發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢，推進檔案編纂研究工作的幾點思考

郭利芳

摘 要：檔案編研工作作為檔案資源進行開發(fā)利用的重要手段之一，長期以來受傳統檔案管理模式影響，沒能取得較大進展。但是，隨著社會經濟的發(fā)展，檔案工作步入了新階段，各級各類單位越來越重視檔案工作，尤其是檔案編研工作更是成了重中之重，各單位都在積極探索檔案編研工作的方式方法，力求檔案編研工作取得新突破，逐步走出了一條由“小編研”到“大編研”的轉變之路，但是受現實條件影響，仍然存在諸多不利因素。本文旨在通過對充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢，促進檔案編纂的研究與思考，找到檔案編纂研究工作的新路徑，從而加快檔案資源的開發(fā)利用，更好地為單位、為社會服務，充分發(fā)揮存檔資源的價值。

關鍵詞：檔案;編纂;問題思考

檔案編纂研究是對現有檔案進行深入挖掘，根據客觀事實和社會需要對檔案進行加工處理，并根據一定的主題，形成各種編纂材料。檔案編研工作還是保護檔案原件的有效措施，以編研成果提供利用可以減少對檔案原件的利用，延長檔案壽命。同時，檔案編研也是提高檔案部門社會影響的一種有效途徑，檔案部門向黨政機關、相關領導部門和整個社會提供檔案編研成果，可加深社會各界對檔案工作的了解和認識，起到很好的宣傳作用。

一、檔案編研工作的內涵

對單位檔案編研工作可以從以下四個方面去理解：

1.檔案編纂與研究的目的是滿足檔案利用的需要

從事本單位的日常管理、生產經營、技術開發(fā)等工作和活動，經常要查閱利用本單位檔案。單位檔案編研工作是緊密結合日常管理、生產經營、技術開發(fā)等工作和活動所需要的檔案而開展的。在一般情況下，利用者使用經過編研加工形成的檔案文件匯集和檔案參考資料等編研成果代替利用檔案原件，能取得與利用檔案原件同樣的效果。

2.檔案編研工作的物質基礎是庫藏檔案

單位檔案編研工作的整個過程實質是一個對檔案及其內容進行加工和提煉、形成新成果的過程，所以檔案資料是一個單位檔案編研工作的物質基礎，沒有檔案資料這一物質基礎，單位檔案編研工作就將成為“無源之水”“無本之木”。同時，這也說明檔案編研成果的特殊性，它不同于一般的參考資料，是根據檔案資料編制而成，具有依據和指導作用。

3.檔案編研工作的成果形式是匯編檔案文集和編寫檔案參考資料

單位檔案部門通過開展編研工作形成檔案文集和檔案參考資料等成果，并將這些檔案編研成果提供給人們使用，滿足他們在實際工作中查閱利用檔案的需要。如果把檔案編研工作比作是一個加工過程的話，那么檔案文集和檔案參考資料就是檔案編研加工形成的直接產品。

4.檔案編研是一項專門性的工作

由于單位檔案編研是以為滿足日常管理、生產經營、技術開發(fā)等工作和活動的檔案化使用，因此編研工作是以一種以檔案保存為基礎的專門工作，由編纂檔案文件和準備參考資料而產生。單位檔案工作部門通過主動向有關部門和利用者提供編研成果，滿足他們利用檔案的需求。

二、檔案編研工作的特點

檔案編研工作的特點主要表現在以下五個方面：

1.目的方面

在單位各項工作和活動中經常要查閱利用檔案，通過利用檔案借鑒以往工作的成功經驗滿足解決實際問題需要。整理和研究檔案的目的是為現實工作提供系統完整的檔案信息，更好地滿足本單位各部門及有關人員利用檔案的需求，為本單位現實工作服務。當然也有少數單位為了滿足社會需要，使本單位所擁有的技術、史料成為全社會共同的知識財富，實現全社會共享，開展相關課題的檔案編研工作。

2.選題方面

由于單位檔案編研工作目的所決定，同時又由于單位庫藏檔案結構的局限，單位檔案編研工作一般側重于選擇本單位的行政管理檔案、科技檔案、生產技術管理檔案和經營管理檔案等方面與現實日常管理、生產經營、技術開發(fā)等各項工作和活動關系密切的有關課題。只有少數歷史較久遠，并有一定數量歷史檔案的單位或部門才有條件選擇有關歷史檔案方面的史料研究和編纂課題。

3.選材方面

由于單位檔案編研工作目的和選題范圍所決定，其研究工作應主要是在形成單位檔案的選材上進行，這樣才能使檔案編纂研究工作達到預期目的，形成的結果基本反映出單位的實際情況，能夠滿足本單位各項工作和活動需要，產生相應的作用。

