大數(shù)據(jù)背景下科研檔案信息資源管理探究

摘 要：科研檔案具有一定技術(shù)性、專業(yè)性，對保密程度要求較高，一旦泄露會造成巨大的經(jīng)濟財產(chǎn)損失。大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展使得科研檔案管理更加多元化，如何應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)信息資源管理規(guī)范性，提高科研檔案信息的保密性是管理人員需要重點考慮的內(nèi)容。本文探討大數(shù)據(jù)背景下科研檔案信息資源管理策略，為相關(guān)人員開展具體檔案管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);信息平臺;科研檔案;資源管理

引言

大數(shù)據(jù)技術(shù)推動科研檔案管理向信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，數(shù)字信息技術(shù)應(yīng)用使得檔案歸檔、整理、提取等效率大大提升。但受互聯(lián)網(wǎng)性質(zhì)所影響，檔案資源極易丟失、系統(tǒng)平臺也極易遭受黑客攻擊，導(dǎo)致信息資源外泄。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，對科研檔案進行管理需要考慮其規(guī)范性、效率性的同時，也要注重檔案信息資源的共享與保護。

一、科研檔案信息性質(zhì)

科研檔案一般是指科研活動研究所形成的檔案信息，按照其內(nèi)容可以分為科研過程、科研成果、科研數(shù)據(jù)等多種內(nèi)容?？蒲腥藛T將科研準備工作、項目申報過程、項目研究成果等記錄在一起形成檔案，具有豐富的保存價值與應(yīng)用價值，是單位重要的信息資源。科研人員將大量的科研信息分類整理形成檔案，包括科技知識、實踐技術(shù)等內(nèi)容，是推動技術(shù)進步、研究成果應(yīng)用的重要資產(chǎn)。科研檔案的作用在于不斷推動科學(xué)研究的深入，為后續(xù)科研工作開展奠定良好基礎(chǔ)。通常情況下，科研檔案具備創(chuàng)新屬性與技術(shù)屬性，是對科研人員智慧的總結(jié)，可以推動相關(guān)行業(yè)的變革發(fā)展。因此，科研檔案具有一定的技術(shù)性、保密性，科研檔案的管理與常規(guī)檔案管理模式不同，對檔案性質(zhì)分類、歸檔的要求比較高，需要以嚴格的檔案規(guī)范為基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)背景下，基于數(shù)據(jù)模塊實現(xiàn)對各類檔案的分類管理，將其儲存在數(shù)據(jù)庫和信息平臺之上，需要改變現(xiàn)有管理模式，需要制定與之相匹配的管理策略。

二、大數(shù)據(jù)背景下對科研檔案信息管理提出的新要求

1.適應(yīng)時代發(fā)展的新視野

大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展對科研檔案管理提出更高要求，信息化、數(shù)字化的管理模式可以改變傳統(tǒng)管理模式中的效率低、分類難等問題，這是數(shù)字化時代發(fā)展對科研檔案管理提出的新要求。相關(guān)機構(gòu)、部門應(yīng)具備時代發(fā)展的新視野，根據(jù)整體工作發(fā)展需要建立信息管理平臺，基于通信技術(shù)、模塊化技術(shù)實現(xiàn)對各類科研檔案信息的分類、整合、歸納、分析，以大數(shù)據(jù)平臺為基礎(chǔ)開展相應(yīng)的管理工作。

2.創(chuàng)新管理模式

傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下科研檔案管理的要求，大部分機構(gòu)已經(jīng)開展或完成自己的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，產(chǎn)生的大量數(shù)字檔案通過信息系統(tǒng)平臺進行管理。信息系統(tǒng)平臺的應(yīng)用，科研檔案的綜合管理，均需要建立與之相匹配的管理模式，通過應(yīng)用新興的管理措施與管理辦法，在原來的管理模式上進行創(chuàng)新，實現(xiàn)科研檔案信息資源的科學(xué)管理。

一方面，信息技術(shù)的發(fā)展改變了人們對信息使用的方式與需求。另一方面，數(shù)字化科研檔案管理環(huán)境、要素等因素的改變，科研檔案信息管理的模式已開啟創(chuàng)新之路?？蒲袡n案信息呈現(xiàn)出的模塊化、數(shù)字化特性、檔案全流程管理與服務(wù)等對管理模式提出了更多更高要求。唯有創(chuàng)新管理辦法，探尋更優(yōu)模式，方能實現(xiàn)對現(xiàn)有科研檔案資源的合理配置，提高信息管理的效能。

