事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀與時(shí)代融合分析

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，在新時(shí)期事業(yè)單位不斷進(jìn)行深化改革的背景下，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。于事業(yè)單位的發(fā)展而言，檔案管理是其重要內(nèi)容組成，因此，需要結(jié)合當(dāng)前信息社會(huì)的發(fā)展，不斷探索利用區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等信息手段，促進(jìn)事業(yè)單位整體管理水平的提高。受到諸多因素的影響，事業(yè)單位的檔案管理還未能實(shí)現(xiàn)有效地與時(shí)代高度融合，部分單位檔案管理的質(zhì)量和效率遲滯不前，在一定程度上制約了事業(yè)單位的高效、可持續(xù)發(fā)展。為此，本文將從事業(yè)單位檔案管理的概念入手，分析當(dāng)前檔案管理工作出現(xiàn)的問題，進(jìn)而提出實(shí)現(xiàn)時(shí)代融合的相關(guān)策略，以期促進(jìn)事業(yè)單位檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理;現(xiàn)狀和問題;融合策略研究

近年來，伴隨信息技術(shù)的高速迭代，社會(huì)各領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)高速發(fā)展。于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，不斷利用信息時(shí)代的新技術(shù)，提高服務(wù)人民、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)國(guó)家的能力，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理與時(shí)代發(fā)展的高度融合是新形勢(shì)下的必然趨勢(shì)。為此，下面將對(duì)檔案管理問題和策略進(jìn)行詳細(xì)分析，以期助力事業(yè)單位檔案管理與信息時(shí)代的高效融合。

一、時(shí)代融合背景下事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)概述

事業(yè)單位是指國(guó)家為了公益目的設(shè)置的，主要從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)服務(wù)組織。大多數(shù)事業(yè)單位屬于知識(shí)密集型組織，是社會(huì)生產(chǎn)力的重要組成部分，在國(guó)家科技創(chuàng)新體系中居于核心地位。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案管理工作既可以當(dāng)作事業(yè)單位管理工作的基礎(chǔ)，不斷完成對(duì)事業(yè)單位優(yōu)秀工作成果和發(fā)展歷程的記錄，也可以當(dāng)作事業(yè)單位發(fā)展水平的衡量標(biāo)準(zhǔn)，不斷在人才培養(yǎng)效率和發(fā)展?jié)摿Φ脑u(píng)判中充當(dāng)重要的角色。伴隨信息時(shí)代的深入發(fā)展，事業(yè)單位持續(xù)做好檔案管理工作，進(jìn)一步體現(xiàn)檔案的應(yīng)用價(jià)值，才能更加有效地發(fā)揮單位自身的社會(huì)公益效能。

1.信息化檔案管理的概念

在事業(yè)單位檔案管理不斷與時(shí)代融合的過程中，事業(yè)單位的檔案管理必然逐步朝著信息化方向轉(zhuǎn)變。信息化檔案管理是指利用信息技術(shù)、信息平臺(tái)完成檔案數(shù)據(jù)的采集、分析整理和利用工作。簡(jiǎn)單而言就是由傳統(tǒng)的記錄歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息歸檔及應(yīng)用?？梢哉f，事業(yè)單位的健康、可持續(xù)發(fā)展離不開有效的信息化檔案管理。

2.信息化檔案管理的特點(diǎn)

隨著事業(yè)單位檔案管理不斷與時(shí)代相融合，信息化的檔案管理有著以下特點(diǎn)：首先，需要在科學(xué)合理的單位內(nèi)控制度下進(jìn)行，同時(shí)也要落實(shí)好國(guó)家在檔案管理方面的政策法規(guī)。其次，事業(yè)單位走向信息化發(fā)展的標(biāo)志可以通過實(shí)物、紙質(zhì)存檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮哟鏅n來體現(xiàn)。再次，在實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理后，可以有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率，滿足事業(yè)單位在新時(shí)代發(fā)展中的需求。最后，按照全面貫徹新發(fā)展理念的要求，信息化檔案管理符合碳達(dá)峰、碳中和目標(biāo)要求，是事業(yè)單位保障國(guó)家重大戰(zhàn)略實(shí)施、構(gòu)建現(xiàn)代治理體系的必經(jīng)之路。

