高校智慧檔案館的智能管理存在問題及方略

徐潔

摘 要：高校智慧檔案館的建設(shè)與運營，提高了檔案服務(wù)效能。但隨著智慧檔案館的應(yīng)用和推廣，一些管理問題也浮出水面，影響了自身的發(fā)展。高校智慧檔案館應(yīng)尋求根本性的轉(zhuǎn)型與突破，通過建立分布式檔案管理架構(gòu)、引入顆?；瘷n案管理方式等途徑，增強(qiáng)智能管理效能，提高服務(wù)價值。

關(guān)鍵詞：高效;智慧檔案館;智能管理;方略

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)深入發(fā)展的背景下，高校通過深度的技術(shù)自研和銜接，推動了智慧檔案館的建設(shè)、運營與發(fā)展，使檔案信息資源的管理效能得到了大幅度的提高。但隨著高校智慧檔案館的發(fā)展，面臨一些新的問題，影響了其建設(shè)進(jìn)程。本文從高校智慧檔案館的運營管理問題切入，尋求構(gòu)建完善的智能管理體系，以便更好地釋放智慧檔案館的智能管理效力。

在當(dāng)前的高校智慧檔案館管理工作中，主要以傳統(tǒng)的檔案管理團(tuán)隊為基礎(chǔ)，運用新的智慧技術(shù)智能渠道和智能設(shè)備，為相關(guān)各方提供檔案信息資源服務(wù)與支持。智慧檔案館的管理方式也進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整和升級，引入了更開放的自主管理和自主維護(hù)機(jī)制，為檔案資源需求方提供了更多的管理權(quán)限，也切實增強(qiáng)了智慧檔案館管理的效能[1 ]。

1 高校智慧檔案館管理存在的主要問題

當(dāng)前，在智慧檔案館管理中，高校仍重視傳統(tǒng)的管理模式和結(jié)構(gòu)，更強(qiáng)調(diào)通過穩(wěn)定、專項、固化的管理來保障智慧檔案館的應(yīng)用和發(fā)展。雖然這種相對保守的管理模式保障了智慧檔案館在初期階段的運營和發(fā)展，但面對日新月異的技術(shù)革新、需求革新和模式革新，高校智慧檔案館還面臨一些新問題，正在影響智慧檔案館服務(wù)效能的提高和突破。

1.1 管理結(jié)構(gòu)問題

以專業(yè)管理團(tuán)隊為主，進(jìn)行定向的檔案資源管理，是當(dāng)前高校智慧檔案館沿用的主要模式。這一模式對管理者的要求相對較高，需要管理團(tuán)隊擁有豐富的檔案管理知識、技能和經(jīng)驗，并根據(jù)智慧檔案館的實際運營需求來進(jìn)行靈活的管理支持。但在運營過程中發(fā)現(xiàn)，由專業(yè)團(tuán)隊管理的智慧檔案館，無法全面深入管理細(xì)節(jié)，難以切實保障管理的及時性，與智慧檔案館高效、便捷、開放的特性出現(xiàn)了一定的矛盾。特別是在滿足使用者需求上，專業(yè)團(tuán)隊能夠發(fā)揮的管理作用越來越少，面對高頻、高標(biāo)準(zhǔn)、高訪問量的管理現(xiàn)象，現(xiàn)有管理結(jié)構(gòu)承受的壓力越來越大，正在面臨管理結(jié)構(gòu)瓦解的威脅[2 ]。

1.2 管理方式問題

這個問題主要表現(xiàn)在智慧化發(fā)展要求與傳統(tǒng)式工作方式的矛盾上。實際工作中，看似已經(jīng)使用了大量的智能工具，根本的管理方式卻是傳統(tǒng)方式，工作人員只能被動進(jìn)行表層的管理。從實踐觀察中可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前管理方式相對滯后，難以形成更深層次和更廣范圍的檔案資源管理。在現(xiàn)有管理工作中，管理人員主要是借助“以用代管”的方式，根據(jù)使用者的需求來推動相應(yīng)的管理工作，在滿足使用者需求的同時，完成對相應(yīng)內(nèi)容或?qū)?yīng)資源的優(yōu)化和維護(hù)。特別是在智慧化、遠(yuǎn)程化和信息化手段不斷完善之后，管理者可以借助更多元的工具支持，來定向輸出管理支持，方便使用者進(jìn)行資源的調(diào)用[3 ]。

