探析企業(yè)管理者如何幫助員工提升時(shí)間管理水平

武旖艷 陳奕宇 呂奕誠 沈漣漪 應(yīng)文乾

摘 要：時(shí)間管理是企業(yè)員工管理當(dāng)中最為重要的一個環(huán)節(jié)，員工高效的時(shí)間管理能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來持續(xù)的經(jīng)濟(jì)收益增長，而我國企業(yè)員工目前缺乏對時(shí)間管理的正確認(rèn)識，導(dǎo)致在執(zhí)行工作任務(wù)時(shí)無法專心致志、對某件事情反應(yīng)過度或反應(yīng)不足、對任何事缺乏計(jì)劃或計(jì)劃缺乏可行性、凡事親力親為等不科學(xué)現(xiàn)象的發(fā)生。小組成員通過歸納現(xiàn)有理論方法并基于實(shí)踐不斷革新，得出最佳企業(yè)管理者幫助員工提升時(shí)間管理水平的方案：不為員工安排與工作無關(guān)的不重要緊急任務(wù);為新員工開設(shè)提升專注度的課程;心如止水的處事原則;利用關(guān)鍵要務(wù)制定合理的計(jì)劃安排;外包有時(shí)可以使自身更好地完成重要事務(wù)。

關(guān)鍵詞：時(shí)間管理;企業(yè)員工;業(yè)務(wù)外包

中圖分類號：F276.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1005-6432（2022）10-0116-03

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.10.116

1 緒論

1.1 研究背景

根據(jù)小組成員的調(diào)查研究顯示，我國企業(yè)中員工的時(shí)間管理利用能力較低，造成大量重要緊急的任務(wù)被拖延，致使企業(yè)整體工作效率無法提升，缺乏科學(xué)系統(tǒng)的時(shí)間管理學(xué)習(xí)是員工時(shí)間管理利用能力低下的重要原因。文章從人性化的培訓(xùn)方案角度出發(fā)，對時(shí)間管理進(jìn)行了深度探究。

1.2 研究方法

文章采用了文獻(xiàn)調(diào)查法以及對比實(shí)驗(yàn)法，在對合作目標(biāo)企業(yè)進(jìn)行實(shí)地調(diào)查后，結(jié)合戴維·艾倫先生所著《搞定》一書以及其他學(xué)者發(fā)表的學(xué)術(shù)論文當(dāng)中的理論，探討出最適合我國企業(yè)員工的時(shí)間管理方案，并將其運(yùn)用于合作企業(yè)當(dāng)中，觀察員工以及企業(yè)的實(shí)際變化，針對方案在實(shí)踐過程中出現(xiàn)的不足進(jìn)行修改，最終得到文章所述的理論指導(dǎo)方案。

2 企業(yè)員工在時(shí)間管理中存在的不足

2.1 在執(zhí)行任務(wù)時(shí)無法專心致志

小組成員在實(shí)地調(diào)查當(dāng)中發(fā)現(xiàn)，我國企業(yè)員工普遍缺乏對關(guān)鍵要務(wù)的理解，所謂關(guān)鍵要務(wù)即當(dāng)前時(shí)間段最需要做的事情，該事情能夠?yàn)槠鋷砀蟮氖找妗Ｔ趩T工的日常生活當(dāng)中，共有四類任務(wù)，即重要緊急、重要不緊急、不重要緊急、不重要不緊急，最容易使員工陷入焦慮的為重要緊急事件。但是根據(jù)谷歌公司員工的任務(wù)執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)可以發(fā)現(xiàn)，該公司員工日常當(dāng)中所遇到的重要緊急事件較少，并不是谷歌公司的任務(wù)量較其他公司輕松，而是谷歌員工在事情處于重要不緊急時(shí)就已經(jīng)將其完成，因?yàn)樵谄滢D(zhuǎn)變?yōu)橹匾o急事件之前，員工有大量的時(shí)間可供使用，可以將此事件最大程度做至完美，使其之后的工作計(jì)劃能夠得到有序安排，并且谷歌員工在執(zhí)行任務(wù)時(shí)最大的特點(diǎn)即能夠?qū)Ｐ闹轮镜耐瓿?，孟子云：學(xué)問之道無他，求其放心。其意為做學(xué)問并沒有特別難，只需將外面的心找回來即可，即在完成一件事情時(shí)專心致志便可完美完成。

