信息化背景下醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用

孫宏 濰坊市中醫(yī)院

在新時(shí)代，醫(yī)院檔案的核心作用不但在于記錄患病情況、患者就診信息，還會(huì)貢獻(xiàn)研究技術(shù)與文獻(xiàn)記錄，這也凸顯出醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵作用。檔案管理的完好程度也會(huì)對(duì)醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量、工作效率、科研發(fā)展帶來(lái)顯著影響?；谛畔⒒尘?，計(jì)算機(jī)技術(shù)也為數(shù)字化發(fā)展帶來(lái)重要技術(shù)支持，其有利于醫(yī)院高效率、高質(zhì)量地保存?zhèn)€人檔案資料信息，強(qiáng)化檔案查詢、檔案應(yīng)用的有效性、便捷性、高效性。數(shù)字化管理也可有效保存各類不易于保存的檔案資料，盡可能展現(xiàn)其應(yīng)用價(jià)值?；诖?，圍繞醫(yī)院檔案數(shù)字化管理進(jìn)行深入探究具有重要意義。

一、醫(yī)院管理特征

（一）醫(yī)院檔案載體

醫(yī)院檔案涵蓋豐富，其內(nèi)容涉及諸多部門。圍繞醫(yī)院檔案所選用的傳統(tǒng)管理方式通常是將紙張作為核心載體，這種方式具有顯著優(yōu)勢(shì)；但是，在科學(xué)技術(shù)持續(xù)發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)管理方式逐漸難以滿足社會(huì)各界的實(shí)際需求，也漸漸地被電子檔案所替代，而電子檔案需要完成解碼方可閱讀。科技的進(jìn)步正推動(dòng)著檔案載體多元化發(fā)展，也使得檔案管理載體出現(xiàn)顯著變化，但其內(nèi)容與本質(zhì)依然沒有出現(xiàn)本質(zhì)的變化。基于傳統(tǒng)信息載體，載體與信息均無(wú)法獨(dú)立存在。目前，電子檔案可完全實(shí)現(xiàn)分離式管理。基于計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的大背景，醫(yī)院應(yīng)持續(xù)更新檔案信息，進(jìn)而可全面、完整地保存檔案資料。

（二）時(shí)效性特征

對(duì)醫(yī)院檔案管理工作而言，其實(shí)效性極其重要。醫(yī)院的各項(xiàng)工作均有顯著實(shí)效性。比如在一段時(shí)間后，病菌會(huì)失去活性，而檔案也具有同種的特征。若不進(jìn)行長(zhǎng)期儲(chǔ)存，檔案也很可能失效。若醫(yī)生依然結(jié)合失效資料診治患者，則很可能帶來(lái)嚴(yán)重后果。在信息化背景下，數(shù)字化檔案管理已呈現(xiàn)出較強(qiáng)的時(shí)效性，其在查詢、更新、儲(chǔ)存方面均極為便捷。社會(huì)各界也可依托搜索引擎快速查找檔案信息，保障檔案時(shí)效性。而醫(yī)生也不會(huì)參考過期信息，這對(duì)于醫(yī)院、患者均具有積極意義。

（三）共享性特征

當(dāng)前，大部分檔案信息具有共享屬性，任何醫(yī)院均可同步獲取檔案資料，這也保障了檔案信息傳遞效率與質(zhì)量。醫(yī)院所開展的傳統(tǒng)檔案管理工作主要將紙張作為主要的承載物，但這難以實(shí)現(xiàn)有效、快速的共享?；谛畔⒒尘?，計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新發(fā)展正在快速促進(jìn)檔案管理工作的便捷、高效發(fā)展，也為共享提供了有力的技術(shù)基礎(chǔ)?；谏鲜霰尘?，在巡診時(shí)，醫(yī)生可及時(shí)掌握患者最全面、最新的就診信息，有效規(guī)避信息錯(cuò)誤，大大降低誤診率。

二、檔案數(shù)字化管理所具有的應(yīng)用特點(diǎn)

（一）檔案管理與文件管理的差異

檔案信息的核心屬性是文件，但是文件卻不一定是檔案。檔案管理有別于傳統(tǒng)文件管理。多數(shù)檔案是立足于文件基礎(chǔ)而轉(zhuǎn)化的，這意味著文件也能夠變?yōu)闄n案。在圍繞檔案開展數(shù)字化管理時(shí)，工作人員應(yīng)優(yōu)先選取最具價(jià)值的文件，將其作為檔案進(jìn)行保存。換言之，文件的存儲(chǔ)具有顯著應(yīng)用價(jià)值。無(wú)論是在醫(yī)院科研領(lǐng)域存在價(jià)值，還是對(duì)于就診患者存在價(jià)值均凸顯出檔案保存價(jià)值。簡(jiǎn)而言之，醫(yī)院應(yīng)優(yōu)先選取有意義的文件開展保存活動(dòng)，有效節(jié)約院內(nèi)的數(shù)字化資源。

