淺析現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式與創(chuàng)新思維

高秀娟

摘 要：企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用，注重對(duì)企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，是促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要保障。然而隨著社會(huì)信息資源的不斷發(fā)展，信息管理模式的逐步更新，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新是促進(jìn)我國(guó)企業(yè)發(fā)展的重要途徑。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展；企業(yè)檔案管理；管理模式更新；創(chuàng)新思維

一、引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平逐步提升，我國(guó)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部深化體制改革，企業(yè)的檔案管理在信息傳播速率日益加快的今天成為企業(yè)管理的重要組成部分，注重對(duì)企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新升級(jí)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要保障，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理形式創(chuàng)新，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部深化改革，輔助企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)利益。

二、現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)前檔案管理模式形式

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式主要包括：檔案分散管理模式、檔案集中管理模式和信息—體化管理模式三種模式[1]。檔案分散管理模式是指企業(yè)的檔案管理分散下在企業(yè)的各個(gè)部門手中，企業(yè)的檔案管理沒有明確的固定管理模式，企業(yè)的信息資源和檔案管理以部門為劃分原則，例如：財(cái)務(wù)檔案管理在會(huì)計(jì)部門，人員檔案管理在企業(yè)的人力資源部等等。這種管理模式能夠保障企業(yè)檔案管理按照不同的部門進(jìn)行分化管理，檔案信息明確，但由于企業(yè)檔案管理分布在企業(yè)的不同不同，因此企業(yè)對(duì)內(nèi)部檔案的總體管理性不明確，檔案應(yīng)用時(shí)程序繁雜，需要多個(gè)部門同事配合才能完成，降低了企業(yè)的運(yùn)行效率；檔案集中管理模式是指企業(yè)將所有檔案進(jìn)行企業(yè)集中管理，這種管理模式實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體檔案的運(yùn)行和管理，但由于企業(yè)各個(gè)部門之間的內(nèi)容發(fā)雜，信息種類多樣，經(jīng)常出現(xiàn)企業(yè)信息檔案管理資料混雜，各部門檔案管理無(wú)頭緒，也為卻也的檔案管理造成了麻煩；信息—體化管理模式，這種企業(yè)檔案信息管理模式中將互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)檔案管理的手段相融合，形成企業(yè)內(nèi)部人力資源信息，數(shù)據(jù)信息以及財(cái)務(wù)信息管理的綜合掌控，即實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部各部部門資料管理合理有序，依據(jù)各部門的特點(diǎn)進(jìn)行劃分，又能夠使企業(yè)內(nèi)部信息資源掌控的整體需求，信息—體化管理模式是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的主要模式。

三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新思維

（一）注重把握企業(yè)檔案管理傳統(tǒng)模式與創(chuàng)新思維的結(jié)合

培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理模式的創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)追中傳統(tǒng)檔案管理模式與創(chuàng)新思維能力的結(jié)合，一方面依據(jù)企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式經(jīng)行檔案管理，注重對(duì)傳統(tǒng)檔案管理中的將檔案分門別類進(jìn)行管理，依據(jù)企業(yè)內(nèi)部各部門檔案分散化管理中企業(yè)管理中的優(yōu)勢(shì)，如企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門對(duì)資源管理依據(jù)部門的內(nèi)部職責(zé)細(xì)致劃分，促進(jìn)部門企業(yè)檔案管理，保障了檔案管理的邏輯性要求；另一方面，應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新模式，將先進(jìn)的技術(shù)手段作為企業(yè)信息資源管理的重要保存手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源管理“雙重性”[2]，一份保存在企業(yè)的總體檔案管理中，另一份保存在企業(yè)的各個(gè)部門手中，形成檔案資源信息的雙重保險(xiǎn)，這種檔案管理辦法能夠確保企業(yè)檔案管理信息的真實(shí)性，盡量降低企業(yè)檔案信息失真帶來(lái)企業(yè)信息丟失，造成企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失。

（二）形成企業(yè)整體檔案管理思維模式

企業(yè)的檔案管理其企業(yè)信息資源管理的重要組成部分，注重把握企業(yè)檔案管理中的整體性是促進(jìn)企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新的重要手段。從企業(yè)的整體發(fā)展?fàn)顩r出發(fā)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源管理整體劃分，使企業(yè)的檔案管理?yè)碛忻鞔_的整體性，在總體上把握了企業(yè)檔案的管理方向，最后實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案分部管理，形成整體把握，部分運(yùn)行的檔案管理形式，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)各個(gè)部門之間檔案的綜合管理與信息資源的暢通發(fā)展，為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展提供了有力的檔案管理保障。

（三）企業(yè)檔案管理立足于當(dāng)今社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)

我國(guó)經(jīng)濟(jì)逐步發(fā)展，綜合國(guó)力的逐步提升促使我國(guó)企業(yè)的發(fā)展逐步向著國(guó)際化水平邁進(jìn)。對(duì)于企業(yè)檔案管理應(yīng)當(dāng)立足于當(dāng)今社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，注重把握社會(huì)的發(fā)展動(dòng)向也是促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)檔案創(chuàng)新管理的重要趨勢(shì)，企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下運(yùn)行，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻將企業(yè)信息資源管理與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展好協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展模式與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式相協(xié)調(diào)，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)的檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部深化改革的深入進(jìn)行，為企業(yè)綜合發(fā)展提供良好的內(nèi)部資源保障。

