大數(shù)據(jù)視角下高職院校學(xué)生檔案信息化管理策略研究

余亞浩 河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院

2021 年《教育部關(guān)于加強(qiáng)新時代教育管理信息化工作的通知》提出：教育信息化的主體部分是教育管理信息化，其包含的基本因素有以信息為載體的系統(tǒng)、以數(shù)據(jù)為對象的資源和以硬件為基礎(chǔ)的設(shè)施，并通過運(yùn)用信息技術(shù)改變管理理念、創(chuàng)新管理方式、提高管理效率，支撐教育決策、管理和服務(wù)，實(shí)現(xiàn)教育管理的現(xiàn)代化歷程轉(zhuǎn)變。而學(xué)生檔案信息化是教育管理信息化的基礎(chǔ)，因此發(fā)展學(xué)生檔案信息化，有助于推動教育現(xiàn)代化進(jìn)程。高等職業(yè)教育是我國高等教育體系發(fā)展中不可或缺的部分，勢必會響應(yīng)時代號召，改革與創(chuàng)新機(jī)制，為服務(wù)“中國制造2025”等重大戰(zhàn)略提供技術(shù)技能人才支撐。

大數(shù)據(jù)提供的信息是個性化的數(shù)據(jù)服務(wù)，在實(shí)際生活中越來越多的應(yīng)用，例如短視頻App、購物App。因此大數(shù)據(jù)結(jié)合學(xué)生檔案的重要性顯而易見，這也充分體現(xiàn)了國家“與時俱進(jìn)”和“以人為本”的思想以及對高校學(xué)生的高度重視和人文關(guān)懷。檔案管理在高職院校的發(fā)展中本應(yīng)受到的重視，但在現(xiàn)實(shí)中卻無法保證地位，使得高職院校檔案信息發(fā)展受到了挑戰(zhàn)，出現(xiàn)了矛盾，正因?yàn)槊艿拇嬖冢彩沟酶呗氃盒５膶W(xué)生檔案管理成為學(xué)術(shù)界一直研究的重要課題。而高職院校學(xué)生檔案信息化隨著社會的發(fā)展逐步成為檔案的新興領(lǐng)域，成為引領(lǐng)檔案新科技的方式。

一、研究現(xiàn)狀

（一）國外研究現(xiàn)狀

日本學(xué)者提出來信息化的概念，美國憑借其得天獨(dú)厚的優(yōu)勢——科技、人才、資金，抓住了檔案信息化發(fā)展的重要時機(jī)，使檔案信息化在美國得以快速發(fā)展并成長為信息化領(lǐng)域的“標(biāo)桿”。美國檔案與文件機(jī)構(gòu)早在20 世紀(jì)90 年代共同組建了檔案信息系統(tǒng)，成為世界信息化的代表。早期發(fā)展的代表國家還有英國，因其擁有強(qiáng)大資本注入，使得檔案信息化管理起步順利、發(fā)展較快。截至2011 年，在英國國家檔案館官方網(wǎng)站上，公眾可以分享包括一億多份在線資料，130 多萬份共享資料和超過2200 兆字節(jié)的數(shù)字檔案，相當(dāng)于330 億頁A4紙張的文字記錄的電子資源。雖然檔案信息化發(fā)展在各國較為順利，但是對于高職院校學(xué)生檔案信息化管理研究還是較少，并沒有針對高職院校的特殊性來研究。

（二）國內(nèi)研究現(xiàn)狀

我國對高校檔案信息化管理的研究主要集中在可行性和必要性的研究、現(xiàn)狀及存在問題研究、存在問題的原因分析、對策研究等方面。陳芳對高職院校檔案管理社會服務(wù)功能進(jìn)行了研究，并拓寬了檔案管理社會功能的服務(wù)范圍。羅丹認(rèn)為，高校檔案信息化管理是信息時代發(fā)展的需求、有利于檔案永久保存、有利于檔案信息資源的高效利用、有利于科學(xué)歸檔和建檔。陳丹指出了推進(jìn)高校檔案信息化管理的四個策略：增加信息化基礎(chǔ)設(shè)備、對檔案信息化管理制度進(jìn)行有效創(chuàng)新、對檔案管理工作理念進(jìn)行有效創(chuàng)新。綜上所述，可以看出關(guān)于高校檔案信息化管理的研究在國內(nèi)已有較為廣泛的開展，但是研究很少從高職院校角度去分析和闡述。畢竟高職院校與普通高等院校的培養(yǎng)層次、辦學(xué)理念等存在差異，需要將兩者分開討論分析，因此有必要從管理學(xué)的高度去研究和分析高職院校學(xué)生檔案信息化管理，使高職院校檔案信息化能夠更加順利開展。

