WBS在信息系統(tǒng)項(xiàng)目時(shí)間管理中的應(yīng)用

馮旭

摘 要

在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息系統(tǒng)已經(jīng)成為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常工作、管理的重要支撐。本文以信息系統(tǒng)項(xiàng)目為例，介紹WBS在時(shí)間管理中的應(yīng)用，為同類項(xiàng)目實(shí)施項(xiàng)目管理提供參考。

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng)項(xiàng)目 時(shí)間管理 WBS

時(shí)間管理是項(xiàng)目管理九大領(lǐng)域的三個(gè)核心之一，是在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，對(duì)各階段的進(jìn)展程度和項(xiàng)目最終完成的期限所進(jìn)行的管理。其目的是保證項(xiàng)目能在滿足其時(shí)間約束的前提下實(shí)現(xiàn)其總體目標(biāo)，因此在項(xiàng)目開工前必須編制詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，而首先要做的就是建立計(jì)劃框架--WBS。

1 WBS簡(jiǎn)介

WBS（Work Breakdown Structure）是工作分解結(jié)構(gòu)，它是計(jì)劃階段支持工作定義并提供計(jì)劃和進(jìn)度計(jì)劃框架的主要工具。

WBS即建立工作分解結(jié)構(gòu)或建立計(jì)劃框架是活動(dòng)定義的依據(jù)，是活動(dòng)定義的輸入物。WBS的開發(fā)步驟一般分為四步，首先對(duì)項(xiàng)目的目標(biāo)進(jìn)行定義，其次對(duì)可交付物成果或服務(wù)進(jìn)行識(shí)別，然后識(shí)別其他工作區(qū)域，確保不遺漏工作組，最后需要將工作要素細(xì)分到適于計(jì)劃與控制的層次中。

2 專家評(píng)估法

在信息系統(tǒng)項(xiàng)目中，為保障工作要素細(xì)分的合理性，采用了專家評(píng)估法、專家調(diào)查法，又稱特爾斐法。它是在專家個(gè)人判斷和專家會(huì)議的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的一種直觀預(yù)測(cè)、評(píng)價(jià)、決策方法。起初它被應(yīng)用于技術(shù)預(yù)測(cè)，后來(lái)被廣泛應(yīng)用于制定政府政策，項(xiàng)目評(píng)價(jià)等方面，是目前經(jīng)常使用的一種預(yù)測(cè)、評(píng)價(jià)、決策方法。 在運(yùn)用專家評(píng)估法進(jìn)行評(píng)價(jià)的過(guò)程中，首先要確定評(píng)價(jià)目標(biāo)和選擇專家。作為理想的征詢專家，不僅需要具備一般專家的條件，還需要在相關(guān)領(lǐng)域也要有較廣泛的一般知識(shí)。信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的工作要素細(xì)分需充分考慮到了項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間維度的各階段工作要求、各階段部門協(xié)作配合要求以及信息系統(tǒng)開發(fā)的具體功能構(gòu)架，需參考各種歷史項(xiàng)目的信息與數(shù)據(jù)，因此選擇了設(shè)計(jì)部門項(xiàng)目管理專家2名，軟件開發(fā)專家4名、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)維護(hù)專家3名、需求代表3名、項(xiàng)目經(jīng)理1名、硬件實(shí)施專家1名、系統(tǒng)專家1名、管理層代表1名共計(jì)16人開展專家評(píng)估。在運(yùn)用專家評(píng)估法進(jìn)行分解結(jié)構(gòu)定義過(guò)程中，充分考慮了專家調(diào)研法的3個(gè)注意事項(xiàng)及匿名、反饋和收斂：

2.1 確保匿名反饋

在進(jìn)行信息系統(tǒng)分解結(jié)構(gòu)意見征詢調(diào)查中，采取郵件投票方式，由項(xiàng)目經(jīng)理將問(wèn)題郵件發(fā)給各個(gè)參與者，參與者彼此互不相知，所以不受領(lǐng)導(dǎo)、權(quán)威的約束和能言善辯者的左右，各種不同的論點(diǎn)可以得到充分討論。

2.2 通過(guò)反饋產(chǎn)生影響

進(jìn)行分解結(jié)構(gòu)意見征集過(guò)程是一個(gè)不斷重復(fù)的過(guò)程，項(xiàng)目經(jīng)理將參加應(yīng)答的專家們的反饋意見和目前的狀況，以及同意或反對(duì)各個(gè)觀點(diǎn)的理由進(jìn)行整理反饋給各個(gè)專家，從而構(gòu)成專家之間的匿名相互影響，并以此做出新的判斷。