3.信息化檔案管理的建設(shè)內(nèi)容

為加快信息化建設(shè)流程，保證檔案管理工作可以與時(shí)代更好地融合，首先，要求事業(yè)單位將檔案信息化事業(yè)納入本單位、本行業(yè)發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)依法依規(guī)開展。其次，深化“互聯(lián)網(wǎng)+電子政務(wù)”建設(shè)，從制度和執(zhí)行兩方面促進(jìn)電子文件、政務(wù)信息的歸檔工作。再次，完善檔案信息資源平臺(tái)建設(shè)，加快模塊齊全、功能完備、信息安全的綜合檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，從共建、共享、共治的角度促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和服務(wù)同步提升。

二、事業(yè)單位檔案管理工作與時(shí)代融合的必要性

1.節(jié)能降碳、綠色發(fā)展的需要

近兩年，碳達(dá)峰碳中和明確了我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展全面綠色轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略方向和目標(biāo)要求，是推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在要求。

而傳統(tǒng)的檔案管理模式對(duì)應(yīng)的則是更大規(guī)模的人耗、物耗和碳消耗。伴隨著信息技術(shù)的不斷優(yōu)化和升級(jí)，在事業(yè)單位積極將檔案管理工作和時(shí)代充分融合的過程中，檔案管理必然會(huì)沿著信息化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的方向不斷發(fā)展。既能在數(shù)字化的檔案管理中提高工作效率、降低各種成本的消耗，也可以安全高效地增強(qiáng)行業(yè)之間、單位之間、單位各部門之間的交流和合作，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)事業(yè)單位的健康綠色發(fā)展。

2.順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的體現(xiàn)

信息時(shí)代的高速發(fā)展使得信息技術(shù)不斷被各行業(yè)應(yīng)用和普及，5G技術(shù)的研發(fā)和物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)的深入應(yīng)用，促進(jìn)社會(huì)工作方式、運(yùn)轉(zhuǎn)流程不斷優(yōu)化升級(jí)，更多的技術(shù)創(chuàng)新手段層出不窮。事業(yè)單位作為最重要的社會(huì)公益性服務(wù)機(jī)構(gòu)，需要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展完成對(duì)區(qū)塊鏈、云計(jì)算等前沿信息技術(shù)的利用，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，促進(jìn)檔案管理的信息化效能，提高為人民、為社會(huì)、為國(guó)家服務(wù)的能力。

3.事業(yè)單位改革發(fā)展的需要

伴隨社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷深入推進(jìn)，事業(yè)單位作為國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，在起到維持經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展穩(wěn)定性的作用時(shí)，也面臨著各種機(jī)遇和改革。事業(yè)單位建立檔案信息化管理平臺(tái)，是事業(yè)單位加速時(shí)代融合、強(qiáng)化數(shù)字賦能、實(shí)現(xiàn)智慧應(yīng)用體系建設(shè)、構(gòu)建綜合信息管理“一張圖”的前提和先決要素。檔案基礎(chǔ)信息庫(kù)、數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，不單純是數(shù)據(jù)的儲(chǔ)備，同時(shí)也為事業(yè)單位建立數(shù)據(jù)模型、數(shù)字模型，構(gòu)建智慧化管理系統(tǒng)奠定了基礎(chǔ)。系統(tǒng)完備、安全可靠的城市智慧化管理系統(tǒng)，將持續(xù)促進(jìn)事業(yè)單位在加快“放管服”改革及“服務(wù)型”政府建設(shè)方面走向深入。

