高校文書檔案收集與歸檔管理細(xì)節(jié)化

摘要：高校的檔案管理是不可忽視的工作，而文書檔案收集歸檔是其中的重要環(huán)節(jié)。本文簡(jiǎn)述我國高校文書檔案收集、歸檔管理工作中所存在的不足之處，并逐步分析其原因，最后探討出提升文書檔案收集和歸檔管理水平的有效措施，提高高校檔案管理的水平，推動(dòng)高校的穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校文書;檔案收集;歸檔管理;細(xì)節(jié)化

引言：隨著教育改革逐漸深化，高校文件種類數(shù)目日漸增多，高校對(duì)檔案管理提出了更高要求。為了提高文件管理工作的效率，促進(jìn)高校發(fā)展，需要細(xì)化文書檔案收集及歸檔管理的工作流程，并強(qiáng)化對(duì)其管理水平。結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，走出一條符合高校持續(xù)發(fā)展的文書檔案管理道路。

1文書檔案收集與歸檔管理工作中存在的問題

1.1檔案內(nèi)容不完整

目前高校未將所批復(fù)文件與請(qǐng)示文件合理擺放，并且在歸檔材料中僅體現(xiàn)范圍內(nèi)出現(xiàn)的材料，相關(guān)部門所產(chǎn)生貼合實(shí)際工作的文件缺失。同時(shí)，文件沒有及時(shí)歸檔，未做到紙質(zhì)、電子共同歸檔。針對(duì)電子文件未及時(shí)下載打印，而紙質(zhì)文件未加蓋印章，導(dǎo)致其缺乏價(jià)值和效力。

1.2收集工作滯后性

高校所遞交的材料信息在經(jīng)過很長(zhǎng)一段時(shí)間后才能進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致歸檔時(shí)文件無處可尋，并且在上交檔案材料時(shí)，不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)工作。同時(shí)，歸檔部門在工作時(shí)，對(duì)歸檔文件范圍認(rèn)知不到位，容易引發(fā)資料的丟失或重復(fù)。

1.3文書處理不規(guī)范

高校文書工作中，只注重文書的流程和使用，缺乏文書處理工作中細(xì)節(jié)部分，導(dǎo)致文書處理的不規(guī)范不系統(tǒng)，對(duì)文件質(zhì)量造成不利影響，制約文書檔案工作。

1.4文件材料無聯(lián)系

高校目前文件檔案工作人員流動(dòng)較大，不少新員工對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉，導(dǎo)致文件材料丟失，缺乏連貫性;并且一些上報(bào)材料，會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容、附件方面的缺失，材料不完整，導(dǎo)致檔案的價(jià)值大打折扣[1]。

2引發(fā)文書檔案收集歸檔工作問題的原因分析

2.1高校缺乏重視

目前，部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案工作沒有起到重視。但不管從長(zhǎng)期發(fā)展或者短期利益來看，其價(jià)值和參考意義重大。因此，高校文書檔案工作質(zhì)量較差主要因素是由于邊緣化、不重視所導(dǎo)致。

2.2人才隊(duì)伍不足

高校從事文書檔案管理工作的人員基本都是兼職，并不具備相關(guān)的從事經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，檔案工作時(shí)間安排少，導(dǎo)致其工作質(zhì)量較差。

2.3缺乏專業(yè)培訓(xùn)

高校檔案的培訓(xùn)人員，大多數(shù)都是年齡較大的老師或者人才家屬，未配有專業(yè)的檔案人才。在實(shí)際工作中，受傳統(tǒng)觀念影響，方法理論滯后，導(dǎo)致在新時(shí)代背景下，工作人員不能及時(shí)獲取新的管理理念。

2.4規(guī)章制度匱乏

高校文書檔案部門的規(guī)章制度并不完善，有些高校的制度還是上世紀(jì)落后過時(shí)的制度體系，也沒有及時(shí)完善和修訂，制度落實(shí)方面也存在不足。一系列的影響導(dǎo)致對(duì)文件收集和歸檔工作造成影響，最終導(dǎo)致工作質(zhì)量參差不齊。

3解決高校文書檔案工作存在問題的有效策略

3.1優(yōu)化文書處理，強(qiáng)化檔案意識(shí)

