檔案資源體系建設(shè)視域下檔案保護(hù)的新理念新趨勢(shì)

王建華

摘 要：保護(hù)是檔案管理永恒的話題和檔案資源體系建設(shè)的重要內(nèi)容之一。伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，檔案保護(hù)除了面臨傳統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，還面對(duì)數(shù)字化時(shí)代特有的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。筆者從檔案保護(hù)的迫切性和必要性出發(fā)，分析了檔案保護(hù)的傳統(tǒng)方法及不足，探討新理念和新趨勢(shì)，提出檔案保護(hù)建議，供參考。

關(guān)鍵詞：檔案保護(hù);檔案資源;新理念;新趨勢(shì)

檔案保護(hù)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、支撐性工作，在管好檔案、用好檔案、服務(wù)社會(huì)等方面具有重要作用。檔案工作人員特別是從事檔案保護(hù)工作人員使命光榮、責(zé)任重大，需要從檔案館庫建設(shè)的庫房選址、有害因素的“八防”，到檔案流通環(huán)境的條件維護(hù)等方面展開工作，實(shí)現(xiàn)檔案保護(hù)與全過程安全管理[1 ]。

1 檔案保護(hù)的迫切性和必要性

1.1 檔案是不可再生的珍貴資源

檔案具有原始性和唯一性，是一種不可再生的資源。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，對(duì)檔案資源的開發(fā)力度越來越大，頻繁利用甚至損壞檔案的現(xiàn)象日漸突出，因而解決這些問題迫在眉睫。

1.2 檔案經(jīng)常面臨被破壞和危險(xiǎn)

檔案從收集整理到保管利用各環(huán)節(jié)都存在被破壞的危險(xiǎn)。例如紙質(zhì)檔案在長期的存放過程中會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃變脆、字跡褪色的情況;不適宜的庫房溫濕度保管環(huán)境造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象;經(jīng)常性地復(fù)印檔案造成的損害也隨處可見。

2 傳統(tǒng)檔案保護(hù)主要方法

傳統(tǒng)的檔案保護(hù)主要是檔案庫房檔案安全保護(hù)的“十防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲、防磁、防污染等）、“溫濕度調(diào)控”、修復(fù)破損檔案及檔案復(fù)制等[2 ]。具體方法如下。

2.1 對(duì)有害生物的防治

在整理完畢后將檔案放入冰柜一段時(shí)間，用冷凍法殺滅害蟲;在檔案庫房內(nèi)放置藥物，并營造合適的檔案保管環(huán)境，以減少檔案發(fā)霉、變質(zhì)等。

2.2 對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)

通過檔案的加固和裝裱等手段，修復(fù)檔案，延長檔案壽命。

2.3 對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化

制作檔案數(shù)字化副本，封存原件，減少對(duì)檔案原件的損害。

2.4 用專門設(shè)備保護(hù)珍貴檔案

如某大學(xué)珍品檔案陳列室擁有相當(dāng)數(shù)量的珍貴檔案，該陳列室配備專用的恒溫恒濕設(shè)備及專門的氣體滅火控制系統(tǒng)，并使用了價(jià)值不菲的樟木柜（防蟲防蛀、驅(qū)霉隔潮）存放檔案，保護(hù)效果非常明顯。

3 檔案保護(hù)存在的主要不足

3.1 缺乏檔案保護(hù)專業(yè)技術(shù)人員

如某大學(xué)檔案館作為西南地區(qū)規(guī)模最大的高校檔案館，沒有一個(gè)接受過高等教育的專職檔案保護(hù)人員。

3.2 檔案保護(hù)體系建設(shè)缺乏系統(tǒng)性

檔案資源、檔案利用和檔案保護(hù)共同構(gòu)成了檔案三大體系，足以說明了檔案保護(hù)的重要性。但多數(shù)部門未開展甚至還有不少部門不知道需要對(duì)本部門的檔案保護(hù)體系從微觀技術(shù)層面到宏觀管理層面做有效的全面評(píng)估[3 ]。

3.3 檔案保護(hù)應(yīng)急管理流于形式

檔案災(zāi)害性事件的應(yīng)急管理是檔案保護(hù)體系中極為重要的一環(huán)，但檔案管理機(jī)構(gòu)的應(yīng)急處理方案普遍存在不完整、缺乏針對(duì)性演練及改進(jìn)等問題。如一些單位的應(yīng)急演練多是進(jìn)行消防和逃生，對(duì)在緊急情況下如何對(duì)檔案實(shí)施有效保護(hù)涉及的少，流于形式，明顯本末倒置[4 ]。

