新形勢(shì)下電子檔案管理的優(yōu)化策略及有效措施

謝霞+陳素英

【摘要】由于相關(guān)制度不完善，管理人員素質(zhì)偏低，新形勢(shì)下，電子檔案管理仍然面臨一些問題與挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)為原稿管理被忽視、歸檔管理不被重視、檔案安全管理不足。為彌補(bǔ)這些缺陷與不足，實(shí)際工作中應(yīng)該采取優(yōu)化策略和有效措施，加強(qiáng)原稿管理、完善規(guī)章制度、重視安全管理，并注重管理培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)；電子檔案管理；規(guī)章制度；安全管理

新形勢(shì)下，隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，電子檔案出現(xiàn)并得到越來越廣泛的應(yīng)用。通過電子檔案的應(yīng)用，不僅可以方便檔案資料查閱和檢索，還能減少檔案的占用面積，方便攜帶，更好滿足使用者的需要。同時(shí)，為促進(jìn)其作用有效發(fā)揮，應(yīng)該加強(qiáng)管理工作，促進(jìn)電子檔案管理水平的提高。但目前電子檔案管理工作中，一些人員素質(zhì)偏低，制度不健全，導(dǎo)致管理仍然存在不足，應(yīng)該采取優(yōu)化策略和完善措施。

一、新形勢(shì)下電子檔案管理面臨的問題與挑戰(zhàn)

新形勢(shì)下，雖然電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛，其作用也愈加明顯。但由于管理制度不完善，一些管理人員素質(zhì)偏低，當(dāng)前電子檔案管理仍然面臨以下幾個(gè)方面的問題與挑戰(zhàn)：

（一）原稿的管理被忽視。為方便打印，人們習(xí)慣應(yīng)用計(jì)算機(jī)起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽視電子文件的管理工作。多數(shù)人不注重加強(qiáng)電子文件管理工作，或者未能將其保留下來，文件被清除或被新的文件夾覆蓋。一些人員忽視保護(hù)文件夾，對(duì)文件任意進(jìn)行增減、刪除或篡改操作，導(dǎo)致原始的電子文件面目全非，失去歸檔保管的作用，需要采取改進(jìn)措施。

（二）歸檔管理不被重視。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都是在文件形成后，由管理人員分類和編號(hào)，然后交由管理部門和工作人員進(jìn)行管理。紙質(zhì)檔案的使用時(shí)間較長(zhǎng)，工作人員經(jīng)驗(yàn)豐富，總結(jié)出行之有效的工作流程、方法和原則，相關(guān)制度也比較成熟，有利于提升檔案管理水平。而電子檔案寫在磁盤上，方便修改，制作和修改完成后存儲(chǔ)于磁盤中，并保留在信息數(shù)據(jù)庫，方便檔案信息資源共享。但由于電子檔案的生成環(huán)境特殊，從制作到歸檔，不能按照紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行，電子檔案的歸檔管理也容易被忽視，制約管理水平的提升。

（三）檔案安全管理不足。電子檔案如果被盜取，其受損壞程度往往比較嚴(yán)重，甚至導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)資料難以恢復(fù)。一些單位忽視建立完善的管理制度措施，安全管理不被重視，安全防護(hù)技術(shù)手段不足，未能綜合應(yīng)用防火墻技術(shù)、密鑰技術(shù)等，安全管理制度措施也沒有被嚴(yán)格執(zhí)行，制約電子檔案管理水平提升。

二、新形勢(shì)下電子檔案管理的優(yōu)化策略及有效措施

為彌補(bǔ)電子檔案管理的不足，根據(jù)新時(shí)期和新形勢(shì)，以提高管理水平為目的，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下方面入手，采取優(yōu)化策略和改進(jìn)措施。

（一）加強(qiáng)原稿管理，重視電子文件收集。電子檔案制作或打印之后，不能任意刪除或修改，而應(yīng)該加強(qiáng)原稿管理，做好存儲(chǔ)和備份工作。同時(shí)注重電子文件收集，與紙質(zhì)檔案完全不同的是，電子文件的收集方式、范圍和要求也不同。草稿文件一般不具備正式的文件功能，可以不保留。對(duì)具有輔助作用的文件、正式的文件應(yīng)該做好搜集工作，進(jìn)行整理和歸檔。并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，方便查閱和使用。還可以將其制作成紙質(zhì)拷貝件或微縮品，避免電子檔案丟失。

（二）完善規(guī)章制度，加強(qiáng)歸檔管理工作。完善電子檔案管理規(guī)章制度，推動(dòng)管理工作制度化和規(guī)范化。明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限，讓他們有效適應(yīng)電子檔案管理需要，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)制度措施。重視電子檔案綜合利用，加強(qiáng)管理，使管理和利用工作更為有效地開展下去。電子檔案歸檔過程中，可采用硬盤存儲(chǔ)或外部載體保存，避免受到不必要的損失。

（三）重視安全管理，健全安全管理制度。加強(qiáng)電子檔案安全管理工作，注重安全防范工作。要綜合采用加密、簽署、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證、防篡改等措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效管理。還可以將其修改為只讀性文件，防止被任意修改，保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)其安全性與可靠性。做好備份工作，綜合應(yīng)用加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、數(shù)字簽名、信息備份與恢復(fù)等措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效管理，確保其安全可靠。

（四）注重管理培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)。引進(jìn)基礎(chǔ)扎實(shí)、責(zé)任心強(qiáng)、信息技術(shù)應(yīng)用水平高的管理人員，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效管理。完善管理培訓(xùn)制度，學(xué)習(xí)相關(guān)理論和前沿知識(shí)，促進(jìn)電子檔案管理效率的提升。管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握檔案管理制度和規(guī)范要求，提高計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平，有效利用其開展檔案管理工作。積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，豐富理論知識(shí)，提升愛崗敬業(yè)精神，增強(qiáng)動(dòng)手操作能力，有效提升電子檔案管理水平。

三、結(jié)語

新形勢(shì)下，隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，電子檔案的應(yīng)用也越來越廣泛。為促進(jìn)電子檔案管理水平的提高，實(shí)際工作中應(yīng)該認(rèn)識(shí)存在的不足，結(jié)合電子檔案管理需要，綜合采取優(yōu)化策略和有效措施。從而促進(jìn)電子檔案管理水平的提高，使其更好地運(yùn)營和發(fā)揮作用。

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