解決保密工作中涉密文件資料管理問題的思考

摘 要：機關(guān)事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，要結(jié)合實際工作，采取科學(xué)有效的手段對涉密文件進行保密管理，確保涉密文件的管理按照規(guī)范化、科學(xué)化、標準化的程序開展，以提高對機關(guān)事業(yè)單位保密文件管理的實效性。本文結(jié)合保密工作實際，分析了目前涉密文件資料管理中存在的問題，并提出了規(guī)范化涉密文件資料管理的有效措施，以期對廣大保密工作者提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;涉密文件;資料管理

機關(guān)事業(yè)單位的涉密文件資料，不僅僅關(guān)系到一個部門的工作安全，同時還有可能涉及政治安全等問題，涉密文件一旦泄露，可能會對機關(guān)事業(yè)單位甚至國家的利益造成無法估量的損失。因此，機關(guān)事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，必須結(jié)合工作實際，采取科學(xué)有效的手段對涉密文件進行保密管理，確保涉密文件的管理按照規(guī)范化、科學(xué)化、標準化的程序開展，以提高對機關(guān)事業(yè)單位保密文件管理的實效性和質(zhì)量。

一、機關(guān)事業(yè)單位涉密文件存在的風(fēng)險因素分析

1. 人為帶來的風(fēng)險

人為帶來的風(fēng)險是機關(guān)事業(yè)單位涉密文件存在的主要風(fēng)險因素之一。保密工作人員是開展涉密文件保管和利用的主體，因此涉密人員的保密工作素質(zhì)、工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作責(zé)任心等都是影響涉密文件安全的重要因素。目前，由于受到保密專業(yè)人才匱乏、文件資料管理責(zé)任意識較差、工作態(tài)度和工作質(zhì)量參差不齊等因素的影響，很多機關(guān)事業(yè)單位的涉密文件管理存在較大的安全隱患，涉密文件的管理還未步入規(guī)范化、系統(tǒng)化、技術(shù)化的管理之路，而且對保密工作人員的培訓(xùn)也出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象，導(dǎo)致保密工作人員的工作質(zhì)量不能緊跟保密工作需要的步伐。此外，還有一些保密工作人員在工作中存在僥幸心理，增加了涉密文件的安全隱患，同時也出現(xiàn)了保密文件丟失或者泄露的現(xiàn)象。

2.網(wǎng)絡(luò)隱患帶來的風(fēng)險

隨著互聯(lián)網(wǎng)在工作各個領(lǐng)域的應(yīng)用，在保密工作中，互聯(lián)網(wǎng)也發(fā)揮著巨大的作用。目前，保密工作已經(jīng)逐漸完成了由紙質(zhì)保存向紙質(zhì)和電子雙軌保存的方式轉(zhuǎn)變。可以說，信息化技術(shù)的應(yīng)用給保密工作帶來了巨大的便利和益處，但是，由于網(wǎng)絡(luò)自身存在的易被攻破等缺陷也給保密工作帶來了一定的風(fēng)險。一方面，由于保密工作人員管理意識淡薄等問題，可能導(dǎo)致涉密文件管理中賬號秘碼丟失或者泄露;另一方面，由于網(wǎng)絡(luò)病毒或者黑客侵入等原因，也可能給涉密文件的管理帶來安全隱患。機關(guān)事業(yè)單位的涉密文件資料一旦丟失、損毀或者被篡改等，不僅會影響機關(guān)事業(yè)單位的工作效率，而且有可能對地方甚至國家的利益帶來無法估量的損失。

3.制度原因帶來的風(fēng)險

由于制度的缺失和不完善，也會給涉密文件資料的管理帶來一定的安全隱患。由于保密工作的不斷發(fā)展，對相應(yīng)的保密管理制度也提出了更高的要求。但是，從目前的管理現(xiàn)狀分析，很多機關(guān)事業(yè)單位還沒有建立起符合保密工作發(fā)展需要的相關(guān)制度。很多機關(guān)事業(yè)單位即使有制度，但后續(xù)的完善和細化也難以跟進保密工作發(fā)展的速度。同時，很多機關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)行的保密管理制度，沒有從單位的具體工作實際出發(fā)，未能細化到保密級別、不同等級文件有不同保密措施的程度，也未能建立起符合工作實際的保密工作機制，最終，導(dǎo)致很多涉密文件資料的管理不能達到相關(guān)管理要求，增加了涉密文件的風(fēng)險隱患，同時也給為涉密文件出現(xiàn)安全問題后的問責(zé)、追責(zé)等工作增加了難度。

