鐵路建設(shè)項(xiàng)目工程電子檔案的特點(diǎn)及管理

王明莉

摘 要：當(dāng)前的社會(huì)進(jìn)程之中，信息技術(shù)的發(fā)展速度不斷加快，在人們的日常生活之中，該項(xiàng)技術(shù)的普及程度也非常廣泛，并且在建設(shè)工程之中也產(chǎn)生了非常多的電子檔案文件。為了確保在整個(gè)鐵路建設(shè)工程之中所涉及的項(xiàng)目工作內(nèi)容都能被完整地記錄下來(lái)，所以按照以往的紙質(zhì)文件進(jìn)行相關(guān)記錄的歸納與整理，相對(duì)而言更加復(fù)雜，在查找相關(guān)信息的時(shí)候其工作量較大，出錯(cuò)率較高。為了避免這一情況的發(fā)生，就需要在信息技術(shù)的支持下進(jìn)行電子文件的收集工作，通過(guò)電子檔案的使用，能夠讓檔案管理工作的質(zhì)量得到有效提升，并且在使用電子檔案的過(guò)程中，能夠?qū)﹁F路建設(shè)工作之中所涉及的工程項(xiàng)目進(jìn)行更為詳細(xì)的記錄，有利于在工程完成后所開(kāi)展的維護(hù)與管理工作，也正是因?yàn)檫@一方式的應(yīng)用，能夠盡可能地保證鐵路工程質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)要求更加貼合。本文主要內(nèi)容就是對(duì)鐵路建設(shè)工程之中所開(kāi)展的電子檔案記錄工作具體的特點(diǎn)進(jìn)行描述，并對(duì)該項(xiàng)工作應(yīng)該如何進(jìn)行管理與開(kāi)展進(jìn)行探討，以期為實(shí)際的鐵路建設(shè)項(xiàng)目工程進(jìn)行的電子檔案歸納、整理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：鐵路;建設(shè)項(xiàng)目;電子檔案;特點(diǎn);管理

在當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，我國(guó)所擁有的交通運(yùn)輸行業(yè)的發(fā)展水平不斷提升，我國(guó)所開(kāi)展的鐵路建設(shè)項(xiàng)目不斷增加，鐵路建設(shè)質(zhì)量的高低與我國(guó)人民的生命安全有著密不可分的關(guān)聯(lián)性，所以政府與國(guó)家對(duì)于該項(xiàng)工程的開(kāi)展給予更高的關(guān)注度。在實(shí)施鐵路建設(shè)項(xiàng)目的工程之中，使用電子化的方式對(duì)工程中所涉及的項(xiàng)目?jī)?nèi)容進(jìn)行管理，是非常重要的一個(gè)工作環(huán)節(jié)。對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，按照電子檔案的方式對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行管理，能夠更加準(zhǔn)確地對(duì)工程的數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行記錄，其中所記錄下來(lái)的信息擁有更高的真實(shí)性以及客觀性。若鐵路施工過(guò)程出現(xiàn)了任何的問(wèn)題，都可以根據(jù)相關(guān)檔案所記錄下來(lái)的信息對(duì)鐵路實(shí)施更加準(zhǔn)確的管理與維護(hù)工作，也正是因?yàn)殡娮訖n案這項(xiàng)工作的開(kāi)展，讓鐵路工程的質(zhì)量有了一定的保障，并且為其施工過(guò)程提供了更加有價(jià)值的參考信息。

一、鐵路建設(shè)工程電子檔案的特點(diǎn)

在實(shí)施鐵路建設(shè)工程的檔案管理工作之中，電子檔案是一種重要的形式與手段，該方法擁有著檔案的一般特征，也就是原始的記錄性，并且在此基礎(chǔ)上，也擁有著與其他檔案所不同的特點(diǎn)存在，其中比較典型的特征就是專業(yè)性與成套性等。與實(shí)際開(kāi)展的鐵路工程項(xiàng)目建設(shè)工程電子檔案管理工作所具有的特點(diǎn)，將其總結(jié)為了七種重要的特性。

