新時(shí)期電子檔案管理在信息化建設(shè)中的運(yùn)用分析

摘 要：檔案的管理和保存工作是企業(yè)和相關(guān)單位的重要工作內(nèi)容，隨著時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量會(huì)越來(lái)越多，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。在具體的檔案管理工作中，為避免檔案管理不當(dāng)造成資料丟失或者破壞，影響檔案的高效利用，須加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)。在具體的檔案管理工作中，電子檔案管理的效果由于管理手段和管理方式的不同存在較大的差異，基于此，文章對(duì)新時(shí)期背景下電子檔案在信息化建設(shè)中的運(yùn)用情況進(jìn)行分析，僅供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;電子檔案管理;信息化;運(yùn)用

前言

社會(huì)企業(yè)在新時(shí)代背景下得到了快速的發(fā)展，對(duì)信息的需求和獲取也發(fā)生了一定的變化[1-2 ]。在這種情況下，電子檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。為了滿足社會(huì)企業(yè)對(duì)檔案管理工作的要求，需要進(jìn)一步提升電子檔案管理水平，注重信息化電子檔案體系的建設(shè)[3 ]，管理工作人員應(yīng)該創(chuàng)新思路，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，善于運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和方法，不斷完善檔案管理體系，進(jìn)一步提高電子檔案管理水平，促使電子檔案管理工作向信息化和科學(xué)化方向轉(zhuǎn)變[4-5 ]，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，有利于強(qiáng)化檔案管理工作人員的工作能力，進(jìn)一步提升電子檔案管理的科學(xué)性和有效性，為企業(yè)事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展打好基礎(chǔ)。

1 新時(shí)期電子檔案管理信息化建設(shè)的意義分析

1.1 提高信息檢索效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作耗時(shí)很長(zhǎng)，工作難度很大。特別是隨著時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量和種類越來(lái)越多，對(duì)工作人員提出更高的要求，工作壓力和工作量不斷增大。由于檔案管理工作人員的數(shù)量有限，在檔案管理工作中很難高效完成工作任務(wù)，很多重要的檔案沒(méi)有得到及時(shí)的管理，在后期的信息檢索中很容易出現(xiàn)問(wèn)題。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，將新的電子檔案管理模式融入檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)的工作模式的改變，使傳統(tǒng)檔案管理工作的不足得到改善和優(yōu)化，減少工作人員數(shù)量的同時(shí)大大提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，對(duì)后期的信息檢索和查閱提供了便捷，避免了人為工作出現(xiàn)失誤對(duì)檔案管理工作的順利開(kāi)展造成影響，因此，電子檔案管理信息化建設(shè)具有一定的必然性，也是有效完善和發(fā)展檔案管理工作體系的重要途徑。

1.2 提升檔案管理工作效率

任何工作的開(kāi)展都具有完善的工作流程和工作方法，在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，需要相關(guān)工作人員按照工作流程進(jìn)行部門之間和工作人員的有效配合?，F(xiàn)階段，我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案管理工作信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然要求。要構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，對(duì)檔案資源實(shí)現(xiàn)共享，使不同工作部門和工作人員進(jìn)行有效溝通和交流，提高工作的流暢性，使檔案管理工作得以順利開(kāi)展。同時(shí)，信息管理軟件的應(yīng)用使檔案管理工作的效率得到明顯提升，為相關(guān)企業(yè)節(jié)約了大量的經(jīng)濟(jì)和時(shí)間成本。

1.3 使檔案管理工作的時(shí)效性得到明顯提高

以往的檔案管理工作流程十分繁瑣，主要的管理方式是人工管理，由于大量的工作導(dǎo)致工作人員在工作中容易出現(xiàn)疏忽，在后續(xù)的信息查找過(guò)程中導(dǎo)致信息查找效率低下，或者無(wú)法找到有關(guān)信息，整個(gè)檔案管理工作的時(shí)效性很差。應(yīng)用電子軟件對(duì)檔案進(jìn)行分類處理，提高了檔案管理工作的時(shí)效性，縮短了管理時(shí)間，節(jié)約了大量的人力資源和時(shí)間成本，在檔案管理工作中發(fā)揮重要的作用，很多重要的資料和檔案第一時(shí)間更新到檔案管理系統(tǒng)，為檔案資料的查詢和提取工作提供便捷，也避免了檔案管理工作中其他問(wèn)題的出現(xiàn)。

2 目前電子檔案管理中存在的問(wèn)題分析

2.1 沒(méi)有健全的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

管理工作中，建立完善的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范具有重要的作用，對(duì)電子檔案的處理移交儲(chǔ)存和安全保障等方面進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，可以促使電子檔案管理工作更加規(guī)范。目前我國(guó)很多企業(yè)電子檔案管理工作沒(méi)有健全的工作標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致很多工作的銜接不夠流暢，業(yè)務(wù)范圍不夠清晰，出現(xiàn)了很多違反規(guī)定的問(wèn)題，在一定程度上阻礙了電子信息檔案管理工作的順利開(kāi)展。

2.2 電子檔案管理缺乏有效的維護(hù)

