“十四五”時期，地方高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在的問題與對策

許靜

摘 要：隨著信息化時代的到來，檔案信息化也實(shí)現(xiàn)了快速發(fā)展，尤其“十四五”時期，國家將檔案事業(yè)發(fā)展提升了一個新高度，將檔案定義為重要的信息資源和文化遺產(chǎn)，并倡導(dǎo)加快檔案的全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智能化發(fā)展。但實(shí)際上，就近期地方高校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展而言，因受各方面影響，導(dǎo)致數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中存在著很多問題，因此，本文在分析地方高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型必要性和意義的基礎(chǔ)上，對檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的問題進(jìn)行研究，并提出一些相應(yīng)的對策，以期為后續(xù)的發(fā)展和變革提供理論參考。

關(guān)鍵詞：“十四五”時期;地方高校;檔案管理;數(shù)字化轉(zhuǎn)型

科技的快速發(fā)展使得數(shù)字化與人們的日常生活和工作深度融合，檔案管理也逐漸向數(shù)字化方向發(fā)展，檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型不僅為檔案的日常管理和應(yīng)用提供了很大便利，檔案管理方式也得以優(yōu)化，逐漸邁向更高層次，滿足了“十四五”時期深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的要求。在這種背景下，信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化也逐漸成為高校檔案管理發(fā)展的重要趨勢。

一、“十四五”時期高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性和意義分析

1.檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是校園辦公自動化發(fā)展的必然趨勢

隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國的辦公自動化水平有了很大的提升，無紙化辦公背景下出現(xiàn)了很多以網(wǎng)絡(luò)、硬盤為載體的數(shù)據(jù)信息，形成了各種動態(tài)化的數(shù)字檔案。在這種情況下，如果仍然采用傳統(tǒng)方法開展高校的檔案管理工作，顯然是無法滿足高校發(fā)展需求的。

在“十四五”時期，檔案事業(yè)得到了關(guān)注，檔案管理逐漸朝著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型，以不同載體形式存在的檔案信息在數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)下統(tǒng)一保存，并且能夠快速傳播和共享，使得傳統(tǒng)檔案管理工作的勞動強(qiáng)度大大降低。因此，在高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展過程中，學(xué)校檔案工作負(fù)責(zé)人及檔案管理人員應(yīng)及時把握檔案工作信息化和數(shù)字化的發(fā)展情況，緊跟時代發(fā)展步伐，變革管理方法，達(dá)到高校檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)。

2.檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型有利于實(shí)現(xiàn)信息資源的傳播和共享

社會信息化進(jìn)程的加快使得檔案信息資源得到了更加廣泛的關(guān)注，人們對檔案利用的需求也不斷提升，檔案數(shù)字化的價值也就凸顯了出來。朝著數(shù)字化方向發(fā)展，很好地實(shí)現(xiàn)了高校檔案的快速檢索和傳遞，只要檔案使用者具備進(jìn)入檔案系統(tǒng)的權(quán)限，就能隨時進(jìn)入系統(tǒng)查詢所需信息，降低了檔案管理和應(yīng)用的人工成本。同時，將高校的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子信息，檔案信息不再受時間和空間的限制，檔案使用效率和價值明顯提升，達(dá)到了檔案資源共享的目的。

3.檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理的最終結(jié)果

隨著社會的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，形成的檔案類型和檔案載體也多種多樣，在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已經(jīng)無法滿足師生及社會對檔案利用的需求，數(shù)字化管理也就成為高校檔案管理發(fā)展的必然結(jié)果。通常情況下，檔案是以孤本形式存在的，一旦損毀就無法挽救，而檔案數(shù)字化可以將各種信息輸入電腦系統(tǒng)，電腦可以即時備份，很好地解決了檔案孤本的問題，檔案管理的人工成本也得到了有效控制，是現(xiàn)代化發(fā)展的最終結(jié)果。

