文書檔案管理效率的提升路徑分析

秦亮

摘 要：在事業(yè)單位的管理工作中，一個重要的項目就是文書檔案管理。這項工作的開展情況與其他的工作有著密切關(guān)聯(lián)，會直接影響到事業(yè)單位各項工作的進度和效率。因此，必須要強調(diào)文書檔案管理的高效落實，明確其所具有的重要價值和意義。本文分析了文書檔案管理的重要性，論述了在當前事業(yè)單位文書檔案管理工作中所存在的問題和不足，并提出了文書檔案管理效率提升的有效路徑，以供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理;效率;提升路徑

文書檔案收集和整理了事業(yè)單位原始的工作記錄，為各項工作的開展，提供強有力的依據(jù)?，F(xiàn)階段，面臨著事業(yè)單位的深化改革，因此文書檔案管理工作環(huán)境也發(fā)生了明顯變化。為了符合現(xiàn)代文書檔案的管理需要，就要根據(jù)當前的管理現(xiàn)狀，采取科學的、可行性的管理措施，通過創(chuàng)新管理方式和手段，實現(xiàn)高效率文書檔案管理工作的開展，促進事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量水平的提升。

一、文書檔案管理的重要性

文書檔案就是在事業(yè)單位發(fā)展的過程中形成的各種資料，囊括了事業(yè)單位各項發(fā)展數(shù)據(jù)，而且還具有多種類型，其中包括會議記錄、通知、總結(jié)、通告、信函等。對文書檔案所開展的管理工作，就是在分類整理文書的基礎(chǔ)之上，通過科學的方法，按照相關(guān)的標準和規(guī)定，從系統(tǒng)性的角度劃分文書檔案，并做好后續(xù)的文書檔案保管工作。因此，事業(yè)單位的發(fā)展時間越長，發(fā)展歷史越悠久。也就具有更加龐大數(shù)量的文書檔案，進一步提高了檔案管理的復雜程度。所以在實際管理工作落實的過程中，面對大量的文書檔案管理任務，會產(chǎn)生巨額時間和精力的消耗，同時還容易出現(xiàn)失誤和紕漏。

從本質(zhì)上來看，文書檔案管理工作具有書面記錄的特點，以事業(yè)單位的發(fā)展進程和各項活動作為記錄內(nèi)容，涉及廣泛的工作內(nèi)容，如會議材料、工作計劃、文書報告等。在事業(yè)單位的日常工作中，會產(chǎn)生各種各樣的文字信息，對于其中具有價值的信息資源，通過固有的模式，做好文字的整理和記錄，并且在具體的規(guī)定與要求的基礎(chǔ)上，對于所形成的文書檔案進行系統(tǒng)排列，做好存放和管理工作，便于隨時查取。在事業(yè)單位的檔案建設(shè)中，以文書檔案作為核心內(nèi)容，其有著較高的參考價值。經(jīng)過科學、有序的文書檔案管理工作，能夠針對一些重要的、價值高的檔案信息，進行長期保存，從而實現(xiàn)重要文件的循環(huán)利用，有助于日后檔案資源開發(fā)利用。只有在文書檔案管理中，投入充足的人力、物力資源，加強對于其科學管理，這樣在需要的時候，才能夠快捷查找和使用，有利于事業(yè)單位各項決策的精準性提升。文書檔案管理不僅是提供信息服務的基本保障，同時其所提供的憑證，還具有一定的法律效力。在文書檔案的內(nèi)容中，會對事業(yè)單位的發(fā)展歷程進行詳細記錄，具有一定的真實性，因此決定了文書檔案具有法律效力。一旦發(fā)生意外情況，通過文書檔案的有關(guān)記錄，能夠提供強有力的證據(jù)，從而對于各種事件的處理和判定，提供具有法律效力的憑證。由此可見，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，文書檔案管理發(fā)揮著重要的作用，將會對單位的各項決策造成直接的影響。因此，應設(shè)置專職人員負責文書檔案管理工作，并且提高人們對于該項工作的重視力度。通過強化文書檔案管理，做好整理工作，從而提高信息服務的水平，確保最大程度發(fā)揮檔案資源價值。

