事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法

摘 要：在檔案管理中主要是對各類檔案資源進行收集、整理、歸檔、保管等工作，目前在多數事業(yè)單位中的檔案管理信息化建設進程不斷加快，其在實際中有效地轉變了傳統(tǒng)檔案工作的開展形式，能夠應對現代檔案事業(yè)所提出的要求。同時還應重視對現代技術的合理化應用，以此來進一步地挖掘檔案資源的價值，利用信息技術、數據技術對海量信息進行高速分析、篩選、處理，使檔案管理的開展速率得到提升，減少在檔案管理中的疏漏問題。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設

引言

信息時代的快速發(fā)展推動了檔案管理的改革及創(chuàng)新，在實際中可以通過現代化檔案管理技術、模式、方法的運用來改進其以往管理工作中存有的不足，實現對檔案資源進行高效管理的目的。在檔案管理中，應從創(chuàng)新的角度來分析其工作發(fā)展形勢及事業(yè)單位發(fā)展需求，以信息時代背景所帶來的優(yōu)勢，結合相關管理工作的實情來對其現有的管理體系進行調整，從而對快速增長的檔案信息資源進行科學化處理，使檔案資源能夠得到有效利用。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義分析

1.提高檔案管理質量

在事業(yè)單位檔案管理中，許多檔案資料都具有較高的應用價值，但不斷增多的檔案資料在實際中增加了檔案的調用難度，因此，許多具有珍貴價值的檔案未得到有效的查閱及使用，進而影響檔案價值的開發(fā)。而通過信息技術、計算機技術、大數據技術的應用，對檔案進行數字化處理能夠有效推動檔案管理的信息化。通過大數據技術對檔案進行處理及存儲，當需要提取檔案資料時，可直接在數據庫中進行檔案資料的搜索，使檔案的查閱更為快捷方便，從而有效提高檔案管理質量。

2.降低檔案管理成本

在信息時代的背景下，其改變了傳統(tǒng)檔案資料的管理形式，紙質檔案的數字化轉變在極大程度上優(yōu)化了管理工作流程，有效地減少在檔案管理中的工作量，這樣可以節(jié)約檔案管理成本支出。并且檔案管理信息化推動了檔案管理的自動化、智能化發(fā)展，這在極大程度上提高了其管理效率，再加上檔案信息化管理模式在應用中對人力、設施、工具等的要求較少，人力、物力支出的減少在實際中降低了檔案管理所需成本。

3.保證檔案資源的安全

在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質檔案對存儲環(huán)境及保管條件有著一定的要求，若是檔案資料保管不當可能會出現損壞、破損、丟失等問題。目前在檔案管理中，多數采用紙質檔案與電子檔案并行的方式來開展相關工作，這樣可以進一步保證檔案資料的完整性。同時在信息技術的支持下，對檔案數字化處理能高效地對檔案信息進行篩查，從而保留具有價值的檔案資料，信息技術在應用中可以對多數類型的檔案進行數字化存儲，如影音、圖片等，使檔案資料不受外界環(huán)境的影響。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設中存有的不足分析

1.管理機制存有不足

當下，事業(yè)單位檔案管理機制依然存在著諸多不足之處，即使已經逐步將新的改革制度融入了管理體制中，但由于無法保證落實效果使改革表現并不明顯。信息化時代，事業(yè)單位檔案管理部門逐漸將電子信息作為主要的管理對象，在此過程中管理互動凸顯出了較為明顯的便攜性。但由于多數事業(yè)單位在機制改革的過程中滯后問題較為嚴重，使得整體的工作效率受到了嚴重影響。