二、當(dāng)前地方高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中存在的問題

1.地方高校檔案管理理念落后

隨著“十四五”規(guī)劃的不斷推進(jìn)，我國的檔案事業(yè)得到快速發(fā)展，國家深入推進(jìn)檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，強(qiáng)調(diào)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。但就當(dāng)前地方高校的檔案管理工作而言，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及中層干部的現(xiàn)代化管理意識和觀念相對薄弱，沒有建立對行政部門、教學(xué)院系及檔案專兼職工作人員合理的考核和獎懲機(jī)制，不能進(jìn)行有效管理，導(dǎo)致檔案工作人員思想懈怠，工作積極性不高，沒有創(chuàng)新意識，掌握現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的能力和意識更是不足，對地方高校檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型造成了一定阻礙，很難滿足“十四五”時期檔案管理工作的要求。

2.檔案管理數(shù)字化經(jīng)費(fèi)不足、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)落后

檔案數(shù)字化工作需要購置專門的硬件設(shè)備、管理軟件及相關(guān)配套設(shè)備，地方高校因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)不足，需要選擇專業(yè)的公司外包加工，經(jīng)費(fèi)動輒幾十萬甚至上百萬，而很多地方高校由于財(cái)政困難，在檔案管理數(shù)字化建設(shè)上缺乏足夠的資金投入，因此，地方高校檔案管理數(shù)字化工作出現(xiàn)各種各樣的問題。據(jù)調(diào)查，目前，有很多高職高專院校因?yàn)榻?jīng)費(fèi)不足，沒有配置專門的檔案管理系統(tǒng)。而情況相對好一點(diǎn)的高校即使配置了檔案管理系統(tǒng)，還是會因?yàn)榻?jīng)費(fèi)緊張，不得不采用各種各樣的應(yīng)對“策略”。部分高校采取“螞蟻搬家”的方式，申請一點(diǎn)經(jīng)費(fèi)，完成一部分檔案數(shù)字化，沒有經(jīng)費(fèi)就暫停，檔案數(shù)字化工作缺乏整體規(guī)劃。部分高校購買檔案管理系統(tǒng)后，因?yàn)楹笃诰S護(hù)費(fèi)用高，經(jīng)費(fèi)得不到保障，只能沿用老版系統(tǒng)，產(chǎn)品得不到有效維護(hù)、更新和適配，系統(tǒng)建設(shè)存在著很大的滯后性，運(yùn)行過程中存在諸多不足。還有部分高校只做了條目的錄入，仍然很難在短時間內(nèi)將所需檔案調(diào)取出來，數(shù)據(jù)得不到充分利用，工作效率低下，發(fā)揮檔案數(shù)字化管理方便快捷的作用非常有限。因此，經(jīng)費(fèi)不足是導(dǎo)致地方高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨重重阻礙的重要原因之一。

3.檔案數(shù)字化管理體制不完善

高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展趨勢適應(yīng)了當(dāng)前檔案管理不斷改革的形勢，“十四五”期間檔案管理工作的管理理念、管理技術(shù)方法和管理模式逐漸發(fā)生了變化，并取得了初步的成效。在“十四五”期間，進(jìn)一步促進(jìn)了高校檔案資源數(shù)字化管理的開展，不斷加強(qiáng)檔案管理的安全性和便捷性，成為當(dāng)前高校檔案數(shù)字化管理工作中的主要改革內(nèi)容。

但是，當(dāng)前地方高校檔案數(shù)字化管理體制并不完善，現(xiàn)在所采用的管理制度和管理模式仍然是傳統(tǒng)檔案工作模式下的方案體系，并未結(jié)合數(shù)字化發(fā)展的現(xiàn)實(shí)情況，無法滿足當(dāng)前檔案管理數(shù)字化發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求，對高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展的安全性和管理效能造成一定影響。

4.高校檔案工作缺乏復(fù)合型人才

隨著高校的不斷發(fā)展，招生規(guī)模擴(kuò)大，檔案數(shù)量呈現(xiàn)出逐年增加的態(tài)勢，檔案類型也更加豐富。面對如此復(fù)雜的形勢，高校檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型對工作人員掌握計(jì)算機(jī)、管理軟件等科學(xué)技術(shù)的能力提出更高的要求，新時期的檔案管理人員不僅要具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識，更要緊跟時代步伐，積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)以及系統(tǒng)維護(hù)等方面的技術(shù)，掌握各種軟件的應(yīng)用技能，及時更新信息技術(shù)知識。但實(shí)際上，當(dāng)前高校檔案部門尚未將這一環(huán)節(jié)高度重視起來，工作人員不夠，現(xiàn)有人員老齡化嚴(yán)重，對高校檔案數(shù)字化發(fā)展造成了較大影響。

