基于檔案流動視域下的全過程檔案安全管理研究

祝金庫

摘 要：伴隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展和“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，檔案保護(hù)面臨的風(fēng)險和挑戰(zhàn)越來越大，如何實現(xiàn)檔案安全保管，成為擺在每個檔案工作者面前不能回避的問題。筆者以檔案保管機(jī)構(gòu)在存檔案流動為視角，闡述全過程安全管理的檔案保護(hù)新模式，供參考。

關(guān)鍵詞：安全;保護(hù);檔案;管理;全過程

檔案安全體系建設(shè)是檔案工作的重中之重，也是檔案工作者面前的永恒課題。檔案安全體系建設(shè)包括檔案實體安全和信息安全兩大部分。當(dāng)前，雖然已經(jīng)進(jìn)入信息社會和數(shù)字化時代，但做好檔案實體安全管理，仍意義重大。這是因為很多檔案仍然以實體形式保管，即使是進(jìn)行了數(shù)字化，其原始檔案依然具有原始性、憑證性、稀缺性、珍貴性、不可再生性等特點，是檔案資源體系建設(shè)中的寶貴財富[1 ]。

1 檔案實體保護(hù)工作的目標(biāo)、主要任務(wù)和基本原則

1.1 明確檔案實體保護(hù)的目標(biāo)

檔案實體保護(hù)的目標(biāo)是實現(xiàn)保存檔案的長期可用性。

1.2 明確檔案實體安全的具體任務(wù)

1.2.1 維護(hù)檔案實體的有秩序狀態(tài)，使其存放和使用中始終有序。

1.2.2 保護(hù)檔案實體的理化性狀，使其不受或少受損害。

1.3 明確檔案保護(hù)的基本原則

在實體檔案保管保護(hù)工作中應(yīng)堅持一些基本原則。

1.3.1 以防為主、防治結(jié)合[2 ]。

1.3.2 加強(qiáng)重點、兼顧一般。檔案的價值以及重要程度是有區(qū)別的，對重點保護(hù)對象投入的人力、物力要有所偏重。

1.3.3 注重災(zāi)備、減災(zāi)處突。主要是建立突發(fā)事件應(yīng)對預(yù)案，以防備災(zāi)害及各種突發(fā)事件可能造成的損害。

2 基于全過程安全管理的檔案保護(hù)主要內(nèi)容和措施

檔案保管機(jī)構(gòu)在存檔案流動，具有獨特特征，以庫房為中心，從管理流程出發(fā)，可以將實體檔案安全管理劃分為入庫檔案管理、在庫檔案管理和出庫檔案管理。檔案保管機(jī)構(gòu)要實現(xiàn)檔案實體安全，必須建立全流程思維、建立全過程安全管理的檔案保護(hù)新模式。

2.1 加強(qiáng)接收入庫檔案的消毒保護(hù)

2.1.1 做好入庫檔案消毒。采用檔案實時消毒、庫房消毒凈化、新載體防霉抑霉，及專門檔案消毒處理等方式。

2.1.2 加強(qiáng)收集中的檔案安全保護(hù)。建立檔案收集征集的安全管理制度;收集征集檔案進(jìn)庫前，要嚴(yán)密包裝、妥善運輸、專人護(hù)送，保證檔案安全;征集來的檔案應(yīng)及時歸檔，向管理部門移交。

2.1.3 加強(qiáng)整理中的檔案安全保護(hù)。檔案整理歸檔時，應(yīng)按檔案安全管理要求逐卷逐件進(jìn)行，慎重處理檔案原件;加強(qiáng)檔案整理中的日常保護(hù)，防范人為災(zāi)害、突發(fā)事件及不當(dāng)操作造成檔案的丟失或損毀。

2.2 做好在庫檔案的保管保護(hù)

2.2.1 配備庫房安全保護(hù)設(shè)備設(shè)施

2.2.1.1 安全監(jiān)控系統(tǒng)。門禁、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)，運行正常平穩(wěn)、安全可靠。周邊環(huán)境設(shè)置安全空間，安裝安全監(jiān)控設(shè)備。庫房安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)。涉密用房安裝信息屏蔽設(shè)施，涉密檔案的掃描、存儲、復(fù)印、傳真、縮微等辦公設(shè)備應(yīng)經(jīng)國家保密部門安全檢測，或由具備保密資質(zhì)的單位提供。

