操作應用檔案管理系統(tǒng)的幾點思考

許麗

摘 要：本文指出了操作應用檔案管理系統(tǒng)過程中存在的問題，提出了對操作應用檔案管理系統(tǒng)的幾點認識，即充分利用檔案管理系統(tǒng)的功能;明確檔案管理系統(tǒng)管理權限設置;在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)實施全過程監(jiān)控、全過程管理和流程化銜接。

關鍵詞：操作;檔案;管理系統(tǒng);思考

隨著辦公信息化的迅速發(fā)展，多數(shù)單位都安裝使用了檔案管理系統(tǒng)。但是，很多基層單位檔案人員對檔案管理系統(tǒng)功能了解不夠，在實際工作中檔案管理系統(tǒng)許多功能并沒有得到開發(fā)使用。這一現(xiàn)狀亟需得到改善。

1 應用檔案管理系統(tǒng)過程存在的問題

1.1 對檔案管理系統(tǒng)功能應用了解不夠

很多檔案人員沒有深入了解和掌握檔案管理系統(tǒng)功能，文件歸檔、檔案管理和利用等環(huán)節(jié)不能有效在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)進行。例如，有的單位在使用檔案系統(tǒng)時，只注重文件運轉(zhuǎn)過程，未考慮到辦理完畢后的電子文件歸檔問題，使其在網(wǎng)絡中處于失控狀態(tài)，沒有達到文檔一體化管理要求;有的單位在檔案系統(tǒng)應用時雖然考慮了電子文件歸檔，但由于需求不夠完整、規(guī)范，缺乏對電子文件生命周期整個過程的全面監(jiān)控，致使電子文件管理與歸檔達不到規(guī)范、科學的要求，電子文件真實、完整、有效性不能得到充分保證。

1.2 檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)沒有對接

辦公自動化系統(tǒng)是實現(xiàn)單位內(nèi)部各部門之間以及內(nèi)外部之間辦公信息的收集與處理、流動與共享，實現(xiàn)科學決策的信息系統(tǒng)。很多基層單位檔案管理系統(tǒng)未能與其有效對接，統(tǒng)一應用。在電子公文起草處理階段，只注重電子文件的起草、審核、校對、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，沒有注重其歸檔與管理的需求，歸檔電子文件不能及時掛接到檔案管理系統(tǒng)。

1.3 檔案管理系統(tǒng)操作職責和權限不清晰

在一些已經(jīng)安裝使用檔案管理系統(tǒng)的單位，由于檔案管理系統(tǒng)操作職責和權限不清晰，絕大多數(shù)的檔案部門只能被動接收電子文件，不能介入對電子文件質(zhì)量和數(shù)量的監(jiān)控工作中，有關部門歸檔什么電子文件，檔案部門就接收什么電子文件，這些文件是否為最終版本，是否被非法修改過，檔案部門并不清楚。這種被動接收電子文件的局面，既不利于保證歸檔電子文件的真實性、完整性和安全性，也不利于電子檔案在日后得到有效的識別和利用。

2 對操作應用檔案管理系統(tǒng)的幾點認識

2.1 充分利用檔案管理系統(tǒng)的功能

檔案人員要認真學習檔案管理系統(tǒng)操作手冊，包括系統(tǒng)概述、系統(tǒng)特點、系統(tǒng)技術架構的先進性、系統(tǒng)基礎功能以及增強功能描述、系統(tǒng)安裝部署的技術規(guī)格說明以及產(chǎn)品支持的各種平臺說明。熟悉掌握檔案管理系統(tǒng)包含哪些功能模塊，清晰掌握收文管理、發(fā)文管理、文件歸檔、檔案管理、檔案利用等模塊功能，熟悉操作程序、操作要點和注意事項，等等。

2.2 明確檔案管理系統(tǒng)管理權限設置

2.2.1 工作職責和管理權限。根據(jù)檔案管理系統(tǒng)業(yè)務需求，系統(tǒng)涉及的業(yè)務對象主要包括系統(tǒng)管理員、檔案管理人員和檔案利用人員。檔案利用人員則包括所有使用檔案的人員。在檔案管理系統(tǒng)使用過程中，明確規(guī)定電子文件生成和流轉(zhuǎn)部門的職責和權限，賦予檔案部門瀏覽電子文件形成、運轉(zhuǎn)、發(fā)布、歸檔全過程的權限，實現(xiàn)對電子文件形成、運轉(zhuǎn)、歸檔全過程的監(jiān)控，有效地保證電子文件的質(zhì)量。