4.成果價值方面

單位檔案編研工作形成的成果具有較高的實用價值，利用檔案編研成果能夠滿足本單位各項工作和活動需要，對解決本單位各項現實工作和活動中遇到的實際問題具有直接作用，特別是由于單位檔案編研工作的選題一般以日常管理、生產技術等方面為主，利用這方面選題的檔案編研成果能起到減少成本投入、增加經濟收益，產生良好的社會效益和經濟效益作用。

5.成果使用范圍方面

單位檔案編研成果一般控制在本單位內部使用，特別是涉及本單位有關專利技術、專有技術和具有自主知識產權技術的檔案編研成果，涉及單位合法權益以及商業(yè)秘密的保護問題，所以更要控制使用范圍。但是少數為了社會利用需要，利用檔案編研工作所取得的成果，可以通過公開出版發(fā)行供社會各方面的讀者閱讀使用，使一個單位檔案中記載的有關技術、史料為全社會所共享。

三、檔案編研工作的意義

檔案編纂與研究工作是單位檔案工作中必不可少的環(huán)節(jié)，具有十分重要的意義，主要體現在以下四個方面：

1.有利于提高檔案部門工作質量

開展檔案編纂研究工作有助于從多方面提高檔案部門的工作質量。首先，通過開展檔案編輯研究工作，將檔案編輯研究成果提供給用戶使用，不再需要檢索、審查原始文件，有利于提高檔案使用效率。其次，提供檔案編纂研究成果供用戶使用。它實際上是向用戶提供一系列與某一主題相關的資料，或者某些相關資料能夠滿足用戶在更大程度、更高層次上利用檔案的需要，利用效果會更好。最后，通過檔案的編纂和研究，特別是通過收集檔案中的相關資料，對檔案收集、整理和保管等情況也是一次檢查，發(fā)現問題可以及時加以整改。

2.有利于提高檔案工作人員業(yè)務水平

開展檔案編纂研究工作也有利于從各個方面提高單位檔案工作人員的業(yè)務水平。首先，通過參與檔案的編輯研究工作，特別是參與檔案編輯研究資料的收集工作使檔案工作者對館藏的檔案情況更加熟悉，也為今后的檔案檢索工作奠定了基礎。其次，有利于提高檔案工作人員的專業(yè)知識水平。檔案的編纂和研究過程也是一個知識積累的過程。通過參與檔案編研工作，檔案人員對檔案中所記載的有關專業(yè)知識也會有更全面、深入的了解，特別是從事科技檔案和有關專門檔案編研的檔案人員會對專業(yè)技術知識有更深了解。最后，有利于提高檔案人員的文字表達水平。通過參與檔案編研工作，檔案人員需要經常進行材料的積累、組織和編寫，在寫作方面也得到相應的鍛煉。

3.有利于檔案資料的保護

通過檔案編研工作提供檔案編研成果給利用者使用，改變傳統的檔案提供使用方式，避免使用原始文件時經常轉移、插入、瀏覽、復制文件，人為破壞、丟失和泄露文件的內容。

4.有利于編史修志工作的開展

通過檔案編研工作，形成一批反映不同內容的檔案編研成果，其中有的反映了本單位的發(fā)展歷史，有的反映了本單位的日常管理、科技生產及管理、技術開發(fā)等工作和活動所取得的成果。這些檔案編研成果都是以后編修單位史志所不可缺少的重要材料，有的甚至可以作為以后編寫行業(yè)、地方史志的素材，所以單位檔案編研工作也有利于編史修志工作的開展。

四、檔案編研工作的要求

1.思想上的正確性

在檔案編研工作中要用正確的立場、觀點來指導實踐工作，要從國家的根本利益出發(fā)，運用唯物史觀來開展編研活動。

2.史料上的真實性

歷史是客觀存在的，檔案編研工作的責任就是通過自己的工作，正確反映歷史，保持歷史的本來面目，不溢美、不隱惡，不能用今天的眼光去對檔案內容進行修改和補充。檔案編研工作要確保編研材料的真實性。

3.內容上的充實性

在檔案編研工作中要使所選的材料充足，內容豐富，凡與主題有關的檔案材料要盡可能收集齊全，為利用者提供完整、系統的材料。

4.體例上的系統性

在檔案編研工作中對各種材料的編排要有科學性，將檔案資料按其內在的聯系組成一個有機整體，內容上要條理清晰，上下連貫，邏輯嚴密，不能前后重復。

五、檔案編研工作現狀

1.思想落后

改革開放的新形勢為單位檔案工作的開展提出了新課題。然而，一些檔案工作者對此認識不足，仍然把檔案管理作為檔案工作的唯一重要任務。他們沒有充分認識到檔案信息對單位發(fā)展的潛在價值和促進作用。有的單位無編研機構，或有機構也沒有投入技術骨干參加等等。另外，有的單位把編研工作只限于完成工作任務，應付了事。尤其是基層單位按檔案目標考核要求搞編研，但考核結束了編研工作也就告一段落，沒能延續(xù)下來，更談不上深層次加工。