2.2.1.2 消防設(shè)備。安裝的自動報警、自動滅火系統(tǒng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，定期檢查其安全性、有效性。庫房、機(jī)房、整理室及裱糊室應(yīng)安裝防火報警和消防設(shè)備或者滅火系統(tǒng)。

2.2.1.3 檔案維護(hù)設(shè)備。安裝調(diào)控溫濕度設(shè)備，庫房配備溫濕度指示和調(diào)控裝置、通風(fēng)換氣與空氣凈化設(shè)備，相應(yīng)功率滿足溫濕度控制要求。檔案館配備消毒室和消毒設(shè)備、除塵設(shè)備、修裱工具等。

2.2.1.4 數(shù)字信息保護(hù)設(shè)備。專用機(jī)房配備防電磁干擾、防靜電、防塵、隔熱設(shè)施、過載保護(hù)裝置、電磁信號干擾器和不間斷電源。局域網(wǎng)絡(luò)布線合理規(guī)范，配備加密的數(shù)據(jù)庫存儲和傳輸設(shè)備。以上設(shè)備應(yīng)符合保管和保密要求[3 ]。

2.2.2 做好在庫檔案消毒

加強(qiáng)在庫檔案消毒管理，積極做好日常檔案消毒工作，制定自然災(zāi)害檔案搶救消毒預(yù)案，正確使用消毒設(shè)備，并建立有害微生物和害蟲的檢查機(jī)制。

2.2.3 搶救修復(fù)國家重點檔案及珍貴破損檔案

2.2.3.1 國家重點檔案及珍貴檔案的破損狀況及其分析。國家重點檔案及珍貴檔案在長期保管與利用狀況下都會出現(xiàn)不同程度破損：檔案材料的殘破與不全、外觀的改變與污損、字跡難以辨別和內(nèi)容圖像模糊不清、材料受酸性腐蝕與灼烤干熱的損壞以及粘結(jié)成“檔案磚”等。

2.2.3.2 實施破損檔案搶救修復(fù)的途徑與方法。修復(fù)指對破損的檔案進(jìn)行技術(shù)處理，去除有損檔案耐久性的不利因素，使檔案恢復(fù)原來的面貌。修復(fù)時應(yīng)明確檔案的價值與內(nèi)容的重要性，敏銳地診斷檔案的材質(zhì)、破損等情況，謹(jǐn)慎地確定修復(fù)搶救方案;認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行修復(fù)操作，及時觀察檔案的情況;科學(xué)地對修復(fù)結(jié)果進(jìn)行全面的評判。

2.2.3.3 修復(fù)破損檔案時應(yīng)遵循三個原則。一是有利于檔案制成材料耐久性;二是盡量保持檔案原貌;三是使用的修復(fù)方法要經(jīng)過試驗。此外，在修復(fù)中應(yīng)注意原件與被修復(fù)部分的可鑒別、整舊如舊、最小干預(yù)，以及效果自我評定與專家評鑒相結(jié)合。

2.2.3.4 明確修復(fù)破損檔案操作流程

2.2.3.4.1 接收、登記、觀察需修復(fù)的檔案。

2.2.3.4.2 評估檔案的受損情況，材質(zhì)的屬性、材料損壞情況及致其破壞的因素等。

2.2.3.4.3 初步確定進(jìn)行搶救與修復(fù)的方案。

2.2.3.4.4 對修復(fù)方法進(jìn)行試驗，檢驗方法的可行性。

2.2.3.4.5 進(jìn)行檔案的修復(fù)處置，及時觀察檔案的狀態(tài)，直至達(dá)到理想的修復(fù)效果。

2.2.3.4.6 總結(jié)經(jīng)驗并形成示范性的修復(fù)方法。在修復(fù)破損檔案時應(yīng)關(guān)注擬定的檔案修復(fù)搶救方案的適宜性，修復(fù)過程中進(jìn)行觀察、記錄、調(diào)整，及時處置，完成搶救修復(fù)后進(jìn)行評定。