新時代醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理現(xiàn)狀與對策探析

李燕

摘 要：醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院治療中必不可少的工具，對于設(shè)備的采購、維修、管理等需要及時記錄在檔案中。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理方式也更加智能化、信息化。新時代，醫(yī)療設(shè)備管理工作的重要性也日漸凸顯，對其檔案信息化管理手段也更加嚴(yán)格和豐富。本文簡要介紹了醫(yī)療設(shè)備檔案的主要內(nèi)容和信息化管理的價值及原則，通過分析目前醫(yī)院中存在的醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理工作的問題，提出了有關(guān)的解決對策。

關(guān)鍵詞：新時代;醫(yī)療設(shè)備;檔案信息化;管理工作

隨著我國醫(yī)療水平的進(jìn)步，醫(yī)療設(shè)備也在不斷更新?lián)Q代。醫(yī)療設(shè)備是正常開展醫(yī)療工作的輔助工具，對設(shè)備檔案的信息化管理也成了醫(yī)院管理工作的重要組成部分。加強并規(guī)范相關(guān)管理工作，是促進(jìn)醫(yī)院設(shè)備設(shè)施維護(hù)與保存、提升醫(yī)療綜合管理水平的必要途徑。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的主要內(nèi)容

醫(yī)療設(shè)備檔案管理涉及的內(nèi)容非常廣泛，包括設(shè)備的采購、使用、維護(hù)、報廢等。對于醫(yī)院的管理工作來說，對設(shè)備的各流程環(huán)節(jié)進(jìn)行歸檔處理是必須的。相關(guān)管理人員應(yīng)在結(jié)合醫(yī)療設(shè)備檔案管理要求的基礎(chǔ)上，實事求是，如實記錄設(shè)備的動態(tài)：一是設(shè)備的申購檔案管理，該部分檔案包括設(shè)備采購的申請書、采購合同、發(fā)票票據(jù)、賬務(wù)往來記錄、操作說明、安裝驗收報告書等，進(jìn)口設(shè)備還需進(jìn)口的合格檢驗證明、海關(guān)免稅證明等，大型設(shè)備的采購如果涉及招標(biāo)，檔案內(nèi)容需要包括招投標(biāo)書、招標(biāo)協(xié)議、簽訂合同等。二是設(shè)備使用過程中形成的檔案管理，包括設(shè)備流轉(zhuǎn)使用情況、醫(yī)療科室的申請說明、設(shè)備效益分析報告等。三是設(shè)備的維修檔案管理，包含設(shè)備的維修合同、質(zhì)保材料、期限說明書、設(shè)備報廢情況等。這些檔案資料均由醫(yī)院設(shè)立專門的檔案室保存，派專人管理并整理歸檔。在實現(xiàn)檔案信息化后，管理人員可以線上登記或拍照記錄，將相關(guān)資料以電子方式留存。

二、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的意義和原則

1.重要意義

在傳統(tǒng)的設(shè)備檔案管理方式中，是以紙質(zhì)文件進(jìn)行收集和保存，不僅管理效率低下，還容易丟失，在需要查閱時也不方便。新時代的發(fā)展，使得檔案管理方式在先進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和多媒體平臺的支持下轉(zhuǎn)為信息化、電子化方式，大大提高了檔案整理的效率和留存的時效性，也便于隨時查看，減輕了檔案管理人員的工作壓力，增強了檔案管理水平，給醫(yī)院的管理工作提供了極大的便利，符合醫(yī)療實際需求。在對具體的設(shè)備材料文件進(jìn)行歸檔時，工作人員應(yīng)充分利用信息化手段，在檔案管理系統(tǒng)輸入設(shè)備的關(guān)鍵信息，系統(tǒng)會自動識別并整理，保存在特定的數(shù)據(jù)庫中，從而提高了設(shè)備檔案信息記錄的準(zhǔn)確性。檔案管理系統(tǒng)還設(shè)置了一定的查閱權(quán)限，以維護(hù)設(shè)備檔案信息的私密性。

