淺談秘書工作的時(shí)間管理藝術(shù)

吳慧娟

【摘要】如何在有限的時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造出更大的效率跟效益，如何更好地把握時(shí)間，做好任務(wù)分配，是每一名從事秘書職業(yè)的人員所需要考慮的基本問(wèn)題。本文試圖從時(shí)間管理藝術(shù)的角度出發(fā)，通過(guò)列舉幾種主流的時(shí)間管理方法，從中得出一定的規(guī)律。幫助秘書人員更好地分配與管理時(shí)間，并實(shí)現(xiàn)自身工作效率的最大化。

【關(guān)鍵詞】時(shí)間管理；秘書工作；秘書

秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，如何在有限的時(shí)間中發(fā)揮出高效率的功能，是每個(gè)秘書工作人員都應(yīng)該努力思考的問(wèn)題。筆者試圖從時(shí)間管理的角度來(lái)淺談秘書工作中時(shí)間管理的藝術(shù)。

一、何為時(shí)間管理

時(shí)間對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是尤為寶貴的財(cái)富，它對(duì)每個(gè)人都公平的，同時(shí)也是無(wú)情的。因此，如何在相同的時(shí)間下，能夠比別人創(chuàng)造出更高的效率，對(duì)于為領(lǐng)導(dǎo)工作的秘書人員來(lái)說(shuō)顯得尤其重要。了解時(shí)間管理的概念，培養(yǎng)時(shí)間管理的意識(shí)，這樣有助于秘書在有限的工作時(shí)間內(nèi)，提高自身的效率，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)工作以及機(jī)關(guān)工作服務(wù)。那么，什么是時(shí)間管理呢？彭祥松先生在其著作《時(shí)間管理的訣竅——時(shí)間管理工程學(xué)》中提到：“時(shí)間管理就是指在同樣的時(shí)間消耗情況下，為提高時(shí)間的利用率和有效性而進(jìn)行的一系列控制工作。是由于每個(gè)人在社會(huì)生產(chǎn)中所處的地位不同而賦予自己的一種內(nèi)向管理素質(zhì)”。從這個(gè)解釋中，我們可以得到這樣幾點(diǎn)信息，一是時(shí)間管理的目的是為了提高時(shí)間的利用率和有效性的，其次它是一種內(nèi)向的管理素質(zhì)。正確理解與把握時(shí)間管理的概念，有助于秘書人員正確的運(yùn)用適合自身的時(shí)間管理方法，從而達(dá)到提高時(shí)間利用率和有效性，進(jìn)而提高自身的工作效率。

二、時(shí)間管理的方法

秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，在領(lǐng)導(dǎo)工作的方方面面都能看見(jiàn)秘書輔助工作的身影，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)工作而言，如何在既定的時(shí)間中，更快更好更高效地完成工作，這不僅僅是需要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)思考，更多的情況下，是需要秘書人員來(lái)專研與思考的。領(lǐng)導(dǎo)工作的內(nèi)容龐雜且繁多，事必躬親顯得不大可能，更多的時(shí)候，是需要秘書來(lái)提供輔助工作的。那么掌握一種適合自身性格特征與職務(wù)特點(diǎn)的時(shí)間管理方法，對(duì)于秘書人員來(lái)說(shuō)就顯得十分有意義。筆者將在本文中，介紹幾種常見(jiàn)的時(shí)間管理方法，秘書人員可根據(jù)自身的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行選擇，結(jié)合自身工作的特點(diǎn)加以實(shí)施，從而到達(dá)預(yù)期的成效。

（一）阿爾卑斯山時(shí)間規(guī)劃法。阿爾卑斯山時(shí)間規(guī)劃法又叫“每日計(jì)劃表”，其重要的原則就是書面表達(dá)，將每日的計(jì)劃以書面的方式記錄下來(lái)，然后根據(jù)個(gè)人的主客觀因素，來(lái)規(guī)劃自己一天的工作，這樣的好處在于可以幫助秘書人員了解任務(wù)所需要的時(shí)間和干擾時(shí)間所消耗的時(shí)間，這樣可以預(yù)留一定的機(jī)動(dòng)時(shí)間來(lái)處理臨時(shí)性工作，從而提高時(shí)間的利用效率。

