基于自主可控的電子文件歸檔和電子檔案管理研究

劉紅

摘 要：隨著信息技術(shù)廣泛普及，各行業(yè)發(fā)展隨之產(chǎn)生大量的電子文件檔案，針對數(shù)量龐大的電子文件歸檔及檔案管理工作成為各行業(yè)所需做好的重要工作內(nèi)容。重點是要確保海量電子檔案的安全歸檔，并且可同步實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的在線訪問效果，切實提升檔案管理質(zhì)量和效率的同時，實現(xiàn)對電子檔案管理的自主可控。要想實現(xiàn)對電子文件檔案管理的自主可控，就需要借助技術(shù)手段來實現(xiàn)，如運用集中式和分布式電子檔案管理技術(shù)就是很好的實現(xiàn)手段，能夠結(jié)合用戶對電子檔案歸檔及管理的實際需求來進行擴容、存儲，確保電子檔案的安全性，達(dá)成自主可控的效果。為此，本文基于自主可控這一目標(biāo)，針對電子文件歸檔和電子檔案管理的路徑進行探究，以供參考。

關(guān)鍵詞：自主可控;電子文件歸檔;電子檔案;檔案管理

信息技術(shù)迅猛發(fā)展，各領(lǐng)域產(chǎn)生的海量電子文件如何更好地歸檔與管理成為重點研究課題。經(jīng)過檔案行業(yè)多年的研究探索，針對電子文件歸檔和管理，形成了相對豐富和完善的管理形式，如音視頻、DOC、PDF、CAD等，在實際管理上搭建出了一系列信息數(shù)據(jù)庫進行存儲與共享。電子文件的歸檔和管理獲得解決，但文件信息的安全歸檔問題越來越突出，難以實現(xiàn)有效歸檔存儲的同時，同步達(dá)成在線訪問的效果。

為此，就要求業(yè)內(nèi)人員進一步采取技術(shù)手段，專攻電子文件歸檔和管理的安全、在線訪問、共享及傳輸?shù)姆较?，促使電子文件歸檔和管理的全過程實現(xiàn)自主可控的目標(biāo)。

一、相關(guān)概念概述

1.電子文件歸檔方式

電子檔案的歸檔方式迥異于傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔管理方式，其根源也大不相同?？偟膩碚f，信息的傳遞方式、信息構(gòu)成的格式以及其他層次都有明顯的不同。采用電子歸檔方式時，需要建立相應(yīng)的工作模式，充分利用最新技術(shù)，促進文件整理和歸檔自動化和排序。同時，要建立比較完善的歸檔制度，對不同的文件設(shè)置不同的保存期限，對不同的文件進行編碼，實現(xiàn)自動化管理，提高文件歸檔和存儲的便利性?；陔娮雍图堎|(zhì)文檔并存的管理和存儲形式，極大提高了文檔文件的可靠性和準(zhǔn)確性。

此外，電子檔案歸檔需要確保信息安全，其使用計算機安全技術(shù)來協(xié)助文件歸檔和存儲過程的機密性，并避免在傳輸或使用過程中出現(xiàn)泄漏、盜竊、篡改等問題。例如，可以設(shè)置相應(yīng)的防火墻或設(shè)定嚴(yán)格的訪問權(quán)限，以全面提高文件存檔的真實可靠性。

2.電子檔案管理

電子文件管理直接突破了傳統(tǒng)的管理模式，具體在文件的發(fā)送、放置、保存、修改等方面與以往的管理方式有很大區(qū)別。具體流程如下：（1）有效改善電子檔案管理系統(tǒng)。這使得不同部門可以在不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中同步其電子文件管理任務(wù)，避免重復(fù)輸入數(shù)據(jù)和高能耗。（2）注重提高電子網(wǎng)絡(luò)資源的利用效率，利用網(wǎng)絡(luò)對電子文件實行集中管理。對部分非電子檔案存儲內(nèi)容進行綜合數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成綜合性電子檔案庫，保證文件檔案的規(guī)范管理，使電子檔案信息能夠順利發(fā)布。

二、電子文件歸檔和檔案管理的特點及作用優(yōu)勢

1.電子文件歸檔管理的特點

（1）數(shù)字化呈現(xiàn)在大眾眼中

如今，計算機生成、形成、分發(fā)、使用和管理的電子文件以數(shù)字形式存在，允許其將信息內(nèi)容與攜帶的載體格式分開。電子文件可用于各種計算機媒體。以數(shù)字信號的形式呈現(xiàn)，超越了以往物理距離和紙質(zhì)載體的原有屬性和特征。