2.3 形成收斂

因?yàn)橐蟊辉儐?wèn)的專家參照上一輪結(jié)果進(jìn)行回答，所以經(jīng)過(guò)數(shù)輪后，專家意見需相對(duì)集中。當(dāng)回答與大多數(shù)人意見不一致時(shí)，要求被征詢專家提出理由，從而確保結(jié)果不斷收斂。

3 項(xiàng)目活動(dòng)要素細(xì)分

信息系統(tǒng)項(xiàng)目要素細(xì)分目標(biāo)是需依據(jù)項(xiàng)目時(shí)間管理理論，按照可以控制和可交付的原則進(jìn)行不斷分解，直至分解成可以充分控制項(xiàng)目進(jìn)度、成本、質(zhì)量的程度。

第一輪專家評(píng)估，經(jīng)過(guò)兩次評(píng)判過(guò)程的結(jié)果就收斂了，專家一致認(rèn)為該項(xiàng)目應(yīng)劃分為四大階段，分別為規(guī)劃設(shè)計(jì)階段、系統(tǒng)開發(fā)階段、部署實(shí)施階段以及培訓(xùn)驗(yàn)收階段。

第二輪專家評(píng)估，判斷過(guò)程較為復(fù)雜，經(jīng)過(guò)三次反復(fù)也未形成收斂，主要是由于系統(tǒng)開發(fā)階段劃分未形成一致意見。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)專家評(píng)估理由進(jìn)行整理反饋，之后再次經(jīng)過(guò)2次循環(huán)，終于收斂，得到如圖1的一致意見。

規(guī)劃設(shè)計(jì)階段，首先按照公司內(nèi)部管理流程開展項(xiàng)目的立項(xiàng)，并組織針對(duì)系統(tǒng)用戶、系統(tǒng)利益關(guān)系人開展項(xiàng)目需求調(diào)研，從生產(chǎn)執(zhí)行層面、控制管理層面、戰(zhàn)略領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)系統(tǒng)所需滿足的功能進(jìn)行整體調(diào)研；然后再根據(jù)調(diào)研結(jié)果進(jìn)行系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)初步形成技術(shù)方案；之后由技術(shù)專家、項(xiàng)目經(jīng)理、需求單位、資源提供單位等組成評(píng)審組，從技術(shù)、資金、人力資源等方面對(duì)項(xiàng)目可行性進(jìn)行評(píng)判；緊接著根據(jù)評(píng)判會(huì)審內(nèi)容組織開展招投標(biāo)，并簽訂活動(dòng)。

系統(tǒng)開發(fā)階段的劃分主要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的聚合性要求，根據(jù)“高內(nèi)聚、低耦合”的原則劃分系統(tǒng)功能模塊，進(jìn)行活動(dòng)細(xì)分。

部署實(shí)施階段根據(jù)實(shí)施人員類型、施工的業(yè)務(wù)類型、施工的時(shí)間性要求劃分為系統(tǒng)硬件部署、操作系統(tǒng)部署、數(shù)據(jù)庫(kù)部署、門戶系統(tǒng)安裝、系統(tǒng)代碼測(cè)試幾個(gè)階段。

培訓(xùn)驗(yàn)收階段分為用戶測(cè)試、系統(tǒng)初驗(yàn)、用戶培訓(xùn)、終驗(yàn)付款個(gè)各活動(dòng)。

4 結(jié)語(yǔ)

信息系統(tǒng)項(xiàng)目的WBS是一個(gè)關(guān)于項(xiàng)目所需開展工作的層次性結(jié)構(gòu)的描述。它給出一個(gè)項(xiàng)目所需完成工作的整體表述，依據(jù)分解結(jié)構(gòu)就可以進(jìn)一步細(xì)化、分解、界定出這個(gè)項(xiàng)目的全部活動(dòng)。項(xiàng)目活動(dòng)界定所依據(jù)的項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)可以進(jìn)一步細(xì)化分解、界定出這個(gè)項(xiàng)目的全部活動(dòng)。項(xiàng)目活動(dòng)界定所依據(jù)的項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)的詳細(xì)程度和層次多少取決于兩個(gè)因素，其一是項(xiàng)目組各小組成員或每個(gè)人職責(zé)劃分，并且與團(tuán)隊(duì)成員的能力水平息息相關(guān)。另一個(gè)是項(xiàng)目管理與項(xiàng)目預(yù)算的控制要求高低和具體項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的管理能力水平。通常情況下，項(xiàng)目組織的職責(zé)劃分越細(xì)，管理和預(yù)算控制水平就越高，分解結(jié)構(gòu)就越需要更加詳細(xì)，并且層次多一些。反之，項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)越粗，職責(zé)分工越粗，其管理水平就越低。

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作者單位

貴州省信息中心 貴州省貴陽(yáng)市 550001