2.技術應用存有不足

雖然在檔案管理工作中信息化建設已經得到了廣泛的推行，但在實際中仍然存在對現代化管理技術利用程度不足的情況，在檔案管理信息化建設中仍然處于初步階段。并且在檔案管理發(fā)展的過程中要求其可以提供更為多樣的管理服務，使檔案管理的實施能夠更好地對檔案資源的價值進行挖掘，從而充分地對檔案管理的功能進行開發(fā)。但是因對信息化技術的應用程度不足，使許多具有較強實用性的功能未得到有效的開發(fā)，這也使得實際檔案管理中所采用的管理技術、管理方法逐漸無法應對不斷增多的管理要求，進而影響檔案管理實效。

3.人才培訓存有不足

檔案管理信息化建設不僅需要有充足的資金及現代化的技術支持，還需要有專業(yè)的管理人才來落實信息化建設的各個項目，因此要求檔案管理人員能夠對相關技術進行掌握及應用。但以目前事業(yè)單位的檔案工作開展情況來看，雖然管理人員多數已經掌握基礎的信息技術來進行檔案的處理，但是在最新的科技應用中，仍然存有著較大的限制，其主要是由于在事業(yè)單位內部，許多檔案工作人員未能得到系統(tǒng)化、專業(yè)化的培訓，因此，無法適應快速增多的檔案管理信息化建設要求，使其在管理工作中無法達到理想的工作效果。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法分析

1.加大檔案管理信息化建設投入

為了使檔案信息化在事業(yè)單位中可以得到順利推行，則需要通過提供充足的資金、設備設施等支持，對其基礎條件進行完善，并且，事業(yè)單位內部許多檔案資料都有著較強的機密性，因此，應根據實際的工作條件來配備完善的軟件、硬件設施。同時在檔案信息化中數據庫的建設屬于檔案工作中的重點內容，應按照規(guī)范流程來對檔案資料進行規(guī)范的數字化處理，并根據事業(yè)單位檔案工作規(guī)章制度要求對電子檔案進行歸檔，保證數據庫可以對事業(yè)單位檔案進行全面的收錄，為事業(yè)單位信息化建設提供完善的數據庫資源。為了保障檔案管理信息化建設的實效性，需要確保事業(yè)單位內部的領導者和管理者能夠對檔案管理信息化建設予以高度重視，逐步加大對此類建設項目的資金投入力度。在劃撥資金的過程中，保障了單位基礎設施的完善性，通過對老化和陳舊設備設施的有效更新，確保設備設施維修以及保養(yǎng)工作的有效落實，以此來延長各項設備設施的使用周期，為檔案信息的記錄和查閱提供了助力支持，并為此方面工作的順利開展提供了便利性保障。與此同時，為了能夠提高檔案管理信息化建設的整體水平，需要積極引進高新科學技術以及互聯(lián)網平臺，并與相關企業(yè)之間保持良好的聯(lián)系，在合作的情況下為信息化管理工作的開展提供了充足的技術支持。

2.進行檔案資料的數字化處理

對檔案資料的數字化處理能夠有效地縮減存儲空間、擴大存儲容量，并且在檔案的查詢、檢索、利用電子檔案的調取更為便捷，有利于提高檔案資源的利用率。首先，對于已經歸檔的紙質檔案，需要依照國家所制定的技術標準來規(guī)范處理檔案資料，采用掃描、錄入等方式使紙質檔案以數字化圖像及文本等形式進行留存，根據檔案實際的類型來選擇平掃或高掃方式，然后對檔案數據進行采集及收錄。其次，在檔案的數字化處理中，需要利用專業(yè)的辦公軟件來進行檔案目錄的生成，并對數字檔案進行全面的核對，并由專人對數字檔案進行審核，確認其是否存有問題，之后對數字檔案進行歸檔，建立事業(yè)單位專用的檔案數據庫。在促進檔案管理信息化建設項目不斷推進的過程中，需要充分地聯(lián)系實際情況，對檔案管理的工作內容予以全方位的分析，保證了檔案管理信息化體系建設的健全性，確保不同形式的檔案內容都能夠得以順利轉化，保障轉化環(huán)節(jié)的靈活程度，充分地發(fā)揮出檔案管理數字化模式的優(yōu)勢和效用。另外，在處理事業(yè)單位檔案信息的過程中，需要借助數字化的處理模式，對檔案當中所包含的數字資源進行分析，保障管理工作的針對性和實效性，并在管理的過程中突出重點內容，以此來加強檔案管理工作的實施質量。