（2）依賴于計算機及其環(huán)境

電子文檔的生成、分發(fā)和管理通過在計算機環(huán)境中運行來實現(xiàn)。電子文檔依賴于計算機的軟件和硬件、互聯(lián)網(wǎng)的最新技術(shù)等。

（3）方便使用、共享和存儲大量數(shù)據(jù)和信息

計算機本身具有高執(zhí)行速度和高計算效率的特點，使得在辦公環(huán)境中處理電子文檔變得快捷方便。計算機可以依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)共享和開發(fā)信息資源，跨越物理距離、紙質(zhì)載體等障礙共享信息資源。

（4）易被篡改，穩(wěn)定性、安全性風(fēng)險較高

電子文檔是根據(jù)計算機系統(tǒng)所形成的數(shù)字編碼信息。與紙質(zhì)文件不同，其信息內(nèi)容和計算機載體是可分離的，使得電子文件容易被篡改。電腦的迭代速度是比較快的，相應(yīng)的存儲設(shè)備層出不窮，電子文檔的穩(wěn)定性給長期閱讀帶來隱患。同樣從安全角度來看，應(yīng)依靠不斷變化的信息規(guī)劃和歸檔理念來降低隱藏風(fēng)險。

2.電子文件歸檔管理的作用優(yōu)勢

（1）電子檔案管理的作用。電子檔案主要是指已歸檔的具有保存價值的電子文件及相關(guān)電子資料。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子檔案更易于存儲、管理和使用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理必然會取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。

（2）電子檔案管理的優(yōu)勢。一是紙質(zhì)文件需要在一定的條件和環(huán)境下保存，對溫度和濕度的要求比較高，而電子文件不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也比較小。二是在電子檔案管理中可以充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，節(jié)省大量人力、物力。三是保存紙質(zhì)文件龐大而復(fù)雜，雖然相關(guān)的步驟和文件的歸檔、查看、修改程序煩瑣，但電子文件很容易備份、歸檔、提取和搜索。四是依托單位OA系統(tǒng)的便利性，電子檔案可以實現(xiàn)信息資源共享，提高檔案管理效率。五是電子文件管理可以減少人為因素造成文件泄露的可能性。

三、當(dāng)前電子文件歸檔和電子檔案管理存在的不足

1.電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)中有關(guān)檔案管理功能設(shè)置不完備

目前，大部分電子文件業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)都是由外包系統(tǒng)開發(fā)公司生產(chǎn)的，這些公司利用IT信息技術(shù)進行開發(fā)。很少有甲方單位（使用系統(tǒng)的單位）被記錄在案參與系統(tǒng)開發(fā)。在使用企業(yè)電子文件系統(tǒng)時，文件管理人員僅根據(jù)系統(tǒng)開發(fā)人員的用戶指南進行操作，缺乏重新優(yōu)化和改進系統(tǒng)功能的相關(guān)專業(yè)知識。電子檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)是IT工程師單方面開發(fā)的，在電子檔案歸檔的細(xì)節(jié)上存在一些小問題。例如，歸檔的電子文件不能自動備份到其所在的目錄中，必須手動復(fù)制和粘貼，并且不能批量操作。

電子文件系統(tǒng)的初始設(shè)置只考慮文件的邏輯歸檔設(shè)置，不設(shè)置電子文件的物理歸檔功能。從性能上看，減少了文件管理人員的工作量，提高了工作效率。當(dāng)計算機被外部病毒入侵或癱瘓時，所有數(shù)據(jù)庫信息都被破壞，造成不可估量的損失。因此，檔案工作者需要在企業(yè)電子文檔和業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)之初就參與設(shè)計，因為 IT 技術(shù)的實現(xiàn)需要依賴于特定檔案的管理規(guī)則，否則缺乏行業(yè)針對性。

2.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更新?lián)Q代使得電子文檔永久讀取與保存存在風(fēng)險

如今，企業(yè)正在迅速改變對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持，以提高現(xiàn)代辦公管理效率，滿足文檔集成工作的要求。企業(yè)電子文檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的簽字蓋章設(shè)置更加與時俱進，可以根據(jù)需要自定義文檔中個人和單位的正式蓋章。為保證電子文檔中使用的各種編碼數(shù)字信息的安全性和可靠性，IT人員可以利用SQL數(shù)據(jù)庫等方式，將同一份電子文檔的信息內(nèi)容保存到不同的地址。上述最新的信息技術(shù)更新迅速，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此電子文檔的信息內(nèi)容會在長期讀取和存儲方面存在隱患。