二、將大數(shù)據(jù)融入到高職院校學(xué)生檔案管理的必要性

隨著國家教育體制的改革，普通高等院校與高職院校發(fā)展要按照不同的國家政策和方針執(zhí)行，高職院校的招生規(guī)模從2019 年開始不斷地擴(kuò)大，學(xué)生檔案的數(shù)量也出現(xiàn)短時間激增的現(xiàn)象。而在此之前由于學(xué)生檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致學(xué)生檔案內(nèi)容存在缺失，而且在傳遞和保管過程中也出現(xiàn)各種各樣的問題。高職院校學(xué)生檔案管理工作和社會主義結(jié)構(gòu)的建設(shè)有著息息相關(guān)的聯(lián)系，是輸送高技能人才的重要通道之一，和高職院校學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)方向、人生規(guī)劃有關(guān)。將大數(shù)據(jù)融入到高職院校學(xué)生檔案管理中十分必要，不僅能夠促進(jìn)學(xué)生檔案信息化地快速發(fā)展，還能夠讓學(xué)生體驗(yàn)檔案信息化便捷所帶來的益處。

學(xué)生檔案當(dāng)中記錄了學(xué)生家庭情況、學(xué)習(xí)成績、政治思想表現(xiàn)以及身體狀況等，統(tǒng)一經(jīng)文字方式所記錄，還包含學(xué)籍、人事、黨團(tuán)材料等，是學(xué)習(xí)階段當(dāng)中的一個縮影。其中詳細(xì)描述了當(dāng)中畢業(yè)生登記表以及普通高中學(xué)生學(xué)籍管理等各項資料?，F(xiàn)如今國內(nèi)各大高校對檔案大數(shù)據(jù)的定義尚且停留在治療數(shù)量規(guī)模較大且無法通過目前主流軟件工具在合理時間內(nèi)達(dá)到截取、管理、處理并整理為有效信息的一個階段?，F(xiàn)階段大數(shù)據(jù)在檔案管理當(dāng)中所發(fā)揮的作用具有一定的局限性，檔案數(shù)據(jù)只需要記錄產(chǎn)生和管理過程中的活動軌跡，和檔案密切相關(guān)且有利用價值的各項信息則無法及時錄入到檔案管理當(dāng)中，無法在規(guī)定時間內(nèi)對所采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，因此完成學(xué)生檔案信息化發(fā)展亟待解決與大數(shù)據(jù)融合的問題。

例如：學(xué)校在錄入學(xué)生檔案信息的過程中，在登記好學(xué)生個人信息的基礎(chǔ)條件下，還需要及時地對檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確定信息數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。實(shí)現(xiàn)檔案信息共享化，以便學(xué)生在日常的學(xué)習(xí)生活中，也能夠通過校園網(wǎng)對個人信息進(jìn)行查詢。設(shè)立專用的反饋郵箱，將網(wǎng)絡(luò)上的遺漏信息或錯誤信息及時進(jìn)行更新和補(bǔ)全，確保學(xué)生檔案管理的完整性。大數(shù)據(jù)與學(xué)生檔案信息化融合不僅僅是時代所需，也是社會形勢發(fā)展的必然選擇，高職院校學(xué)生檔案信息化的特殊性也決定了學(xué)生檔案信息化與大數(shù)據(jù)融合會更加貫通、完整。