另外，在文書檔案工作中，通過先進的數(shù)字化、自動化技術(shù)應用，也能大大提高管理效率，降低管理人員的工作量，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)共享，節(jié)約數(shù)據(jù)的檢索時間，提高信息查詢的效率，便于對檔案信息進行循環(huán)開發(fā)和運用。

二、事業(yè)單位文書檔案管理工作存在的問題

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，在各項工作、活動的開展中，會留下大量的文書檔案。因此，面對冗雜的信息資源，要想提高對其開發(fā)利用的科學性和合理性，促進各個工作流程順利開展，就要確保文書檔案管理工作的高效推進，不斷提高管理質(zhì)量。但是，當前在事業(yè)單位中，針對檔案管理方面的工作，在實際的開展過程中，依然存在一定的問題和缺陷，不利于管理水平的提升。

1.缺乏對文書檔案管理的認識

現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位并未高度重視檔案管理工作，沒有意識到該項工作的重要性和價值。甚至在一些單位，沒有針對檔案管理設(shè)置專職的部門，而是由各部門自行管理。因此，在具體操作中，由于負責檔案管理的人員不具有較高的專業(yè)性，檔案管理理念認識不到位，因此管理工作規(guī)范性不足，都會影響到文書檔案的完整性和有效性。

此外，負責檔案管理的人員要完成兼職檔案管理工作，還要確保完成本職工作，在這種情況下，不僅會造成其本職工作效率低下，還難以有足夠的時間和精力開展好文書檔案管理，使得檔案管理的質(zhì)量無法保證。由于這種兼職工作性質(zhì)，導致檔案管理人員工作責任感不強，不利于管理效率的提高。長期下去，就會造成檔案管理和單位的發(fā)展存在脫節(jié)現(xiàn)象，不利于事業(yè)單位的順利發(fā)展。

2.缺少規(guī)范的管理制度

在事業(yè)單位中，對于文書檔案管理并未確立明確且規(guī)范的制度，所開展的管理工作具有較為明顯的盲目性和隨意性，從而導致管理工作混亂。文書檔案管理工作具有綜合性、系統(tǒng)性的特點，如果在工作開展中沒有嚴格的制度約束和規(guī)范，就會使各項操作缺乏專業(yè)性，影響工作效率。一旦在具體的管理工作中出現(xiàn)問題。容易出現(xiàn)責任推諉的現(xiàn)象。并且由于缺少制度的保障，也會使得實際分工不明確，增加文書檔案管理工作的開展難度。另外，由于各項制度的缺失，沒有健全的獎懲制度，也難以對檔案管理人員起到良好的激勵效果。長期下去，不僅會影響檔案管理人員工作的積極性，同時還會導致人才流失，造成檔案管理崗位的空缺。

3.管理人員專業(yè)素質(zhì)有待加強

在檔案管理中，工作人員是各項操作的執(zhí)行者，因此人員作為一個關(guān)鍵要素，其專業(yè)素質(zhì)會對檔案管理工作的效率和質(zhì)量造成直接的影響。現(xiàn)階段，在事業(yè)單位，文書檔案管理工作缺乏健全的人員組織結(jié)構(gòu)，人員、崗位安排混亂，限制了管理效率的提升。由于事業(yè)單位對于檔案管理工作的重視程度不足，往往對該項工作沒有配備足夠的人員，而且人員的專業(yè)性和業(yè)務能力都有所欠缺。管理人員對檔案管理的內(nèi)容和規(guī)范要求缺乏明確的認識和了解，常常會出現(xiàn)各種工作失誤，造成管理混亂。由于人員的工作能力不足，只能做好基礎(chǔ)的檔案收集和整理工作，難以結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀，開展相關(guān)檔案信息的課題調(diào)研。很多檔案管理人員在進行檔案資源的開發(fā)和運用時，不能夠熟練運用信息技術(shù)，大大降低了檔案管理的信息化水平，不利于檔案管理效果的實現(xiàn)。

