果得到進(jìn)一步的提升，防止在信息檔案管理的過程中，由于受到外界環(huán)境的影響而遭遇到資源的破壞，對(duì)后續(xù)的資料使用產(chǎn)生限制。

四、結(jié)語

總之，中職學(xué)校開展的檔案管理工作對(duì)于中職學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的意義。學(xué)校的檔案管理工作能夠反映出一個(gè)學(xué)校的管理水平，了解學(xué)校的發(fā)展軌跡，并且為學(xué)校的未來發(fā)展提供參考指導(dǎo)，因此需要重視中職學(xué)校的檔案管理工作。文章針對(duì)中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀以及對(duì)策進(jìn)行的研究，以促進(jìn)檔案資源的充分開發(fā)利用，讓檔案資源的作用得到進(jìn)一步的體現(xiàn)，使檔案資源服務(wù)于學(xué)校。