（二）檔案管理與文件管理的關(guān)聯(lián)性

檔案管理與文件管理具有一定關(guān)聯(lián)性。對(duì)于檔案管理而言，文件管理是核心基礎(chǔ)。而文件管理促進(jìn)檔案管理的持續(xù)發(fā)展，更凸顯其價(jià)值。這就意味著文件類型的檔案資料可為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展打好基礎(chǔ)。在信息技術(shù)背景下，醫(yī)院檔案管理人員普遍還不具備較高的素養(yǎng)，很難依靠自我能力對(duì)文件價(jià)值進(jìn)行辨別，這就會(huì)使得大量重要文件存在遺失、未被合理保存等問題。在圍繞文件開展具體管理工作時(shí)，醫(yī)院管理層應(yīng)引導(dǎo)各部門融入其中，充分發(fā)揮各部門的職責(zé)與功效，優(yōu)先選取保存價(jià)值較高的文件，做好系統(tǒng)、全面的文件追蹤與管理工作，有效保存高價(jià)值文件，為檔案管理提供雙保險(xiǎn)。

（三）醫(yī)院檔案數(shù)字化管理內(nèi)涵

根據(jù)上述分析，可以發(fā)現(xiàn)文件管理與檔案管理對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)既存在相同處，也具有不同點(diǎn)，兩者具有緊密聯(lián)系。立足于醫(yī)院檔案開展數(shù)字化管理工作，即引入信息技術(shù)，可增強(qiáng)檔案關(guān)聯(lián)性，實(shí)現(xiàn)對(duì)于大量醫(yī)院檔案的妥善管理，保障檔案管理工作的全面性、高效性、安全性。當(dāng)前，針對(duì)檔案所開展的一體化管理較為流行，該種方式可有效統(tǒng)一檔案管理與文件管理。相應(yīng)地，醫(yī)院在完成文件管理工作時(shí)，也可同時(shí)完成相對(duì)應(yīng)的檔案管理工作，避免遺失重要文件。數(shù)字化技術(shù)的后保護(hù)模式、前端控制模式也可有效處理檔案管理暴露出的各類問題，強(qiáng)化檔案管理的合理性、科學(xué)性。

三、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的不足之處

（一）思想理念有待革新

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案大多數(shù)采用文件載體。不同于傳統(tǒng)的管理模式，上述方式極大優(yōu)化了檔案載體。如果檔案管理人員依然沿用傳統(tǒng)理念開展檔案管理活動(dòng)，則很可能引發(fā)各類問題，甚至?xí)獒t(yī)院帶來(lái)負(fù)面影響與不必要的麻煩。在正常的醫(yī)院運(yùn)行活動(dòng)中，醫(yī)生在完成面診工作后，其所產(chǎn)生的各類紙張檔案資料均會(huì)經(jīng)由檔案管理人員進(jìn)行初次保存。通過應(yīng)用數(shù)字化檔案，可將越來(lái)越多的資料保存進(jìn)電腦。若管理人員未能及時(shí)更新理念，依然沿用傳統(tǒng)理念，則很容易遺忘電腦文檔資料，無(wú)法保障檔案文件的全面性。

（二）影響職能分工

基于傳統(tǒng)管理模式，檔案管理、文件管理主要由各部門完成，因此各部門應(yīng)各司其職。數(shù)字化模式的普及與應(yīng)用可逐步統(tǒng)一檔案管理、文件管理。基于上述背景，在日常工作中，若部分管理人員依然保有管理理念，很可能使檔案管理工作出現(xiàn)不匹配的問題，不利于后續(xù)的檔案資料收集，更不方便各類人員深入挖掘檔案價(jià)值。日積月累之后，檔案資料很可能喪失持續(xù)性，無(wú)法有效留存高價(jià)值文件資料，既不利于醫(yī)院科研工作發(fā)展，也無(wú)法保障患者服務(wù)質(zhì)量。

（三）人員素養(yǎng)有待提升

當(dāng)前，數(shù)字化管理需要依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)。上述技術(shù)具有較快的更新特點(diǎn)。在素質(zhì)領(lǐng)域，醫(yī)院檔案管理部門的各崗位人員還不具備較高的專業(yè)素養(yǎng)，其無(wú)法從容應(yīng)對(duì)技術(shù)化的需求與數(shù)字化管理模式。過去一段時(shí)間，管理人員常常是憑借傳統(tǒng)的文件管理經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)檔案管理工作，無(wú)法真正展現(xiàn)電子檔案管理所具有的價(jià)值，逐漸讓檔案管理暴露出各類問題。而問題的持續(xù)涌現(xiàn)也會(huì)對(duì)數(shù)字化檔案管理發(fā)展產(chǎn)生重要阻礙，這也要求管理層應(yīng)正確認(rèn)知相關(guān)工作的重要性。