4.管理技術(shù)手段落后

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各種信息資源呈現(xiàn)爆炸式的增長，因此也對檔案管理作出了全新的要求。但是，一些事業(yè)單位的檔案管理工作信息化程度不足，各種網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)具有滯后性，缺少足夠的資金和技術(shù)支持，導致檔案信息化建設(shè)進展緩慢。很多事業(yè)單位開展的檔案管理工作缺少創(chuàng)新意識和理念，依然采用以人工為主的傳統(tǒng)檔案處理方式，無法實現(xiàn)對檔案的高效整理和分析，使得整個工作效率低下，也不利于信息化檔案管理的推進。由于用于檔案管理的資金有限，因此在技術(shù)更新和升級方面往往存在資金匱乏的問題，從而使得檔案管理工作的信息化水平不高，加劇了管理人員的工作難度和強度，無法符合當前社會對于檔案管理的多元需求，難以提供優(yōu)質(zhì)的信息服務。

三、文書檔案管理效率的提升路徑

1.提高檔案管理認識水平

為了確保檔案管理工作的順利開展，前提就是確保管理人員對該工作具有正確的認識，這樣才能夠從思想層面上讓人員具有端正的工作態(tài)度，認識到檔案管理工作的重要價值和意義，促進管理效率和質(zhì)量的不斷提升，在實際工作中，嚴格按照各項規(guī)章制度，有序開展管理工作。檔案管理人員要提高管理行為的規(guī)范性，樹立起高度的責任感，同時還要積極進行思想觀念的革新與轉(zhuǎn)變，確保管理責任的落實，促進檔案管理工作的持續(xù)性開展。各個部門的領(lǐng)導人員要充分發(fā)揮模范帶頭作用，對于檔案管理工作具有正確的態(tài)度。為了加大對于該項工作的重視力度，在事業(yè)單位內(nèi)部應進行獨立部門的設(shè)置，專門負責文書檔案的管理，并安排專業(yè)人員開展科學管理，防止由于兼職情況造成管理混亂。

2.確立完善的管理制度

事業(yè)單位要結(jié)合當前的發(fā)展現(xiàn)狀，進行文書檔案管理制度的確立和完善，確保其符合單位檔案管理的需求，能夠適應現(xiàn)階段的發(fā)展特點。為了提高制度科學性、合理性，要充分貫徹以人為本的理念，進行各項規(guī)章制度的制定，確保實現(xiàn)對檔案管理工作現(xiàn)狀的改善，充分調(diào)動管理人員的工作熱情，讓其更加積極地做好管理工作。在制度的制定和落實過程中，也要不斷滲透檔案管理的現(xiàn)實需求，做到持續(xù)健全和完善，從而讓所設(shè)置的各項制度在實施的過程中具有較高的合理性和可行性。如果在制度落實的過程中，存在一定的問題和缺陷，也要及時做出相應調(diào)整，確保文檔管理工作的順利開展。同時，還要重視對獎懲制度的設(shè)置，促進檔案管理部門的優(yōu)化，針對工作表現(xiàn)良好、工作態(tài)度認真的人員，要適當對其給予一定獎勵，不斷增強人員的工作信心，調(diào)動其工作積極性。而針對工作態(tài)度不端正、消極怠工的人員，也要按照制度對其采取相應的懲罰，從而起到警示的作用。

3.提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)階段，文檔管理工作人員在專業(yè)素質(zhì)上還有較大的提升和改善空間。因此，事業(yè)單位要重視對文檔管理人員的培訓教育，通過定期開展培訓工作，確保其理念和工作方式都能夠做到與時俱進，豐富他們的文檔管理知識，提高管理技能。要想促進培訓質(zhì)量和效率的提升，事業(yè)單位要善于把握契機，確保所開展的培訓能夠更易于員工接受和理解，確保培訓效果的實現(xiàn)。針對文檔管理人員所開展的培訓教育，不僅要重視專業(yè)理論知識的教育，同時還要強調(diào)思政內(nèi)容，通過思政教育的推進，從整體上提高人員的思想認識水平，端正管理人員的工作態(tài)度，使其更加積極主動地做好檔案管理工作，提高服務水平。除了要落實好培訓工作，還要做好人員的招聘，確保所招聘的文檔管理人員具備扎實的專業(yè)知識，能夠熟練運用各種管理技術(shù)和軟件。在人員上崗以后，要定期開展工作考核，采取多樣化的考核方式，確保考核結(jié)果的公正性和合理性。創(chuàng)新傳統(tǒng)的考核手段，在考核工作中融入互動性的考核方法，并且將考核結(jié)果和員工的薪酬福利掛鉤，確?？己顺尚У膶崿F(xiàn)，從而激勵員工不斷進行自我工作能力的完善和提升。

