新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究

高瑞琴

摘 要：隨著我國互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，企業(yè)信息化水平也越來越高，有效地提升了企業(yè)的核心競爭力。隨著我國經(jīng)濟步入常態(tài)化，市場經(jīng)濟體制得到了進一步完善，在這種情況下，企業(yè)需要不斷提升自身的管理水平，以此來提高企業(yè)的核心競爭力。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)檔案數(shù)量也是越來越多，在企業(yè)檔案管理中必須進行創(chuàng)新，采用信息化的管理措施，保證企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率。本文以企業(yè)檔案信息化管理為背景，介紹企業(yè)檔案采用信息化管理措施的作用以及具體措施，供大家參考借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);趨勢

隨著我國互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，經(jīng)濟發(fā)展也出現(xiàn)了新的增長點。在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理是企業(yè)管理中重要的組成部分，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)的檔案也是越來越多，采用傳統(tǒng)檔案管理方式需要消耗大量的人力和物力，同時還影響企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率。基于此，需要對企業(yè)檔案管理進行創(chuàng)新發(fā)展，以此來保證企業(yè)檔案管理效率，進而提高企業(yè)的管理水平。在企業(yè)未來的發(fā)展過程中，檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)展的主要趨勢，有效提高了企業(yè)的核心競爭力，讓企業(yè)在激烈的市場競爭中占據(jù)有利地位，充分實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)概述

1.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

企業(yè)檔案管理信息化是以計算機基礎(chǔ)為主要依據(jù)，對企業(yè)檔案信息采取科學(xué)的管理措施。目前而言，企業(yè)檔案材料的存儲模式正在發(fā)生巨大變化，在檔案管理中主要采用信息化管理方式，使檔案管理呈現(xiàn)數(shù)字化、科學(xué)化的發(fā)展趨勢。對于企業(yè)檔案管理而言，主要特點是綜合性的服務(wù)，保證企業(yè)持續(xù)健康地發(fā)展，激勵企業(yè)向著信息化、專業(yè)化的方向發(fā)展。

2.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的原則

企業(yè)在檔案管理過程中秉承信息化建設(shè)的基本原則，并且在實際管理過程中結(jié)合實際情況進行創(chuàng)新，秉承實事求是的基本原則，按照合作布置、深化應(yīng)用的要求，建立科學(xué)、統(tǒng)一、高效的信息化管理模式。在企業(yè)檔案管理過程中，相關(guān)工作人員要結(jié)合企業(yè)的實際情況，創(chuàng)新檔案管理模式，提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率，以此來推動企業(yè)的迅速發(fā)展。

二、信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)越性

1.方便檔案信息管理

隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)得到了充分發(fā)展，人們對檔案的保護意識也逐漸增強。另外，檔案信息用戶也在不斷發(fā)展壯大，用戶的類型也在不斷豐富，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，迫切需要對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行創(chuàng)新，信息化成為檔案信息管理的重要發(fā)展方向。但是，由于檔案信息化管理對于工作人員的要求比較高，而相關(guān)的管理人才也比較缺乏，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理效率不高。在企業(yè)檔案管理過程中采用信息化的管理措施，能夠解放對于人力的依賴性，同時也能夠有效提升企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率。

2.信息利用專業(yè)化

由于檔案信息用戶的不斷增加，在一定程度上增加了檔案管理工作的工作量，不僅如此，目前而言，檔案管理還呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢，這也要求檔案管理也要采用多樣化的管理模式。在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，信息化管理模式成為當(dāng)務(wù)之急，在檔案管理中采用信息化管理模式，能夠保證用戶需求的準(zhǔn)確化和精確化，同時還能有效降低企業(yè)檔案管理構(gòu)成中的成本，延長檔案信息管理的期限，使企業(yè)檔案管理向著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

三、目前企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.企業(yè)缺乏重視

目前而言，仍有一部分企業(yè)沒有認(rèn)識到企業(yè)檔案管理的重要性，沒有對檔案管理給予高度重視。究其原因，主要是因為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想比較傳統(tǒng)，沒有認(rèn)識到信息化技術(shù)的優(yōu)勢，對企業(yè)信息化發(fā)展重視程度不夠。在這種情況下，企業(yè)檔案信息化管理浮于表面，成為一種形式，根本沒有建立起來，更沒起到助推企業(yè)發(fā)展的作用。