四、基于信息化背景如何高質(zhì)高效地開展醫(yī)院檔案數(shù)字化管理活動(dòng)

（一）將檔案數(shù)字化管理融入到醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略，明確檔案管理職能

任何工作的有效開展均無(wú)法脫離于整體策略與總體規(guī)劃，數(shù)字化檔案管理亦然。在圍繞檔案資料開展數(shù)字化管理時(shí)，醫(yī)院應(yīng)立足于發(fā)展戰(zhàn)略與整體規(guī)劃，始終保持戰(zhàn)略目標(biāo)的一致性。檔案涵蓋了極為豐富的醫(yī)學(xué)數(shù)據(jù)、患者數(shù)據(jù)、科研素材。通過對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行利用與深入挖掘，可總結(jié)歸納并把握各類檔案間的聯(lián)系。醫(yī)院在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)遵循醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略?；谏鲜霰尘埃t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)先從思想上高度重視，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理對(duì)于檔案的重要意義，認(rèn)識(shí)檔案的作用，更要了解檔案所積累的大量醫(yī)學(xué)數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)包含長(zhǎng)期積累的經(jīng)驗(yàn)，其蘊(yùn)含著極高的學(xué)術(shù)價(jià)值、應(yīng)用價(jià)值，更有助于醫(yī)院各項(xiàng)科研工作的有序開展，可保障醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層需要將檔案數(shù)字化管理融入到整體發(fā)展戰(zhàn)略，更應(yīng)使其成為發(fā)展戰(zhàn)略的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，進(jìn)而為醫(yī)院的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)巨大力量。

不同于其他管理部門，醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理機(jī)構(gòu)具有一定的特殊性。企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)工作主要服務(wù)于企業(yè)內(nèi)部。醫(yī)院檔案需要供給各職能部門、病患、醫(yī)療機(jī)構(gòu)、科研部門。因此，醫(yī)院應(yīng)建立制度化、系統(tǒng)化的檔案管理體系，不可簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單地將檔案管理工作視為普通的信息處理工作，這也要求醫(yī)院管理層應(yīng)有意識(shí)地摒棄落后的檔案管理理念，避免其影響工作的正常發(fā)展。為提高醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量與保存質(zhì)量，醫(yī)院應(yīng)深入梳理管理疏漏、檔案建制不全等問題，重點(diǎn)解決系統(tǒng)信息不足、關(guān)鍵檔案缺失等問題，優(yōu)化各部門工作流程，防止其對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部工作造成嚴(yán)重阻礙?；谏鲜霰尘?，醫(yī)院管理層還應(yīng)深刻意識(shí)到檔案管理重要性，引入信息化技術(shù)，用數(shù)字化管理手段重新歸納整理檔案資料，圍繞數(shù)字化搭建查有實(shí)據(jù)、條目清晰、制度規(guī)范的檔案資料庫(kù)，逐步完善數(shù)字化的檔案管理工作。

（二）優(yōu)化人才隊(duì)伍

為有效開展數(shù)字化檔案管理工作，各部門崗位人員首先應(yīng)明確信息化時(shí)代所提出的各項(xiàng)要求，積極引入高素質(zhì)人才，科學(xué)規(guī)劃團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)，優(yōu)化現(xiàn)有的人員構(gòu)成。醫(yī)院管理層與各管理部門應(yīng)重視員工建設(shè)工作。同時(shí)，由于醫(yī)院所開展的數(shù)字化管理緊緊圍繞計(jì)算機(jī)，各崗位人員應(yīng)熟練掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技巧與使用方法，在招聘領(lǐng)域，醫(yī)院也應(yīng)積極引入高素質(zhì)的信息化人才，密切關(guān)注受聘人員的計(jì)算機(jī)能力?；谛畔⒒尘?，高素質(zhì)人才逐漸成為醫(yī)院檔案管理以及數(shù)字化發(fā)展核心基礎(chǔ)。信息資源也為人才教育提供了極大便利。信息技術(shù)人才、會(huì)計(jì)人才的相互交融也為醫(yī)院管理提供更為多元的人力資源。結(jié)合時(shí)代背景，醫(yī)院應(yīng)開展針對(duì)性的引導(dǎo)與分析活動(dòng)，積極儲(chǔ)備具有信息化素養(yǎng)的管理人才、技術(shù)人才、會(huì)計(jì)人才。對(duì)于醫(yī)院而言，醫(yī)院運(yùn)行發(fā)展、科學(xué)研究均與檔案信息資料密切相關(guān)，上述活動(dòng)涉及的醫(yī)療信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更關(guān)乎醫(yī)院患者數(shù)據(jù)、員工數(shù)據(jù)，部分財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、醫(yī)療數(shù)據(jù)甚至直接關(guān)系行業(yè)機(jī)密。鑒于此，醫(yī)院管理層應(yīng)積極組織高素質(zhì)人才參與系統(tǒng)化培訓(xùn)。既要講解基礎(chǔ)的檔案管理知識(shí)，還應(yīng)強(qiáng)化人員對(duì)于關(guān)于安全意識(shí)、信息化管理、保密工作的認(rèn)知。內(nèi)部管理層還應(yīng)定期組織人員參與檔案管理與信息化技術(shù)培訓(xùn)，圍繞檔案管理人員開展考核、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，推動(dòng)其積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，獲取信息素材，強(qiáng)化其信息分析應(yīng)用與管理能力。通過有機(jī)融合數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理，保障檔案管理人員可熟練應(yīng)用信息化技術(shù)，逐步完善檔案管理體系。值得注意的是，在聘用人才時(shí)，醫(yī)院應(yīng)針對(duì)現(xiàn)存的數(shù)字化管理工作以及管理系統(tǒng)建設(shè)活動(dòng)，有針對(duì)性地選聘高素質(zhì)人才與信息化人才，充實(shí)人才隊(duì)伍，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，逐步建立年輕高素質(zhì)、系統(tǒng)化的人才隊(duì)伍。