二、機關(guān)事業(yè)單位涉密文件管理中存在的具體問題

目前，機關(guān)事業(yè)單位的涉密文件資料比較多，雖然按照我國保密檔案管理工作的要求，各單位、各部門也都建立了保密管理工作制度和機制，但是在工作中依然存在一些不容忽視的問題。

1.部門總目錄與分目錄存在不符的現(xiàn)象

目前，按照保密工作的要求，一個單位或者部門留存的涉密文件資料需要列入總目錄臺賬，同時保密工作人員也要設(shè)立個人留存目錄臺賬。在具體工作中，通常是單位先建立涉密文件資料的總目錄，然后個人留存的再建立個人留存的分目錄。但是，在保密文件檢查中，經(jīng)常會發(fā)生個人留存的涉密文件分目錄與單位或者部門的涉密文件總目錄存在不相符的現(xiàn)象。具體現(xiàn)象有總目錄文件多于分目錄所列文件數(shù)量，造成此種現(xiàn)象的主要原因是個人留存的涉密文件已經(jīng)銷毀，因此從分目錄中撤銷，但是未能及時告知單位保密部門相關(guān)工作人員，導(dǎo)致總目錄的文件數(shù)量多于分目錄的文件數(shù)量。還有一種現(xiàn)象就是分目錄的文件數(shù)量多于總目錄的文件數(shù)量，造成此種現(xiàn)象的主要原因是個人保存的涉密文件沒有按照規(guī)定到單位保密工作人員處做登記。

2.涉密文件資料臺賬內(nèi)容不健全

目前，很多機關(guān)事業(yè)單位建立的涉密文件資料臺賬內(nèi)容不全面。按照相關(guān)規(guī)定和要求，涉密文件資料臺賬的內(nèi)容包括許多方面，如文件的編號、發(fā)文的時間、發(fā)文單位、收文的時間、收文份數(shù)、文件的秘密等級、是否銷毀、銷毀的要記載銷毀時間和監(jiān)銷人等，這些信息都要在臺賬中有所體現(xiàn)。但是很多機關(guān)事業(yè)單位的臺賬都或多或少存在漏項的現(xiàn)象，還有檔案的傳閱、銷毀等記錄也存在不能及時跟進的現(xiàn)象。

3.涉密文件資料的存檔、復(fù)印等程序不規(guī)范

很多機關(guān)事業(yè)單位涉密文件資料的標密、傳閱、復(fù)印等程序不規(guī)范，導(dǎo)致涉密文件存在安全隱患。一是電子涉密文件的標密不規(guī)范。按照相關(guān)規(guī)定和要求，電子存檔的涉密文件在保存中要建立保密文件夾，文件夾后需要以最高密級來標密，文件的標題是否標密則可以根據(jù)工作人員的工作習(xí)慣而定，文件的正文則必須標密。很多保密工作人員單純按照個人的工作習(xí)慣而未能按照要求來對涉密的電子文件進行存檔;二是在涉密文件的復(fù)印過程中也存在一些問題。按照相關(guān)規(guī)定，通常涉密文件是不允許復(fù)印的，但由于工作需要，很多單位也會留存一些復(fù)印件，很多復(fù)印件都未標明文件的來源、經(jīng)手人等，也沒有規(guī)范的文件登記記錄;三是在復(fù)印中給文件帶來的安全隱患。因為所有的復(fù)印機都帶有內(nèi)存，對于多次復(fù)印掃描的文件，復(fù)印機具有記憶功能，復(fù)印完畢需要對機器的復(fù)印信息進行刪除，但是很多工作人員都忽視了這項操作。

4.涉密文件資料傳閱中存在安全隱患

很多機關(guān)事業(yè)單位的涉密文件資料還存在外帶、傳閱的安全問題。在具體工作中，有一些涉密文件需要傳閱，不僅在單位內(nèi)部傳閱，還有單位外部傳閱的需要。在文件傳閱中，尤其是外帶過程中，涉密文件需要有2人及以上人員共同看管，防治文件機密內(nèi)容的泄露。但在具體工作中，很少有單位能做到這一點，多數(shù)都是由1人攜帶文件進行傳閱，給文件帶來了泄密的隱患。

