數(shù)字化檔案管理面臨的制約因素及改進(jìn)措施

潘媛

摘 要：數(shù)字化檔案管理有利于提高檔案管理的質(zhì)量、效率和安全性，解決紙質(zhì)檔案管理存在的占用空間大、環(huán)境要求高、人員工作量大等弊端，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。當(dāng)前，數(shù)字化檔案管理還面臨一定的制約因素，需要研究解決。本文分析了數(shù)字化檔案管理面臨的制約因素，提出了改進(jìn)對(duì)策，供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;制約因素;措施

數(shù)字化檔案有力地提高了檔案歸檔、存儲(chǔ)、管理、利用效率，節(jié)省了人力和空間，方便了檔案利用，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。當(dāng)前，數(shù)字化檔案管理在推進(jìn)過(guò)程中還面臨著一些制約因素，需要認(rèn)真加以解決，不斷提高數(shù)字化檔案管理水平。

1 數(shù)字化檔案管理面臨的制約因素

1.1 軟硬件配置上存在薄弱環(huán)節(jié)

數(shù)字化檔案管理對(duì)硬件設(shè)施、軟件配置均要求較高。但是，目前，很多企事業(yè)單位對(duì)數(shù)字化檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，在數(shù)字化檔案系統(tǒng)的硬件配備和軟件配置上投入不足，使硬件設(shè)備滯后、軟件功能不全的問(wèn)題還大量存在，無(wú)法滿足數(shù)字化檔案管理需要。

1.2 人力資源配置上存在不適應(yīng)現(xiàn)象

一些企事業(yè)單位檔案工作人員配置存在不足。檔案管理人員多數(shù)為非專業(yè)人員，理論水平和實(shí)務(wù)技能不足。同時(shí)，很多人員年齡偏大，信息化技能不足，工作熱情偏低，缺乏數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗(yàn)。與此同時(shí)，企事業(yè)單位缺乏高水平培訓(xùn)的問(wèn)題亟待解決。檔案管理人員獲得的正規(guī)培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，不能有效把握數(shù)字化檔案管理的最新動(dòng)態(tài)、技能，影響了數(shù)字化檔案所需要的精細(xì)化管理、紙質(zhì)檔案錄入、系統(tǒng)對(duì)接等實(shí)際工作的開(kāi)展。

1.3 具體管理推進(jìn)中存在不規(guī)范、無(wú)標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題

當(dāng)前，數(shù)字化檔案管理工作雖說(shuō)得到了一定程度的開(kāi)展，但是，也存在形式大于實(shí)質(zhì)的問(wèn)題，還沒(méi)有完善的數(shù)字化檔案管理工作流程。特別是在立檔、入檔、管理、使用、服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)缺乏明確的工作標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格的程序要求，影響了數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)際成效。

2 數(shù)字化檔案管理制約因素的應(yīng)對(duì)措施

數(shù)字化檔案管理實(shí)施過(guò)程中應(yīng)綜合考慮軟硬件、管理體系、人才等方面因素，不斷提高數(shù)字化檔案管理水平，更好地發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。

2.1 重視軟硬件投入，提高系統(tǒng)穩(wěn)定性

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性源自硬件及軟件投入水平。推進(jìn)數(shù)字化檔案管理，必須加大對(duì)硬件設(shè)施的配置力度和對(duì)軟件系統(tǒng)的更新力度。因此，企事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案對(duì)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和本單位工作的重要促進(jìn)作用，在軟硬件建設(shè)上加大投入，保證數(shù)字化檔案管理所需。硬件建設(shè)上，應(yīng)根據(jù)數(shù)字化檔案管理需要，配置足夠空間的檔案用房，并定期更新系統(tǒng)硬件。在硬件更新過(guò)程中，應(yīng)提前保存檔案數(shù)據(jù)，以“云”端存儲(chǔ)、移動(dòng)硬盤存儲(chǔ)等形式，保證所存儲(chǔ)數(shù)字化檔案的完整性，避免重要的、有價(jià)值的檔案資料丟失。硬件設(shè)備更新后應(yīng)進(jìn)行調(diào)試、測(cè)試，保證所有設(shè)備正常運(yùn)行。軟件建設(shè)上，應(yīng)保障數(shù)字管理系統(tǒng)運(yùn)行的流暢性、安全性，保證數(shù)字檔案上傳、存儲(chǔ)、下載、授權(quán)、查閱自動(dòng)備份等功能順利實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，應(yīng)將系統(tǒng)安全作為重要工作，加裝防黑客、殺“病毒”等正版軟件，保障整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，防止數(shù)字檔案受到非法查閱、篡改、丟失等不安全問(wèn)題的影響。