2.管理原則

醫(yī)療設(shè)備檔案管理在醫(yī)院管理工作中占有重要的地位，因此醫(yī)院需重點關(guān)注設(shè)備的檔案管理環(huán)節(jié)，制定合理的管理制度規(guī)范管理過程。其中，對于醫(yī)療設(shè)備檔案管理，應(yīng)遵循如下幾個原則：一是集中管理原則。對醫(yī)院內(nèi)部現(xiàn)行的所有醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行分類，統(tǒng)一歸檔管理，確保設(shè)備信息的完整性;二是周期管理原則。醫(yī)療設(shè)備的采購、安裝、運行、維修、報廢等過程均涉及大量的檔案資料，往往需要較長的歸檔時間，所以有必要根據(jù)醫(yī)療設(shè)備的特點和利用過程分階段歸檔管理;三是分類管理原則。醫(yī)療設(shè)備因采購方式、使用途徑、所屬科室不同，其包含的相關(guān)材料也有著不小的區(qū)別。因此，為了便于區(qū)分和查閱，應(yīng)按照醫(yī)院的檔案管理制度對醫(yī)療設(shè)備檔案分類別存放和管理。

三、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識不強

在醫(yī)院的管理工作中，設(shè)備檔案管理屬于較為邊緣性的工作，并不與醫(yī)院的盈利直接掛鉤，且醫(yī)療設(shè)備只是作為醫(yī)療過程中使用的工具，有關(guān)管理人員對設(shè)備檔案管理意識不強，很多時候會忘記對其資料進(jìn)行存檔，沒有及時形成檔案記錄。在一些檔案管理人員眼中，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理并不是必要的工作，將精力放在其他項目的檔案管理上，使得設(shè)備檔案管理存在漏洞。由于沒有端正工作態(tài)度，這些檔案管理人員在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案管理時難免容易出現(xiàn)差錯，出現(xiàn)歸檔不及時、資料不完整等情況，給醫(yī)院的醫(yī)療工作帶來麻煩。

2.對醫(yī)療設(shè)備檔案管理不夠重視

醫(yī)院的大部分工作是治療、問診、手術(shù)等高端技術(shù)性工作，能夠為醫(yī)院帶來直接利潤。雖然醫(yī)療設(shè)備檔案管理也是醫(yī)院管理中的內(nèi)容，但是對比醫(yī)院的其他工作，給人一種看似無足輕重的感覺，檔案管理的潛在作用和隱性價值容易被忽略，得不到足夠的重視。管理層也常常忽視醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性，沒有充分注重對其開展信息化建設(shè)。在部分醫(yī)院中，雖然信息化技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于預(yù)約看診、在線咨詢等方面，但對于醫(yī)療設(shè)備的檔案信息化管理卻缺乏正確認(rèn)識，認(rèn)為醫(yī)療設(shè)備檔案管理對于醫(yī)療工作而言無關(guān)緊要，沒有將醫(yī)療設(shè)備信息化管理納入醫(yī)院管理工作的重點考量范圍，使得有關(guān)管理人員在這份工作中得不到足夠的認(rèn)同感，容易形成散漫、低效的工作態(tài)度，影響醫(yī)療設(shè)備信息化管理的質(zhì)量。

3.醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員專業(yè)水平需要加強

檔案管理看起來是一項并不復(fù)雜、沒有太多技術(shù)含量的工作，但是由于涉及大量文件資料，檔案管理工作實際上非常煩瑣，而且較為枯燥，需要有關(guān)管理人員兼具細(xì)心和耐心，能夠及時整理和保存醫(yī)療設(shè)備檔案材料，并錄入信息管理系統(tǒng)。對于檔案管理人員來說，如何在諸多設(shè)備資料中迅速識別有效文件并進(jìn)行正確分類統(tǒng)一管理，十分考驗其專業(yè)素養(yǎng)。當(dāng)前，有些醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員專業(yè)水平不足，表現(xiàn)在收集整理檔案材料完整性較低、記錄信息不夠準(zhǔn)確、歸檔不及時等。因此，加強檔案管理人員的專業(yè)能力關(guān)系到醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理工作的效率。

4.醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理系統(tǒng)不完善

雖然醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理建設(shè)在逐步推進(jìn)，也出現(xiàn)了各種各樣的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)了醫(yī)療設(shè)備檔案的自動化、電子化，但由于系統(tǒng)缺乏通用性，在不同的醫(yī)院存在一定的差異，使得在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備信息歸檔時會有某些制約，給檔案管理工作造成不便，降低了工作效率。

