大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑分析

劉佳

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展的產(chǎn)物，以先進(jìn)技術(shù)為基礎(chǔ)，得到了諸多領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，能夠?yàn)槿藗兊纳a(chǎn)生活提供巨大的便利。新時(shí)代背景下，市場(chǎng)人才資源顯著增長(zhǎng)，對(duì)于員工審核的指標(biāo)也具有全新的概念與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)管理模式難以滿足時(shí)代發(fā)展要求，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用能夠有效提高管理工作的效率與質(zhì)量。本文以大數(shù)據(jù)時(shí)代為背景，探討大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;事業(yè)單位;人事檔案管理;創(chuàng)新路徑

事業(yè)單位人事檔案是檔案體系的重要組成部分，主要對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)能力以及思想道德素質(zhì)等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，是單位開(kāi)展人力資源管理工作的主要依據(jù)。在新時(shí)代背景下，人事檔案管理工作與事業(yè)單位的發(fā)展息息相關(guān)，因此需要加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的重視，不斷提高工作質(zhì)量。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)為工作提供了巨大的便利，具有極強(qiáng)的處理功能，逐漸得到事業(yè)單位人事檔案管理的應(yīng)用。在這一背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式已無(wú)法滿足現(xiàn)代化工作需求，為了進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展，需要積極利用先進(jìn)的技術(shù)，加大信息化建設(shè)力度，但是大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位人事檔案數(shù)量繁多、管理操作較為復(fù)雜，不僅需要在技術(shù)層面構(gòu)建創(chuàng)新路徑，同時(shí)需要具備創(chuàng)新意識(shí)，提高工作質(zhì)量。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

人事檔案是事業(yè)單位檔案體系的關(guān)鍵，做好人事檔案管理工作對(duì)于提高檔案管理水平具有重要意義。人事檔案是檔案的主要組成部分，其作用與功能不同于常規(guī)檔案信息資源。人事檔案中對(duì)工作人員的履歷、鑒定考核、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、工資、任免等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，是工作人員個(gè)人信息的存儲(chǔ)庫(kù)，能夠充分體現(xiàn)工作人員個(gè)人經(jīng)歷、成長(zhǎng)以及思想發(fā)展歷史，同時(shí)能夠體現(xiàn)工作人員的專業(yè)情況、學(xué)歷情況、家庭情況等內(nèi)容，是個(gè)人信息的重要證據(jù)，與工作人員的薪資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等關(guān)系密切，具備法律效用。新時(shí)代背景下隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，人事檔案管理工作也面臨全新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)人事檔案管理模式較為滯后，與時(shí)代發(fā)展要求和現(xiàn)代化管理要求存在明顯不符，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，牢牢把握機(jī)遇，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，在深化改革的過(guò)程中總結(jié)原有管理方式、對(duì)管理模式進(jìn)行不斷地優(yōu)化與完善，進(jìn)而保證檔案的完整性，提高檔案管理水平，推動(dòng)管理工作的穩(wěn)定進(jìn)行。新時(shí)代背景下社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)在于人才的競(jìng)爭(zhēng)，只有充分發(fā)揮單位的人才資源優(yōu)勢(shì)，才能促進(jìn)單位為社會(huì)提供更好的服務(wù)，因此需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

1.重視程度有所不足

事業(yè)單位與市場(chǎng)中的企業(yè)存在明顯差異，屬于為社會(huì)提供服務(wù)的組織，具有一定的特殊性，人事檔案是事業(yè)單位檔案體系的關(guān)鍵，能夠幫助管理人員了解員工的工作情況，因?yàn)樘峁┓?wù)的特殊性，個(gè)人情況與考核需要與其職業(yè)素養(yǎng)掛鉤，保證檔案管理工作充分發(fā)揮作用。但是結(jié)合現(xiàn)狀分析，部分事業(yè)單位缺乏對(duì)人事檔案工作的重視，工作人員認(rèn)為該項(xiàng)工作并不會(huì)對(duì)單位的正常穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)形成影響，不愿意將時(shí)間和精力消耗在該項(xiàng)工作上面，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案管理存在諸多問(wèn)題，如資料存放混亂、保存不完整、學(xué)歷材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料沒(méi)有及時(shí)報(bào)告提交;檔案工作人員收集材料不及時(shí)，比如入黨材料、職稱評(píng)聘材料、工資材料、工作調(diào)動(dòng)材料等未及時(shí)收集歸檔等。同時(shí)實(shí)際工作過(guò)程中需要使用相關(guān)檔案資料時(shí)，發(fā)現(xiàn)尋找檔案十分困難，檔案材料缺失較為常見(jiàn)，影響組織認(rèn)定信息，對(duì)各部門(mén)展開(kāi)相關(guān)工作造成不利影響，對(duì)事業(yè)單位的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展造成影響。

