數(shù)字化背景下，醫(yī)院基建檔案歸檔率提升策略研究

摘 要：在數(shù)字化背景下，針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院基建檔案的管理則提出更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求。醫(yī)院在重視基建檔案管理的同時(shí)，還要積極順應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展，通過(guò)針對(duì)基建檔案所存在的問(wèn)題進(jìn)行深入的分析和研究，并積極引入數(shù)字化技術(shù)，優(yōu)化醫(yī)院基建檔案的歸檔流程，進(jìn)而能夠有效地提高數(shù)字化建設(shè)醫(yī)院基建檔案對(duì)管理系統(tǒng)的影響。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;歸檔率;基建檔案;策略;特點(diǎn)

伴隨當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷地發(fā)展和完善，數(shù)字化經(jīng)過(guò)不斷地應(yīng)用，已深入人們的生產(chǎn)和生活中。在此情況下的醫(yī)院基建檔案管理也應(yīng)當(dāng)隨社會(huì)的發(fā)展而不斷發(fā)展，積極引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建檔案的數(shù)字化管理，提升檔案的利用效果。文檔收集和歸檔是醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施文檔管理中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。它不僅涵蓋范圍廣泛，而且對(duì)文檔的要求也很高。如何提高醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案的管理已成為管理者要解決的問(wèn)題。因此，深入分析數(shù)字化背景下醫(yī)院基建檔案的相關(guān)問(wèn)題，進(jìn)而能夠有效地解決存在的問(wèn)題，并加以完善。

一、數(shù)字化背景下基本建設(shè)檔案的特點(diǎn)

基本建設(shè)檔案記錄了基本建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程，能夠完整地將項(xiàng)目真實(shí)的情況反映出來(lái)。而處于數(shù)字化背景下的基建檔案主要存在以下特點(diǎn)：

1.數(shù)量大、價(jià)值高

基建項(xiàng)目的構(gòu)建周期長(zhǎng)，文件數(shù)量大，從數(shù)百卷到數(shù)千卷不等。此外，基建文件包含了多項(xiàng)先進(jìn)的生產(chǎn)工藝和施工理念，技術(shù)含量高，參考價(jià)值高。因此，基建檔案具有檔案數(shù)量多、價(jià)值高的特點(diǎn)。

2.環(huán)節(jié)多、工作面廣

基本建設(shè)項(xiàng)目涉及研究、立項(xiàng)、建設(shè)、竣工、調(diào)試等環(huán)節(jié)，由項(xiàng)目單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位等共同參與。因此，基建文件呈現(xiàn)出多鏈接、參與者多樣的特點(diǎn)，這增加了基建文件的難度。

3.周期長(zhǎng)、門(mén)類繁多

基建項(xiàng)目周期長(zhǎng)，從幾年到幾十年不等，檔案基建項(xiàng)目周期長(zhǎng)，基建工作涉及科研、地質(zhì)、水文、消防、建筑等不同專業(yè)類別、設(shè)備設(shè)施安裝等。

總之，處于數(shù)字化背景下的檔案形式有兩種，一是紙質(zhì)形式，二是電子形式。形式主要包括根據(jù)已建立的分類方案歸檔紙張承運(yùn)商的基建文件;電子形式，主要借助光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等設(shè)備設(shè)施、辦公系統(tǒng)、云硬盤(pán)等平臺(tái)。龐大的數(shù)量、多個(gè)類別和眾多的基礎(chǔ)架構(gòu)文件鏈接增加了歸檔難度，并對(duì)歸檔的時(shí)間提出了更嚴(yán)格的要求。基建項(xiàng)目監(jiān)理單位和基建部門(mén)以及檔案部門(mén)需要共同簽收，進(jìn)而確保文件完整標(biāo)準(zhǔn)。

二、數(shù)字化環(huán)境下醫(yī)院基建歸檔的必要性

當(dāng)前在各大醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施檔案中，其主要涵蓋醫(yī)院相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，而在此期間形成了大量的文件和資料，并且非常的重要。這些資料具有很高的使用價(jià)值，應(yīng)全面收集，分類歸檔，形成一套內(nèi)容準(zhǔn)確、保存系統(tǒng)完整的基建檔案。

1.緩解基建檔案的歸檔與保管壓力

基礎(chǔ)設(shè)施檔案的存儲(chǔ)周期長(zhǎng)，涉及單位多，對(duì)檔案和檔案管理服務(wù)的存儲(chǔ)造成很大壓力。為了對(duì)傳統(tǒng)的物質(zhì)基礎(chǔ)設(shè)施檔案進(jìn)行歸檔，需要對(duì)城市檔案進(jìn)行原規(guī)劃建設(shè)許可。原件通常由設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)保存，因此，檔案部門(mén)收集的這些文件大部分是復(fù)印件，并加蓋了城市建筑檔案館的印章。因此，在一個(gè)完整的項(xiàng)目過(guò)程中，所有參與單位都必須復(fù)制和儲(chǔ)存大量的材料，這不僅會(huì)導(dǎo)致重復(fù)儲(chǔ)存，而且會(huì)給管理部門(mén)造成巨大的儲(chǔ)存壓力。原件的數(shù)字掃描可以顯著提高文檔效率。同時(shí)，數(shù)字存儲(chǔ)、媒體和內(nèi)容分離也可以豐富文檔管理服務(wù)保存的基礎(chǔ)設(shè)施文檔資源。