（三）完善數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，增加信息化管理投入

技術(shù)的迅猛發(fā)展使得社會(huì)正逐步進(jìn)入信息化時(shí)代。圍繞檔案所開展的數(shù)字化管理活動(dòng)也需要具有較高標(biāo)準(zhǔn)。比如，針對(duì)檔案所開展的價(jià)值挖掘與信息保存活動(dòng)必須依賴于相關(guān)軟件。醫(yī)院檔案類型也逐漸呈現(xiàn)出多元化特點(diǎn)。檔案管理人員需要構(gòu)建系統(tǒng)、科學(xué)、合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)檔案管理提供可靠的參考依據(jù)。同時(shí)，管理人員還應(yīng)結(jié)合文件類型開展分類管理，為后續(xù)的檔案應(yīng)用、檔案查詢提供便利，保障檔案管理工作的高效性、便捷性。

在圍繞醫(yī)院檔案開展信息化管理活動(dòng)時(shí)，管理活動(dòng)必然會(huì)遇到諸多問題。這些不但會(huì)威脅檔案數(shù)據(jù)安全，還會(huì)影響檔案應(yīng)用，無(wú)法展現(xiàn)檔案的作用與價(jià)值。醫(yī)院檔案的類型多樣，其涵蓋繁多的檔案數(shù)據(jù)，且檔案資料直接影響醫(yī)院服務(wù)與病患診治。那么，醫(yī)院管理層應(yīng)重點(diǎn)圍繞檔案管理運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)開展監(jiān)督與巡查工作，落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度，明確主體管理責(zé)任，深化各崗位人員對(duì)于檔案以及數(shù)字化技術(shù)的認(rèn)知、理解，全方位搭建數(shù)字化醫(yī)院檔案體系，強(qiáng)化管理效率，同時(shí)，醫(yī)院管理層也應(yīng)明確各崗位人員的職責(zé)，增強(qiáng)宣傳工作的針對(duì)性，落實(shí)各崗位管理人員的具體管理職責(zé)，強(qiáng)化管理方法的科學(xué)性，防止檔案信息出現(xiàn)丟失問題。在此基礎(chǔ)上，在針對(duì)醫(yī)院檔案管理開展數(shù)字化管理時(shí)，醫(yī)院也應(yīng)從個(gè)體著手，積極組織各層級(jí)管理人員參與培訓(xùn)活動(dòng)，外出學(xué)習(xí)，助力檔案管理的信息化發(fā)展。立足于醫(yī)院檔案資料，醫(yī)院管理層應(yīng)融合網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，給予相關(guān)工作高度的重視，持續(xù)強(qiáng)化全體崗位人員的防控意識(shí)，向檔案管理部門滲透防控意識(shí)，構(gòu)建成熟的工作體系，強(qiáng)化系統(tǒng)保護(hù)效果。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，作為檔案管理人員應(yīng)正確認(rèn)知信息化技術(shù)的價(jià)值，了解其對(duì)于檔案管理工作的積極意義，深入剖析信息化檔案管理的不足之處。通過將檔案數(shù)字化管理融入到醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略，優(yōu)化管理隊(duì)伍，完善數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，可切實(shí)增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理水準(zhǔn)，提高醫(yī)院的發(fā)展水準(zhǔn)，助力醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。