信息化檔案管理安全防范存在的問題與對策

摘 要：檔案信息化的發(fā)展，使檔案管理工作發(fā)生了根本性的變化。隨著經(jīng)濟(jì)社會和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，信息化檔案管理安全面臨一些隱患，需要引起我們足夠的重視，采取有效的防范措施，排除所面臨的隱患，確保檔案安全。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;安全;問題;對策

檔案信息化的發(fā)展，使檔案管理工作發(fā)生了根本性的變化。隨著經(jīng)濟(jì)社會和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，信息化檔案管理安全面臨一些隱患，需要引起我們的足夠重視，采取有效的防范措施，排除所面臨的隱患，確保檔案安全，更好地促進(jìn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化。本文試對這一問題進(jìn)行初步的探討，供參考。

1 信息化檔案管理安全防范的重要性

實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。信息化檔案管理能讓檔案管理更加高效安全，節(jié)省人力、物力和財(cái)力。信息化檔案管理所占存儲空間遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于紙質(zhì)檔案的管理，提升檔案管理中心的工作效率。但是因?yàn)樾畔⑸鐣牟粩喟l(fā)展，使得在信息化檔案管理中也出現(xiàn)了一定的安全隱患。信息化檔案管理更容易受到網(wǎng)絡(luò)木馬病毒、非法訪問和黑客攻擊，其安全受到嚴(yán)重威脅。所以，檔案管理機(jī)構(gòu)只有加強(qiáng)對信息化檔案管理的安全防范措施，讓檔案管理工作人員牢固樹立安全意識，做好安全防范工作，才能讓檔案資料免受外界的攻擊，防止檔案資料的遺失、泄露及損壞。只有加強(qiáng)管理，才能促進(jìn)信息化檔案管理的工作順利開展。

2 信息化檔案管理存在的主要安全隱患

2.1 檔案可能遭受網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客攻擊

信息化檔案管理在網(wǎng)絡(luò)中有可能受到病毒和黑客的攻擊，從而給信息安全帶來了嚴(yán)重威脅。一些正在運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在安全風(fēng)險(xiǎn)，容易受到病毒和黑客攻擊，造成檔案資料的遺失和泄露，也讓不法分子利用檔案牟利，造成嚴(yán)重后果。

2.2 檔案管理中心工作人員素質(zhì)較低

我國一些單位檔案管理人員素質(zhì)比較低，而且專業(yè)知識水平也不足，學(xué)歷水平達(dá)不到要求，檔案管理工作效率和質(zhì)量較低。而外聘的工作人員也并不了解檔案管理中心的具體情況，加上外聘人員自身的管理經(jīng)驗(yàn)也不足，所學(xué)到的理論知識不能與實(shí)際操作相結(jié)合，導(dǎo)致信息化檔案管理較難。

2.3 信息化檔案管理的模式過于混亂

信息化檔案管理正在處于發(fā)展階段，許多檔案管理并沒有統(tǒng)一的管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，造成了各類檔案并沒有進(jìn)行統(tǒng)一的分類，分類編號也沒有編好，著錄的兼容性也比較低，導(dǎo)致了檔案管理工作效率低，電子檔案也不能得到統(tǒng)一管理和有效共享。還有，各個(gè)地方的差異性也比較大，造成了檔案管理過程中的辦公室自動化軟件不兼容，信息技術(shù)設(shè)備的功能水平不一，很難實(shí)現(xiàn)共享。

2.4 信息化檔案傳輸過程中的安全問題

在信息化的檔案管理中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不一致使得檔案管理也有著不一樣的管理方式。而有些檔案信息隨著時(shí)間的推移，也會增加數(shù)據(jù)的占比，構(gòu)成形態(tài)也變得各式各樣，以及檔案管理工作人員在電子檔案保存時(shí)的格式不統(tǒng)一，加上檔案信息的來源比較廣，而檔案管理不同軟件所生成的電子檔案格式也不一定相同，從而增加了檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)。而網(wǎng)絡(luò)又有開放性特點(diǎn)，因此在對電子檔案的管理過程中要注意計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不足和漏洞，才能有效避免網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的非法攻擊，否則會導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)遭到破壞，使信息泄漏。但是當(dāng)前的信息安全技術(shù)的發(fā)展還存在著不足，不能很好地保證信息化檔案管理的安全。加上我國的一些信息化管理設(shè)備仍依賴于進(jìn)口設(shè)備，安全隱患更大。

2.5 信息化檔案管理給檔案真實(shí)性帶來威脅

檔案管理工作人員在實(shí)施檔案資料錄入或者是圖像處理的過程中，有可能會因?yàn)楣ぷ鬟^程的不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致對工作不經(jīng)意間的疏忽，從而造成檔案信息的修改及損壞，無法保證檔案的原始性和真實(shí)性，嚴(yán)重的話還可能會造成檔案信息數(shù)據(jù)的丟失。

3 消除信息化檔案管理安全隱患的對策措施

3.1 健全信息化檔案管理安全保障系統(tǒng)

