加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革期間檔案安全工作分析

摘 要：本文主要闡述了機(jī)構(gòu)改革期間檔案安全工作現(xiàn)狀，其中包括缺乏檔案安全認(rèn)識、檔案保管工作缺失以及檔案移交程序不規(guī)范等問題，同時提出提高檔案安全認(rèn)識、建立檔案管理體以及規(guī)范檔案交接程序等對策。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)改革;檔案安全;管理體系

引言

檔案安全是機(jī)構(gòu)改革期間檔案工作的重點，為此要加強(qiáng)檔案人員對檔案安全的認(rèn)識，建立科學(xué)檔案管理體系，有效減少惡劣行為發(fā)生。此外，要完善檔案收集、整理、保管等管理制度，以保證檔案文檔的完整。

1 機(jī)構(gòu)改革期間檔案安全工作現(xiàn)狀

1.1 缺乏檔案安全認(rèn)識

盡管部分單位已經(jīng)建立檔案安全防護(hù)制度，卻缺乏檔案安全認(rèn)識，相關(guān)工作落實力度不夠。檔案管理人員落實相關(guān)工作時，缺少規(guī)范性。部分單位會用人員數(shù)量缺失、房間空間緊張、檔案移交量大等理由掩飾工作過失。甚至還有部分單位，為減少工作量燒毀檔案資源。這類現(xiàn)象表明，加強(qiáng)單位人員的檔案安全意識已迫在眉睫[1 ]。

1.2 檔案保管工作缺失

檔案工作的基礎(chǔ)就是檔案保管工作，該工作是各項工作開展的前提。由政府單位到辦公樓已成為未來發(fā)展趨勢。但因單位數(shù)量眾多，辦公條件受限，許多檔案文件已無處存放，能單獨設(shè)立檔案室的單位屈指可數(shù)。缺少檔案室的單位，因無法將檔案集中管理，各類檔案分散至形成科室保管，已逐漸形成普遍現(xiàn)象。其防火、防盜等基本防護(hù)幾乎無法保證，這都為檔案保管、利用以及移交帶來巨大影響。部分單位因長期未將檔案移交，導(dǎo)致檔案堆積數(shù)量較多，辦公地點無法將檔案繼續(xù)存放，只能將其放置到距離辦公位置較遠(yuǎn)的其他位置，導(dǎo)致檔案文件平時無人整理、監(jiān)管，為后期移交、查閱等工作帶來阻礙。還有部分單位建立的檔案室，其防護(hù)參數(shù)無法達(dá)到基本要求，其檔案保管工作存在缺失[2 ]。

1.3 檔案移交程序不規(guī)范

機(jī)構(gòu)改革期間，部分單位被撤銷或被重新組建成立新部門時，因組織機(jī)構(gòu)發(fā)生撤并、整合等變動，缺少合理統(tǒng)籌組織規(guī)劃，未及時明確檔案歸屬與交接方案，導(dǎo)致檔案移交程序不規(guī)范。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，交接時普遍存在兩個現(xiàn)象，一是因交接程序存在缺失，落實檔案交接工作前，未策劃明確的交接方案，對于將要交接的檔案底數(shù)模糊不清，缺少合理規(guī)劃。二則是因落實檔案交接工作時，移交單位未及時開展立卷歸檔工作，將未整理的檔案文件直接移交給接收單位，移交程序缺乏規(guī)范，為未來檔案查閱工作帶來困難，嚴(yán)重影響檔案保存的完整性與準(zhǔn)確性[3 ]。