而我國企業(yè)中普遍存在此類現(xiàn)象，員工在任務(wù)處于重要不緊急時(shí)不去完成，不斷拖延，致使其轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾o急的事情，任務(wù)完成時(shí)間短，且在完成重要緊急的事情時(shí)會被各種不重要緊急的事情所牽絆，導(dǎo)致工作效率極其低下，例如幫管理者訂購機(jī)票、幫助管理者處理小事等均為不重要緊急的事情。我國企業(yè)內(nèi)部行政色彩過于嚴(yán)重，員工常年被管理者即為上帝的思想禁錮，會擔(dān)心不幫助管理者其工作無法得到保障。

2.2 對某件事情反應(yīng)過度或反應(yīng)不足

所謂反應(yīng)過度即某件事情或許并沒有對員工造成過多影響，但是該員工在一段時(shí)間內(nèi)始終被此事件影響心情。根據(jù)科學(xué)研究顯示，在完成某件事情時(shí)心情愉悅的任務(wù)結(jié)果較心情很差時(shí)完成的任務(wù)結(jié)果質(zhì)量高60%以上，60%其實(shí)是非常高的比例，10%有時(shí)都可以決定一個人的命運(yùn)走向，例如高考時(shí)一分或許都可以決定該學(xué)生是否能夠通過本科線或者目標(biāo)院校的校線，在企業(yè)中工作也是同樣的道理。

對一件事情反應(yīng)不足同樣是極其危險(xiǎn)的，會使其時(shí)間管理計(jì)劃徹底失敗，例如本該在周一完成某項(xiàng)任務(wù)，但是內(nèi)心缺乏對其的反應(yīng)程度，認(rèn)為此事不重要，不斷拖延，將其劃歸至不重要不緊急的任務(wù)當(dāng)中，導(dǎo)致該事件反過來控制自身，結(jié)果較預(yù)期差。

所以正確掌握自身對某件事情的反應(yīng)程度是極其重要的。

2.3 對任何事缺乏計(jì)劃或計(jì)劃缺乏可行性

“凡事預(yù)則立不預(yù)則廢”，在執(zhí)行工作任務(wù)之前制訂實(shí)踐可行的計(jì)劃是非常重要的，并且可以時(shí)時(shí)刻刻提醒自身應(yīng)該在何時(shí)完成任務(wù)。在小組調(diào)查過程當(dāng)中成員發(fā)現(xiàn)了這樣一種現(xiàn)象，多數(shù)員工缺乏對計(jì)劃的制訂，所以經(jīng)常導(dǎo)致手忙腳亂，而制訂計(jì)劃的員工也常常制訂出不符合常規(guī)的工作計(jì)劃，不符合員工執(zhí)行能力的計(jì)劃會導(dǎo)致員工在一段時(shí)間后喪失對工作的自信心，認(rèn)為自身每日都無法完成計(jì)劃，是否自身過于蠢笨，這些心理因素也同樣是不利于高效完成工作的。

在制訂計(jì)劃時(shí)要采用自下而上的行動管理原則，何為自下而上的行動管理？一般觀點(diǎn)認(rèn)為，最恰當(dāng)?shù)闹朴営?jì)劃方式首先確定個人或公司的總體目標(biāo)，之后定義工作的主要目標(biāo)，最后將焦點(diǎn)集中至實(shí)施細(xì)節(jié)。但是根據(jù)戴維·艾倫先生多年的觀察經(jīng)驗(yàn)，自下而上的計(jì)劃制定方法更具有實(shí)用價(jià)值，即從當(dāng)前任務(wù)的最底層入手。

