基層事業(yè)單位如何開(kāi)展好檔案收集工作

摘 要：在我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展與基層事業(yè)單位職能不斷優(yōu)化背景下，基層事業(yè)單位的檔案管理制度、管理模式及人員構(gòu)成等逐步發(fā)生改變。檔案管理是一項(xiàng)需要大量人力、物力的工作，其隨時(shí)代的發(fā)展而逐漸豐富管理方式。簡(jiǎn)單化管理程序是維持發(fā)展的關(guān)鍵，基層事業(yè)單位的檔案是存儲(chǔ)政府或公民信息的核心載體，檔案的收集是基層事業(yè)單位工作人員的基本職責(zé)之一，作為公共管理中不可或缺的一部分，所以探討目前基層單位的檔案收集現(xiàn)狀具有現(xiàn)實(shí)意義。本文分別從歸檔材料收集、各科室協(xié)調(diào)情況、檔案收集制度、檔案管理系統(tǒng)等相關(guān)方面展開(kāi)分析，明確造成檔案收集工作發(fā)生滯后的問(wèn)題所在，對(duì)基層事業(yè)單位檔案收集工作展開(kāi)全方位優(yōu)化，促進(jìn)檔案收集工作良好開(kāi)展，為我國(guó)事業(yè)單位檔案收集提供建設(shè)性理論參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案;對(duì)策建議

檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織與個(gè)人在具體活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的原始記錄，檔案的產(chǎn)生、積累讓檔案收集應(yīng)運(yùn)而生。利用科學(xué)原則與方法進(jìn)行檔案收集，是檔案業(yè)務(wù)開(kāi)展的基礎(chǔ)內(nèi)容。同時(shí)，檔案收集工作的質(zhì)量水平會(huì)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)與利用造成直接影響。

基層事業(yè)單位是我國(guó)科研文衛(wèi)及社會(huì)保障等事業(yè)集中的部門(mén)，掌握著我國(guó)大量的數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)等資料，科學(xué)收集檔案有利于單位工作的開(kāi)展，基層事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)引起重視。因此，針對(duì)檔案收集工作采取有效的措施能促進(jìn)檔案收集工作的健全性，同時(shí)對(duì)基層事業(yè)單位發(fā)展具有潛在的推動(dòng)作用，也是目前檔案管理工作階段關(guān)注的焦點(diǎn)內(nèi)容之一。

本文對(duì)目前基層事業(yè)單位檔案收集開(kāi)展過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，并給予相對(duì)應(yīng)的建議。

一、基層事業(yè)單位檔案收集工作中面臨的困境

1.檔案收集意識(shí)薄弱

基層單位領(lǐng)導(dǎo)普遍缺乏對(duì)檔案工作的了解，忽略檔案收集工作的重要作用。長(zhǎng)期以來(lái)從事檔案收集的工作人員流動(dòng)性較大，崗位群體趨于老齡化，在日常的事物處理及工作過(guò)程中缺乏規(guī)范化，存在一定的隨意性。例如，文件登記方面信息不全、檔案歸集記錄不完善，缺少信息，使檔案資料在收集過(guò)程中發(fā)生缺失情況，嚴(yán)重影響檔案后續(xù)的管理。此外，由于工作人員對(duì)檔案收集內(nèi)容了解不足，缺乏專(zhuān)業(yè)化的收集認(rèn)知，通常主觀判斷哪些材料需要?dú)w檔哪些不需要，缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。

2.歸檔材料收集不完整

部分基層事業(yè)單位的文書(shū)檔案大多數(shù)是紅頭文件，如會(huì)議材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、審批材料等大量關(guān)鍵的檔案材料并不是通過(guò)常規(guī)收發(fā)途徑獲得，有的是領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議所帶回來(lái)的材料，因此歸檔效率較差，甚至有的缺少附件、沒(méi)有批復(fù)請(qǐng)示等，使檔案資料在初期收集方面缺少系統(tǒng)性與完善性。

3.各科室協(xié)調(diào)性不足

大部分從事單位檔案收集崗位的工作人員，所采用的檔案材料收集方法為“催繳”模式，許多單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)設(shè)置該崗位，都是負(fù)責(zé)文書(shū)的人員兼職。單位更沒(méi)有針對(duì)員工展開(kāi)綜合性的檔案收集相關(guān)培訓(xùn)，所以每次到歸集檔案時(shí)需要反復(fù)催繳，忽略收集資料的全面性，多收多存，少收少存，進(jìn)一步增加其他載體檔案歸檔的難度。比如，工程類(lèi)型的項(xiàng)目，在缺少專(zhuān)業(yè)檔案人員負(fù)責(zé)收集資料的情況下，發(fā)生檔案材料收集不全、丟失的概率較高，檔案歸檔的完整性也較差。