三、高職院校學(xué)生檔案信息化存在的問題

（一）體制陳舊、觀念淡薄

縱觀高職院校的發(fā)展史，隨著我國社會的不斷發(fā)展，高職院校培養(yǎng)的專業(yè)性人才在社會分工中的位置日趨突出。即高職院校培養(yǎng)的技能型人才在未來社會就業(yè)中占據(jù)了中堅力量，而直接影響高職學(xué)生就業(yè)很重要的一方面是學(xué)生檔案。以河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院為例，該院校學(xué)生的檔案一般保管在各系部辦公室，也會有學(xué)生檔案保管在輔導(dǎo)員辦公室的情況，檔案信息的安全性根本無法得到保證，偶有發(fā)生因教師管理失誤出現(xiàn)學(xué)生檔案丟失的現(xiàn)象。此外，學(xué)院檔案室保管的畢業(yè)學(xué)生檔案信息不完整，如學(xué)生的畢業(yè)證號只保存了最近二十年的資料，2000 年以前保存的學(xué)生檔案不是存在檔案信息有誤的情況就是存在檔案資料保存不齊全的狀況，導(dǎo)致檔案資源保管缺失。正是因?yàn)楣芾碇贫鹊穆浜?、觀念的淡薄，對目前高職院校學(xué)生檔案信息化的的發(fā)展帶來了障礙。

體制的陳舊與觀念的淡薄是目前高職院校發(fā)展檔案事業(yè)的“通病”，是限制檔案信息化發(fā)展的關(guān)鍵。只有轉(zhuǎn)變管理體制和管理理念，高職院校的檔案信息化發(fā)展才有根本動力，才有發(fā)展?jié)摿Α?/p>

（二）服務(wù)意識薄弱，利用觀念不強(qiáng)

高職院校檔案室處于學(xué)校行政部門的邊緣化地位，是檔案室服務(wù)意識薄弱的主要原因；學(xué)生畢業(yè)后若沒有及時就業(yè)或不需要利用學(xué)生檔案，是檔案利用觀念不強(qiáng)的主要因素。服務(wù)意識和利用觀念的薄弱共同造成了檔案信息化發(fā)展前進(jìn)不動局面；導(dǎo)致檔案最主要的功能無法實(shí)現(xiàn)，是學(xué)生檔案信息化發(fā)展的障礙之一。教育部公布的2021 年《職業(yè)教育法》修訂草案、2019 年—2021年高職連續(xù)擴(kuò)招三百萬學(xué)生的信息等都在宣布著高職教育高速發(fā)展的時代已經(jīng)到來。檔案服務(wù)意識薄弱是根源上的檔案信息化發(fā)展的不足，因此想要保證高職院校學(xué)生檔案信息化發(fā)展能夠搭上高職教育高速發(fā)展的時代列車，必須要保證檔案部門的主體服務(wù)意識和利用觀念。

以河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院為例，學(xué)院檔案室的發(fā)展受到限制其部門本身也應(yīng)及時自省，檔案服務(wù)意識直接影響查檔者利用狀況，所以檔案部門應(yīng)積極提高服務(wù)意識，提升檔案利用率，使部門工作人員看到檔案信息化發(fā)展給予日常查檔工作帶來的便利性，從而提高檔案信息化發(fā)展的速度。因此，高職院校學(xué)生檔案資源的信息化發(fā)展需要通過提高服務(wù)意識、加強(qiáng)檔案利用來得到提升。

（三）人員培訓(xùn)不到位、缺少復(fù)合型人才

無論什么時期、什么崗位都需要跟上時代的步伐，科技的發(fā)展會給各行各業(yè)帶來翻天覆地的變化，尤其是信息化技術(shù)的應(yīng)用更需要定期由專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證檔案信息技術(shù)能夠趕上時代的腳步。