3.4 工作人員缺乏保護(hù)意識(shí)

強(qiáng)調(diào)檔案的利用和管理，對(duì)檔案的保護(hù)相對(duì)忽視的現(xiàn)象在各級(jí)檔案部門普遍存在。檔案破損、發(fā)霉等情況很多是由于相關(guān)工作人員缺乏保護(hù)意識(shí)所導(dǎo)致。

3.5 檔案庫房和設(shè)備不達(dá)標(biāo)

檔案庫房大多由辦公用房改造而成，并未對(duì)庫房的門窗采取相應(yīng)的防火防盜措施，而且?guī)旆块T窗的材質(zhì)也無法做到防熱防潮。多數(shù)基層單位檔案保護(hù)設(shè)備不符合要求，庫房多采用熒光燈或節(jié)能燈等照明設(shè)備，這些燈具放出的光線中含有較多的紫外線，不利于檔案保護(hù)。

3.6 電子檔案保護(hù)技術(shù)措施明顯不足

目前技術(shù)不成熟，給電子檔案保護(hù)工作帶來了不少難題[5 ]。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全在檔案保護(hù)體系中就更加關(guān)鍵和重要，但現(xiàn)實(shí)中普遍缺乏前瞻性強(qiáng)、針對(duì)性明確的檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理和應(yīng)急處置程序。有些部門雖然制定了網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的檔案保護(hù)應(yīng)急處置程序，但很少能進(jìn)行具有實(shí)戰(zhàn)意義的應(yīng)急演練。

4 檔案保護(hù)應(yīng)堅(jiān)持和把握的新理念、新趨勢(shì)

4.1 檔案保護(hù)應(yīng)該堅(jiān)持的新理念

4.1.1 堅(jiān)持動(dòng)態(tài)保護(hù)理念。檔案保護(hù)貫穿于檔案運(yùn)行的動(dòng)態(tài)全過程，從檔案的形成、歸檔整理、入庫保管，到利用服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，都需要實(shí)施有效管理和科學(xué)保護(hù)[6 ]。這種動(dòng)態(tài)性體現(xiàn)在檔案庫房管理保護(hù)的適時(shí)性，在繼續(xù)加強(qiáng)相對(duì)靜態(tài)的檔案庫房保護(hù)前提下，擴(kuò)展保管保護(hù)的工作范圍。需要前移做好檔案形成的前端監(jiān)督，也要后延強(qiáng)化檔案利用的后端監(jiān)管指導(dǎo)，確保檔案載體與信息的有效存儲(chǔ)和長期讀取。

4.1.2 堅(jiān)持整體性保護(hù)理念。應(yīng)在思想觀念層面進(jìn)行認(rèn)識(shí)的調(diào)整和改變;應(yīng)在管理層面加強(qiáng)各項(xiàng)法規(guī)、制度的完善與執(zhí)行;還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)保護(hù)規(guī)范的制定和貫徹，確保操作規(guī)程與檔案運(yùn)行的規(guī)范化。應(yīng)在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范指導(dǎo)下，推進(jìn)檔案實(shí)體保護(hù)、人員規(guī)范操作、技術(shù)方法與設(shè)備設(shè)施的保障、環(huán)境的監(jiān)測(cè)和管控，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)保護(hù)方式的轉(zhuǎn)型，確保檔案實(shí)體和信息的安全。

4.1.3 堅(jiān)持全過程安全管理理念。檔案管理全過程包含檔案的“收、管、用”，主要包括：接收征集、整理歸檔、保管保護(hù)與修復(fù)、開發(fā)利用與編研等過程。檔案保護(hù)必須關(guān)注入庫檔案的安全，實(shí)現(xiàn)與檔案利用的結(jié)合，確保檔案原件保護(hù)、數(shù)字信息安全[7 ]，以及利用服務(wù)中的瀏覽展示。應(yīng)研究推進(jìn)安全保護(hù)與整理工作、保管、開發(fā)利用的結(jié)合，更好地實(shí)現(xiàn)檔案全過程安全管理的目標(biāo)。

4.1.4 堅(jiān)持充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性理念。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，樹立檔案保護(hù)意識(shí)。不僅要增加檔案管理人員的基礎(chǔ)檔案知識(shí)儲(chǔ)備，還要開展對(duì)檔案管理人員的檔案保護(hù)技術(shù)的培訓(xùn)工作，讓檔案工作人員能夠針對(duì)本單位檔案的具體情況采取相應(yīng)正確的檔案保護(hù)措施，不斷提高檔案保護(hù)水平。