2.提高基建檔案服務(wù)效率

檔案管理部門(mén)所保存的相關(guān)資料和資源非常豐富，是醫(yī)院開(kāi)展基建和科研以及日常管理的重要參考依據(jù)。管理中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)由于基建項(xiàng)目，如水力發(fā)電改造、消防電梯和房屋維修，需要使用基建文件。在實(shí)體文件管理模式下，基建文件的使用只能手動(dòng)訪問(wèn)，這受到時(shí)間和空間的限制。

在某些緊急情況下，通常會(huì)有早期響應(yīng)。數(shù)字基建文件的實(shí)現(xiàn)可以充分發(fā)揮信息文件建設(shè)和交通網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的優(yōu)勢(shì)。文件管理部門(mén)、基建部門(mén)和文件使用發(fā)起人可以更快地找到所需的文件，進(jìn)而能夠提高服務(wù)的效率，更好地服務(wù)于醫(yī)院基建的建設(shè)、應(yīng)用、管理和維護(hù)。

3.保護(hù)基建檔案的實(shí)體安全

在基建的檔案中，構(gòu)建設(shè)計(jì)的使用率通常最高。與普通紙質(zhì)文件相比，所構(gòu)建圖紙的表面與感光材料相連，使用壽命更短，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求更高。在復(fù)制竣工圖的過(guò)程中，也容易損壞原始文件，復(fù)制的文件無(wú)法達(dá)到原始文件的質(zhì)量。在數(shù)字背景下，這種類型的基建文件可以數(shù)字化，并且可以立體直觀地查看文件的內(nèi)容。同時(shí)，文件管理部門(mén)還可以直接給數(shù)字文件上色，減少流通連接，進(jìn)而對(duì)文件起到更好的保護(hù)作用。

三、醫(yī)院基建檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的困難

1.信息建設(shè)滯后

目前，一些醫(yī)院在基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理中仍采用傳統(tǒng)的管理方式，許多醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案仍是采用紙質(zhì)。伴隨著基礎(chǔ)設(shè)施檔案計(jì)算機(jī)化的不斷推進(jìn)，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施檔案的工作提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)而需要醫(yī)院向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。然而，目前許多醫(yī)院繼續(xù)使用紙質(zhì)存儲(chǔ)，這不利于醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案的保管，也增加了醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案的負(fù)擔(dān)和風(fēng)險(xiǎn)，尤其是醫(yī)院基建檔案的漫長(zhǎng)而艱苦的查閱。

從數(shù)字化的角度看，醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案數(shù)字化改造需要軟件和設(shè)備設(shè)施的支持。然而，軟硬件結(jié)構(gòu)和相關(guān)技術(shù)的配置需要醫(yī)院的資金支持，短期內(nèi)很難看到效果。因此，許多醫(yī)院沒(méi)有資金支持基本建設(shè)文件的數(shù)字化，導(dǎo)致基本建設(shè)文件管理的軟件和硬件結(jié)構(gòu)不適當(dāng)，硬件配置低和軟件水平一般，無(wú)法滿足實(shí)際的需求，而且限制基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

2.歸檔意識(shí)差

在基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的新建、改建、擴(kuò)建過(guò)程中，所有參與者都更加關(guān)注基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目能否如期完工，忽視了基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)的及時(shí)歸檔。特別是在大量數(shù)據(jù)的情況下，基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)文件的現(xiàn)有表單和文件要求顯示出新的變化。此外，建設(shè)單位檔案人員主要為兼職或臨時(shí)人員，專業(yè)素質(zhì)和管理能力不足，人員流動(dòng)頻繁。

3.檔案收集和歸檔的制度化和標(biāo)準(zhǔn)化不足

收集有關(guān)醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施的文件是確保工作得到監(jiān)控的重要基礎(chǔ)。但是，由于醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目所涉及的單位較多，而且需要政府處理各個(gè)單位之間的相關(guān)事宜，所以導(dǎo)致檔案的內(nèi)容也非常復(fù)雜。而實(shí)際推進(jìn)工程中，多個(gè)部門(mén)和單位參與進(jìn)來(lái)，在施工過(guò)程中，許多重要的基礎(chǔ)設(shè)施數(shù)據(jù)沒(méi)有及時(shí)收集，后期很難補(bǔ)充，由此，則對(duì)工程后續(xù)的相關(guān)事宜造成不利的影響。