2.管理人員能力缺失

企業(yè)在開展檔案信息化管理過程中，需要相關(guān)的專業(yè)人才進行管理，這就需要企業(yè)聘請相關(guān)專業(yè)的人才。但是，由于各種原因，企業(yè)檔案信息化管理人員比較缺乏，導(dǎo)致企業(yè)無法聘用到專業(yè)人才，使得檔案信息化管理沒有發(fā)展出應(yīng)有的作用。在企業(yè)檔案信息化管理過程中，對于相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力有著較高的要求，相關(guān)的工作人員需要具備扎實的理論基礎(chǔ)和豐富的實踐經(jīng)驗，只有這樣，才能有效保證企業(yè)檔案信息化管理作用，才能有效提升檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。不僅如此，由于一些企業(yè)的特殊性，檔案管理人員在工作過程中容易出現(xiàn)工作草率的問題，缺乏相關(guān)的責(zé)任意識，在一定程度上也影響檔案管理信息化的發(fā)展建設(shè)。

3.規(guī)劃不清晰

企業(yè)檔案管理并非一件小事，需要長期系統(tǒng)地開展學(xué)習(xí)，因此，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，需要建立系統(tǒng)的規(guī)劃，否則，企業(yè)檔案管理就會亂成一團，導(dǎo)致胡子眉毛一把抓，嚴(yán)重影響了企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量，管理的效率和質(zhì)量也不盡如人意。在實際工作過程中，如果工作人員的意識沒有建立起來的話，信息化建設(shè)就有可能出現(xiàn)虎頭蛇尾的情況，倉促結(jié)束，不僅浪費時間和精力，更會影響企業(yè)的信息化發(fā)展。

4.管理體系不健全

對于企業(yè)檔案管理工作而言，需要企業(yè)建立行之有效的管理體系，只有充分保證檔案的管理體系，提高管理者的重視意識，才能充分發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的作用，如果企業(yè)的管理者重視程度不高，或者是沒有建立起完整的管理體系，就會導(dǎo)致企業(yè)的檔案出現(xiàn)遺失或者損壞的情況，為后期的管理工作帶來嚴(yán)重的影響。

四、推進企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)具體措施

1.提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

隨著我國市場經(jīng)濟體制的逐漸完善，我國的企業(yè)也正處于高速發(fā)展階段，企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過程中首先就需要轉(zhuǎn)變管理理念，提高企業(yè)管理者對檔案管理信息化的重視程度。作為企業(yè)的管理者或者是信息化建設(shè)的負(fù)責(zé)人，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，充分認(rèn)識到管理信息化的重要性，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供人力、物力和財力等方面的支持，積極為企業(yè)檔案信息化管理引進專業(yè)化的人才和信息化管理所需要的設(shè)備。除此之外，企業(yè)還可以與社會上的其他單位展開合作，學(xué)習(xí)企業(yè)的先進管理措施，如果有必要，還可以引進企業(yè)的先進管理設(shè)備。企業(yè)在檔案信息化管理過程中，要積極聘用高素質(zhì)、高能力的專業(yè)管理人員，或者是從企業(yè)內(nèi)部選擇優(yōu)秀的人才進行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，為企業(yè)檔案信息化管理提供專業(yè)的人才隊伍。相關(guān)的管理人員和工作人員要對檔案的信息化管理有一個清晰的認(rèn)知和理解，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，積極學(xué)習(xí)信息化的管理理念，順應(yīng)時代發(fā)展的潮流和趨勢，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理措施，不斷進行自我提升，不斷學(xué)習(xí)檔案信息化管理方面的知識和技術(shù)，從而促進企業(yè)檔案信息化管理的進一步發(fā)展。

2.提升管理工作人員的綜合素質(zhì)