應(yīng)建立健全信息化檔案管理的安全保障系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案信息管理程序，聘請專業(yè)人才管理信息化檔案，確保其安全。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采用正版的殺毒軟件，才能在工作時(shí)避免木馬病毒的攻擊。制定符合實(shí)際且具有約束力的信息化檔案管理制度，落實(shí)到檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)中。還應(yīng)建立起檔案管理責(zé)任體制，在工作中如果誰出了錯(cuò)就要負(fù)起相應(yīng)的責(zé)任，互相監(jiān)督。建立起安全的檔案信息保障系統(tǒng)，才能推進(jìn)信息化檔案管理服務(wù)和工作的進(jìn)一步提升，讓檔案管理工作開展得更加順利?？稍跈n案管理工作中讓工作人員進(jìn)行互相監(jiān)督，以防發(fā)生細(xì)節(jié)上的錯(cuò)誤而未及時(shí)發(fā)現(xiàn)，對檔案信息化管理造成極大損失。檔案管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)可以制定賞罰分明的政策，在工作過程中沒有發(fā)生過錯(cuò)誤的，可以進(jìn)行獎勵(lì);而對于出錯(cuò)的員工，進(jìn)行指正，讓其在管理工作中更加小心仔細(xì)，讓安全保障系統(tǒng)更加安全可靠。

3.2 培養(yǎng)和引進(jìn)優(yōu)秀人才

檔案管理中心應(yīng)培養(yǎng)和引進(jìn)高素質(zhì)的優(yōu)秀人才。從內(nèi)部來說，應(yīng)對原來的工作人員加強(qiáng)訓(xùn)練和培養(yǎng)。如對一些專業(yè)知識不太熟悉的老員工，定期進(jìn)行培訓(xùn)，讓員工對新的工作融會貫通，才能及時(shí)止損。應(yīng)定期考核員工的專業(yè)管理水平，考核不合格的督促改進(jìn)，讓員工時(shí)刻保持警惕，對檔案管理工作水平的提升更加上心，提高員工的檔案管理專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)。對外部，要引進(jìn)有管理經(jīng)驗(yàn)專業(yè)技術(shù)的高素質(zhì)人才，打造一支強(qiáng)有力的信息化檔案管理復(fù)合型人才，讓其既充分了解檔案管理的傳統(tǒng)模式和方法，還掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)下的信息化檔案管理業(yè)務(wù)，成為理論知識和實(shí)際操作相結(jié)合的高質(zhì)量檔案管理人才。

3.3 建立全國統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

在全國建立起統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，才能對現(xiàn)有檔案管理存在的弊端進(jìn)行有效的整合，讓信息化檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)。國家應(yīng)依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和行政機(jī)關(guān)的力量，制定實(shí)施有效的標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息化管理業(yè)務(wù)流程，讓檔案管理工作人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來開展工作，打破檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的局面。各單位在開展檔案管理工作時(shí)，工作人員應(yīng)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行操作，對檔案進(jìn)行劃分歸類，檔案編號和目錄都要按照標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式來進(jìn)行編制，這樣在進(jìn)行信息化檔案管理工作時(shí)才會更加便捷和高效。

3.4 健全檔案信息化管理的制度

應(yīng)制定科學(xué)而又健全的檔案信息化管理制度，使這項(xiàng)工作有章可循。制定科學(xué)健全的信息化管理制度，不僅能讓我國信息化檔案管理能順利實(shí)施，還能讓我國檔案管理信息更加安全，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的運(yùn)行也會更加穩(wěn)定。當(dāng)然，各單位在開展這項(xiàng)工作時(shí)，都應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定適合自己的檔案管理規(guī)章制度，不斷更新和完善檔案管理系統(tǒng)，確保檔案安全，防止出現(xiàn)檔案遺失、無效、篡改、泄露、損毀等不良情況。同時(shí)也要提高管理人員的計(jì)算機(jī)操作和職業(yè)道德水平，解決在實(shí)際操作過程中存在的隱患問題，確保檔案管理安全。

3.5 跟上國際信息化檔案管理安全技術(shù)發(fā)展步伐

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，西方一些發(fā)達(dá)國家在檔案管理中已經(jīng)運(yùn)用到了許多保護(hù)技術(shù)，如：密碼技術(shù)、鑒別技術(shù)以及軟件保護(hù)技術(shù)等。這些技術(shù)也讓他們的檔案管理變得更加安全。我們應(yīng)該借鑒他們的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，采用西方發(fā)達(dá)國家的保護(hù)技術(shù)，結(jié)合我國檔案管理中的優(yōu)秀部分，物盡其用，提高我國的信息化檔案管理的安全保障措施，促進(jìn)信息化檔案管理安全防范技術(shù)的發(fā)展。

隨著信息化社會的不斷發(fā)展，過去的信息化檔案管理安全防范工作已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的要求。我們應(yīng)強(qiáng)化新型信息化管理安全防范技術(shù)的研發(fā)、引進(jìn)及應(yīng)用，更好地保證信息化檔案管理的安全，使其更好地發(fā)揮作用，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄭寧芳.電子檔案信息化管理及信息安全技術(shù)防范[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2010，29（12）：98—99.

[2]魏明.信息化檔案管理安全防范策略分析[J].卷宗，2020，10（3）：115.

[3]郭丹.高校檔案信息化管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)研究[J].湖北函授大學(xué)學(xué)報(bào)，2018，31（2）：44—45.

[4]呂品晶.電子檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)與不安全因素防范[J].蘭臺內(nèi)外，2020（10）：33—34.

作者簡介：王健，長春市工人運(yùn)動研究所副研究館員。