（二）艾森豪威爾原理。這個(gè)原理又叫做“十字法則”或者是“四象限法則”，這個(gè)法則將工作分為五大類：A：必須做的事情；B：應(yīng)該做的事情；C：量力而為的事情；D：可以委托別人去做的事情；E：應(yīng)該刪除的工作。而每天，將要做的事情寫在紙上，按以上五類歸類：A：需要做；B：表示應(yīng)該做；C：表示做了也不會(huì)錯(cuò)；D：可以授權(quán)別人去做；E：可以省略不做的工作。根據(jù)這樣的工作分類，將自己每天的工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸?，按照工作的重要程度?lái)將一天的工作進(jìn)行有效分類安排，從而達(dá)到提高工作效率的目的。

（三）NLP時(shí)間生命管理法。NLP思考邏輯模型由上而下分別是環(huán)境、行為、能力、信念和價(jià)值，這個(gè)模型能夠幫助秘書人員學(xué)會(huì)平衡各方面的事情，而NLP管理法不僅僅是教人學(xué)會(huì)如何平衡各方面的事物，它更重要的是教會(huì)人們學(xué)習(xí)關(guān)注重要的事，從而可以幫助人們判斷如何在眾多的事物中判斷出重要且緊要的事情、重要卻不緊要的事情等，由于二者的緊要程度不一樣，因此所需要花費(fèi)的時(shí)間就會(huì)不同。學(xué)習(xí)與掌握NLP管理法，判斷每件待辦事務(wù)的重要程度，從而可以合理地判斷出完成時(shí)間，做好先后順序的合理安排，從而達(dá)到提高效率的目的。

（四）帕累托法則與ABC時(shí)間管理法。19世紀(jì)末20世紀(jì)初，意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托偶然注意到19世紀(jì)因果人的財(cái)富和收益模式。在調(diào)查取樣中，他發(fā)現(xiàn)大部分的財(cái)富流入了少數(shù)人手中，同時(shí)，他還發(fā)現(xiàn)，一個(gè)族群占總?cè)丝跀?shù)的百分比和他們所享有的總收入之間有著一種微妙的關(guān)系。在經(jīng)過(guò)大量的研究之后，他指出，在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此，只要能控制住具有重要性的少數(shù)因子既能控制全局。這就是迄今為管理學(xué)界所熟知的“二八法則”，同時(shí)也成為“帕累托法則”。這樣的一個(gè)理論，同時(shí)也使用在時(shí)間管理領(lǐng)域，而ABC時(shí)間管理法其基本原理就是根據(jù)“二八法則”將工作分為A、B、C三個(gè)不同的等級(jí)，其劃分依據(jù)是它們對(duì)達(dá)到職業(yè)目標(biāo)和個(gè)人目標(biāo)的重要程度，根據(jù)抓住工作的80%的價(jià)值，集中在工作的20%的組成部分這一基本原理，運(yùn)用“關(guān)鍵的事情占少數(shù)，次要的事情占多數(shù)”這一規(guī)律，達(dá)到時(shí)間管理的目的。其具體模式是：

根據(jù)上面的模式表格，秘書人員可根據(jù)自身的實(shí)際工作狀況來(lái)確定每種類型的工作內(nèi)容，制定一張符合自身個(gè)人特點(diǎn)和工作實(shí)際的工作計(jì)劃安排表。

（五）三維綜合分類法。楊樹(shù)森先生在總結(jié)了其他幾種時(shí)間管理方法的基礎(chǔ)之上，提出了一種比較容易操作的時(shí)間安排，他將其稱之為“三維綜合分類法”，其引進(jìn)了ABC分類法中的緊急程度、重要程度兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，加上了我們認(rèn)為十分重要的“所需時(shí)間”標(biāo)準(zhǔn)，于是可以得出A、B、C、D四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，得出如下表所示：