4.構(gòu)建信息化管理平臺

隨著科技水平的提升，在當前的文檔管理中也不斷滲透和融合了各項信息技術(shù)的運用。在信息化建設(shè)進程不斷推進的過程中，一項重要的內(nèi)容就是信息化平臺的構(gòu)建。事業(yè)單位的領(lǐng)導人員要對檔案管理信息化建設(shè)具有高度的認識，加強對檔案部門的各項基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，通過軟硬件設(shè)備的引進和應用，為信息化平臺建設(shè)提供技術(shù)和設(shè)備的支持。通過現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的運用，能夠提高檔案處理的效率，并可借助信息化管理平臺，更加便捷地進行檔案資源的利用。

因此，事業(yè)單位要在完善有關(guān)機制的基礎(chǔ)上，重視管理人員信息素養(yǎng)的提升，強化信息技術(shù)的培訓教育，從而推進信息化平臺的構(gòu)建，更好地服務于文檔管理工作。管理人員通過信息技術(shù)的培訓，能夠熟練操作和運用信息平臺，提高檔案管理工作的自動化水平，促進紙質(zhì)文檔資源朝數(shù)字化資源的發(fā)展和轉(zhuǎn)型。依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)的運用，能夠以事業(yè)單位的各項工作為中心，加強檔案管理課題研究，將文檔的價值和作用發(fā)揮出來。

5.優(yōu)化文檔管理流程

對于文檔管理來說，這項工作不是獨立開展的，而是和其他部門的工作具有緊密的聯(lián)系，因此為了實現(xiàn)文檔管理效率的提升，就要在實際工作中加強和各個部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，這樣才能夠獲得各部門的支持。檔案管理部門也要積極聽取其他部門的意見，對自身的工作進行改進和優(yōu)化，提高文檔管理的精細化程度，修正其中存在的不合理問題。同時，還要主動學習與借鑒其他單位開展檔案管理工作的優(yōu)秀經(jīng)驗和案例，結(jié)合本單位的工作實際，對優(yōu)秀經(jīng)驗選擇性吸收，從而促進自身管理流程的不斷完善，避免出現(xiàn)管理問題和失誤，對之后的檔案利用與開發(fā)，打下良好的基礎(chǔ)。

6.創(chuàng)新管理方法

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷進步發(fā)展的背景下，檔案信息訴求也變得更加多樣化。因此，檔案管理部門也要緊跟時代的發(fā)展腳步，不僅要積極更新管理思想和理念，還要促進管理方法的創(chuàng)新，確立起大數(shù)據(jù)思維，在數(shù)據(jù)庫中收納數(shù)字信息資源，確保對于檔案信息的使用，能夠提供遠程服務。

另外，也要加強對信息技術(shù)的更新和升級，確保采用先進的技術(shù)手段，促進文書檔案管理工作的改革，實現(xiàn)工作水平的持續(xù)提升。

四、總結(jié)

綜上所述，在事業(yè)單位的管理工作中，文書檔案管理占據(jù)著重要地位，因此為了改善當前的文檔管理現(xiàn)狀，就要打破傳統(tǒng)工作模式的局限，立足于實際情況，促進文檔管理方式的轉(zhuǎn)變，完善管理制度，提升人員的專業(yè)素質(zhì)水平，加強對于文檔管理的信息化建設(shè)。

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（作者單位：福建省邵武市環(huán)境衛(wèi)生服務中心）