4.未設(shè)置完善的歸檔制度

在歸檔制度規(guī)范方面尚未有形成完善的收集制度，針對(duì)部分文件材料、音像制品、實(shí)物、模型等都沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)化區(qū)分，或在確定歸檔具體范疇期間缺乏具體化、科學(xué)性，歸檔內(nèi)容籠統(tǒng)，造成基層單位中少數(shù)部門(mén)對(duì)歸檔材料理解不到位，在移交材料時(shí)總會(huì)有缺失，嚴(yán)重影響檔案收集工作的展開(kāi)。

5.尚未建立檔案統(tǒng)一管理系統(tǒng)

基層事業(yè)單位在工作過(guò)程中會(huì)收到文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像等不同類(lèi)型的文書(shū)材料，一些單位檔案室中可能只單純保留文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案，忽略其他類(lèi)型檔案，并且還存在查找難度大的情況，這也是基層事業(yè)單位沒(méi)有隨著新時(shí)代的發(fā)展，建立統(tǒng)一管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案門(mén)類(lèi)混亂，甚至缺失。

二、基層事業(yè)單位做好檔案收集工作的建議

1.提高檔案收集意識(shí)

檔案是開(kāi)展社會(huì)活動(dòng)期間得到的實(shí)際記錄資料，其具備真實(shí)性、原始性，所以不管針對(duì)初稿還是修改稿都需要做好保存工作。為了提高員工的檔案收集意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)需要做好表率，如定期宣傳檔案收集的重要性，有利于提高全體職工檔案收集意識(shí)，滿(mǎn)足檔案資料收集的健全性，并且不要放過(guò)一切可宣傳的時(shí)機(jī)，提高大家對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，提高全體職工對(duì)檔案收集工作的重視，從而有利于檔案收集工作的開(kāi)展，推動(dòng)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案收集的責(zé)任感。

此外，基層事業(yè)單位需要按照檔案收集工作現(xiàn)狀構(gòu)建長(zhǎng)短期規(guī)劃，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極參與其中，保證檔案收集工作與各部門(mén)工作有機(jī)協(xié)調(diào)，共同發(fā)展。

2.建立健全文件歸檔責(zé)任及收集規(guī)章制度

首先，基層事業(yè)單位需按照實(shí)際情況，進(jìn)行工作人員具體職責(zé)的劃分，從而做到檔案收集工作的全面性及針對(duì)性，使文件歸檔規(guī)范，減少檔案材料的缺少及損毀。單位領(lǐng)導(dǎo)組織每個(gè)科室的人員參加檔案管理會(huì)議，針對(duì)性培訓(xùn)檔案的接收、使用、存放等，檔案歸集每個(gè)階段應(yīng)當(dāng)如何管理，逐漸完善檔案收集體系，進(jìn)一步確定檔案收集責(zé)任主體，實(shí)現(xiàn)責(zé)任清楚、具體，推動(dòng)工作人員自主落實(shí)對(duì)應(yīng)的收集職能。

其次，檔案收集本身是檔案工作中的核心部分，需要相應(yīng)部門(mén)及人員承擔(dān)各自的職責(zé)，可采取年終考評(píng)模式，明確在檔案收集中應(yīng)當(dāng)考核的內(nèi)容及獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，提高不同部門(mén)參與檔案收集工作的積極性，增強(qiáng)工作效率，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。

最后，隨著現(xiàn)代社會(huì)的高速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)被廣泛普及與應(yīng)用，歸檔相關(guān)的電子檔案、數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)有統(tǒng)一的管理規(guī)范。同時(shí)，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，確保如果出現(xiàn)紙質(zhì)材料的缺失，還應(yīng)有電子檔案資料存檔。系統(tǒng)化的電子檔案管理系統(tǒng)，有利于檔案收集的同時(shí)還方便查找。