3.理論與實踐相結(jié)合的人才戰(zhàn)略

傳統(tǒng)觀念中檔案人員以熟練技術(shù)為主，信息時代的全速推進促使檔案人員必須通過學(xué)習(xí)各種理論與技能來提高自己的工作水平。大數(shù)據(jù)背景下科研檔案管理需要引進更多的專業(yè)化人才、復(fù)合型人才，其不僅需要具備檔案管理相關(guān)專業(yè)知識，還需要熟悉數(shù)據(jù)平臺，可以熟練操作數(shù)字軟件，將其應(yīng)用到檔案儲存、信息分類、模塊管理之中，以電子記錄的方式進行科研檔案儲存、傳遞，實現(xiàn)管理質(zhì)量的提高。

同時，高素質(zhì)、專業(yè)性強的研究型人才是檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的核心，唯有在科研檔案信息管理方面進行專業(yè)領(lǐng)域的研究與創(chuàng)新，方能推進各類檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

4.保密性與技術(shù)性完善

大數(shù)據(jù)背景下科研檔案信息資源管理對管理技術(shù)與管理保密性提出了更高要求?；诳蒲袡n案的性質(zhì)與特點，科研檔案信息的安全、保密應(yīng)具備更嚴格、更具體的標準與要求，因此，在大數(shù)據(jù)背景下需要加強加快信息資源保密技術(shù)的配套研發(fā)與應(yīng)用，避免在管理過程中出現(xiàn)信息資源泄露的情況。此外，科研檔案具備一定的技術(shù)屬性，需要按照技術(shù)規(guī)范對其進行分類整理，增強后期利用便捷性的同時避免管理過程中出現(xiàn)資源混亂等情況，影響檔案管理質(zhì)量。

三、目前科研檔案信息資源管理普遍存在的問題

1.管理意識滯后

部分單位嘗試將數(shù)字信息技術(shù)應(yīng)用到科研檔案管理之中，但其在建設(shè)過程中需要投入一定成本，各機構(gòu)在推進過程中存在困難。同時，部分機構(gòu)的決策層領(lǐng)導(dǎo)一般會認為科研項目的立項、過程與結(jié)果比較重要，對科研檔案的管理技術(shù)、方式等重視不夠，沒有重視科研檔案于后續(xù)研究工作的積極意義。部分科研單位仍沿用傳統(tǒng)的管理模式，即使在數(shù)字化管理建設(shè)過程中，也沒有建立與之相匹配的管理策略，導(dǎo)致管理效率較低，檔案信息使用效果不佳。

2.基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

信息化、數(shù)字化科研檔案管理需要以完善的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、通信設(shè)施為保障，計算機硬件、軟件平臺等是科研檔案管理信息化的基本條件。目前，部分科研單位的基礎(chǔ)設(shè)施多年來未得到改善，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)明顯不足與落后。

以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的科研檔案管理應(yīng)在檔案信息系統(tǒng)平臺中具備多元管理功能，設(shè)置多元管理模塊，其中應(yīng)包括信息共享模塊、檔案分類模塊、檔案修正模塊、檔案提取模塊等，不同模塊分別承載科研檔案管理的各項功能。除此之外，科研檔案應(yīng)具有保密性，對信息系統(tǒng)平臺的安全性和保密性應(yīng)有特殊技術(shù)處理。同時，基于知識產(chǎn)權(quán)等問題，應(yīng)在信息系統(tǒng)平臺中按照登錄賬號進行查閱等功能分配，避免出現(xiàn)檔案泄露、丟失、破損等問題。目前，很多科研單位的平臺功能并不完善，無法提高管理效率、實現(xiàn)管理質(zhì)量的最優(yōu)化。

3.復(fù)合型人才緊缺

信息化科研檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展過程中對人才的要求更高，傳統(tǒng)的檔案管理人才無法滿足信息化檔案管理的客觀需要。基于信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)對檔案的綜合管理，需要管理人員熟練地操作工作軟件，在專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，滿足信息系統(tǒng)相關(guān)功能的要求，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)管理與保護、利用等目標。以往的紙質(zhì)管理模式對檔案工作人員的要求不高，基于時代背景的變更，需要更多復(fù)合型人才參與科研檔案管理。但基于主觀印象或人才待遇等問題，從事檔案管理專業(yè)或復(fù)合型人才較少，導(dǎo)致目前科研、檔案管理崗位具備專業(yè)或復(fù)合型知識的人才明顯緊缺。

4.保密環(huán)境不完善

目前，大數(shù)據(jù)背景下的科研檔案信息資源管理主要存在保密環(huán)境不夠完善的問題，大量科研信息資源檔案的保管需要非常嚴格的系統(tǒng)環(huán)境，該環(huán)境搭建需要具有相應(yīng)要求的網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、平臺等。軟、硬件的變更存在一定成本，導(dǎo)致部分安全保密環(huán)境未得到及時完善，給大數(shù)據(jù)背景下科研檔案信息資源的管理帶來較大風險。