2 機(jī)構(gòu)改革期間檔案安全工作對策

2.1 提高檔案安全認(rèn)識

機(jī)構(gòu)改革單位檔案工作中的重點就是確保檔案資料的安全，為此要加強(qiáng)檔案安全宣傳工作，提高檔案人員的檔案安全意識。尤其要增強(qiáng)檔案法律法規(guī)與安全層面的法律責(zé)任的宣傳力度，對于實際存在的安全隱患，要選擇相對應(yīng)的法律責(zé)任與規(guī)定，采用書面或面對面?zhèn)鬟_(dá)等途徑，增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)與該工作相關(guān)人員的檔案安全意識。此外，要引導(dǎo)涉改革單位提高政治站位，樹立全局理念，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)與督導(dǎo)檢查力度，杜絕檔案遺失或密情泄露等惡劣現(xiàn)象產(chǎn)生，任何部門與人員都不得隨機(jī)構(gòu)改革私自帶走、轉(zhuǎn)借、銷毀檔案等。對于因缺少檔案安全意識導(dǎo)致安全事故的單位或機(jī)構(gòu)，需依法依規(guī)秉公處理，借此形成威懾，切實保證機(jī)構(gòu)改革期間檔案信息的安全。

2.2 建立檔案管理體系

要建立檔案管理體系，督促各單位建設(shè)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，切實落實檔案管理準(zhǔn)則，主動組建檔案工作小組，根據(jù)各項工作內(nèi)容及要求，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、部門以及負(fù)責(zé)人，并為其配備專兼職檔案工作人員，促使人員相互輔助提高工作效果。要明確其他科室各人員的檔案管理責(zé)任，借此形成檔案管理責(zé)任意識。此外，應(yīng)建設(shè)機(jī)構(gòu)改革期間的檔案管理工作與處置工作的具體方案，并堅持以安全為基礎(chǔ)對其優(yōu)化整合，將檔案管理與檔案處置工作共同增設(shè)到機(jī)構(gòu)改革工作總體部署，為檔案工作順利展開提供前提條件，充分保證檔案文件的安全。要優(yōu)化文件材料收集、整理、保管、封存等管理制度，科學(xué)擬定檔案工作方案與管理要求，以確保檔案文件完整無丟失。倘若發(fā)現(xiàn)檔案文件出現(xiàn)丟失或損壞，需依照檔案管理制度，對人員或部門采取相應(yīng)懲罰，借此提高檔案人員行為規(guī)范性，充分發(fā)揮檔案管理制度作用。

2.3 規(guī)范檔案交接程序

要規(guī)范檔案交接程序，確保檔案的歸屬與流向渠道通暢，合理處置機(jī)構(gòu)變動部門與單位檔案的流向。各級檔案部門與機(jī)構(gòu)要主動向當(dāng)?shù)攸h委、政府與編制部門遞交機(jī)構(gòu)變動的檔案資料，主動做好機(jī)構(gòu)改革服務(wù)工作，及時完成撤銷、合并機(jī)構(gòu)檔案處置、接收工作，以便妥善保證檔案資料。要明確撤銷單位或臨時機(jī)構(gòu)，為交接工作打下堅實基礎(chǔ)。原則上需將所有檔案全部向當(dāng)?shù)赝墮n案館移交，若有需要，應(yīng)經(jīng)同級政府檔案行政部門許可后，將其送于單位代管。此外，在明確兩個或多個部門組合為新單位后，原單位檔案需通過同級政府檔案行政管理部門同意，才能由新單位管理利用。無論機(jī)構(gòu)如何改動，檔案交接歸屬需及時明確。檔案接收部門要全力配合管理部門工作，將各單位優(yōu)勢充分發(fā)揮，采取一致管理標(biāo)準(zhǔn)，利用培訓(xùn)、講座等模式對檔案管理人員實施現(xiàn)場指導(dǎo)，確保檔案保管、交接工作質(zhì)量，為檔案文件安全提供保障。檔案交接前要確保檔案完整，其中包括檔案紙質(zhì)文字、圖片、聲音、影像以及實物等，以保證文檔內(nèi)部資料未丟失。對于內(nèi)容缺失的檔案，要根據(jù)檔案實際情況，及時收集其相關(guān)資料將缺失部分彌補(bǔ)，而對于無法彌補(bǔ)的檔案要給予備注說明。不同類別的檔案要根據(jù)有關(guān)要求整理，整理時要對檔案實施分級管理，整理完成后要將其編號排序以妥善保管。檔案交接時，要將電子版與紙質(zhì)版檔案共同交接，交接時要附送檔案介紹與編制依據(jù)，為后期資料查找工作提供便捷。