此外，實施醫(yī)療設(shè)備的電子化檔案管理雖然拓展了信息存儲空間，使得信息記錄更加靈活方便，但是檔案管理系統(tǒng)并不完善，特別是在檔案信息的安全性和隱私性方面，系統(tǒng)如果缺乏有效的防范及殺毒功能，容易遭到不法分子或黑客的侵襲，通過網(wǎng)絡(luò)攻擊竊取、毀壞醫(yī)療設(shè)備檔案信息，引起檔案資料的泄露或損毀，給醫(yī)院醫(yī)療工作造成威脅。

四、新時代醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理對策

1.建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理制度

完善的管理制度是開展醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的有力保障。醫(yī)院決策層應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的實際情況和特征制定檔案管理準(zhǔn)則?？梢詤⒖肌稒n案法》條款，采取統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理同步并行的方式，通過制度加強對醫(yī)療設(shè)備采購、維修、安裝等過程中檔案資料的規(guī)范收集和保管，在全流程中構(gòu)建信息化管理網(wǎng)絡(luò)。

例如，醫(yī)院在采購大型醫(yī)療設(shè)備時，可以利用招標(biāo)競標(biāo)的方法，篩選出信用良好、品質(zhì)過關(guān)的醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)，提高醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量的可靠性，需要將有關(guān)企業(yè)資料和合作文件在檔案管理系統(tǒng)中留檔。根據(jù)醫(yī)院不同科室的需要采購醫(yī)療設(shè)備，并對其中的質(zhì)保條款、維修費用說明等存檔，以便日后在設(shè)備故障時進(jìn)行維修管理。醫(yī)療設(shè)備安裝調(diào)試完畢后，其操作手冊和說明文書也需歸檔，以指導(dǎo)醫(yī)療人員順利使用該設(shè)備，并且設(shè)備的生產(chǎn)廠家、日期、編碼等也應(yīng)做好檔案記錄，為設(shè)備管理提供便利。在醫(yī)療設(shè)備檔案管理流程中，相關(guān)人員應(yīng)建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理制度，發(fā)揮制度的監(jiān)督作用，提高管理水平。

2.提高檔案管理人員的信息化水平

在新時代醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理工作中，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對管理工作的效率產(chǎn)生直接影響，特別是對檔案管理系統(tǒng)的熟悉程度，因此必須提高管理人員的信息化水平。對于現(xiàn)有的檔案管理人員應(yīng)加強培訓(xùn)，定期組織課程或講座，傳授計算機應(yīng)用知識、檔案管理方法和信息系統(tǒng)使用技巧，提高其檔案信息化管理能力，打造一支專業(yè)能力強、綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍，落實好醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理工作。同時，醫(yī)院還可以鼓勵檔案管理人員利用業(yè)余時間充實檔案管理理論，學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的管理方法、信息化技術(shù)等知識，促進(jìn)自身專業(yè)水平的提升。醫(yī)院還可以結(jié)合實際引進(jìn)高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，這類人才應(yīng)具備扎實的專業(yè)基礎(chǔ)和豐富的技術(shù)經(jīng)驗，能夠促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3.利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，推動檔案管理發(fā)展

新時代背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)在社會生活中應(yīng)用廣泛，提高了生產(chǎn)工作效率，給人們生活帶來了極大便利。因此，為了加強醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理工作，醫(yī)院應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，推動檔案管理發(fā)展。

比如，醫(yī)院可以結(jié)合管理特點和醫(yī)療設(shè)備使用狀況設(shè)立專門的數(shù)據(jù)庫，將醫(yī)療設(shè)備檔案信息保存在特定的數(shù)據(jù)庫中。因為數(shù)據(jù)庫管理具有容錯率高、存儲空間大等特征，能有效減少管理成本，提高歸檔效率，并且可以實現(xiàn)長期保存和隨時查閱。數(shù)據(jù)庫檔案管理方式在資源共享和快速查找方面有著得天獨厚的優(yōu)勢，可以方便檔案管理人員檢索檔案資源。因此，為推進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，檔案管理工作人員應(yīng)從系統(tǒng)性、全局性的角度出發(fā)，對設(shè)備的資料信息進(jìn)行智能化管理。在對醫(yī)療設(shè)備檔案資料分類保存時，應(yīng)針對類別建立對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，并搭建好信息共享平臺，規(guī)范權(quán)限管理，對于公開的檔案信息可以借助網(wǎng)絡(luò)讓大家遠(yuǎn)程查閱，私密檔案信息則要控制好人員的訪問權(quán)限，實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案的精細(xì)化管理。