1.專業(yè)性

鐵路項(xiàng)目的建設(shè)劃分多個(gè)等級(jí)：高鐵、城際鐵路、普速鐵路、既有線擴(kuò)能改造等，不同等級(jí)的鐵路項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不同，會(huì)形成不同的建設(shè)項(xiàng)目檔案。同時(shí)，鐵路建設(shè)項(xiàng)目具有線路長(zhǎng)、地質(zhì)條件復(fù)雜等特點(diǎn)。因此，鐵路項(xiàng)目建設(shè)涵蓋了路基、橋梁、隧道、房建、電力、信號(hào)等二十三個(gè)專業(yè)的內(nèi)容。即使是同一個(gè)專業(yè)，如隧道，因地質(zhì)條件不同，所采用的施工工藝也不相同。同時(shí)，因?yàn)榫€路長(zhǎng)，涵蓋的專業(yè)多，鐵路建設(shè)過(guò)程中又劃分了多個(gè)單位工程。

因此，鐵路建設(shè)工程電子檔案相比較于其他行業(yè)，涉及的專業(yè)更多，專業(yè)性也更強(qiáng)。對(duì)于在整個(gè)鐵路建設(shè)項(xiàng)目工程中每一個(gè)專業(yè)所涉及的信息，形成電子檔案文件，呈現(xiàn)出更加具有特性的專業(yè)技術(shù)活動(dòng)成果，擁有著更為顯著的專業(yè)性特征，所以對(duì)于不同專業(yè)、不同的單位工程所形成的文件內(nèi)容不能混合在一起。也正是因?yàn)檫@一點(diǎn)，電子文件在進(jìn)行歸檔的時(shí)候，應(yīng)該按照不同階段、不同專業(yè)、不同單位工程來(lái)進(jìn)行歸檔整理。

2.成套性

對(duì)于鐵路建設(shè)項(xiàng)目工程所檔案，其中內(nèi)容包含了整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目工程，所涉及的內(nèi)容包括從項(xiàng)目的預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、施工竣工等項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中各階段的活動(dòng)，具有有效地查考利用價(jià)值和完備的質(zhì)量責(zé)任追溯功能。通過(guò)對(duì)相關(guān)的檔案內(nèi)容進(jìn)行查閱和分析，能夠從中找尋到有關(guān)與該項(xiàng)工程所開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng)，能夠更加準(zhǔn)確地反映出建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的全部施工過(guò)程以及最終所呈現(xiàn)的結(jié)果。鐵路建設(shè)工程形成的電子檔案的收集、整理、歸檔、移交與項(xiàng)目立項(xiàng)、建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，以保證鐵路建設(shè)項(xiàng)目擁有更高完整性、準(zhǔn)確性以及更為系統(tǒng)性的電子檔案文件。在鐵路項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，首先，在建設(shè)程序上，每一項(xiàng)工作的申、審、報(bào)、批都形成一份成套性的文件;其次，在施工過(guò)程中，同一單位工程施工圖、施工圖現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)文件、變更設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖應(yīng)具備成套、閉合性;最后，每一個(gè)單位工程的驗(yàn)收文件，單位工程中每一個(gè)分部工程的驗(yàn)收文件，分部工程中的分項(xiàng)工程、分項(xiàng)工程里的每一批次檢驗(yàn)文件，都具備成套性特點(diǎn)。也正是因?yàn)檫@些成套的文件的存在，能夠更加清晰地反映出工程項(xiàng)目最終所呈現(xiàn)出來(lái)的成果。因此，在進(jìn)行電子文件的管理工作中，需要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持項(xiàng)目文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理，便于保管和利用。

3.階段性

鐵路工程建設(shè)有著嚴(yán)格的程序和規(guī)范，建設(shè)過(guò)程總體分為：預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、施工竣工等五個(gè)階段。不同的階段由主管部門、項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位形成涵蓋整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程中的各類文件、圖紙等。每一個(gè)項(xiàng)目所處的階段，依據(jù)工作流程和工作內(nèi)容，都會(huì)形成非常龐大的電子文件與信息，并且各個(gè)階段的信息都有著非常密切的關(guān)聯(lián)性，但是同樣的情況下也擁有著非常顯著的階段分層。