首先，高校的管理部門以及各個(gè)職能部門要切實(shí)確保公文處理流程具有規(guī)范性，提高文書檔案工作的水平。在公文處理過程中，要確保公文的內(nèi)容范圍符合原則，一文一事，不可一文多事。并要正確選擇公文文種，正確書寫格式。文書檔案工作人員需要及時(shí)了解國家出臺(tái)的公文處理規(guī)章制度，完善部門公文處理。其次，加強(qiáng)責(zé)任落實(shí)，建立檢查機(jī)制，并落實(shí)到具體負(fù)責(zé)人員。最后，文書檔案人員需要增強(qiáng)檔案收集歸納意識(shí)，時(shí)刻懷揣著檔案思維觀念，并不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力，從源頭上解決和規(guī)避問題，使檔案管理水平上升一個(gè)層次。

3.2優(yōu)化歸檔范圍，開展專業(yè)培訓(xùn)

第一，優(yōu)化文件歸檔范圍以及保管期限，要求其檔案部門根據(jù)上級(jí)需求并結(jié)合工作的實(shí)際情況，制定出符合學(xué)校以及各部門情況的文件材料歸檔范圍和保管期限，以保證各個(gè)部門都能夠按時(shí)遞交文件材料，并保證其質(zhì)量。第二，需要提高檔案人員的專業(yè)技能，提高其工作效率。要求其能夠熟練掌握各職能部門工作中的歸檔材料，并及時(shí)清楚地了解未歸檔案材料的去向以及何時(shí)進(jìn)行歸檔。同時(shí)，需要熟練掌握文件材料之間的關(guān)聯(lián)，并善于發(fā)現(xiàn)文件材料的規(guī)律，及時(shí)發(fā)現(xiàn)缺損的文件材料，并進(jìn)行補(bǔ)充。第三，高校應(yīng)重視職后教育，為檔案管理人員提供專業(yè)的檔案培訓(xùn)教育，在學(xué)習(xí)中提高檔案專業(yè)知識(shí)，并引入信息技術(shù)化管理模式，實(shí)現(xiàn)文書檔案收集歸檔工作的信息化和規(guī)范化，并保證工作順利地開展[2]。

3.3提高重視程度，健全規(guī)章制度

高校檔案文書工作其范圍較廣，涉及到學(xué)校的各個(gè)方面。一方面，需要加強(qiáng)宣傳力度，采用多種宣傳手段提高人們對(duì)檔案工作的重視程度，例如專題會(huì)議、校園廣播、校園報(bào)紙等。并向廣大師生及領(lǐng)導(dǎo)普及檔案知識(shí)，并講解檔案管理對(duì)高校發(fā)展，師生自身帶來的好處，帶動(dòng)高校師生及領(lǐng)導(dǎo)參與到檔案管理工作中來。另一方面，建立健全檔案管理制度，通過制度的約束力，幫助檔案工作人員嚴(yán)格遵守檔案管理的原則，提高檔案收集歸檔的工作質(zhì)量。

3.4改變收集方式，了解業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)

高校文書檔案的收集和歸檔工作，首先需要檔案管理人員具備創(chuàng)新的意識(shí)，針對(duì)傳統(tǒng)的文件收集方式進(jìn)行創(chuàng)新，發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，改變?cè)械奈募占Ｊ?。同時(shí)需要其熟練掌握并了解高校中各個(gè)職能部門所辦理的業(yè)務(wù)，以及每個(gè)業(yè)務(wù)中的工作流程環(huán)節(jié)。其次，檔案人員需要時(shí)常進(jìn)行實(shí)地考察，走訪高校的各個(gè)職能部門，了解其部門工作的每個(gè)環(huán)節(jié)中所需要的文件材料，以及有哪些材料是重要的需要?dú)w檔的，哪些材料重復(fù)性不重要，不需要?dú)w檔，并結(jié)合自身的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，探究檔案管理的規(guī)律。最后，檔案工作人員需要積極并主動(dòng)與其他部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行交流和溝通，發(fā)揮好檔案人員在檔案收集歸檔中的重要作用。

結(jié)論：文書檔案管理是高校檔案管理的一部分，因其具有著憑證和參考作用，因此需要高校重視對(duì)文書檔案的管理。在收集和歸檔這一環(huán)節(jié)中，需要文書檔案工作人員遵循其原則，善于發(fā)現(xiàn)問題解決問題，勇于創(chuàng)新，并迎合時(shí)代發(fā)展，探究出文檔工作的新方法，提高文書檔案管理水平，促進(jìn)高校全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓雪.新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)換下高校文書檔案收集與歸檔細(xì)節(jié)化管理研究[J].科技資訊，2019，17（11）：255-256.

[2]張寶愛.高校文書檔案收集與歸檔工作研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（06）：75-76.

作者簡(jiǎn)介：黃曉娜（1983年）廣東人，漢族，現(xiàn)職稱：館員，學(xué)歷：大學(xué)本科，研究方向：檔案館（從事檔案管理 工作）。