3 其他建議

3.1 增強(qiáng)檔案管理法律監(jiān)管工作

要加強(qiáng)檔案管理法律監(jiān)管工作，依照法律要求開展檔案管理工作。應(yīng)加強(qiáng)《檔案法》與相關(guān)法律要求的宣傳力度，借此提高檔案管理人員對相關(guān)法律法規(guī)的意識，有效減少不良行為產(chǎn)生，充分提高檔案管理工作質(zhì)量。此外，要提高檔案法律監(jiān)管工作落實力度，并在機(jī)構(gòu)改革過程中優(yōu)化檔案管理工作相關(guān)規(guī)定，促使機(jī)構(gòu)改革時的檔案管理工作規(guī)范化。若發(fā)現(xiàn)有違法亂紀(jì)行為，如不按規(guī)定移交檔案、因管理不善導(dǎo)致檔案丟失等，需依法處理。要盡力爭取黨委對機(jī)構(gòu)改革中檔案管理工作的支持，將檔案管理作為機(jī)構(gòu)改革重點工作，為檔案管理工作提供物質(zhì)條件，并將責(zé)任落實到個人，借此激發(fā)檔案員工落實檔案管理工作的積極性，實現(xiàn)有據(jù)可查有跡可尋。

3.2 做好檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作

應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求，主動協(xié)調(diào)政府部門，為各個涉改單位的檔案管理工作提供所需保障。分配辦公室時，要根據(jù)檔案數(shù)量合理安排，為各單位提供所需辦公空間，打破辦公條件制約，妥善解決相關(guān)問題。此外，要督查各單位夯實基礎(chǔ)，增強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)工作，強(qiáng)化檔案庫房防護(hù)工作，采取有效措施提高檔案庫房防護(hù)等級，保證檔案庫的防火、防盜等，為檔案管理提供物質(zhì)保障，以保證檔案文件的安全。

3.3 提高檔案人員隊伍綜合素養(yǎng)

要定期開展檔案管理講座，將檔案管理工作注意事項印在檔案管理人員腦海中，提高檔案管理工作質(zhì)量。此外，要主動組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律，提高檔案人員綜合素養(yǎng)，確保人員懂法、知法，具備相應(yīng)法律意識。開設(shè)安全教育培訓(xùn)活動，借此增強(qiáng)檔案管理人員對檔案安全管理工作的認(rèn)識，為檔案文件安全提供相應(yīng)保障。

3.4 強(qiáng)化檔案管理部門機(jī)構(gòu)改革力度

增強(qiáng)檔案管理工作的同時，要強(qiáng)化檔案管理部門機(jī)構(gòu)改革力度，做好檔案管理機(jī)構(gòu)改革工作，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢。要盡量優(yōu)化檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案計劃，在不受編制人員數(shù)量減少的影響下，能確保檔案管理工作正常開展，檔案管理工作監(jiān)督強(qiáng)度逐漸增強(qiáng)。對于未根據(jù)公務(wù)員管理體制實施管理工作的機(jī)構(gòu)，要借助改革機(jī)會主動按照公務(wù)員體系優(yōu)化管理，以打消檔案管理機(jī)構(gòu)顧慮。

總結(jié)

綜上所述，機(jī)構(gòu)改革時期的檔案管理工作，要做好檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，合理安排辦公室布局，主動提高檔案人員綜合素養(yǎng)，加強(qiáng)人員法律意識，使其主動規(guī)范自身行為，根據(jù)要求落實相關(guān)工作，為檔案提供安全保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙曉輝.關(guān)于加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革期間檔案安全工作的思考[J].黑龍江檔案，2019（02）：18.

[2]韓貴林.在機(jī)構(gòu)改革過程中加強(qiáng)檔案管理工作之我見[J].蘭臺世界，2019（S2）：21.

[3]李愛敏.關(guān)于加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革期涉改單位檔案管理工作的幾點建議[J].中國科技投資，2019（09）：110.

作者簡介：肖茜（1992— ），大學(xué)學(xué)歷，平潭綜合實驗區(qū)行政服務(wù)中心檔案與大數(shù)據(jù)科檔案管理員，主要從事檔案管理工作。