人是管理的主體，同時也是管理的對象，在企業(yè)檔案信息化管理過程中，如果缺乏現(xiàn)代化的管理人才，企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化就不可能實現(xiàn)，所以，企業(yè)在發(fā)展建設(shè)檔案信息化管理過程中，必須要先提升管理人員的信息技術(shù)素養(yǎng)和能力。第一，針對企業(yè)的管理人員展開信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容主要圍繞著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)以及云存儲等方面的技術(shù)和能力，與此同時，還需要對管理人員進行培訓(xùn)，以此來加強管理人員的專業(yè)知識和實踐操作能力，制定科學(xué)的獎懲制度，對于在實際工作過程中取得積極成績的工作人員給予獎勵措施。對于表現(xiàn)良好的員工需要給予物質(zhì)獎勵和精神獎勵，頒發(fā)額外的獎金和獎?wù)?，進一步調(diào)動員工參加工作的熱情;而對于成績不好或者是懈怠的員工需要給予一定懲罰，讓員工牢記自己的職責(zé)。以此來調(diào)動工作人員的積極性和主動性，提升企業(yè)工作人員的綜合能力和職業(yè)素養(yǎng)。第二，企業(yè)需要積極引進檔案管理工作能力強的人才，采用高薪聘用的方式，或者是邀請社會上的專業(yè)管理機構(gòu)對企業(yè)人員進行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進的管理經(jīng)驗，使企業(yè)檔案管理與企業(yè)發(fā)展的效率相結(jié)合，進而提升企業(yè)的管理效率和工作效率。第三，要對相關(guān)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心進行培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變管理人員陳舊的管理理念，正確認(rèn)識管理檔案對企業(yè)發(fā)展的重要性，與此同時，還需要加強對相關(guān)工作人員的專業(yè)教育，讓相關(guān)工作人員認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，轉(zhuǎn)變工作人員的思想認(rèn)知，進而在實際工作過程中能夠全身心地投入到工作當(dāng)中，認(rèn)真對待工作，細(xì)致耐心地完成企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量。

3.制訂合理的工作規(guī)劃

為了更好地保證企業(yè)檔案信息化管理有序開展，需要企業(yè)制訂科學(xué)合理的工作計劃，保證企業(yè)檔案管理工作按部就班地開展。第一，要對檔案管理工作的具體操作過程給予明確規(guī)定，嚴(yán)格規(guī)定操作時間和步驟，積極開展對管理人員的培訓(xùn)工作，提升管理人員的操作技能，對操作人員的操作流程給予嚴(yán)格規(guī)定，進而約束工作人員按照規(guī)范的流程進行操作。第二，對操作人員的操作過程給予監(jiān)督和管理，為了最大限度地避免操作人員的操作問題，保證操作過程中的規(guī)范性和正確性，避免在檔案信息錄入過程中出現(xiàn)錯誤的情況。第三，對于企業(yè)檔案管理程序或者是系統(tǒng)進行及時維護，在企業(yè)檔案信息化管理過程中，需要對相關(guān)的系統(tǒng)和網(wǎng)站進行及時的維護管理，要確保企業(yè)檔案信息化管理的相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備處于良好狀態(tài)，保持系統(tǒng)的穩(wěn)定性，進而保證信息化建設(shè)工作的順利完成。

4.建立和完善檔案管理體系

在企業(yè)檔案信息化管理過程中，如果缺乏了理論化的管理體系就會導(dǎo)致實際工作缺乏指導(dǎo)性，就會導(dǎo)致檔案管理在實際工作過程中出現(xiàn)很多不規(guī)范的情況，嚴(yán)重影響檔案信息化管理的工作進度。所以，企業(yè)在檔案信息化管理過程中，需要建立一個科學(xué)完善的管理系統(tǒng)。管理系統(tǒng)需要具備系統(tǒng)性、全面性、特殊性，不僅要充分保證檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)，還需要避免特殊情況的發(fā)生。這個管理體系中包含了很多的工作人員，其中就有對于工作人員的工作規(guī)范，防止工作人員出現(xiàn)違規(guī)情況。與此同時，還需要不斷完善檔案管理的相關(guān)機制，企業(yè)可以圍繞檔案管理成立獨立的部門，賦予相關(guān)的管理權(quán)限，讓各部門的職責(zé)更加明確，進而保證企業(yè)檔案管理質(zhì)量和效率。另外，調(diào)取檔案時不但需要出示上級領(lǐng)導(dǎo)的批文，在檔案登記表上寫下自己的具體信息，包括姓名、部門、領(lǐng)導(dǎo)等，管理人員需要用信息系統(tǒng)記錄下調(diào)取檔案人員的信息，防止紙質(zhì)記錄表丟失無法找回檔案，進一步保障檔案的安全。