四、基于自主可控的電子文件歸檔和電子檔案管理的需求

企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)最終被歸檔，這些是企業(yè)的核心資產(chǎn)。根據(jù)這些數(shù)據(jù)歸檔和信息存儲需求，在存儲容量擴展、系統(tǒng)兼容性、系統(tǒng)可擴展性、存儲安全性、國內(nèi)自主可控環(huán)境、性能與特性性價比、使用成本、維護成本等幾個方面進行需求分析。

1.存儲擴展需求

隨著企業(yè)信息化的快速發(fā)展，企業(yè)發(fā)展對存儲擴展的需求將不斷增加。這是每個公司都必須面對的情況。

2.系統(tǒng)兼容性要求

公司現(xiàn)有系統(tǒng)大部分運行在硬盤、磁盤陣列和NAS上，信息存儲方式包括文件類型存儲和塊存儲。這些系統(tǒng)基本是在傳統(tǒng)存儲方式的基礎(chǔ)上開發(fā)的。因此，新升級的存儲服務(wù)器必須滿足原有應(yīng)用系統(tǒng)的部分兼容性要求，保護舊軟件系統(tǒng)的投資，以最低的成本實現(xiàn)存儲擴展。企業(yè)可以在不更改或進行微小更改的情況下擴展原始業(yè)務(wù)系統(tǒng)，同時提高安全性和可靠性。

3.可擴展性要求

信息存儲設(shè)備需要具有高度的可擴展性，更大的可擴展性包括增加存儲容量、更快讀寫速度、提高存儲的安全性和可靠性、應(yīng)用系統(tǒng)的二次開發(fā)和增強以及對技術(shù)進步的響應(yīng)。最主要是在訪問速度、易擴展性、維護成本和應(yīng)用系統(tǒng)集成的簡易性等方面都有特定的規(guī)劃需求。

4.存儲安全需求

數(shù)據(jù)安全是存儲系統(tǒng)所需的一項基本功能。數(shù)據(jù)安全有兩個含義。一方面，是為了確保數(shù)據(jù)不被損壞或丟失;另一方面，是為了防止未經(jīng)授權(quán)訪問數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)資產(chǎn)保護是對存儲設(shè)備的更高級要求。

5.國內(nèi)自主可控需求

建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強國，重大基礎(chǔ)設(shè)施領(lǐng)域不被他人主導(dǎo)，建設(shè)安全可控的信息技術(shù)體系將是重中之重。本地化、自主可控的產(chǎn)品和系統(tǒng)級服務(wù)有望快速發(fā)展。從信息技術(shù)系統(tǒng)的分類來看，主要包括IT硬件設(shè)備、基礎(chǔ)軟件、應(yīng)用軟件和安全軟件。從自主可控采用到軟件國產(chǎn)化，重點行業(yè)高端換代有望加速，國內(nèi)軟件廠商直接受益。

6.對性能、功能、價格比的需求

本著投資定額、利潤最大化的原則，在滿足功能、性能、安全、質(zhì)量要求的前提下，追求最高的性價比。對于IT系統(tǒng)來說，不一定要有最好的性能、最好的特性、最高的安全級別，但要盡量降低采購成本，滿足一段時間內(nèi)的使用和擴容需求。通常是在5年內(nèi)分批更新和淘汰設(shè)備，5年內(nèi)攤銷處理固定資產(chǎn)。所以，對于IT產(chǎn)品來說，需要的延期是3-5年，不再需要滿足長久需求而消耗更高的成本。

7.使用成本要求

專業(yè)存儲設(shè)備必須每天24小時打開并運行。在功能和性能指標(biāo)下，服務(wù)器功耗是一個重要的成本指標(biāo)。假設(shè)滿足其他指標(biāo)，則優(yōu)先考慮具有節(jié)能綠色環(huán)保指標(biāo)的產(chǎn)品。

8.維護成本要求

存儲設(shè)備的維護成本包括預(yù)備件、人工成本、維護周期時間成本等，綜合考慮選取維護成本相對偏低的產(chǎn)品類型。

五、基于自主可控的電子文件歸檔和電子檔案管理實現(xiàn)路徑

1.分布式檔案存儲與訪問的實現(xiàn)