2.2 完善精細(xì)化管理，力求管理標(biāo)準(zhǔn)化

數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)涉及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、信息化技術(shù)、數(shù)字化管理、檔案服務(wù)在內(nèi)的系統(tǒng)性工作，環(huán)節(jié)多，哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)對(duì)數(shù)字化檔案管理造成不利影響。因此，應(yīng)研究制定并實(shí)施一套標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字化檔案管理流程和體系，明確各個(gè)環(huán)節(jié)要求，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、規(guī)范化。

2.2.1 流程規(guī)范化

應(yīng)對(duì)檔案著錄、資料掃描、錄入審核、驗(yàn)收存檔、借閱下載等數(shù)字化檔案管理建立完善的流程，為數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展提供支持。檔案著錄應(yīng)保證目錄分類的規(guī)范性，與檔案反映的內(nèi)容一致，根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)確定目錄分類，做到完整、準(zhǔn)確、真實(shí)，形成檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，保證檔案檢索和利用所需。資料掃描應(yīng)根據(jù)不同類別、不同材質(zhì)、不同保存現(xiàn)狀的檔案，制定數(shù)字化存儲(chǔ)規(guī)范，有效地保持掃描件質(zhì)量、保證數(shù)字化檔案清晰度。錄入審核應(yīng)明確錄入、審核主體，規(guī)范錄入位置、時(shí)限、內(nèi)容，確保審核嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。驗(yàn)收存檔應(yīng)注重存放位置、標(biāo)記等內(nèi)容的規(guī)范。借閱下載應(yīng)注重審批、提供、監(jiān)督等各項(xiàng)行為的規(guī)范性，避免數(shù)字化檔案的不當(dāng)遺失、泄密、篡改、損毀等現(xiàn)象發(fā)生。

2.2.2 工作標(biāo)準(zhǔn)化

當(dāng)前，數(shù)字化檔案管理亟需解決的問(wèn)題是需要統(tǒng)一的、明確的工作標(biāo)準(zhǔn)，解決數(shù)字化檔案資料不能充分共享、不方便借閱、不利于高效管理等問(wèn)題。應(yīng)盡快在圖像存儲(chǔ)類型、音視頻格式、著錄細(xì)則分類等方面建立數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，使所有企事業(yè)單位進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)，都能遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，方便數(shù)字化檔案的保存、使用、共享，不斷提高檔案利用效率。

2.2.3 管理安全化

數(shù)字化檔案在提高檔案存儲(chǔ)、使用等效率的同時(shí)，也帶來(lái)了泄密、篡改、失竊等較大的安全風(fēng)險(xiǎn)。管控這些風(fēng)險(xiǎn)，必須注重安全性，結(jié)合單位的實(shí)際情況，運(yùn)用密碼、指紋、面部識(shí)別等技術(shù)，保證數(shù)字化檔案錄入、審核、存儲(chǔ)、調(diào)閱、修改等各項(xiàng)權(quán)限授予的合理性、嚴(yán)謹(jǐn)性，提高數(shù)字化檔案管理的有效性，防止檔案資料信息不當(dāng)流失、篡改、泄露。

2.3 培育復(fù)合型人才，推進(jìn)管理職業(yè)化

檔案管理復(fù)合型人才是數(shù)字化檔案管理亟需的人才，是推進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作的業(yè)務(wù)骨干。應(yīng)采取有效措施，加大復(fù)合型檔案人才培育力度。

2.3.1 搞好檔案實(shí)務(wù)培訓(xùn)

檔案管理部門、企事業(yè)單位應(yīng)重視對(duì)復(fù)合型檔案人才的培養(yǎng)。以提高檔案從業(yè)人員政治定力為引領(lǐng)，每年組織企事業(yè)單位檔案管理從業(yè)人員開(kāi)展培訓(xùn)，及時(shí)學(xué)習(xí)黨中央、國(guó)務(wù)院和檔案部門關(guān)于檔案管理的最新要求、精神和政策，樹(shù)牢檔案工作為黨服務(wù)、為人民服務(wù)、為中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)的政治取向，找準(zhǔn)檔案工作的方向。以檔案實(shí)務(wù)為基礎(chǔ)，組織檔案人員全面學(xué)習(xí)收文管理、整理歸檔、電子檔案、聲像資料、人事檔案管理等檔案實(shí)務(wù)知識(shí)，提高檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平。以組織檔案管理檢查評(píng)比等活動(dòng)為促進(jìn)手段，根據(jù)行業(yè)分類，組織企事業(yè)單位檔案從業(yè)人員取人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，充分掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)、管理知識(shí)、業(yè)務(wù)技能，不斷提高他們的整體素養(yǎng)。