2.相關(guān)管理制度不完善

工作人員開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，需要以完善的管理制度作為重要基礎(chǔ)，在這一基礎(chǔ)上保證工作的整體質(zhì)量與效率，同時(shí)為相關(guān)工作的執(zhí)行提供重要的指導(dǎo)。另外對(duì)檔案的管理以及工作人員的行為、態(tài)度等均需要完善的制度進(jìn)行約束和監(jiān)管，這樣才能保證人事檔案管理工作的有效落實(shí)。但是目前因?yàn)椴糠质聵I(yè)單位對(duì)該項(xiàng)工作的重視度不足，并未制定完善的管理制度，因此導(dǎo)致管理人員目標(biāo)不明確，工作質(zhì)量缺乏有效的監(jiān)管，進(jìn)而導(dǎo)致工作人員工作態(tài)度較為散漫、粗心大意，很多問(wèn)題無(wú)法找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，檔案轉(zhuǎn)遞也是一項(xiàng)重要工作，但是材料遺失以及管理混亂現(xiàn)象嚴(yán)重。

3.檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

如今，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，單位內(nèi)部工作節(jié)奏也變得越來(lái)越快，越來(lái)越多的事業(yè)單位能夠認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，同時(shí)安排專門(mén)的人員負(fù)責(zé)。但是因?yàn)椴糠止ぷ魅藛T不具備充足的經(jīng)驗(yàn)與較強(qiáng)的工作能力，對(duì)人事檔案工作的規(guī)范性造成嚴(yán)重影響，實(shí)際工作過(guò)程中存在諸多問(wèn)題。例如，檔案中基本信息填寫(xiě)前后不一致，影響組織確認(rèn)信息真?zhèn)?，材料形成時(shí)工作人員認(rèn)知水平有限、工作人員是否誠(chéng)信填寫(xiě)、工作人員記憶混亂等。在事業(yè)單位不斷發(fā)展的過(guò)程中，如果人事檔案管理工作無(wú)法滿足工作要求，將會(huì)嚴(yán)重影響單位發(fā)展。所以事業(yè)單位需要注重對(duì)工作人員專業(yè)能力的培養(yǎng)，加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理工作提供人才保障。

4.人事檔案管理方式較為滯后

人事檔案是單位了解員工情況最直接有效的方式，對(duì)于單位的運(yùn)營(yíng)發(fā)展、人員配置均具有重要的意義。如果人事檔案管理工作與實(shí)際情況不符，無(wú)法滿足現(xiàn)代化管理工作要求，必然會(huì)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展造成影響，因此，為了保證事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，需要不斷提高檔案工作的質(zhì)量與效率。但是，目前部分單位的人事檔案管理工作較為滯后，仍采取傳統(tǒng)工作模式，檔案收集材料仍采用紙質(zhì)文檔，通過(guò)檔案盒整理保存，極易受損，同時(shí)借閱、查詢相關(guān)信息耗時(shí)耗力，工作效率低下。另外，人事檔案的收集不規(guī)范，通常情況下僅收集一些個(gè)人基本信息，將其整理至檔案袋中，未收集獲獎(jiǎng)經(jīng)歷、重要工作經(jīng)驗(yàn)等信息，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案資料不完整，對(duì)人員信息記錄不完善，人事檔案斷檔情況十分常見(jiàn)。

三、事業(yè)單位人事檔案管理面臨新形勢(shì)