4.原始文件丟失

首先。建設(shè)檔案館必須保證資料的原創(chuàng)性。從檔案角度講，任何的副本均無(wú)法和原件對(duì)比，但在醫(yī)院基建過(guò)程中，項(xiàng)目建設(shè)組也密切關(guān)注建設(shè)過(guò)程中形成的一些原始資料，大多數(shù)情況下，醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施部門(mén)只收到一份副本。由于負(fù)責(zé)檔案的管理人員無(wú)法直接參與建設(shè)，進(jìn)而導(dǎo)致很多重要資料沒(méi)有收集，影響了完整性和真實(shí)性。

四、數(shù)字化背景下提高醫(yī)院基建文件歸檔策略

數(shù)字化背景下，醫(yī)院應(yīng)從基建檔案的角度出發(fā)，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和手段，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理，將形成的多個(gè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換為醫(yī)院基建項(xiàng)目和建設(shè)過(guò)程，建立健全檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，完善相應(yīng)制度，進(jìn)一步提高醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施的歸檔率。

1.加強(qiáng)信息化建設(shè)，打造數(shù)字化平臺(tái)

為更好地適應(yīng)數(shù)字時(shí)代的發(fā)展，有效提高醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案的歸檔率，醫(yī)院應(yīng)高度重視，大力推進(jìn)醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施數(shù)字化管理平臺(tái)的創(chuàng)建和完善，結(jié)合基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的實(shí)際需要，提供軟硬件設(shè)施，對(duì)收集到的基礎(chǔ)設(shè)施檔案及時(shí)歸檔，避免丟失和遺漏，在醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案歸檔過(guò)程中，可采用分階段歸檔的原則，不僅可以減輕項(xiàng)目對(duì)單個(gè)文件的壓力，還可以通過(guò)分期歸檔和檢查彌補(bǔ)不足，提高醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施文件管理效率，有效防止基礎(chǔ)設(shè)施文件丟失。構(gòu)建基建檔案數(shù)字化管理平臺(tái)則需要對(duì)基建檔案的歸檔流程進(jìn)行優(yōu)化，建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)一步提高存儲(chǔ)的效率。與此同時(shí)，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展優(yōu)化醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案實(shí)時(shí)管理數(shù)字平臺(tái)，充分考慮未來(lái)的需求，創(chuàng)新醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理方式，提高醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案歸檔率。

2.建立和完善醫(yī)院基建項(xiàng)目歸檔制度

（1）建立健全的歸檔系統(tǒng)

根據(jù)醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案的性質(zhì)，可分為設(shè)計(jì)資料、施工資料、基礎(chǔ)資料、竣工資料。根據(jù)時(shí)間框架，可分為項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的文件、項(xiàng)目建設(shè)階段的文件和項(xiàng)目竣工階段的文件，說(shuō)明醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案的復(fù)雜性。要明確需要?dú)w檔的相關(guān)資料，確定歸檔表中包含的資料，如工程勘察資料、設(shè)計(jì)圖紙、招標(biāo)文件、施工合同、材料證書(shū)、竣工驗(yàn)收資料等，我們必須明確規(guī)定檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間。由于醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目涉及多個(gè)單位，因此，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)可能不同。由于醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的階段性，為了便于文件管理的提交和監(jiān)控，應(yīng)提交明確的準(zhǔn)備要求和檔案的質(zhì)量要求，如文件格式、編制格式等，在我國(guó)憲法的不同時(shí)期開(kāi)展了不同的工作，創(chuàng)建了不同的檔案，因此有必要根據(jù)基建項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，明確規(guī)定檔案框架中包含的幾個(gè)文件的交付時(shí)間。例如，在項(xiàng)目正式施工之前，應(yīng)完成勘測(cè)數(shù)據(jù)和設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)文件的交付;在項(xiàng)目完成之前，必須提交相關(guān)建筑文件。實(shí)踐證明，只有完善的制度和健全的系統(tǒng)才能提高工作的效率，進(jìn)而保證歸檔率。

（2）加強(qiáng)基建檔案管理的信息交流。

數(shù)字環(huán)境對(duì)醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案的管理提出了更高的要求?；A(chǔ)設(shè)施檔案管理的信息交換效率對(duì)于檔案的存儲(chǔ)具有一定的影響。所以，醫(yī)院需要重視信息的交流，并在檔案數(shù)字化管理的平臺(tái)開(kāi)辟窗口，用于完善相應(yīng)的功能，進(jìn)一步把醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案的收集和存儲(chǔ)引入管理平臺(tái)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)各方信息的自由交流，明確醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案的進(jìn)展情況，解決存在的問(wèn)題。醫(yī)院還可以協(xié)調(diào)醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施文檔的及時(shí)存儲(chǔ)，提高醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施文檔的存儲(chǔ)效率。同時(shí)完善檔案管理的信息交流機(jī)制，認(rèn)真保護(hù)各方權(quán)益。