2.2.2 權限設置的必要性。在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)可以根據(jù)不同的用戶角色賦予設置不同的功能與數(shù)據(jù)權限，按照功能權限的不同，展現(xiàn)不同的功能界面與菜單，根據(jù)數(shù)據(jù)權限的不同，檔案部門只有充分了解系統(tǒng)中生成的電子文件數(shù)量、流轉(zhuǎn)部門、從生成到流轉(zhuǎn)再到歸檔的時間及操作者，才能確保電子文件的質(zhì)量。

2.2.3 權限設置的具體規(guī)定。在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)賦予檔案部門瀏覽電子文件運轉(zhuǎn)及歸檔各環(huán)節(jié)的權限，并對收文、發(fā)文、文件歸檔各個程序、各個工作環(huán)節(jié)的責任人及權限進行設置，明確各方責任、權限，便于操作和執(zhí)行。

2.2.3.1 收文環(huán)節(jié)。在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)明確簽收、登記、審核、催辦、擬辦、批辦、承辦等工作環(huán)節(jié)的責任人，并強調(diào)業(yè)務部門要將辦理完畢的電子文件隨時存入本部門辦結庫積累，集中保管，統(tǒng)一處理。

2.2.3.2 發(fā)文環(huán)節(jié)。在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)規(guī)定草擬文件、審核、簽發(fā)、復核、登記等工作環(huán)節(jié)的責任人，強調(diào)文秘部門對登記后的電子文件定稿及發(fā)文稿紙應及時退還文件形成部門兼職檔案員，由該部門兼職檔案員將其隨時存入本部門辦結庫積累，集中保管，統(tǒng)一處理。

2.2.3.3 歸檔環(huán)節(jié)。在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)規(guī)定電子文件從鑒定到歸檔的工作流程及各工作環(huán)節(jié)的責任人。為保證電子文件的質(zhì)量，檔案部門應當對電子文件形成的全過程實行監(jiān)督和指導。

2.3 在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)實施全過程監(jiān)控

2.3.1 實施一體化原則。對辦公自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件實施從文件產(chǎn)生到歸檔的一體化管理，從文件的生成階段就要對其質(zhì)量進行監(jiān)控，對文件轉(zhuǎn)化到檔案的整個過程進行全面控制和綜合管理。該舉提升了電子檔案在檔案信息化建設方面的優(yōu)勢，幫助單位更快、更好、更有條理地保存和使用單位內(nèi)部的寶貴資源。

2.3.2 堅持完整性原則。檔案管理的主要對象包括檔案實體、檔案目錄、各種形式的電子檔案等。全面考慮電子文件的形成、收集、積累、鑒定與歸檔，電子檔案管理與利用以及系統(tǒng)維護的需要，在電子文件形成與歸檔、電子檔案保管與利用以及維護等各個環(huán)節(jié)工作中，檔案管理系統(tǒng)的各項功能都能得到完整體現(xiàn)。

2.3.3 優(yōu)化實用性原則。檔案管理系統(tǒng)的功能是為了規(guī)范本單位辦公自動化系統(tǒng)中的電子文件管理，主要解決檔案的自動收集，檔案的實體保管，電子檔案的管理和利用三方面主要功能。充分熟悉和掌握辦公自動化系統(tǒng)情況和實際工作需要，有利于檔案管理系統(tǒng)操作功能的實現(xiàn)。

2.3.4 落實規(guī)范性原則。檔案管理系統(tǒng)的功能需求是嚴格依據(jù)國家相關標準和規(guī)范文件編制的。在實際工作中，如公文的收、發(fā)環(huán)節(jié)，公文的歸檔與管理環(huán)節(jié)，都是依據(jù)國家發(fā)布的標準執(zhí)行。特別在歸檔電子文件的標準格式上，與《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的保持高度一致。