5.管理人員的保密意識不夠高

涉密文件資料在管理中之所以存在諸多的安全隱患及問題，主要原因在于管理者和保密工作人員的保密意識不夠高。雖然很多機關(guān)事業(yè)單位也能夠定期組織保密管理人員參加各種工作培訓(xùn)，力爭不斷提升保密工作人員的思想意識，提高保密工作人員的工作素質(zhì)。但是很多時候，保密工作人員都是在被動地接受培訓(xùn)，不能從思想意識深處提高對保密工作重要性的認識，也不能夠從思想深處提高對保密工作的責(zé)任意識。主動學(xué)習(xí)少，專業(yè)知識匱乏，這對機關(guān)事業(yè)單位涉密文件資料的管理存在極其不利的影響。

三、機關(guān)事業(yè)單位涉密文件資料管理措施研究

1.強化保密工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

機關(guān)事業(yè)單位務(wù)必把提高保密工作人員的職業(yè)素養(yǎng)作為重點，提升保密工作人員的思想意識和責(zé)任意識，從思想根源上解決保密工作存在的問題。一是開展或者參加保密工作相關(guān)的理論授課、經(jīng)驗座談交流等多種活動，幫助保密工作人員進一步提高對保密工作的思想認識、正確樹立職業(yè)道德和工作責(zé)任感，建立保密工作的知識體系，掌握相關(guān)的法律法規(guī)等，充分認識涉密文件資料管理事故可能帶來的不良后果等，能夠在今后的工作中正確運用相關(guān)法規(guī)、政策、制度等，科學(xué)指導(dǎo)工作;二是機關(guān)事業(yè)單位在開展保密工作中，要重視對保密專業(yè)人才的培養(yǎng)和引進，提高保密工作的專業(yè)化水平，堅持“專業(yè)人做專業(yè)事”的原則，吸收更多的保密專業(yè)人才從事保密工作，用正確的、系統(tǒng)的保密知識理論指導(dǎo)工作實踐;三是機關(guān)事業(yè)單位在開展保密工作中，要加強對涉密文件管理人員信息化操作、創(chuàng)新工作措施等培訓(xùn)，使其掌握專業(yè)的操作技能，在具體工作中能夠有效避免風(fēng)險，對可能存在的風(fēng)險隱患做到科學(xué)防控，建立起符合社會發(fā)展需要的保密人才隊伍。

2.對涉密文件資料進行科學(xué)、規(guī)范管理

要對涉密文件資料做到科學(xué)、規(guī)范的管理，首先，要對保密文件資料進行密級劃分，確定秘密等級及保管期限等。管理人員要全面了解保密文件資料管理的相關(guān)規(guī)定，全面分析和鑒別涉密資料對單位、部門、地區(qū)甚至國家的現(xiàn)實意義和作用，根據(jù)實際需要確定涉密文件的保存價值，然后根據(jù)文件管理時限，做好分類;其次，要根據(jù)相關(guān)規(guī)定做好文件資料的管理工作。在涉密文件資料的管理中，必須嚴格按照國家相關(guān)標準開展，指定專人從事管理工作，確保人員的穩(wěn)定性;最后，要不斷優(yōu)化和調(diào)整涉密文件資料的密級等。隨著政策的變化和時間的推移，機關(guān)事業(yè)單位在開展涉密文件資料的管理工作中，也要根據(jù)具體情況及涉密文件保密情況的變化，及時調(diào)整涉密文件的密級，為后續(xù)的文件資料管理工作打好基礎(chǔ)。

3.建立健全涉密文件資料的管理制度

科學(xué)的管理制度是有效開展各項工作的保障，完善的制度體系是機關(guān)事業(yè)單位開展好涉密文件資料管理工作的基礎(chǔ)。

一是要制定涉密文件資料的收集和整理方面的制度，內(nèi)容涉及在文件資料登記時，要明確文件資料的秘密登記、保存期限、歸檔人及部門等。涉密文件在管理和歸檔時，要對人員數(shù)量及負責(zé)人進行規(guī)定。在文件資料整理完畢后，要交由部門負責(zé)人審閱。