2.4 凡事親力親為

在我國的教育理念當(dāng)中，教師及家長常常告訴學(xué)生這樣的理念，自身的事情自身做。但是在小組成員對各個不同層次不同行業(yè)企業(yè)的調(diào)研之中發(fā)現(xiàn)，凡事親力親為的員工其工作效率較其他能夠?qū)€別事務(wù)外包于他人的員工低25%，畢竟每個人一日的時(shí)間都是相同的，也是固定的，凡事親力親為必然會導(dǎo)致某些不重要緊急和不重要不緊急的事情所占時(shí)間較多，在相同時(shí)間內(nèi)能夠完成更多的任務(wù)是當(dāng)下時(shí)間管理理念的重要核心，例如某員工正在制作一份表單，但是此時(shí)已經(jīng)中午，需要吃午餐，并且還需要前往很遠(yuǎn)的地方購買某件商品，如果選擇制作完表單去食用午餐和購買商品，時(shí)間不允許其在下午上班時(shí)趕回公司，同理，倘若選擇先去食用午餐和購買商品，其時(shí)間也是并不充足的，所以最佳方案是員工在制作表單的同時(shí)訂購?fù)赓u，或許在完成以上目標(biāo)時(shí)還能休息一下，為下午緊張的工作“充電”。

3 企業(yè)管理者幫助員工提升時(shí)間管理水平的方案

3.1 不為員工安排與工作無關(guān)的不重要緊急任務(wù)

任何一家企業(yè)倘若政治色彩過于濃厚，其工作效率和創(chuàng)造力必然是極低的，員工每日被大量與工作無關(guān)的事情牽絆，不能用更多的時(shí)間完成本該完成的任務(wù)，或在其極度勞累的情況下完成，那么質(zhì)量是無法保障的，管理者自身也需要意識到與企業(yè)收益相比瑣事是不值一提的，員工在上班時(shí)間完成管理者的瑣事，而任務(wù)的終止時(shí)間并沒有發(fā)生改變，故而員工需要占用大量的休息時(shí)間完成真正需要做的事情，個別企業(yè)甚至以此為榮，向他人炫耀本公司員工多么努力工作，但是實(shí)際上這樣的“努力”是無效努力，因?yàn)楸驹撛谏习鄷r(shí)間就可以完成的事情卻沒有完成，工作量也未發(fā)生改變，收益與在上班期間完成任務(wù)的員工相同，而自身卻因?yàn)檎加昧诵菹r(shí)間而過度勞累，影響第二天的工作狀態(tài)。

所以不僅僅是員工需要為企業(yè)負(fù)責(zé)，管理者自身也需要分清重要與次要。

3.2 為新員工開設(shè)提升專注度的課程

我國多數(shù)企業(yè)專注于提升員工的專業(yè)技能，而缺少時(shí)間管理方面的指導(dǎo)。事實(shí)證明高效的時(shí)間管理往往比專業(yè)技能更加重要，只有認(rèn)真去做一件事情，結(jié)果才能真正為自身帶來好運(yùn)。在生活之中我們常常會遇見這樣的人，平日里經(jīng)常忙碌，但是所獲得的業(yè)績?nèi)匀粵]有過人之處，而有些員工平日里會參加聚會等娛樂活動，但是其業(yè)績處于較高水平。原因就在于這些員工能夠?qū)Ｗ⒂谝患伦鐾暝偃?zhí)行下一個任務(wù)，而忙碌卻業(yè)績平平的員工因?yàn)檎J(rèn)為每一件事都是急需做的，甚至在第一件事完成一半就去執(zhí)行另一件事，而另一件事也是僅僅執(zhí)行了一半就又返回執(zhí)行第一件事，返回第一件事情時(shí)自身當(dāng)時(shí)的思路或許已經(jīng)遺忘。