三、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題

1.單位各層級(jí)對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

受傳統(tǒng)思想認(rèn)識(shí)的影響，長(zhǎng)久以來很多事業(yè)單位都將單位的工作重心、發(fā)展重點(diǎn)放在各類具體業(yè)務(wù)的發(fā)展管理上，缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視。具體而言，一些單位的工作人員認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單完成檔案的收集、整理和保存工作，技術(shù)性與難度不高，且不能為事業(yè)單位的發(fā)展提供更多的利益和價(jià)值，所以在日常工作中不太配合檔案管理人員的工作。部分事業(yè)單位管理者也對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，沒有深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作能夠發(fā)揮的真正價(jià)值，便不會(huì)在檔案管理中提供充足的人力、物力和財(cái)力支持，嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量和效率的提升。另外，在事業(yè)單位的整體工作方式、工作模式朝著信息化的方向快速發(fā)展，進(jìn)一步加快與時(shí)代進(jìn)行融合的過程中，基于各層級(jí)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度不足，缺乏先進(jìn)的管理意識(shí)，單位內(nèi)控方面的管理制度必然缺失或者流于形式;與之對(duì)應(yīng)，檔案的信息化管理也必然會(huì)受到來自管理制度上的影響。傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度已不能滿足現(xiàn)狀和今后一段時(shí)期的管理需求，配套的信息化管理制度缺位，必然無法滿足檔案信息化管理工作的順利開展。

2.部分檔案管理人員綜合能力不強(qiáng)

信息時(shí)代的高速發(fā)展促使各行各業(yè)都面臨著激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)，從本質(zhì)上講，行業(yè)與單位的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)質(zhì)都屬于人才之間的競(jìng)爭(zhēng)。針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理而言，高層次檔案管理人才的匱乏，使得檔案管理工作與時(shí)代融合相對(duì)停滯或進(jìn)展緩慢。有的事業(yè)單位為了節(jié)約資金上的支出，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)性和從業(yè)要求沒有嚴(yán)格限制，沒有給員工創(chuàng)造專業(yè)崗位培訓(xùn)的條件，對(duì)于員工的職業(yè)素養(yǎng)考核也缺乏重視;有的單位甚至將檔案管理崗位視為退休前養(yǎng)老的休閑港灣，放任自流。事業(yè)單位缺乏檔案管理專業(yè)技術(shù)人才，檔案管理工作便不能按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和需求完成，更容易陷入分類不標(biāo)準(zhǔn)、工作效率低下和查閱無頭緒的惡性循環(huán)。另外，人員流動(dòng)性大也是檔案管理中經(jīng)常存在的問題，頻繁的工作交接以及交接過程的不規(guī)范，加劇了檔案系統(tǒng)管理的難度，進(jìn)而也嚴(yán)重影響了檔案管理與時(shí)代的深入融合。

3.檔案管理信息化程度不均衡

檔案管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其滯后的發(fā)展，必將影響到檔案管理資政效能的充分發(fā)揮。目前，我國(guó)中東部地區(qū)大部分檔案管理專業(yè)機(jī)構(gòu)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理與時(shí)代發(fā)展的高速融合，檔案收集、管理、調(diào)閱自動(dòng)化管理系統(tǒng)完善高效。但部分偏遠(yuǎn)地區(qū)或行業(yè)受人員、經(jīng)費(fèi)和理念的限制，檔案管理信息化程度落后，整體發(fā)展不充分、不均衡現(xiàn)象比較突出;不同行業(yè)、領(lǐng)域和單位之間以及各類不同重點(diǎn)領(lǐng)域、重大活動(dòng)、重大工程建設(shè)檔案的信息化管理水平也參差不齊。