三、“十四五”背景下地方高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展的有效對策

目前，我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，信息技術(shù)的快速發(fā)展促進(jìn)了各領(lǐng)域的進(jìn)步，“十四五”規(guī)劃的提出，對各領(lǐng)域未來的整體發(fā)展提出了更高的要求。而高校作為培養(yǎng)人才的主要場所，受到政府的重點(diǎn)關(guān)注，在當(dāng)前背景下，檔案管理數(shù)字化建設(shè)已成為地方高校目前檔案管理工作的重要內(nèi)容，其未來建設(shè)的方向需要以“十四五”規(guī)劃的奮斗目標(biāo)為基準(zhǔn)，從而提高地方高校檔案資源數(shù)字化管理效能。

1.改變地方高校傳統(tǒng)檔案管理理念

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，高校檔案管理工作的信息化建設(shè)步伐逐漸加快，雖然部分地方高校檔案工作負(fù)責(zé)人已經(jīng)認(rèn)識到加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性，但是，在具體實(shí)施過程中仍然堅(jiān)持傳統(tǒng)的檔案管理理念?；诖耍胤礁咝n案工作負(fù)責(zé)人需要積極學(xué)習(xí)全新的思想觀念，并引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和技術(shù)人才，從而豐富檔案管理工作內(nèi)容，提高工作效率?？梢钥紤]本校計(jì)算機(jī)專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生，本校優(yōu)秀畢業(yè)生的綜合情況對于檔案管理人員來講容易了解，管理人員可以根據(jù)學(xué)生的個人優(yōu)勢安排合適的工作崗位，同時針對不同領(lǐng)域的工作內(nèi)容制訂不同的培訓(xùn)計(jì)劃，提高人才利用率。此外，針對檔案部門在職工作人員的具體工作情況，不定期進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，鼓勵在職人員不斷更新檔案管理理念，不斷豐富見識，提高工作能力。為了幫助地方高校檔案工作負(fù)責(zé)人及檔案管理人員更新管理理念，高校應(yīng)邀請專家對其進(jìn)行基礎(chǔ)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中著重分析檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性，并以“十四五”規(guī)劃的遠(yuǎn)景目標(biāo)為基礎(chǔ)，進(jìn)一步促進(jìn)高校檔案管理的智能化發(fā)展。

2.保障經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)促進(jìn)高校發(fā)展，并且對高校有著深遠(yuǎn)意義的工作，是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢，因此高校需將檔案數(shù)字化建設(shè)工作納入學(xué)校的總體規(guī)劃，檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算，統(tǒng)一規(guī)劃，加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和管理系統(tǒng)建設(shè)。地方高校需結(jié)合實(shí)際情況，以建立綜合檔案信息資源總庫為目標(biāo)，構(gòu)建一個滿足學(xué)校檔案工作需求的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對黨群、行政、教學(xué)、科研、設(shè)備、基建、聲像等傳統(tǒng)檔案、專題檔案和校史資料的系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)涵蓋信息資源的收集、整編、歸檔、查詢、利用、借閱、鑒定、銷毀、編研等全過程規(guī)范化管理。還要將檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與高校的辦公自動化系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)等形成有效對接，構(gòu)建一個檔案數(shù)字化管理共享平臺，確保各部門都能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的即時共享，資源互補(bǔ)，解決檔案系統(tǒng)中人為錄入檔案工作量大、易出錯等問題，為高校提高各部門的工作效率以及檔案信息的有效管理提供了切實(shí)保障。

3.加強(qiáng)地方高校檔案數(shù)字化管理體制的建設(shè)