3.優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)

對于在檔案管理中所應用的信息化系統(tǒng)，需要根據事業(yè)單位的實際情況及工作要求來建設，以此來保證其功能可以滿足檔案工作的各項開展要求。同時在現今檔案信息化建設進程不斷推進的過程中，對于所采用的管理系統(tǒng)其功能還需進一步完善，通過建立起匹配的信息化管理系統(tǒng)來加強對檔案的處理，實現檔案管理的自動化、信息化開展要求。并且在檔案信息化管理系統(tǒng)的建設中，還可以引入云計算技術與管理系統(tǒng)對接，建立起檔案管理云端平臺，這樣可以使檔案工作在云平臺上開展，其對存儲設備設施的要求降低，并在云計算技術的支持下對數據資源進行高速處理。在開展檔案管理工作的過程中，需要保障信息化建設項目的有效落實，從而確保后續(xù)的管理工作能夠呈現出持續(xù)化的特點，推動了管理工作的深入發(fā)展，并為管理項目的有效落實提供了關鍵因素。在信息時代的影響下，檔案管理工作人員需要充分結合信息站點的實際情況，并明確檔案管理工作開展階段所提出的要求，基于檔案信息化服務保障，將查詢、借閱以及信息共享等方面的功能包含在內，從根本入手提高了檔案管理工作的綜合水平。另外，在打造信息化網站系統(tǒng)時，需要保障系統(tǒng)建設的完善性，加強事業(yè)單位與檔案管理工作體系之間的聯(lián)系程度，基于一體化的管理工作模式，實現對信息的充分利用，為事業(yè)單位帶來了良好的社會效益和經濟效益。

4.建立檔案信息化管理平臺

信息化平臺的建立能夠實現通過網絡來開展管理活動并提供管理服務的要求，其在實際中可以充分滿足檔案信息化建設的要求，對于信息化管理平臺的建立需要從技術、系統(tǒng)、設備設施等角度進行考慮，并結合檔案管理的要求來對管理平臺的功能進行完善。首先需要根據事業(yè)單位的實際情況來建立檔案信息網站，并且為了確保網站的安全性應采用內部OA網，以此來構建起覆蓋整個單位的檔案信息網絡。在檔案的查詢、調閱、使用中，應以檔案類型來確認其開放程度，設置檔案使用權限，并提供網絡檔案管理服務，以此來實現檔案工作的自動化轉型。并且為了進一步實現強化檔案管理職能的要求，則可以通過互聯(lián)網加入全國或地區(qū)區(qū)域檔案網絡，實現全國或地區(qū)檔案信息網上交流互通，其在實際中能夠有效地實現檔案工作的信息化執(zhí)行要求。并且在檔案信息化管理平臺的建立中應保證其網站功能的全面性及信息傳遞的時效性，因此應采用標準化設備設施來為其管理平臺的建設提供支持，并注重設備設施更新與軟件升級。

5.做好檔案管理信息化安全防護

網絡環(huán)境存有的漏洞會對檔案資料的安全產生影響，因此在事業(yè)單位檔案信息化中，為了避免出現信息泄露、丟失等問題需要做好安全防護工作，尤其是在大數據環(huán)境下更要及時地對安全防護技術進行更新及優(yōu)化，加強對網絡風險的抵御。為此需要根據檔案管理信息化的特征及其在實際中的辦公環(huán)境來采用安全防護技術，通常情況下可以運用認證技術、加密技術、密碼密鑰等來避免檔案數據庫被入侵，針對電子檔案應利用防火墻技術來抵御非法入侵及計算機病毒，為檔案管理的順利開展提供保障，其也有利于事業(yè)單位信息化建設水平的提升。