3.檔案材料收集方法的創(chuàng)新路徑

從文件立卷歸檔起，需要做到有重點(diǎn)、針對(duì)性地收集、整理不同類(lèi)型的檔案，將對(duì)單位有價(jià)值及意義的檔案集中化管理，保證檔案收集工作開(kāi)展的質(zhì)量和效率。近年來(lái)，為滿(mǎn)足信息技術(shù)發(fā)展、檔案內(nèi)容及形式改革，檔案管理思想應(yīng)當(dāng)時(shí)刻跟著時(shí)代進(jìn)步，更新優(yōu)化檔案收集工作理念，建立“大檔案觀”?！按髾n案觀”是把所有存在保存價(jià)值的文件均界定為檔案，不管該類(lèi)文件是否辦理完成、是否為紅頭文件、是紙質(zhì)文件還是電子文件、是文字、圖案還是音頻、視頻，都應(yīng)該全部收集到位，保證資料無(wú)一缺失，同時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)性整理，確?？茖W(xué)化、全面性為基層事業(yè)單位提供幫助。目前是信息化發(fā)展時(shí)代，在這樣的時(shí)代背景下，不同的檔案載體涌現(xiàn)，如電子檔案、音頻、視頻等，都應(yīng)當(dāng)引起重視，并注重分類(lèi)收集，畢竟隨著時(shí)代進(jìn)步還會(huì)衍生出大量新檔案載體，應(yīng)當(dāng)多予以關(guān)注。

此外，隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，電子文件也逐漸發(fā)展成為檔案可以收集的資料之一，針對(duì)這一類(lèi)型資料應(yīng)當(dāng)做好前端控制工作，這是針對(duì)電子文件流式、易改風(fēng)險(xiǎn)高等進(jìn)行的針對(duì)性措施，專(zhuān)業(yè)檔案管理者需要落實(shí)前端調(diào)控作用，在文件形成時(shí)落實(shí)跟蹤收集管理，如背景、元數(shù)據(jù)及封裝。工作人員收集電子文件的過(guò)程中需要反復(fù)審核、鑒定，避免電子文件遭到惡意修改、損壞，或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑而泄漏，確保健全電子文檔收集工作。

4.加強(qiáng)基層事業(yè)單位檔案收集工作人員的素質(zhì)

因?yàn)闄n案收集是具有較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性的工作，所以基層事業(yè)單位檔案收集工作人員應(yīng)當(dāng)提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)，肩負(fù)起檔案材料的收集與整理。在日常工作中，應(yīng)當(dāng)設(shè)置檔案專(zhuān)兼職管理人員，這是保證工作有序不亂的重點(diǎn)。目前，還應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)培訓(xùn)一批愛(ài)崗敬業(yè)、盡職盡責(zé)，能夠肩負(fù)檔案收集的工作人員。加大對(duì)員工培訓(xùn)，通過(guò)多元化與全面性的培訓(xùn)方案，培養(yǎng)出符合檔案收集需求的人才。單位還可定期模擬演練、專(zhuān)題培訓(xùn)及考核，提高基層員工的檔案收集能力，優(yōu)化其自身能力。此外，檔案收集員工應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)關(guān)注社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，滿(mǎn)足社會(huì)進(jìn)步要求，同時(shí)聯(lián)合單位檔案管理工作，進(jìn)行檔案的收集及技巧的探索。

三、增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)及檔案管理水平的策略

1.提高信息化意識(shí)

檔案管理信息化同樣也是思想觀念的信息化，所以在建設(shè)過(guò)程中檔案管理人員的意識(shí)及工作積極性至關(guān)重要，管理人員的工作主動(dòng)程度與信息化建設(shè)水平息息相關(guān)，因此檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)檔案信息化，樹(shù)立正確的檔案信息化觀念，對(duì)增強(qiáng)自身工作責(zé)任感、使命感具有重要意義。注重檔案信息化建設(shè)工作，使工作人員盡職盡責(zé)肩負(fù)起相關(guān)工作的責(zé)任。因此，在檔案信息化發(fā)展過(guò)程中，檔案信息化理念促進(jìn)了員工思想及行動(dòng)的進(jìn)步，是現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵動(dòng)力。

2.提升信息化管理水平

構(gòu)建數(shù)字化檔案并落實(shí)相關(guān)的管理工作，是促進(jìn)檔案信息化的基本前提。在日常管理階段應(yīng)當(dāng)提高軟硬件相關(guān)設(shè)施設(shè)備的投入力度，打造獨(dú)立服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，促進(jìn)存量檔案數(shù)字化與檔案電子化發(fā)展，構(gòu)建相關(guān)規(guī)模的數(shù)字檔案資源，同時(shí)對(duì)相關(guān)檔案開(kāi)展數(shù)字化管理，增強(qiáng)檔案管理服務(wù)水平及能力，為進(jìn)一步落實(shí)檔案信息化打造有利的物質(zhì)基礎(chǔ)。優(yōu)化信息化管理能力及水平是未來(lái)的主要發(fā)展方向，按照檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，基層事業(yè)單位同樣應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，健全相關(guān)的管理制度，標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案，摒棄老舊的管理模式，不斷優(yōu)化傳統(tǒng)管理手段，融合現(xiàn)代化管理戰(zhàn)略，進(jìn)一步增強(qiáng)信息化管理水平。