2.形式比較單一

我國單位檔案編制研究工作開始較晚，起點相對較低，缺乏系統的理論指導和實踐經驗。很多單位檔案編研工作主要引用編譯工具和參考資料，缺乏深度，而且編譯的多為機密數據、產品目錄、項目概述和其他介紹性材料。匯編和研究結果僅限于里程碑、組織歷史、文檔匯編、會議介紹等。不突出單位和行業(yè)特點，并且沒有提供直接、有效的服務和支持決策，對各部門工作的改革、建設和發(fā)展沒有助力，編譯和研究結果不暢銷，工作缺乏動力。

3.選題狹窄

豐富的檔案資源是編制和研究檔案的主要“原材料”。只有通過對檔案的深入研究才能挖掘檔案的本質，進一步提高檔案信息資源開發(fā)利用的能力和水平，才能產生更有價值的編纂研究成果。但是由于人們不深入理解研究檔案工作、檔案研究業(yè)務能力不足和其他因素的影響，長期以來在檔案工作中“重技術、輕經濟歷史”是相對常見的現象，這使經濟工作檔案信息沒有得到及時和有效的發(fā)展，沒有產生應有的社會效益和經濟效益。

4.編研水平不高

從目前掌握情況看，一些單位的編研材料還處于“匯編”狀態(tài)，精品不多。有些單位只是組織編制了如組織沿革、大事記等，而對涉及單位的科研、經營領域的檔案信息開發(fā)力度不夠，有些成果深度也不盡如人意。有些單位檔案管理者對檔案編研工作的本質要求沒有真正認識，對檔案編研工作缺乏實施和完善工作的誠意和決心，以為檔案編研工作只是“做秀”而已，純粹是應景之事，沒有真抓實干。還有些單位檔案部門為達標升級應付檢查，隨便選幾個人來編研，使編研成果層次低、質量差、實用性不大、利用價值更小。

六、提升檔案編研水平的若干思考

1.更新觀念，提高認識

第一，領導和檔案工作人員要轉變觀念，增強檔案編輯科研意識，重視檔案編輯科研工作。單位領導應該深知學習檔案工作的重要性，高度重視檔案工作的編制研究，編研檔案工作應該納入單位的工作計劃和部署，納入單位檔案工作戰(zhàn)略規(guī)劃的發(fā)展中。同時，檔案管理人員要突破觀念上固有的思維模式，從傳統的舊框架、舊模式、舊思維中解放出來，轉變觀念，增強單位檔案編纂研究意識。圍繞單位工作中心確定編寫研究課題、制訂研究“計劃”，提供編寫研究成果，有效發(fā)揮檔案服務保障作用。

2.立足實際，科學選題

選題是檔案編輯研究的題目，是檔案編輯研究的第一個環(huán)節(jié)。一般每個單位有很多科目可供選擇，關鍵是要提出在實際工作中使用頻繁的檔案，使檔案編輯研究成果利用率更高，充分反映檔案編輯研究成果的價值和檔案編制研究工作的好處。因此，所選檔案編研課題應是檔案數量比較多、材料比較集中、完整程度比較高，從而有足夠豐富的選題。這樣才能保證編研成果有豐富的內容，形成一定的篇幅，并能夠獨立成篇、成冊。

3.端正思想，夯實基礎

要樹立正確的檔案編研工作觀，扭轉編纂研究工作中的臨時突發(fā)性，把編纂研究檔案工作作為一種事業(yè)來對待。做好編纂研究檔案資料的收集、抄寫、積累、整理和提煉工作，在編纂研究基礎上，掌握詳細、準確的資料。比如，選材要做到內容可靠、問題典型、素材適用、形式多樣、材料齊全;加工編輯要做好?？?、刪節(jié)、編寫、格式化處理等環(huán)節(jié);審核工作要有一個專門的臨時機構來負責，審核工作班子要有領導、有關專業(yè)人員和檔案工作人員共同組成，并齊心協力完成審核任務。

4.提高素質，穩(wěn)定隊伍

檔案編輯科研人員的素質在很大程度上決定著檔案編輯科研成果的數量和質量。因此，要充實檔案編撰科研實力雄厚，就應特別重視檔案編撰科研人才隊伍建設，人才對單位檔案編撰科研工作至關重要。

第一，要做好檔案人員管理工作，確保人員支持到位;第二，建立一個強大的、能力相對穩(wěn)定的研究團隊，選擇有全面的專業(yè)知識結構和較強的寫作能力、能熟練應用現代信息技術的檔案研究團隊，充分調動和發(fā)揮檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性，確保檔案編研工作的良好發(fā)展;第三，要加強檔案工作人員的知識和技能培訓，不斷提高檔案工作人員的理論知識、業(yè)務素養(yǎng)和操作技能，提高檔案工作人員的編制和研究水平。

參考文獻：

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[3]牛函娟.信息時代高校辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科技創(chuàng)新與應用，2016

（作者單位：蘇州市吳江區(qū)愛國衛(wèi)生指導中心）