這種“以用代管”的管理方式，將管理視野局限在相對狹小的范圍之內(nèi)，無法深層次挖掘現(xiàn)有資源的內(nèi)在價值，也不利于對高校檔案資源進(jìn)行持續(xù)、高頻、深入、廣泛的優(yōu)化和維護(hù)，很容易出現(xiàn)檔案資源管理維護(hù)不及時而引發(fā)的疏漏。

1.3 管理速率問題

智慧檔案館投入使用切實方便了使用者，大大提高了檔案服務(wù)的效率，也進(jìn)一步抬高了需求者的使用預(yù)期。越來越多需求者希望得到更高標(biāo)準(zhǔn)、更高速率、更高質(zhì)量的檔案服務(wù)，但現(xiàn)有的檔案管理速率已經(jīng)進(jìn)入發(fā)展的瓶頸期，盡管有更多工具和更多渠道的支持，也很難打破傳統(tǒng)管理架構(gòu)下的速率極限。更為關(guān)鍵的是，在智慧檔案館的發(fā)展過程中，管理速率提高，將是相關(guān)各方的共同要求和共同訴求，漸進(jìn)式的速率提高方式，無法深度滿足速率要求，也不適合當(dāng)前全面升級的發(fā)展要求。智慧檔案館不智慧、不高效、不方便的聲音已經(jīng)出現(xiàn)，且會逐步增多、增大。

2 高校智慧檔案館的智能管理方略

針對上述問題，高校智慧檔案館唯有從“智慧”這一核心要點切入，明確智慧管理方略，進(jìn)行深層次的改革和根本性的轉(zhuǎn)變，才能切實展現(xiàn)智慧檔案館的智慧效能，深度滿足各方要求，全面發(fā)揮其效能。

2.1 分布式智能管理方略

這種方略主要是針對當(dāng)前智慧檔案館管理結(jié)構(gòu)上存在的問題，嘗試引入分布式管理的新理念，構(gòu)建扁平化的管理結(jié)構(gòu)。所謂分布式智能管理，就是將管理權(quán)限通過分發(fā)的方式，交由相應(yīng)的使用者、需求者和管理者，共同對智慧檔案館的資源進(jìn)行管理。在這種管理架構(gòu)中，相關(guān)各方可根據(jù)自己的使用權(quán)限，對特定的檔案資源進(jìn)行自定義管理和自主化管理，而檔案館的管理團(tuán)隊僅需對其管理過程進(jìn)行監(jiān)督、記錄和反饋，即可由具備較高專業(yè)素養(yǎng)的人士，對其專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的檔案和信息進(jìn)行精細(xì)化的高效管理。采用這種方式，不僅會大大降低管理團(tuán)隊的壓力，還會切實提高管理結(jié)構(gòu)的合理性，使智慧檔案館真正服務(wù)于各方，讓智慧檔案館的管理結(jié)構(gòu)問題化解于全新的分布式管理過程之中。采用這種方式，還將讓管理團(tuán)隊的管理經(jīng)驗、知識和能力分發(fā)到更多參與管理的主體，讓智慧檔案館的管理標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到更為理想的狀態(tài)[4 ]。

在這種管理結(jié)構(gòu)中，參與智慧檔案館管理工作、使用其資源信息的相關(guān)各方，都將成為檔案館的管理者，承擔(dān)起資源管理的責(zé)任，并根據(jù)自身實際需求，對資源進(jìn)行個性化調(diào)整和優(yōu)化，讓智慧檔案館憑借智能技術(shù)的深度應(yīng)用，形成“服務(wù)人人，便利人人，能夠在人人參與中，不斷進(jìn)化的動態(tài)智慧檔案館”。另外，分布式機(jī)制的引入，還將為智慧檔案館的安全保障、資源存儲、資源分發(fā)等提供更多的渠道支持，讓智慧檔案館擁有更為堅實的管理基礎(chǔ)。

2.2 顆?；悄芄芾矸铰?/p>

這種方略是指在檔案管理過程中，采用更具效能性的智能管理方式，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，建立以標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)簽為主的檔案管理顆?；w系，并由相關(guān)管理團(tuán)隊，使用群體或維護(hù)團(tuán)隊，對這些獨立但完整的，體量更小的顆粒進(jìn)行精細(xì)化的管理和維護(hù)[5 ]。