然后根據(jù)每件事的緊急程度，重要程度和所需時(shí)間三個(gè)方面的特征，對(duì)所有的情況作出排列組合，然后確定優(yōu)先次序。

三、時(shí)間管理方法的運(yùn)用

如何選擇一個(gè)合適的時(shí)間管理方法，對(duì)于為領(lǐng)導(dǎo)工作的秘書人員來(lái)說(shuō)顯得十分重要，因?yàn)檫@關(guān)系到秘書如何在有限的時(shí)間內(nèi)發(fā)揮出最大的效率，當(dāng)然除去各種客觀因素，還有各種各樣的主觀因素。

當(dāng)然，從上文所介紹的幾種方法中，不難看出他們之間是有相同因素的，比如都要求秘書人員能夠制定一張工作計(jì)劃表或是工作計(jì)劃安排，再比如說(shuō)它們都要求秘書人員能夠從自己所做的工作中區(qū)分出工作的重要程度和緊急程度。這就要求秘書人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，使用各種記錄設(shè)備，記錄自己當(dāng)天所需要完成的工作，當(dāng)然，這些工作都應(yīng)該在每天工作開(kāi)始之前進(jìn)行。如何更高效地運(yùn)用有限的時(shí)間，秘書人員首先得從提高自身的時(shí)間觀念做起。每一個(gè)秘書人員，由于個(gè)性、性格等主觀因素，每個(gè)人完成工作的過(guò)程與表現(xiàn)都不一樣，但是最初也是最重要的出發(fā)點(diǎn)就是分清主次。

如何分清主次，如何處理臨時(shí)發(fā)生的事務(wù)，并不是都能在一張工作計(jì)劃表中能夠得到體現(xiàn)的，我們只能現(xiàn)將每天已經(jīng)既定的事務(wù)先給它進(jìn)行優(yōu)先劃分，列在一張工作計(jì)劃表上，在沒(méi)有臨時(shí)事務(wù)發(fā)生的時(shí)候，我們可以根據(jù)自己選擇的時(shí)間管理方法，將既定的待辦事務(wù)進(jìn)行主次劃分，依次進(jìn)行。當(dāng)然，筆者認(rèn)為，應(yīng)該留下相應(yīng)的機(jī)動(dòng)時(shí)間，這樣可以用來(lái)處理臨時(shí)性事務(wù)。無(wú)論是哪一種時(shí)間管理方法，我認(rèn)為都應(yīng)該留下相應(yīng)的機(jī)動(dòng)時(shí)間，畢竟，在面對(duì)龐雜的辦公室事務(wù)的時(shí)候，不是所有的事情都是既定的。秘書人員可能會(huì)面臨突發(fā)的事情；可能會(huì)接待沒(méi)有提前告知來(lái)訪的訪客等等。當(dāng)這些事務(wù)臨時(shí)發(fā)生了之后，秘書人員要如何來(lái)做到按照自己的已經(jīng)制定的工作安排表來(lái)按部就班的進(jìn)行。顯然，這是不成立的。那么，就應(yīng)該在每項(xiàng)事務(wù)完成的基礎(chǔ)上，留下相應(yīng)的機(jī)動(dòng)時(shí)間來(lái)完成其他臨時(shí)事務(wù)。因此，就筆者個(gè)人而言，提倡將阿爾卑斯時(shí)間規(guī)劃法同三維綜合分類法兩者結(jié)合使用，對(duì)于提高時(shí)間利用率以及工作效率更有效果。

時(shí)間對(duì)于每個(gè)人都是公平的，也是無(wú)情的，身為領(lǐng)導(dǎo)參謀與助手的秘書人員更要認(rèn)識(shí)到時(shí)間管理對(duì)于自身工作的意義，每一個(gè)秘書人都應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況以及工作狀況來(lái)選擇適合自己的時(shí)間管理方法，或一種、或幾種結(jié)合。無(wú)論是哪一種方式，都應(yīng)該以提高工作效率為前提，以更好地實(shí)現(xiàn)“三服務(wù)”為最終目標(biāo)。

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