4.動(dòng)態(tài)性

在實(shí)際所開(kāi)展的工程項(xiàng)目工作之中，從最開(kāi)始的工程設(shè)計(jì)到驗(yàn)收這一整個(gè)階段，其一直都處于動(dòng)態(tài)狀態(tài)下。在實(shí)際的施工工作中，常會(huì)出現(xiàn)對(duì)設(shè)計(jì)方案的更換，所以也就需要對(duì)施工設(shè)計(jì)的文件進(jìn)行對(duì)應(yīng)的修改與補(bǔ)充，從而滿足最終的施工要求。在進(jìn)行相關(guān)修改的過(guò)程中，在動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)的作用下，要求電子檔案與紙質(zhì)文件的修改應(yīng)該同步進(jìn)行，并且需要修改的內(nèi)容應(yīng)該與實(shí)際情況相吻合，從而保證電子與紙質(zhì)檔案所記錄的內(nèi)容是完全相同的。

5.依賴性

在鐵路建設(shè)項(xiàng)目之中所生成的電子文件與其他行業(yè)所生成的電子文件擁有一致性，其主要表現(xiàn)在都是通過(guò)計(jì)算機(jī)生成和讀取的信息，并且需要通過(guò)數(shù)字代碼的作用對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行記錄，對(duì)于相關(guān)信息歸檔和單子檔案的形成過(guò)程都需要使用計(jì)算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)，其中就包含了對(duì)計(jì)算機(jī)的使用。并且因?yàn)殡娮游募谶M(jìn)行相關(guān)信息的儲(chǔ)存以及識(shí)讀方面都需要依賴相關(guān)系統(tǒng)才能完成，當(dāng)電子文件與計(jì)算機(jī)的軟硬件系統(tǒng)相脫離之后，就會(huì)產(chǎn)生一部分的文件沒(méi)有辦法被識(shí)別的情況，從而出現(xiàn)“死文件”，導(dǎo)致相關(guān)文件無(wú)法完成傳遞與后續(xù)的管理工作。

6.分離性

在相關(guān)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中，所包含的信息具有相對(duì)獨(dú)立的特性，也正是因?yàn)檫@一個(gè)特性，在對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行修改的過(guò)程中更加簡(jiǎn)單，并且在進(jìn)行相關(guān)修改工作之后，并不會(huì)顯示出比較明顯的改動(dòng)痕跡。電子檔案相較于以往所使用的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，擁有著更加顯著的特征，其中就包括所含有的檔案內(nèi)容與載體之間能夠更加容易分離，在信息修改以及復(fù)制的過(guò)程中更加便捷，同時(shí)電子文檔并不具備直觀性，并且電子文檔信息非常容易造假，信息的真?zhèn)涡詻](méi)有辦法去辨別。所以在對(duì)相關(guān)電子文檔歸檔的過(guò)程中，需要使用更加特殊的方法對(duì)其進(jìn)行處理，從而保證其擁有的憑證效力。

7.壽命的不確定性

相較于以往所使用的紙質(zhì)檔案而言，電子檔案所附著的載體相對(duì)而言更加脆弱和不穩(wěn)定，并且信息的記載過(guò)程需要依靠一定的硬件與軟件設(shè)備，若技術(shù)過(guò)時(shí)，則會(huì)導(dǎo)致數(shù)字載體中所含有的信息內(nèi)容沒(méi)有辦法正常顯示出來(lái)，從而使得該信息的壽命沒(méi)有辦法準(zhǔn)確估計(jì)。所以，對(duì)于電子檔案而言，為其開(kāi)展相應(yīng)的保護(hù)措施是非常重要的，并且檔案管理人員也應(yīng)該針對(duì)這一特點(diǎn)，與紙質(zhì)的方案相結(jié)合，對(duì)其電子檔案所擁有的信息進(jìn)行管理，讓電子檔案得到相應(yīng)的保護(hù)。