隨著電子文件的集中管理，與數(shù)字文件管理相關(guān)的音視頻文件占用了巨大的存儲空間，大量的數(shù)據(jù)在傳輸過程中給網(wǎng)絡(luò)傳輸帶來了很大的壓力，多媒體數(shù)據(jù)存儲也將會顯著增加。為提高管理，采用分布式數(shù)據(jù)存儲和傳輸方式，降低管理成本，實現(xiàn)更快的傳輸。分布式數(shù)據(jù)存檔只是從邏輯關(guān)系的角度來看屬于同一數(shù)據(jù)系統(tǒng)的一組數(shù)據(jù)集合，從物理儀器系統(tǒng)的角度來看，可以分布到集成網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的任何網(wǎng)絡(luò)存儲節(jié)點，其中數(shù)據(jù)以組件級方式處理和存儲。

首先，從全局存儲角度來看，文件信息被拆分。換言之，由于大量文件按照文本文件提供精準(zhǔn)單位標(biāo)準(zhǔn)以邏輯結(jié)構(gòu)排列，因此根據(jù)單元網(wǎng)絡(luò)與每個邏輯存儲的邏輯關(guān)系創(chuàng)建電子文件和文本文件以及碎片文件節(jié)點。即把文件數(shù)據(jù)分配給對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器節(jié)點，主要目的是讓本地請求找到請求目標(biāo)，找到最近的邏輯存儲節(jié)點，以便更快地訪問和處理。實際的文件操作是通過文件管理部門的管理服務(wù)器來實現(xiàn)的。文件管理部門可以監(jiān)控和管理所有文件操作，確保文件存儲和操作的安全。對于全網(wǎng)的文件請求，也可以通過節(jié)點傳輸實現(xiàn)跨區(qū)域訪問的目的。動態(tài)跨節(jié)點訪問模式顯著減少了對文件管理服務(wù)器的訪問，數(shù)據(jù)節(jié)點之間的協(xié)同也加快了文件查詢的速度。

2.分布式信息流處理實現(xiàn)

電子文件系統(tǒng)通常具有多種類型的信息，包括會議照片、記錄和音視頻等。因此，必須妥善處理傳輸過程中的分布式信息流。面向?qū)ο蟮奈募畔⑻幚矸绞奖M可能提高客戶端軟件的信息利用率和復(fù)寫率，但需要通過編譯信息源代碼對多媒體文件信息進行解碼、修改和復(fù)制、讀取，發(fā)回服務(wù)器時，必須進行編碼，多媒體數(shù)據(jù)隱藏在對象發(fā)送流中，由于對象與信息的綁定關(guān)系，降低了信息操作的效率。因此，在分布式文件管理模式下，媒體信息處理必須克服面向?qū)ο竺襟w處理的不足。依托組件的藍(lán)圖模式，支持預(yù)處理組件讀取、組件重寫等，由用戶端組件、媒體信息端組件、中間傳輸組件三個構(gòu)建層次組成。中間發(fā)送組件平衡文件信息流發(fā)送、目錄重建等，檢索文件媒體信息，選擇合適的媒體庫或數(shù)據(jù)庫提供直接瀏覽能力，將遠(yuǎn)程信息內(nèi)容結(jié)果傳輸給用戶。同時，其平衡信息節(jié)點之間的信息并管理媒體。媒體信息側(cè)提供信息流化，實現(xiàn)組件功能，將媒體傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)進行讀取、瀏覽查閱、編碼和解碼授權(quán)等一系列操作，這些均通過遠(yuǎn)程操作組件來完成，并依托中間介質(zhì)協(xié)同處理，將更為直觀的結(jié)果發(fā)送給用戶。用戶可以通過該組件對授權(quán)文件進行播放、瀏覽、下載等操作，整個過程異常方便、快捷。

六、結(jié)語

綜上所述，隨著社會不斷進步發(fā)展，對于電子文件歸檔和管理的要求也必然有所改變，其中“自主可控”將是電子檔案管理的主流方向。要想實現(xiàn)對電子文件歸檔與管理的自主可控效果，就必須采取先進技術(shù)手段，對電子文件檔案實施分布式處理，搭建分布式存儲系統(tǒng)，由此實現(xiàn)電子文件內(nèi)容的異步共享，簡化電子檔案檢索算法，促使電子檔案資源的完善性、準(zhǔn)確性、可靠性及安全性。

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（作者單位：濱州市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）