3.構(gòu)建有效的遠(yuǎn)程查閱體系

檔案管理信息化發(fā)展后，應(yīng)當(dāng)有效提供遠(yuǎn)程查檔服務(wù)，所以需要完善檔案網(wǎng)站，將檔案網(wǎng)站的功能充分發(fā)揮到最大化，將符合公開(kāi)要求及標(biāo)準(zhǔn)的檔案資料上傳，便于實(shí)現(xiàn)資料的遠(yuǎn)程查閱，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源公開(kāi)共享。因此，在這樣的發(fā)展背景下，還應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案信息遠(yuǎn)程服務(wù)水平，進(jìn)一步制訂信息公開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)、級(jí)別及程序，流程化檔案信息公開(kāi)格式，增強(qiáng)網(wǎng)站信息的規(guī)范化管理。檔案管理部門(mén)針對(duì)本地資源展開(kāi)有機(jī)整合階段，可以充分利用指定鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的拓展，落實(shí)好線上檔案查閱工作的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)做好線下服務(wù)。針對(duì)部分具有私密性的檔案信息，不宜在網(wǎng)絡(luò)中公開(kāi)共享，就應(yīng)當(dāng)采用加密程序，可采取線下查閱模式，一對(duì)一實(shí)地查詢(xún)服務(wù)。

4.增強(qiáng)信息化服務(wù)水平

檔案信息化水平逐步提高，檔案管理工作同樣應(yīng)當(dāng)構(gòu)建良好的服務(wù)理念，保障信息化管理能夠達(dá)到目前的需求，落實(shí)信息化發(fā)展目標(biāo)，尤其是建立健全相關(guān)的服務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)一步落實(shí)數(shù)字化檔案的價(jià)值，便于檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)步。在目前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐步發(fā)展的時(shí)代背景下，我們需注重檔案信息化發(fā)展，有效找到檔案信息化建設(shè)階段面臨的難題及存在的不足，找到有效的解決措施，鞏固檔案信息化管理理念，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案信息化管理基礎(chǔ)，健全相關(guān)管理體制，加大檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的完善，以及數(shù)字化檔案、遠(yuǎn)程系統(tǒng)及信息資源的公開(kāi)共享等，增強(qiáng)檔案信息化管理能力和水平。

四、小結(jié)

目前，我國(guó)已經(jīng)邁入信息化時(shí)代，大眾的生活、工作均與信息息息相關(guān)，大眾無(wú)時(shí)無(wú)刻都處于信息制造、存儲(chǔ)、傳遞的相關(guān)社會(huì)活動(dòng)中?；鶎邮聵I(yè)單位檔案收集是檔案管理工作中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，檔案收集的現(xiàn)狀以及現(xiàn)有問(wèn)題等是學(xué)術(shù)界關(guān)注的焦點(diǎn)。為了更好帶動(dòng)基層事業(yè)單位檔案開(kāi)展管理工作，增強(qiáng)工作效率，推動(dòng)信息化發(fā)展，需要落實(shí)好檔案收集工作，應(yīng)該從改善思想意識(shí)、完善相關(guān)的規(guī)章制度、促進(jìn)檔案收集方法的創(chuàng)新、優(yōu)化基層工作人員自身素質(zhì)等多方面來(lái)提高檔案資料的收集工作，有利于基層事業(yè)單位檔案管理邁入信息化發(fā)展道路，為基層事業(yè)單位檔案管理健康、長(zhǎng)久、高效發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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（作者單位：福建省漳州市東山縣社會(huì)科學(xué)界聯(lián)合會(huì)）

基金項(xiàng)目：大學(xué)生網(wǎng)絡(luò)閱讀行為與圖書(shū)館導(dǎo)讀工作研究，編號(hào)：YCSKL2012-058。

作者簡(jiǎn)介：王曉婷（1985-），女，漢族，福建東山人，本科，助理館員，研究方向：檔案、圖書(shū)館。