二是要建立和完善涉密文件檔案室管理制度。機關(guān)事業(yè)單位的涉密文件資料庫，必須嚴格按照“三鐵一器”的要求設(shè)置配備。涉密文件檔案室的管理人員必須要雙進雙出，其他人員原則上不允許進入涉密檔案室。同時，要對涉密文件檔案室安裝無死角監(jiān)控設(shè)備，安排專人進行全天候的監(jiān)控管理。保密責(zé)任要落實到位，出了什么情況，應(yīng)該是誰的責(zé)任要嚴格界定，把具體責(zé)任嚴格地落實到具體，做到各司其職，互相監(jiān)督，查漏補缺。

三是制定涉密文件資料的查閱和使用制度。借閱和歸還涉密文件資料時，管理人員必須嚴格做好文件的核查工作，做好借閱登記工作，記錄號借閱人、借閱時間、借閱用途、歸還時間等，禁止任何人把涉密文件資料帶離資料檔案室，所有文件必須在檔案室內(nèi)查閱。還要禁止任何人將手機、攝像機、錄像機等具備攝錄功能的電子設(shè)備帶進涉密檔案室。

4.科學(xué)規(guī)范操作信息化設(shè)備設(shè)施

信息化設(shè)備設(shè)施在保密工作領(lǐng)域的應(yīng)用也越來越廣泛，保密工作人員既要認識信息設(shè)備設(shè)施的優(yōu)勢，同時還要規(guī)避信息設(shè)備設(shè)施帶來的安全隱患。傳統(tǒng)的涉密文件資料管理主要是以紙質(zhì)文件或者照片的形式保存，隨著信息化設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用，涉密文件的電子化保存形式已經(jīng)得到普及，因此，機關(guān)事業(yè)單位首先要加大對涉密文件資料信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和投入力度，不斷升級管理系統(tǒng)，以使用涉密文件資料管理的實際需要;其次，要加大網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防控力度，做好文件管理系統(tǒng)的安全工作。充分認識病毒、黑客等對網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的危害力度，聘請專業(yè)的系統(tǒng)維護機構(gòu)對管理系統(tǒng)進行定期維護和升級，避免文件信息的遺漏和遭到破壞。保證涉密文件資料在儲存和信息傳送中的安全，避免涉密事件的發(fā)生。

5.與時俱進，引進先進的保密管理體系

隨著時代的發(fā)展與進步，保密管理工作領(lǐng)域也會出現(xiàn)了更加先進的管理理念和管理體系，所以，對涉密文件資料的管理能力也要隨著科技的發(fā)展和社會的進步實現(xiàn)與時俱進，在不斷更新?lián)Q代中保障涉密工作的圓滿完成。尤其是對終端設(shè)備管理和訪問授權(quán)、密碼保護、系統(tǒng)備份等工作，應(yīng)堅決采用最先進的應(yīng)用設(shè)備，堅持最嚴格的管理措施，確保安全。這就需要時刻關(guān)注保密工作的發(fā)展前沿，到保密工作做得好的單位學(xué)習(xí)，引進先進的保密工作管理經(jīng)驗等，始終與最先進的保密工作研究成果接軌，努力提升本部門的保密管理能力。

四、結(jié)語

總而言之，機關(guān)事業(yè)單位的涉密文件資料，不僅僅關(guān)系到一個部門的工作安全，同時還有可能涉及政治安全等問題，因此，機關(guān)事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，必須結(jié)合工作實際，采取科學(xué)有效的手段對涉密文件進行保密管理，如科學(xué)劃分涉密文件的等級、強化保密人員的責(zé)任意識、加強保密人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)、建立有效的保密文件管理制度、提高信息技術(shù)的安全應(yīng)用性、引進先進管理理念、提升保密工作的管理水平等，確保涉密文件的管理按照規(guī)范化、科學(xué)化、標準化的程序開展，以提高對機關(guān)事業(yè)單位保密文件管理的實效性和質(zhì)量，為社會經(jīng)濟政治文化發(fā)展提供有力的保障。

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（作者單位：山東濰坊安丘市民兵訓(xùn)練基地）

作者簡介：王增榮（1977—），男，漢族，山東安丘人，本科，檔案館員，研究方向：涉密檔案管理和使用。