“十四五”規(guī)劃中提出了在未來發(fā)展中需要實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和人工智能的高效融合。高校檔案資料管理煩瑣且復(fù)雜，想要提高工作效率，需要工作人員積極采用先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化管理。雖然地方高校檔案管理工作在運(yùn)行過程中有相關(guān)制度可遵循，但是并不適合數(shù)字化的檔案資源管理，為了促進(jìn)數(shù)字化檔案資源管理工作的開展，相關(guān)工作人員在完善檔案數(shù)字化管理制度時，需要堅(jiān)持“十四五”規(guī)劃中的檔案管理目標(biāo)，在工作開展中堅(jiān)持依法治理的原則，并隨著時代的發(fā)展實(shí)現(xiàn)開放化和現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化的可持續(xù)發(fā)展。其一，地方高校在對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化管理之前，需要根據(jù)本校檔案管理工作的基本特點(diǎn)制定較詳細(xì)的管理?xiàng)l例，管理?xiàng)l例在應(yīng)用過程中切實(shí)起到指導(dǎo)作用，按照特殊載體優(yōu)先、重要程度優(yōu)先、共享性強(qiáng)優(yōu)先等原則分步實(shí)施，實(shí)現(xiàn)檔案資源分批次、分層次的數(shù)字化管理。

其二，堅(jiān)持循序漸進(jìn)的原則，檔案資源數(shù)字化管理體制的完善并不是一朝一夕完成的，其制度內(nèi)容在檔案資源管理工作中逐漸完善，由于高校檔案種類較為復(fù)雜，所以在促進(jìn)數(shù)字化管理時，需要提前將不能數(shù)字化的檔案進(jìn)行整理分類，選擇檔案內(nèi)容具有長遠(yuǎn)價值且利用率較高的檔案作為首要的數(shù)字化管理對象，整個數(shù)字化管理工作的開展，需要在完善的管理制度下有序完成。

4.加大復(fù)合型檔案人才培養(yǎng)的力度

高校要想實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，人才是非常關(guān)鍵的一部分，可以說，檔案人員的素質(zhì)和水平對檔案數(shù)字化建設(shè)有著決定性的作用。因此，在高校的檔案數(shù)字化發(fā)展過程中，一定要注重對檔案人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)，加大對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)力度，做好對檔案人員的繼續(xù)教育，帶領(lǐng)其學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識，掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。在此過程中需要注意，繼續(xù)教育必須要從高校檔案工作和檔案人員的實(shí)際情況展開，將崗位再教育和全面系統(tǒng)培養(yǎng)充分結(jié)合，在自學(xué)提升的同時加強(qiáng)脫產(chǎn)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)知識和專業(yè)技能的有效融合。同時，繼續(xù)教育還要和崗位晉升、加薪等緊密結(jié)合起來，促進(jìn)檔案工作人員提高專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能的主動性。此外，高校還要積極引進(jìn)既具備專業(yè)檔案知識又掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)以及各種軟件應(yīng)用的高素質(zhì)復(fù)合型人才，能夠高效開展數(shù)字化分析和處理工作，以此打造一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，定期組織優(yōu)秀人才參與知識講座和學(xué)術(shù)交流，不斷更新知識，時刻擁有最先進(jìn)的知識和技術(shù)，為高校檔案管理的數(shù)字化、智能化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

總而言之，在高校的檔案工作中，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型既是促進(jìn)高校各項(xiàng)工作有序開展的催化劑，又為其帶來一系列的挑戰(zhàn)和難題，可謂是一把雙刃劍。國家不斷出臺更新的各項(xiàng)法律、政策和飛速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)為解決這些難題提供了有力支撐，為高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了更多的可能性，不僅是社會對高校提出的要求，更是高校檔案管理部門自身發(fā)展的迫切需要。因此，地方高校以及相關(guān)管理人員一定要重視檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展，對當(dāng)前檔案管理數(shù)字化發(fā)展過程中出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行全面分析，結(jié)合問題采取相對有效的對策，轉(zhuǎn)變管理觀念，注重現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)庫的強(qiáng)化和再建設(shè)，完善相關(guān)方面的管理工作，加強(qiáng)體制機(jī)制建設(shè)，規(guī)范檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方方面面，緊跟時代步伐積極轉(zhuǎn)變，旨在實(shí)現(xiàn)地方高校檔案管理以及相關(guān)工作的數(shù)字化、信息化、智能化發(fā)展，為檔案資源的充分利用提供支撐。

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（作者單位：山西工程技術(shù)學(xué)院 ）