二、電子檔案的管理

1.鐵路建設(shè)工程電子文件的歸檔

2.歸檔的時(shí)間以及具體要求

對(duì)于相關(guān)工程建設(shè)單位而言，應(yīng)該對(duì)參與本次工作的單位所擁有的歸檔文件資料內(nèi)容以及其質(zhì)量的高低進(jìn)行更為徹底的檢查，保證整個(gè)文檔內(nèi)容不會(huì)出現(xiàn)任何缺失。在鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)完畢之后，其所擁有的電子文檔已經(jīng)與竣工后的紙質(zhì)文檔一同交于各層級(jí)的檔案管理部門，并且需要對(duì)電子文檔中的內(nèi)容進(jìn)行目錄的編制與說(shuō)明。

（1）歸檔范圍

對(duì)于鐵路建設(shè)工程中所涉及的電子文件的歸檔工作，其應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的紙質(zhì)工程文件所涉及的歸檔內(nèi)容，增添相應(yīng)的電子文檔部分。一部分就是文本文件內(nèi)容，其中主要包含了對(duì)整個(gè)工程非常重要的可行性研究報(bào)告、施工組織的設(shè)計(jì)以及竣工驗(yàn)收所做報(bào)告等信息。第二部分涉及整個(gè)工程的CAD圖樣文件，其中包括了在整個(gè)建設(shè)工程之中所擁有的全套施工設(shè)計(jì)圖紙文件，以及改變?cè)O(shè)計(jì)的相關(guān)文件，同時(shí)還有工程完成之后所形成的圖紙文件等內(nèi)容。第三部分是數(shù)據(jù)文件，主要包括在施工建設(shè)過(guò)程中，對(duì)于各項(xiàng)工程的測(cè)量數(shù)據(jù)等內(nèi)容。第四部分是各種類型的表格文件，包含了鐵驗(yàn)表、記錄表以及工程技術(shù)條件表等一系列的表格數(shù)據(jù)。

（2）歸檔方式

在實(shí)施文件歸檔工作的時(shí)候歸檔方式可以分為網(wǎng)上和介質(zhì)移交。前者是指在移交單位擁有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，工程負(fù)責(zé)人需要向檔案部門進(jìn)行相關(guān)電子文件的傳輸工作;后者指的是不使用網(wǎng)絡(luò)傳輸，將所含有的電子文檔內(nèi)容通過(guò)光盤進(jìn)行拷貝，上交給相關(guān)檔案部門的過(guò)程。

3.工程建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的管理

對(duì)于工程建設(shè)項(xiàng)目所涉及的電子檔案文件而言，其所擁有的易受損性相對(duì)于紙質(zhì)文件更強(qiáng)，在進(jìn)行文件保管的工作上要更加的嚴(yán)格，所以在實(shí)際的工作中需要注意以下幾點(diǎn)內(nèi)容：

（1）電子檔案所擁有的介質(zhì)要求

對(duì)于電子檔案而言，其應(yīng)該使用具有更高質(zhì)量的光盤當(dāng)作其儲(chǔ)存的介質(zhì)，一些粗制濫造的儲(chǔ)存介質(zhì)，可能會(huì)導(dǎo)致在進(jìn)行信息儲(chǔ)存的過(guò)程中出現(xiàn)信息缺損，不能保證整個(gè)檔案的安全性。對(duì)于所開(kāi)展的工程項(xiàng)目而言，應(yīng)該使用更高質(zhì)量的CD銅質(zhì)光盤，它的保存周期能夠達(dá)到80年以上，而一般的光盤，其所儲(chǔ)存的信息能夠保存的時(shí)限僅有7年左右。對(duì)于銅質(zhì)CD光盤來(lái)說(shuō)，其在進(jìn)行信息讀取的過(guò)程中對(duì)于相關(guān)技術(shù)的要求更低，并且所消耗的儲(chǔ)存費(fèi)用也更少，擁有更大的信息儲(chǔ)存量，擁有的使用壽命更長(zhǎng)、對(duì)于信息的讀取速度更快的特點(diǎn)。