四、事業(yè)單位檔案管理工作與時(shí)代融合的措施

1.提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

“檔案工作存史資政育人，是一項(xiàng)利國(guó)利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)”。實(shí)現(xiàn)時(shí)代融合，必須進(jìn)一步完善國(guó)家統(tǒng)籌、省、市、縣分層抓落實(shí)的系統(tǒng)管理機(jī)制。以檔案行業(yè)發(fā)展規(guī)劃為依據(jù)，突出事業(yè)單位檔案作為重要信息資源和獨(dú)特歷史文化遺產(chǎn)的價(jià)值，突出事業(yè)單位檔案工作對(duì)黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的基礎(chǔ)性、支撐性作用。突出創(chuàng)新引領(lǐng)，以改革精神推動(dòng)檔案實(shí)踐、理論、制度的不斷創(chuàng)新。結(jié)合新《檔案法》的實(shí)施，逐步構(gòu)建系統(tǒng)完備的事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化、法制化管理體系，提高行業(yè)依法行政、依法治檔效能。本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)單位發(fā)展負(fù)責(zé)的原則，建立并完善事業(yè)單位檔案管理一把手負(fù)責(zé)制，在領(lǐng)導(dǎo)干部高度重視的前提下，完善單位內(nèi)部檔案的管理制度、考核制度和責(zé)任追究制度等，高屋建瓴的規(guī)劃?rùn)n案工作與業(yè)務(wù)工作的有效銜接，從制度、管理、人才、設(shè)施等方面全方位謀劃?rùn)n案信息資源管理工作，才能充分實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案工作在推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力建設(shè)中的基礎(chǔ)效能作用。

2.完善管理模式，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化目標(biāo)任務(wù)

精細(xì)化管理以科學(xué)、理性、精準(zhǔn)為基本特征，在績(jī)效目標(biāo)引導(dǎo)下，通過科學(xué)設(shè)置組織機(jī)構(gòu)、優(yōu)化細(xì)化管理流程，推動(dòng)治理思維和方式轉(zhuǎn)變，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作目標(biāo)。各層級(jí)事業(yè)單位及檔案管理部門需要進(jìn)一步完善對(duì)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作機(jī)制，堅(jiān)持與中心工作、重點(diǎn)工作同研究、同部署、同推進(jìn)。針對(duì)檔案與時(shí)代融合任務(wù)，逐級(jí)分解、列出清單、長(zhǎng)期堅(jiān)持、確保實(shí)效。同時(shí)，全面落實(shí)依法依規(guī)管檔治檔責(zé)任，將檔案工作納入事業(yè)單位發(fā)展頂層設(shè)計(jì)規(guī)劃，按照適度超前的原則設(shè)定檔案同行業(yè)與具體業(yè)務(wù)的流程節(jié)點(diǎn)。不斷加強(qiáng)事業(yè)單位檔案集中統(tǒng)一管理，規(guī)范完善檔案資料收集范圍，將關(guān)系國(guó)家安全、國(guó)計(jì)民生、公共服務(wù)、科研文化等重點(diǎn)行業(yè)和領(lǐng)域的檔案納入規(guī)范化管理范疇，抓好事業(yè)單位全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記等編制工作，健全重特大事件檔案應(yīng)急處置檔案管理機(jī)制，責(zé)任到人、分工協(xié)作、共同發(fā)力。

3.創(chuàng)新管理模式，加快數(shù)字轉(zhuǎn)型

事業(yè)單位作為提供社會(huì)公益服務(wù)項(xiàng)目的部門，全面記錄了國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程，是社會(huì)發(fā)展過程中形成的寶貴財(cái)富。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)在重視檔案管理工作的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步更新觀念、創(chuàng)新理念，加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型工作。將檔案管理工作完成時(shí)代融合的重要意義納入國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略體系，納入數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會(huì)、數(shù)字政府建設(shè)工作，納入現(xiàn)代基礎(chǔ)設(shè)施網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。隨著社會(huì)智慧網(wǎng)絡(luò)管理體系的架設(shè)，應(yīng)當(dāng)逐步投入更多的人力、物力和財(cái)力，打破原有檔案管理模式，構(gòu)建檔案高質(zhì)量發(fā)展信息網(wǎng)絡(luò)管理體系。具體而言，就要參考事業(yè)單位發(fā)展規(guī)劃，強(qiáng)化電子文件、電子資料的歸檔工作，推動(dòng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔。配合5G技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”技術(shù)，實(shí)現(xiàn)城市管理智慧網(wǎng)絡(luò)體系與檔案管理部門的無縫融合。