2020年6月20日，第十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議通過(guò)新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，于2021年正式實(shí)施，是我國(guó)檔案法治建設(shè)的一個(gè)新的里程碑，是檔案工作適應(yīng)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求，走向依法治理、開(kāi)放、現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，對(duì)檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響，同時(shí)也是推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化對(duì)檔案管理工作提出的必然要求。例如，新《檔案法》第3條提出各級(jí)人民政府需要加強(qiáng)檔案工作，檔案事業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展規(guī)劃體系的重要組成部分，檔案事業(yè)需要與國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)水平相適應(yīng);第13條從立法層面對(duì)檔案歸檔范圍、要求進(jìn)行明確，對(duì)于強(qiáng)化檔案意識(shí)、確保檔案完整、夯實(shí)檔案應(yīng)用基礎(chǔ)具有指導(dǎo)作用。新《檔案法》的出臺(tái)也對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出了更高的要求，在這一背景下，管理人員需要樹(shù)立創(chuàng)新和發(fā)展意識(shí)，推動(dòng)人事檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，進(jìn)一步提高檔案管理工作能力，滿足現(xiàn)代化管理工作要求。

大數(shù)據(jù)背景下，信息化技術(shù)發(fā)展迅速，為人事檔案管理工作提供了巨大的便利，同時(shí)為檔案資料收集、分析提供多種方式，信息化技術(shù)及相關(guān)設(shè)備的更新應(yīng)用有助于推動(dòng)人事檔案管理模式的革新，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更好的服務(wù)。其次，信息化技術(shù)的應(yīng)用符合事業(yè)單位檔案管理理念，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的全面、深入處理，為檔案收集、存儲(chǔ)以及調(diào)取等工作提供了巨大的便利，同時(shí)能夠減少管理人員的工作量，緩解其工作壓力。另外，信息化技術(shù)的應(yīng)用，使人事檔案管理的價(jià)值得到升華，檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)管理理念與模式的突破，為人事檔案的規(guī)范化管理提供保障。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑

1.強(qiáng)化全員檔案管理意識(shí)，提高對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的重視度

事業(yè)單位需要充分意識(shí)到人事檔案對(duì)個(gè)人、單位發(fā)展的重要作用，從根本上加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的重視。從制度層面來(lái)說(shuō)，制定完善的管理方案，從人事檔案的歸納整理到借閱層次規(guī)定、原始資料管理以及動(dòng)態(tài)檔案更新等工作，均需要具備明確的規(guī)定，保證檔案及時(shí)、有效的整理和運(yùn)行。比如，要求每月進(jìn)行一次人事檔案的更新以及報(bào)表提交，有效避免信息延遲問(wèn)題。另外加大資金投入力度，注重設(shè)備以及管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與完善，為大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息化建設(shè)提供硬件、軟件支撐。

2.優(yōu)化與完善人事檔案管理制度

大數(shù)據(jù)背景下，為了保證人事檔案管理工作的規(guī)范性，加強(qiáng)相關(guān)管理制度的建設(shè)具有重要作用，但是目前相關(guān)管理制度較為滯后，對(duì)工作規(guī)范性造成不利影響，事業(yè)單位需要充分結(jié)合自身情況，優(yōu)化與完善人事檔案管理制度，改革傳統(tǒng)管理模式。首先，需要結(jié)合單位人事檔案管理工作在整體工作中的地位設(shè)置單獨(dú)的科室，對(duì)人員編制以及相關(guān)工作人員的職能進(jìn)行明確，保證各項(xiàng)制度得到有效落實(shí)。管理制度運(yùn)行階段，需要對(duì)其運(yùn)行情況進(jìn)行檢驗(yàn)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)存在的問(wèn)題并解決，為事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)與決策提供重要參考依據(jù)。其次，需要結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況建立人事檔案重點(diǎn)模塊，做好數(shù)據(jù)信息更新工作，保障人事管理核心數(shù)據(jù)與單位重點(diǎn)推進(jìn)要求相符。最后，設(shè)定合理的密級(jí)以及人員瀏覽、借閱權(quán)限，對(duì)核心技術(shù)以及核心管理層相關(guān)人員實(shí)施信息保密制度，遵循三級(jí)密級(jí)等級(jí)，通過(guò)相關(guān)工作人員對(duì)接處理，避免核心檔案泄露遺失。另外，在加大財(cái)力、物力投入的同時(shí)，需要積極借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化、數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)化，確保檔案的應(yīng)用價(jià)值，不斷提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，為后續(xù)相關(guān)工作的順利開(kāi)展夯實(shí)基礎(chǔ)。對(duì)多數(shù)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，人事檔案管理數(shù)據(jù)繁多且復(fù)雜，因此單位內(nèi)部各部門(mén)需要加強(qiáng)溝通，確?；A(chǔ)信息錄入的及時(shí)性與有效性，為整個(gè)檔案管理體系的有效落實(shí)提供保障。