五、新形勢下做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要意義

1.對企業(yè)檔案的保管有幫助

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過程中，主要是以紙質(zhì)檔案為主，在保存過程中需要占據(jù)一定的空間，時間一久，紙質(zhì)檔案也會出現(xiàn)一定程度的破損，進而影響檔案的完整性和真實性。而如果采用信息化管理措施，則能很好地解決檔案保存的問題，不僅能夠有效保證檔案信息的完整性和真實性，還能有效延長檔案管理的時間。不僅如此，在閱讀檔案之后，也不會對檔案造成影響。除此之外，為了保證檔案信息的安全性，在信息化管理過程中可以采用加密的形式，以此來保證檔案的安全性。在檔案調(diào)取后，管理人員需要及時更換密碼，防止密碼外泄，避免因企業(yè)機密泄露，而產(chǎn)生經(jīng)濟損失。

2.公司發(fā)展的需求

檔案管理與企業(yè)生存和發(fā)展有著重要的關(guān)系，因為檔案中記錄和保存的都是企業(yè)有價值的信息，企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的檔案資料，反映著整個企業(yè)的發(fā)展過程，對企業(yè)的未來發(fā)展有著重要的意義和作用。在對企業(yè)檔案管理過程中，采用信息化管理方式，符合企業(yè)未來發(fā)展的目標(biāo)。在新形勢下，公司面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，企業(yè)通過建立信息化管理措施能夠有效提高企業(yè)的核心競爭力，進而保證企業(yè)在激烈的市場競爭中占據(jù)不敗地位。

另外，通過檔案信息化管理措施，能夠促進企業(yè)向著更高效、更便捷的方向發(fā)展，進而推動企業(yè)的發(fā)展進步。

3.提高企業(yè)檔案管理部門工作成績

在企業(yè)檔案信息化管理過程中，能夠有效減少檔案管理職員的工作量，同時也改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式，讓管理人員不必為了防止紙質(zhì)記錄表而費心，而是將自己的精力更好地投入檔案管理中，不斷優(yōu)化檔案管理，為企業(yè)的改革與發(fā)展提供基礎(chǔ)資料。節(jié)省員工的工作時間，能夠有效提高員工的工作效率，讓員工有充足的時間投入創(chuàng)新管理方式當(dāng)中去，進而有效地提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。不僅如此，企業(yè)檔案信息化管理能夠有效提高企業(yè)檔案的管理水平和管理質(zhì)量，讓企業(yè)的檔案管理更加便捷。

六、結(jié)語

總而言之，企業(yè)檔案信息化管理符合企業(yè)未來的發(fā)展方向，更符合時代發(fā)展的趨勢。企業(yè)應(yīng)該積極迎合時代發(fā)展的浪潮，在企業(yè)檔案管理過程中積極采用信息化管理措施，完成對檔案信息化的建設(shè)，以此來提高企業(yè)的循序發(fā)展。通過上文的敘述，我們分析了企業(yè)檔案信息化管理過程中遇到的問題，并且分析了時代發(fā)展的趨勢，以此來促進企業(yè)檔案信息化管理的建設(shè)。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的實際情況，制定符合企業(yè)自身的信息化管理戰(zhàn)略，進而提高企業(yè)的管理效率和管理質(zhì)量，提升企業(yè)的核心競爭力，實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

參考文獻：

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[3]程金華.新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究[J].卷宗，2019

（作者單位：陜煤集團神南產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司）