四、大數(shù)據(jù)背景下科研檔案信息資源管理的對策建議

1.提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

大數(shù)據(jù)背景下科研檔案管理應(yīng)取得領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，給予更多支持。領(lǐng)導(dǎo)層意識到科研檔案對于自身發(fā)展、建設(shè)的積極效果，將進一步使其融入具體的科研項目開展、落實與優(yōu)化工作中。加強對信息化科研檔案管理的重視應(yīng)從以下幾點出發(fā)：

首先，領(lǐng)導(dǎo)層給予高度支持，做好頂層設(shè)計工作。積極推動大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，在科研項目開展各個階段對科研檔案進行分類管理，按照檔案類型、檔案內(nèi)容、檔案重要性進行細分，滿足科研檔案的信息化管理需求。

其次，充分認識大數(shù)據(jù)背景下對科研檔案管理提出的要求，領(lǐng)導(dǎo)層針對科研檔案管理工作制定相應(yīng)措施，將科研檔案科學(xué)管理工作與單位戰(zhàn)略發(fā)展掛鉤，從戰(zhàn)略角度開展科研檔案管理工作。

最后，科研單位應(yīng)注重對科研檔案信息化過程路徑的分析。大數(shù)據(jù)環(huán)境對科研檔案提出新的要求，改變以往的管理理念，需要領(lǐng)導(dǎo)層與管理部門做好部署，學(xué)習(xí)先進的管理理念與管理知識，將其應(yīng)用到科研檔案信息資源管理之中。

2.培養(yǎng)高素質(zhì)人才大數(shù)據(jù)背景下的科研檔案管理對人才的要求更高，從事檔案管理人才不僅需要具備相應(yīng)的檔案管理知識，應(yīng)用先進管理理念，同時也應(yīng)具備信息技術(shù)操作能力，可以熟練操作檔案管理軟件，發(fā)揮軟件系統(tǒng)的各項功能。此外，科研檔案管理人才需具備專業(yè)素養(yǎng)，對科研檔案信息資源的管理和利用有前瞻性的思考，為以后的發(fā)展提供依據(jù)。

人才培養(yǎng)應(yīng)從兩個角度出發(fā)：一是加強人才的信息化能力與管理知識培養(yǎng)。二是加強人才的專業(yè)素質(zhì)與道德素質(zhì)培養(yǎng)。首先，科研單位應(yīng)提高檔案管理人員的薪資待遇，吸引社會上的高素質(zhì)人才參與單位的科研檔案管理工作。引進的人才必須具備相關(guān)工作經(jīng)驗，有足夠的學(xué)習(xí)能力，從而了解檔案信息系統(tǒng)平臺功能，且具備先進的管理理念，可以自主解決信息化、數(shù)字化管理中的問題，實現(xiàn)對科研檔案的科學(xué)管理。其次，科研單位需要注意人才的專業(yè)素質(zhì)與道德素質(zhì)，采取考核、評估等多種手段對人才的專業(yè)素養(yǎng)進行了解，科研單位必要時可以提供應(yīng)用素質(zhì)教育、培訓(xùn)的方式讓科研檔案管理從業(yè)人員對職業(yè)規(guī)范、職業(yè)準則等進行學(xué)習(xí)。在日常工作中潛移默化地影響科研檔案管理人員思維，讓他們能夠了解科研檔案的重要性，引導(dǎo)他們的使命感、責任感。

大數(shù)據(jù)背景下科研檔案管理對人才的需求更加緊迫，引進或者培養(yǎng)適宜的人才需要一定的時間，科研單位需要堅持“寧缺毋濫”的原則，選擇適宜的科研檔案管理人才。

3.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

（1）完善的基礎(chǔ)設(shè)施是大數(shù)據(jù)背景對科研檔案管理提出的新要求，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)對科研檔案信息資源的處理、分析、整合、歸納，應(yīng)用信息系統(tǒng)平臺實現(xiàn)對科研檔案的上傳、整理、傳遞，對平臺上的檔案資源進行修正，需要以完善的軟、硬件設(shè)備設(shè)施作為基礎(chǔ)支撐，確?？蒲袡n案管理工作發(fā)揮自身的資源管理功能。