（2）控制好溫濕度

當(dāng)電子文檔儲(chǔ)存在相關(guān)光盤中的時(shí)候，其所處的環(huán)境不能靠近熱源，因?yàn)楣獗P的主要成分是聚碳酸酯，當(dāng)其與較熱的物體接觸之后，可能會(huì)像塑料遇上熱源所發(fā)生的變化一樣，出現(xiàn)變形。為了避免因?yàn)闇貪穸鹊牟贿m宜而導(dǎo)致對(duì)光盤產(chǎn)生的損傷性，在通常情況下都會(huì)對(duì)儲(chǔ)存要求有所規(guī)定，其溫度應(yīng)該設(shè)定在17℃-20℃左右，濕度的最適宜范圍在35%-45%。當(dāng)光盤處于溫度與濕度均相對(duì)較高的環(huán)境下時(shí)，可能會(huì)導(dǎo)致光盤的使用壽命受到影響。

（3）避免光盤出現(xiàn)損傷

在對(duì)光盤進(jìn)行儲(chǔ)存與使用過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)其反射層的保護(hù)措施，若光盤上的反射層出現(xiàn)了一定程度的損傷，則會(huì)導(dǎo)致激光沒(méi)有辦法反射鏡光驅(qū)光敏探頭上，從而導(dǎo)致其信息沒(méi)有辦法正確讀入計(jì)算機(jī)。所以在對(duì)光盤進(jìn)行儲(chǔ)存與使用的過(guò)程中，應(yīng)該盡可能避免讓反射層與其他較硬的物體接觸，同時(shí)也不應(yīng)該在該區(qū)域粘貼不干膠，因?yàn)樵诠怛?qū)進(jìn)行工作的過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)一定的熱量，使得不干膠的黏性變差，不能與光盤良好的粘連，并且不干膠還會(huì)粘住反射層上的鋁鉑。若放置光盤的盒子質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，則會(huì)在拿取和放置光盤的過(guò)程中使用的力量更大，容易導(dǎo)致光盤出現(xiàn)變形。

（4）專柜保管

若光盤暴露在強(qiáng)光之下，則會(huì)導(dǎo)致光盤逐漸老化，其反射層上的鋁鉑也會(huì)因?yàn)榻佑|到空氣而出現(xiàn)氧化，影響光盤使用壽命。為了避免出現(xiàn)磁化現(xiàn)象，具有磁性的載體應(yīng)該盡可能地遠(yuǎn)離磁場(chǎng)源，兩者之間的距離要超過(guò)76mm。正確的保存方法是應(yīng)該放置處于防潮、防磁以及防靜電等一系列功能的防磁柜之中。

（5）注意日常保養(yǎng)

在光盤的儲(chǔ)存過(guò)程中，應(yīng)該注重正確的保養(yǎng)方式，在取用的過(guò)程中應(yīng)該佩戴手套，手不直接接觸光盤，動(dòng)作要盡可能的輕柔。

三、小結(jié)

對(duì)于相關(guān)行業(yè)而言，所開(kāi)展的文檔管理工作是非常重要的它環(huán)節(jié)，受到信息技術(shù)不斷發(fā)展的社會(huì)背景影響，現(xiàn)階段的大多數(shù)行業(yè)都使用電子文檔形式對(duì)相關(guān)信息記錄與儲(chǔ)存，并且通過(guò)這樣的方式對(duì)于相關(guān)文件信息的收集、歸檔以及使用更加便捷。在當(dāng)前的鐵路工程建設(shè)過(guò)程中，所涉及的電子文檔應(yīng)該施行更加規(guī)范化和準(zhǔn)確性更高的歸檔管理。也正是通過(guò)電子文檔的建立，能夠讓鐵路建設(shè)工程擁有更高質(zhì)量的檔案，為后續(xù)的工程提供相應(yīng)的參考價(jià)值。

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（作者單位：中國(guó)中鐵大橋局集團(tuán)有限公司）