高職院校學(xué)生檔案是學(xué)校檔案不可分割的部分，但由于很多院校的檔案工作人員是非專業(yè)且沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)的人員，就會造成檔案收集、整理、保管等一系列問題的發(fā)生，更不用提檔案信息化在高職院校的發(fā)展了。以安陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，該校檔案室隸屬于學(xué)院辦公室，具體工作人員有兩名，一名是檔案專業(yè)的本科畢業(yè)生，一名是非專業(yè)的人員。按工作人員的專業(yè)性來說，安陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院有專業(yè)優(yōu)勢，但是由于不重視后期工作人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)和檔案專業(yè)知識信息傳遞，導(dǎo)致工作人員的知識無法跟上時代知識的更替，使得檔案信息化的發(fā)展停滯不前。因此檔案工作人員的培訓(xùn)是否及時、是否到位，直接影響檔案工作的信息化開展是否順利進(jìn)行，檔案工作不再是“兩耳不聞窗外事”的清閑部門，需要保證檔案工作的與時俱進(jìn)。

（四）經(jīng)費(fèi)不足導(dǎo)致硬件基礎(chǔ)設(shè)施欠缺

任何事物的發(fā)展必須要有資金的支持，保證事物順利進(jìn)展。尤其是與信息技術(shù)相關(guān)的專業(yè)，檔案信息化是21 世紀(jì)檔案發(fā)展亟需解決的障礙，要想與世界接軌就要保證檔案信息化的前瞻性。高職院校發(fā)展面臨的主要問題是資金的短缺，很多學(xué)校的教學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施都得不到保障，更不會將學(xué)校檔案信息化發(fā)展提上日程，這也是目前高職院校發(fā)展最主要的問題。很多公辦高職院校滿足于現(xiàn)狀，不主動求變，長久以來一直奉行“穩(wěn)步”的發(fā)展理念，不參與國家級、省級項目發(fā)展，導(dǎo)致學(xué)校沒有得到項目資金，沒有得到國家資金上的支持，以至學(xué)校各項事業(yè)發(fā)展緩慢。河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院每年劃撥于檔案室的經(jīng)費(fèi)十分有限，僅夠檔案日常工作開展所需。目前該學(xué)校檔案室的硬件設(shè)施只有四臺軟件系統(tǒng)為Windows XP 的舊電腦、一臺掃描儀、一臺高拍儀，以這樣的基礎(chǔ)設(shè)施根本無法滿足檔案信息化的發(fā)展。硬件基礎(chǔ)設(shè)施欠缺是檔案信息化發(fā)展的軟肋，所以檔案信息化必須要保證經(jīng)費(fèi)。

四、高職院校學(xué)生檔案信息化發(fā)展趨勢

傳統(tǒng)的檔案管理更多的是以手動操作紙質(zhì)材料為主，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子化的檔案材料正在逐步占據(jù)檔案管理的主體?，F(xiàn)階段的學(xué)生主體是“00 后”，且國家在2000 年—2010 年生育率是穩(wěn)步增長的，所以學(xué)校學(xué)生數(shù)量也是不斷增加的，帶來的直接后果是學(xué)校管理的學(xué)生信息數(shù)量的巨增，結(jié)合大數(shù)據(jù)時代背景下，以前傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)不能滿足學(xué)生檔案信息管理需求。在這種背景下，有效地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建出存儲空間無限大且具有整合分析功能的數(shù)字化學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，不僅可以提升學(xué)生檔案管理水平，還可以提升學(xué)生檔案管理效率。

本論文主要立足于近年來的大數(shù)據(jù)背景下，高職院校學(xué)生檔案管理中的實(shí)際使用情況，通過調(diào)查研究探討在信息化推進(jìn)過程中學(xué)生檔案管理需要做出的新調(diào)整與新應(yīng)對，這樣對現(xiàn)實(shí)的高職院校學(xué)生檔案管理更具實(shí)際的指導(dǎo)作用。學(xué)生檔案管理的研究在大數(shù)據(jù)時代背景下進(jìn)行，所提出的新思路、新舉措、新途徑也更具時代性與先進(jìn)性，對學(xué)生檔案管理理論和實(shí)踐的補(bǔ)充和拓展提供了可能。高職院校對檔案工作的重視程度、檔案管理人員隊伍建設(shè)、檔案管理模式等存在的問題和不足，這些都制約學(xué)生檔案信息化管理的有效推進(jìn)。因此探究高職院校學(xué)生檔案信息化管理對學(xué)生檔案管理信息化未來發(fā)展具有指導(dǎo)意義。