3.加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

大數(shù)據(jù)背景下，為了保證工作效果，需要加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的重視，數(shù)據(jù)信息的處理需要以數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅能夠?yàn)槿耸聶n案信息的整理提供巨大的便利，對(duì)檔案模塊進(jìn)行高效分類統(tǒng)計(jì)，將關(guān)鍵信息設(shè)定加強(qiáng)機(jī)密管理，有效信息及時(shí)補(bǔ)充，人事檔案管理人員能夠結(jié)合事業(yè)單位人員變動(dòng)情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，保證信息的客觀性與完整;同時(shí)能夠?yàn)楣芾砣藛T快速查詢與提取信息提供便利，具備身份管理功能，為用戶在線瀏覽提供便利。人事檔案管理人員需要注重對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)信息的更新，嚴(yán)格把控管理流程，避免網(wǎng)絡(luò)信息遭到竊取。為了能夠更好地滿足現(xiàn)代化管理要求，檔案部門(mén)需要積極與其他部門(mén)協(xié)作，加大系統(tǒng)研發(fā)力度，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部人事檔案的統(tǒng)一開(kāi)發(fā)與管理。各部門(mén)能夠?qū)λ鶎侪h(huán)節(jié)進(jìn)行編輯，統(tǒng)一材料報(bào)送至檔案部門(mén)審核。不但能夠保證數(shù)據(jù)系統(tǒng)的時(shí)效性，同時(shí)為人事檔案相關(guān)部門(mén)開(kāi)展業(yè)務(wù)提供便利，并且有助于提高檔案部門(mén)的審核效率。另外，事業(yè)單位也可以聘請(qǐng)一些專業(yè)機(jī)構(gòu)的專家指導(dǎo)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，推動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)新發(fā)展。

4.加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

首先，需要充分認(rèn)識(shí)到人員對(duì)相關(guān)工作的重要意義，使其能夠充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作對(duì)于單位運(yùn)營(yíng)、發(fā)展的重要性。同時(shí)需要注重高素質(zhì)人才的引進(jìn)，不斷擴(kuò)大專業(yè)人才隊(duì)伍，這也是推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵。因此需要加強(qiáng)人事檔案工作的建設(shè)力度，嚴(yán)格遵守相關(guān)保密規(guī)定。對(duì)于涉及工作人員的重要資料，將其作為單位的機(jī)密文件，不外傳外發(fā)。其次，人事檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，必然導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量與效率低下，因此，事業(yè)單位需要建立專門(mén)的內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制，積極組織和引導(dǎo)相關(guān)工作人員參與培訓(xùn)活動(dòng)，在學(xué)習(xí)過(guò)程中掌握相關(guān)軟件的操作方法，同時(shí)結(jié)合單位業(yè)務(wù)需求對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面優(yōu)化。最后，人事檔案管理人員需要嚴(yán)格遵守相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行工作，工作過(guò)程中各司其職，做好流程監(jiān)督與控制工作，確保工作能力與崗位職責(zé)的匹配性，強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)。同時(shí)人事檔案管理人員需要重視自身綜合素質(zhì)的提高，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性。管理人員需要不斷強(qiáng)化人事檔案管理人員的使命感，可以通過(guò)設(shè)置專門(mén)的獎(jiǎng)懲機(jī)制與考核機(jī)制，不斷提高工作人員的工作主動(dòng)性與積極性。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下，如何充分利用數(shù)據(jù)信息帶來(lái)更高的價(jià)值是各行各業(yè)需要探索的內(nèi)容，對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，需要不斷優(yōu)化與完善人事檔案管理制度體系，加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，注重人才隊(duì)伍建設(shè)，推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化、信息化發(fā)展，充分發(fā)揮檔案價(jià)值及作用。

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（作者簡(jiǎn)介：濱州市優(yōu)撫醫(yī)院）