6.加強對檔案管理工作人員的培訓

在開展事業(yè)單位檔案管理工作的過程中，需要以專業(yè)化的形式，定期組織管理工作人員開展培訓活動，保障了培訓內容的專業(yè)程度，將信息培訓作為關鍵內容，加強了傳統(tǒng)管理與信息化檔案管理之間的融合程度，及時改善管理問題。紙質化的檔案管理模式，仍然屬于事業(yè)單位檔案管理工作的主流形式，需要積極地引進創(chuàng)新管理工作理念，在新型的管理方式引導作用下，對相應的管理制度予以改革，基于信息化和科學化的技術操作手段，提高了檔案管理工作人員的專業(yè)技能水平。

四、事業(yè)單位檔案管理信息化建設中的注意事項

1.完善檔案信息化管理制度

在檔案管理中，固有的規(guī)章制度是以傳統(tǒng)的檔案管理方式及特點所設置的，而其制度內容在檔案管理信息化中的應用存有許多的局限性，在此情況下，需要通過對管理制度進行改進及創(chuàng)新的方式來確保其適用于檔案信息化建設。明確的規(guī)章制度可以為信息化建設中各項工作的執(zhí)行提供制度保障，在規(guī)范信息化建設流程的同時減少相關工作中的疏漏問題，通過細化其制度內容的方式來對信息化管理的實行進行指導，在完善制度來保證其適用性的同時來提升信息化建設水平。

2.規(guī)范檔案管理流程

在檔案管理信息化中，為了保證檔案的完整、安全，會采用雙檔并行的方式來進行管理，因此，無論是對電子檔案，還是紙質檔案，都應重視對其管理流程進行規(guī)范來保證各項管理操作的合規(guī)，避免在實際中出現疏漏情況。在實際中需要按照檔案信息化管理的規(guī)定來進行檔案資料的收集、整理、歸檔，并在檔案電子化處理中嚴格遵循相關規(guī)定進行掃描、錄入等，確保檔案的完整、全面，從而有效地加強檔案管理實效。

3.提升工作人員專業(yè)素質

現今檔案管理內容不斷增多、工作職能不斷增加、涉及范圍不斷擴大，而這也使工作人員需要面對較多的難題及挑戰(zhàn)，尤其是在檔案管理信息化中要求工作人員能夠掌握多種專業(yè)技能，以此來對現代化技術進行運用實現信息化建設的要求。為此在實際中需要結合事業(yè)單位的實際情況來招聘及選用具備豐富管理知識、優(yōu)秀管理技能及創(chuàng)新化管理觀念的綜合型人才，以此來組建高素質的專業(yè)隊伍。并且還需根據事業(yè)單位人才隊伍建設情況來制定檔案管理人才培養(yǎng)方案，通過加強專業(yè)培訓使管理人員可以對最新的管理技術、管理方法進行了解及掌握，使其可以對現代化技術進行有效利用，為檔案信息化建設提供助力。

五、結語

檔案管理信息化建設能夠推動其工作模式的創(chuàng)新，使事業(yè)單位信息化建設水平得到進一步提升，從而實現對檔案工作流程進行優(yōu)化的目的，使各項工作按照規(guī)章制度的要求來高效落實，并促使檔案資源得到有效利用。并且還應借助現代化技術來加強對數字化檔案資源的處理、分析等工作，推動檔案工作的信息化建設的進步，有利于檔案管理的信息化轉型，使檔案工作的效率、質量得到有效提高，進而對檔案工作中各類資源進行全面的整合及分類。

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（作者單位：山西省文水縣衛(wèi)生健康和體育局）

作者簡介：李慧（1988—），女，漢族，山西呂梁人，本科，館員，研究方向：檔案管理。