所以無論自身面臨多少事情，用心完成一件事后再完成另一項(xiàng)任務(wù)，效率會大幅度提高。專注度課程需要在新員工入職時(shí)開設(shè)，從員工進(jìn)入公司的一刻起適應(yīng)并掌握工作的最佳方案。

3.3 心如止水的處事原則

在湖面拋下一塊石子，雖然會激起波瀾，但是很快又能恢復(fù)平靜，在培養(yǎng)員工時(shí)間管理能力時(shí)也需要掌握這樣的心態(tài)，因?yàn)閷κ挛锓磻?yīng)過度或?qū)κ挛锓磻?yīng)不足都會嚴(yán)重影響員工的工作狀態(tài)，心如止水的理念既不能對事物無反應(yīng)，也不能對事物反應(yīng)過度，湖面不可能在石子拋入時(shí)不激起波瀾，也不會在拋入石子后波瀾不止，需要適度的反應(yīng)程度，不能因?yàn)槟臣掠绊懽陨砗荛L時(shí)間內(nèi)的工作狀態(tài)。

3.4 利用關(guān)鍵要務(wù)制訂合理的計(jì)劃安排

我國企業(yè)存在這樣不合理思維，認(rèn)為員工制訂的計(jì)劃中目標(biāo)數(shù)越多越能體現(xiàn)該員工的努力程度，實(shí)際上這樣的思維往往只會導(dǎo)致形式主義，夸大的計(jì)劃安排不僅不能使員工更好地進(jìn)行時(shí)間管理，還會導(dǎo)致員工缺乏對自身的認(rèn)可度。因?yàn)槊咳斩紵o法完成自身制訂的計(jì)劃，會認(rèn)為自身不努力缺乏專業(yè)技能，但是根據(jù)小組成員的調(diào)查，很多員工的計(jì)劃當(dāng)中將重要不緊急的事務(wù)安排時(shí)間大多與不重要不緊急以及不重要緊急的事務(wù)安排時(shí)間大體相當(dāng)，最佳的計(jì)劃安排應(yīng)該為每日在工作時(shí)間內(nèi)優(yōu)先完成重要不緊急的事務(wù)，而在完成此類事務(wù)后再進(jìn)行不重要緊急事務(wù)的執(zhí)行，而不重要不緊急的事務(wù)，例如看電視等對自身提高毫無幫助的事情，可以選擇不做。

3.5 外包有時(shí)可以使自身更好地完成重要事務(wù)

“外包”一詞興起于企業(yè)之中，意為業(yè)務(wù)的執(zhí)行方是否為本公司，同樣適用于員工對自身的時(shí)間管理，企業(yè)之所以將個別業(yè)務(wù)外包于他人，原因即為倘若全部由自身完成，自身的工作量是十分巨大的，會耗費(fèi)企業(yè)對于重要業(yè)務(wù)的時(shí)間以及資金分配，故而將個別業(yè)務(wù)外包于更加專業(yè)的企業(yè)完成，公司的整體效率會更高，員工將某些事務(wù)外包于他人同理。

4 結(jié)論

時(shí)間管理是當(dāng)下企業(yè)員工管理當(dāng)中最為重要的一個環(huán)節(jié)，高效的時(shí)間管理培訓(xùn)勝過專業(yè)技能培養(yǎng)。

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[作者簡介]武旖艷（2000—），女，上海人，上海海洋大學(xué)愛恩學(xué)院，研究方向：信息管理與信息系統(tǒng);陳奕宇（2002—），女，四川眉山人，上海海洋大學(xué)海洋科學(xué)學(xué)院，研究方向：海洋技術(shù);呂奕誠（2001—），男，上海人，上海海洋大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，研究方向：金融學(xué);沈漣漪（2001—），女，上海人，上海海洋大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，研究方向：會計(jì)學(xué);應(yīng)文乾（2000—），男，浙江慈溪人，上海應(yīng)用技術(shù)大學(xué)化學(xué)與環(huán)境工程學(xué)院，研究方向：化學(xué)工程與工藝。