數(shù)字化不僅對(duì)檔案管理提出了更高要求，也為提高存儲(chǔ)率提供了條件。各級(jí)各類醫(yī)院要充分重視基建檔案的管理，結(jié)合醫(yī)院基建檔案的現(xiàn)狀，制定和完善醫(yī)院基建檔案的相關(guān)制度，大力推進(jìn)基建檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展。

3.加強(qiáng)廣告宣傳和教育，確保及時(shí)歸檔

通過(guò)舉辦培訓(xùn)班、知識(shí)講座等，利用微信等媒體平臺(tái)，有效加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理人員的培訓(xùn)，特別是設(shè)計(jì)單位和監(jiān)理單位，重點(diǎn)傳播基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的相關(guān)知識(shí)，明確每個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的文件編制范圍。通過(guò)宣教提高設(shè)計(jì)師、建設(shè)者、監(jiān)督者和其他參與者對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施檔案重要性的認(rèn)識(shí)，特別是基礎(chǔ)設(shè)施檔案的歸檔，形成基礎(chǔ)設(shè)施檔案所有參與者的合力，并改進(jìn)收集、歸檔和交付基礎(chǔ)設(shè)施文檔的主動(dòng)性。意識(shí)形態(tài)上的關(guān)注有利于增加對(duì)基建文件的軟硬件設(shè)備設(shè)施的投資以及分配專業(yè)人員，便于及時(shí)歸檔。

4.抓住培訓(xùn)環(huán)節(jié)，確保檔案完整性

根據(jù)檔案基建項(xiàng)目形成的不同環(huán)節(jié)以及對(duì)檔案的要求和內(nèi)容的差異，認(rèn)真做好檔案和數(shù)據(jù)檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保所有檔案都必須保存。我們必須注意每個(gè)環(huán)節(jié)的歸檔細(xì)節(jié)。例如，在結(jié)論驗(yàn)收環(huán)節(jié)，必須確保建筑圖紙完整，材料目錄真實(shí)，設(shè)計(jì)應(yīng)逐項(xiàng)加蓋竣工章和施工單位名稱章，編制文件評(píng)審表以及監(jiān)理單位的評(píng)審。

5.規(guī)范文件的工作流程

由于醫(yī)院基建文件類型多、數(shù)量大、復(fù)雜度高，難以歸檔。此外，由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的流程，在實(shí)際工作中存在許多人為因素造成的錯(cuò)誤，導(dǎo)致文件混亂甚至丟失，嚴(yán)重影響了文件的效率和準(zhǔn)確性。基于此，首先需要根據(jù)一定的規(guī)則對(duì)文件進(jìn)行分類。如上所述，根據(jù)文件的性質(zhì)或時(shí)間段進(jìn)行分類。二是根據(jù)檔案的重要性，明確檔案的優(yōu)先級(jí)，重點(diǎn)檔案必須先歸檔，確保重點(diǎn)檔案完整準(zhǔn)確。例如，項(xiàng)目研究數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)、施工數(shù)據(jù)和竣工驗(yàn)收數(shù)據(jù)更為重要，應(yīng)首先歸檔。這樣做的好處是可以有效地保證關(guān)鍵項(xiàng)目文件的及時(shí)歸檔。如果這些文件丟失或損壞，會(huì)造成嚴(yán)重后果和不良影響。最后，我們需要澄清文檔管理員的職責(zé)。文件的收集、分類、整理、識(shí)別、統(tǒng)計(jì)、傳遞、接收和歸檔是每個(gè)人的責(zé)任，應(yīng)明確工作人員的職責(zé)范圍，避免相互推諉和爭(zhēng)論，確保文件的穩(wěn)定進(jìn)展。如果文件編制過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，還應(yīng)調(diào)查相關(guān)人員的責(zé)任。

五、結(jié)論

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)在文件管理中的深入應(yīng)用，提高了基建文件的數(shù)字化水平?；n案管理也進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，將基建檔案存儲(chǔ)在電磁介質(zhì)上，以二進(jìn)制編碼為主要形式，可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別并在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸。數(shù)字時(shí)代基建檔案存儲(chǔ)的展示方式和媒體明顯不同于傳統(tǒng)檔案，需要加強(qiáng)基建檔案的思想、質(zhì)量、能量和信息技術(shù)建設(shè)，滿足數(shù)字時(shí)代新的基建歸檔需求。

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（作者單位：濱州市人民醫(yī)院市人民醫(yī)院辦公室）

作者簡(jiǎn)介：劉萍（1971—），女，漢族，山東壽光人，本科 ，副研究館員，研究方向：檔案方向。