4.加大開發(fā)利用，提升服務(wù)效能

多元化、專業(yè)化、信息化的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展格局，為事業(yè)單位這類知識(shí)密集型組織的檔案開發(fā)利用工作提供了發(fā)揮的平臺(tái)。檔案數(shù)字治理新模式，使得檔案管理工作逐步融入事業(yè)單位工作全流程。做好檔案信息資源開發(fā)利用，憑借事業(yè)單位在教育、科技、文化、衛(wèi)生等方面的權(quán)威性和不可替代性，可以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位為黨和國(guó)家發(fā)展大局服務(wù)、為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)、為廣大人民群眾服務(wù)的根本目的。一方面，事業(yè)單位可以結(jié)合自身工作性質(zhì)統(tǒng)籌考慮與檔案業(yè)務(wù)管理的相互關(guān)系，建立符合科研教育活動(dòng)規(guī)律、分級(jí)分類型的經(jīng)濟(jì)科技檔案管理體系，強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)科技檔案的管理和應(yīng)用;另一方面，可以在檔案信息平臺(tái)建設(shè)過程中，提前謀劃布置，按照檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作密不可分的原則，根據(jù)單位內(nèi)部需求，適度超前設(shè)定檔案信息自動(dòng)化檢索模塊，根據(jù)管理層級(jí)或者業(yè)務(wù)工作層級(jí)，設(shè)定不同的身份權(quán)限，使得檔案信息資源能夠被高效、合理的檢索和利用。同時(shí)，事業(yè)單位管理層也應(yīng)當(dāng)通過設(shè)立激勵(lì)措施，鼓勵(lì)檔案管理人員嘗試依托信息化管理平臺(tái)的功能，完善對(duì)檔案資源的深度開發(fā)利用，通過檔案資源的信息共享和綜合篩分，實(shí)現(xiàn)“反哺”單位主要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的功能，使得事業(yè)單位沉淀多年的科研技術(shù)檔案能夠充分利用起來，促進(jìn)與時(shí)代發(fā)展高效融合。

五、結(jié)語

事業(yè)單位為提高自身服務(wù)社會(huì)的能力，應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)與社會(huì)時(shí)代發(fā)展相融合，堅(jiān)持優(yōu)化、協(xié)同、高效原則，從節(jié)能降碳、科學(xué)高效、有利于檔案事業(yè)全面可持續(xù)發(fā)展的角度出發(fā)，利用數(shù)字社會(huì)萬物互聯(lián)發(fā)展迅猛的契機(jī)，改變?cè)袡n案管理模式，積極探索檔案工作與業(yè)務(wù)工作有機(jī)融合、檔案工作與數(shù)字管理有機(jī)融合、檔案管理與開發(fā)利用有機(jī)融合的有效機(jī)制和路徑，更好地統(tǒng)籌各方力量。加快推進(jìn)檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，切實(shí)保障信息化建設(shè)的前瞻性、針對(duì)性、實(shí)效性，需要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，不斷完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施，積極推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈技術(shù)和檔案工作的深度融合。通過檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，拓展檔案工作數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的應(yīng)用場(chǎng)景，形成做好檔案工作的整體合力，構(gòu)建起上下貫通、執(zhí)行有力、運(yùn)行通暢的檔案工作體制機(jī)制，促進(jìn)事業(yè)單位管理水平的提高，讓檔案工作在與時(shí)代融合過程中煥發(fā)新的活力與生機(jī)。

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（作者單位：青島市水務(wù)事業(yè)發(fā)展服務(wù)中心）

作者簡(jiǎn)介：冉君宜（1976—），女，漢族，甘肅蘭州人，碩士，副研究館員，研究方向：檔案管理。