首先，管理部門應(yīng)重視基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的開展，投資建設(shè)支持檔案管理的通信網(wǎng)絡(luò)，配置計算機系統(tǒng)與軟件平臺合作應(yīng)用其模塊開展檔案管理工作?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)以數(shù)字化資源建設(shè)為主要內(nèi)容，系統(tǒng)平臺、硬件結(jié)構(gòu)、軟件結(jié)構(gòu)的要求均應(yīng)明確，符合科研單位的檔案管理需求。

其次，檔案的搜集、整理、分析、提取等工作均應(yīng)以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，以數(shù)據(jù)庫為核心實現(xiàn)科研檔案管理功能的完善?？蒲袉挝粦?yīng)建設(shè)檔案資源庫，將檔案資源儲存在資源庫之中，要對儲存規(guī)范、儲存要求進行明確。

最后，完善的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)需要符合時代的發(fā)展需求，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷完善，云計算、智能技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等在資源管理中的重要性越來越明顯，均需要以完善的基礎(chǔ)設(shè)施為依托，科研單位需要高度重視信息化、數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的完善與改進。

（2）大數(shù)據(jù)環(huán)境下的科研檔案信息資源科學(xué)管理應(yīng)基于檔案信息系統(tǒng)平臺實現(xiàn)?？蒲袉挝粦?yīng)與軟件開發(fā)運營商開展合作，基于大數(shù)據(jù)平臺設(shè)置主控頁面，實現(xiàn)對各大功能模塊的科學(xué)應(yīng)用，為科研檔案管理工作提供便利。

首先，科研單位應(yīng)注重信息系統(tǒng)平臺功能的模塊化設(shè)計，按照科研檔案性質(zhì)與內(nèi)容，設(shè)置相應(yīng)模塊，分別負責不同類型檔案資料的存、管、用。管理人員可以通過登錄信息系統(tǒng)平臺準確地查閱所需信息，下載檔案資源文件，提升查檔工作效率。

其次，科研檔案管理需要設(shè)置不同級別的管理權(quán)限?？蒲袡n案的審閱與下載權(quán)限應(yīng)針對單位內(nèi)不同等級、不同職位的人員賦予不同的權(quán)限。通過信息技術(shù)手段避免賬號泄露導(dǎo)致科研檔案外流、泄密。

最后，基于大數(shù)據(jù)平臺的科研檔案管理需要加強數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的防護?？蒲袡n案信息資源中有很多重要性文件，為避免黑客通過網(wǎng)絡(luò)攻擊系統(tǒng)，盜取科研檔案資料，需要采用多重安全防護手段。通過設(shè)置應(yīng)用防火墻技術(shù)、Web加密技術(shù)、地址加密技術(shù)等，對信息系統(tǒng)平臺進行防護，為科研檔案管理工作開展創(chuàng)造安全環(huán)境。

4.優(yōu)化管理制度內(nèi)容

大數(shù)據(jù)背景下的科研檔案管理制度應(yīng)進行升級變革，傳統(tǒng)管理制度已滿足不了現(xiàn)有需求。因此，在以往的管理制度上逐漸進行優(yōu)化，落實新的權(quán)責管理與內(nèi)容管理等制度。科研單位應(yīng)建立與數(shù)字背景相應(yīng)的管理細則，明確科研檔案信息資源管理工作規(guī)范，對數(shù)字檔案信息資源的收集整理、檔案信息系統(tǒng)平臺的使用與檔案信息資源的利用提出明確要求。

大數(shù)據(jù)下的科研檔案信息資源管理工作應(yīng)重新制定新的管理制度、管理模式，落實新的管理方法與管理準則，進一步提高科研檔案信息資源的科學(xué)管理，規(guī)范其流程與職責分工，整體提升科研檔案信息資源的質(zhì)量與效能。

五、結(jié)論

綜上所述，科研檔案信息資源管理在大數(shù)據(jù)時代的背景下具有復(fù)雜性、系統(tǒng)性與多元性。相關(guān)部門應(yīng)從上至下加大重視程度，為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供保障，為信息系統(tǒng)平臺的完善提供支持，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用潛力，做好網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)平臺的保密技術(shù)防護工作，保證檔案信息資源的安全。相關(guān)單位、部門應(yīng)結(jié)合現(xiàn)有的檔案信息資源管理模式，制定與之相匹配的管理措施與管理制度。

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（作者單位：湘潭大學(xué) /中國科學(xué)院聲學(xué)研究所 ）

基金項目：本文系中國科學(xué)院檔案館專項課題（課題立項批準號：2020-B-02-01）“海洋科研數(shù)據(jù)歸檔與管理研究”的研究成果。

作者簡介：張涵（1986—），女，漢族，博士研究生，工程師，研究方向：檔案學(xué)，檔案服務(wù)，檔案資源管理。