4.增強醫(yī)療設(shè)備檔案信息化建設(shè)力度

醫(yī)療設(shè)備檔案類型多樣、資料眾多，對其進(jìn)行信息化管理是時代發(fā)展的必然趨勢。信息化提高了檔案管理工作的效率，實現(xiàn)了資料保存的無限期及便捷性。醫(yī)院應(yīng)增強醫(yī)療設(shè)備檔案信息化建設(shè)力度，利用先進(jìn)的信息技術(shù)方法促進(jìn)檔案信息化管理水平。

醫(yī)院由于設(shè)立規(guī)模、性質(zhì)級別的限制，在投入資金和現(xiàn)存資源方面存在差異。醫(yī)院在推進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案信息化建設(shè)時，必須從自身的實力出發(fā)，因地制宜、實事求是。例如，醫(yī)院可以參考現(xiàn)有的主流信息化管理系統(tǒng)，分類別或分層次疊加應(yīng)用，循序漸進(jìn)地增強對醫(yī)療設(shè)備的信息化存檔，擴大覆蓋范圍。醫(yī)院可以依據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案等級和類別實行內(nèi)部管理和技術(shù)外包的手段，將重要檔案資料存放在醫(yī)院的自有信息系統(tǒng)，而將常規(guī)檔案信息委托給代理機構(gòu)管理，以減輕醫(yī)院的檔案管理壓力，降低管理成本。

5.強化醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的安全保密性

在對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行信息化檔案管理時，管理的安全性和保密性往往是關(guān)鍵。這需要醫(yī)院建立檔案安全管理制度，并設(shè)置與之協(xié)調(diào)的監(jiān)督機制，加強檔案管理工作的細(xì)節(jié)管理，避免資料的泄密或竊取。檔案管理人員應(yīng)樹立安全保密意識，用豐富的網(wǎng)絡(luò)安全、技術(shù)風(fēng)險知識來武裝自己，在日常的檔案維護(hù)工作中提高信息系統(tǒng)的安全管理，定期更新系統(tǒng)防火墻或殺毒機制，強化對網(wǎng)絡(luò)攻擊的預(yù)防，并對調(diào)閱檔案資料的人員做好身份查驗和登記。

例如，在對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行信息化歸檔時，應(yīng)校驗檔案管理人員的登錄身份，并對其錄入檔案信息的操作實施系統(tǒng)監(jiān)控，每一步操作都在系統(tǒng)里留下日志痕跡。對于訪問系統(tǒng)的人員應(yīng)進(jìn)行實名認(rèn)證，且根據(jù)檔案的涉密級別開放部分權(quán)限。在檔案信息管理系統(tǒng)內(nèi)安裝可靠的防火墻和殺毒軟件，建立系統(tǒng)層面的安全防范機制，防止泄露檔案信息，全面增強醫(yī)療設(shè)備的信息化管理安全性。

6.開發(fā)并優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)

醫(yī)院可以聘請技術(shù)人員對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)和優(yōu)化，不斷升級系統(tǒng)的實用性和安全性。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)切合醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的實際管理工作，雖然如今市場上有許多檔案信息管理系統(tǒng)，但是并不能保證其完全符合每個醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理，在工作的細(xì)節(jié)處存在一定的差異，如果協(xié)調(diào)不足或處理不當(dāng)，容易引發(fā)檔案信息泄露、丟失等問題。

因此，醫(yī)院可以結(jié)合實際管理情況，尋找可靠的軟件開發(fā)商，制定專門的檔案信息管理系統(tǒng)，除了配置通用功能外，還應(yīng)根據(jù)醫(yī)療設(shè)備的檔案特點和管理需求開發(fā)新的功能，并在后期的使用過程中針對不足之處逐步優(yōu)化，完善檔案信息管理系統(tǒng)。

五、結(jié)語

綜上所述，新時代醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作逐步向信息化、智能化轉(zhuǎn)變，但是從目前的管理現(xiàn)狀來看，仍存在著許多不足之處。這需要醫(yī)院建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理制度，提高檔案管理人員的信息化水平，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)推動檔案管理發(fā)展，增強醫(yī)療設(shè)備檔案信息化建設(shè)力度，強化其安全保密性，并可以根據(jù)現(xiàn)有條件開發(fā)并優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)，以全面提高醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理水平。

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（作者單位：河南省駐馬店市中醫(yī)院）