（四）用發(fā)展的眼光看待企業(yè)檔案管理工作

企業(yè)的發(fā)展是不斷向前發(fā)展的，因此，注重對(duì)企業(yè)的檔案管理采用發(fā)展的眼光對(duì)企業(yè)對(duì)方案進(jìn)行管理。進(jìn)行企業(yè)檔案整理時(shí)，注重把握企業(yè)的總體發(fā)展方向和企業(yè)的潛在發(fā)展方向，依據(jù)企業(yè)規(guī)劃，將企業(yè)的、檔案進(jìn)行綜合分部整理，一方面促進(jìn)企業(yè)的管理合理有序，保障企業(yè)當(dāng)前的運(yùn)行發(fā)展順利進(jìn)行；另一方面也促進(jìn)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的檔案管理有可調(diào)控性，為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展方向能夠有充足的理論信息作為企業(yè)項(xiàng)目發(fā)展和產(chǎn)品生產(chǎn)的理論保障[3]，用發(fā)展的眼光看待企業(yè)檔案管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的重要理論途徑。

（五）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

提升企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)是保障企業(yè)檔案管理模式追不更新的重要基礎(chǔ)，一方面，檔案管理人員通過(guò)自身的經(jīng)驗(yàn)積累，不斷地豐富自身專業(yè)知識(shí)，依據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，制定合理的檔案管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)實(shí)際發(fā)展協(xié)調(diào)發(fā)展；另一方面，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)加大對(duì)員工專業(yè)能力的培訓(xùn)，通過(guò)定期的企業(yè)管理能力培訓(xùn)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)視野逐步提升，管飯吸收各個(gè)檔案管理手段中的優(yōu)勢(shì)，形成一套適合本企業(yè)發(fā)展的企業(yè)檔案管理模式，保障企業(yè)管理模式創(chuàng)新發(fā)展。

（六）形成完備的企業(yè)檔案管理機(jī)制

不斷完善企業(yè)檔案管理機(jī)制，促進(jìn)企業(yè)檔案管理體制能夠有明確的制度保障，形成完備的制度管理理念作為企業(yè)檔案管理的重要約束力，形成完備的企業(yè)管理機(jī)制有助于保障企業(yè)檔案管理的真實(shí)性，促進(jìn)企業(yè)管理的信息資源的安全管理，形成完備的企業(yè)管理模式也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源管理的重要理論支持，擁有明確的檔案管理機(jī)制是保障企業(yè)檔案管理與企業(yè)運(yùn)行發(fā)展軌道相融合的重要規(guī)范性保障。

（七）提升企業(yè)檔案管理服務(wù)水平

注重企業(yè)檔案管理向著多元化，服務(wù)化方向發(fā)展是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的重要模式的轉(zhuǎn)變[4]。提升企業(yè)檔案的服務(wù)機(jī)構(gòu)，提升企業(yè)檔案管理熱辦公效率，實(shí)現(xiàn)服務(wù)領(lǐng)域，服務(wù)模式，服務(wù)態(tài)度，服務(wù)環(huán)境以及服務(wù)時(shí)間的多重性發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的檔案管理與企業(yè)運(yùn)行發(fā)展提供多重服務(wù)的模式，真正實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的實(shí)際價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展模式與經(jīng)營(yíng)模式的創(chuàng)新[5]。

四、結(jié)論

隨著我國(guó)綜合國(guó)力的逐步提升，信息資源管理也逐漸成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的關(guān)鍵點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理模式的探究與創(chuàng)新思維的應(yīng)用能夠推進(jìn)我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部資源深化改革，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的合理利用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理逐步向著創(chuàng)新化、專業(yè)化方向發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)利益；另一方面，現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理模式的探究與創(chuàng)新思維的應(yīng)用也為提高我國(guó)綜合國(guó)力作理論保障，促進(jìn)我國(guó)綜合國(guó)力穩(wěn)步提升，加強(qiáng)我國(guó)的綜合國(guó)力建設(shè)。

（作者單位：青島李滄環(huán)境衛(wèi)生有限公司）

參考文獻(xiàn)：

[1] 王夢(mèng)禹.從中小型企業(yè)文秘人員需求試論教育機(jī)構(gòu)秘書人才培養(yǎng)[D].暨南大學(xué)，2013.

[2] 張玉香.圖書情報(bào)與檔案管理研究生人才需求與創(chuàng)新能力培養(yǎng)研究[D].湘潭大學(xué)，2013.

[3] 孫翌，謝蓉，張潔.2014年上海圖書情報(bào)與檔案學(xué)學(xué)科發(fā)展評(píng)議[A].上海學(xué)術(shù)報(bào)告（2014）[C].：，2015：18.

[4] 卜鑒民.以開放式創(chuàng)新理念完善和發(fā)展改制企業(yè)檔案管理的“工投模式”[J].檔案與建設(shè)，2006，10：47-49.

[5] 侯林.企業(yè)檔案管理功能服務(wù)模式創(chuàng)新[J].東方企業(yè)文化，2013，11：88.