目前我國(guó)很多企業(yè)電子檔案管理工作缺乏有效的維護(hù)，主要表現(xiàn)為電子檔案系統(tǒng)的維護(hù)周期很長(zhǎng)，導(dǎo)致系統(tǒng)中的故障出現(xiàn)頻率提高，對(duì)系統(tǒng)的軟件升級(jí)和設(shè)備的更新?lián)Q代產(chǎn)生了不利影響。另外，由于電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)工作做得不到位，整個(gè)工作缺乏專業(yè)性和全面性，所以當(dāng)具體的問(wèn)題發(fā)生時(shí)，沒(méi)有得到及時(shí)和有效的處理，為以后的工作開(kāi)展埋下了隱患。電子檔案系統(tǒng)維護(hù)技術(shù)不夠成熟和先進(jìn)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔案管理和維護(hù)，整個(gè)工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且效率不高。

3 新時(shí)期電子檔案管理在信息化建設(shè)中的運(yùn)用

3.1 檔案的收集和整理工作的提升

在電子檔案管理工作中，關(guān)于檔案的收集和整理工作十分關(guān)鍵，傳統(tǒng)工作的開(kāi)展受到技術(shù)原因的限制，很多紙質(zhì)版的檔案對(duì)空間和時(shí)間的要求很高，工作限制因素很多。在信息時(shí)代背景下，電子檔案管理工作提高了檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，特別是在檔案的收集和整理工作環(huán)節(jié)發(fā)揮了重要的作用，使整個(gè)工作的系統(tǒng)性和邏輯性得到明顯提升，也為后續(xù)的檔案查閱提供了便捷。很多檔案都是由許多卷宗構(gòu)成的，一些比較久遠(yuǎn)的檔案沒(méi)有固定的編號(hào)，所以會(huì)導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)混亂，為了滿足電子檔案規(guī)范化管理的要求，應(yīng)該不斷完善檔案分類管理工作體系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類和管理，使整個(gè)檔案管理工作具有持續(xù)性。同時(shí)，建立電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行完善，對(duì)提升電子檔案管理水平和質(zhì)量具有重要的作用。另外，需要將檔案管理工作納入到標(biāo)準(zhǔn)的考核體系，不斷完善電子檔案管理的安全管理制度、檔案保管制度和查閱制度，避免工作失誤和錯(cuò)誤的行為發(fā)生。

3.2 構(gòu)建電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

檔案管理工作在新形勢(shì)下應(yīng)該做出積極的改變，更好地滿足檔案管理工作的要求。以往的檔案管理工作中，由于受到其他因素的影響，很多電子檔案管理設(shè)備沒(méi)有得到及時(shí)的更新，對(duì)于實(shí)施現(xiàn)代化管理技術(shù)存在一定的阻礙。因此，相關(guān)部門應(yīng)該不斷提高技術(shù)能力，提高信息化服務(wù)水平，善于運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，促進(jìn)電子檔案管理工作向線上管理方向轉(zhuǎn)變，應(yīng)用數(shù)字查詢手段為電子檔案管理工作提供便捷的查詢服務(wù)。另外，運(yùn)用信息管理軟件加強(qiáng)檔案資料的分析和管理，有效減少檔案管理工作人員的數(shù)量，實(shí)現(xiàn)電子檔案的高效管理。電子檔案信息化建設(shè)需要依靠完善的硬件設(shè)施和軟件體系，只有具備完善的硬件與軟件設(shè)備，才能實(shí)現(xiàn)檔案的信息化和統(tǒng)一化管理，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺(tái)，完善檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)一步提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.3 建設(shè)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子歸檔

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化管理，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檔案的分類，對(duì)于一些沒(méi)有及時(shí)歸檔的重要檔案和文件，應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，通過(guò)對(duì)檔案的掃描確定檔案的類型，結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)其進(jìn)行辨別和歸類，實(shí)現(xiàn)檔案的電子歸檔。還要不斷提升檔案管理工作人員的個(gè)人素養(yǎng)，善于運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，促使檔案管理工作更加規(guī)范和科學(xué)，在工作中不斷學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)和管理手段，包括檔案的保護(hù)技術(shù)、檔案管理的理論知識(shí)，等等。同時(shí)，還要了解和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)和復(fù)印復(fù)制技術(shù)，等等，提高個(gè)人的綜合能力和綜合素養(yǎng)。不同工作人員之間應(yīng)該加強(qiáng)技術(shù)交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，對(duì)工作問(wèn)題進(jìn)行高效處理，優(yōu)化和提升檔案管理工作的質(zhì)量。

結(jié)論

本文對(duì)電子檔案管理在信息化建設(shè)的應(yīng)用情況進(jìn)行了分析，新時(shí)代電子檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，促進(jìn)電子檔案管理向信息化方向發(fā)展，是現(xiàn)階段檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理，滿足社會(huì)企業(yè)對(duì)檔案管理工作的要求。檔案管理工作人員應(yīng)該學(xué)習(xí)新的技術(shù)，提升職業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，使檔案服務(wù)更加高效和科學(xué)。

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作者簡(jiǎn)介：任曉怡，大專學(xué)歷，就職于陜西黃河礦業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司，研究方向：檔案管理。