電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理對(duì)比分析

任靜

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息科技水平的日益提高，管理工作的質(zhì)量和效率也獲得了明顯的提升。電子檔案管理這一方式的應(yīng)用，有效避免和解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的一些問(wèn)題，管理效率明顯提高。但是由此而帶來(lái)的網(wǎng)絡(luò)安全等問(wèn)題，也同樣不容忽視。在檔案管理發(fā)展的進(jìn)程中，科學(xué)合理地提高檔案管理水平十分重要，因此應(yīng)充分了解電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的特點(diǎn)，分析兩種管理方式的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。文章對(duì)此進(jìn)行了深入細(xì)致的分析和探討，以期為相關(guān)人士提供一定的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；電子檔案管理；對(duì)比分析

紙質(zhì)資料是傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)的主要內(nèi)容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價(jià)值。硬盤(pán)和計(jì)算機(jī)光盤(pán)是電子檔案管理的主要存儲(chǔ)介質(zhì)。電子圖表、電子信件和電子文書(shū)是電子檔案的主要表現(xiàn)形式。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同的是，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案的存儲(chǔ)，還實(shí)現(xiàn)了資料的傳送和處理。

當(dāng)前，信息化、多元化成為時(shí)代發(fā)展的主題，對(duì)于檔案管理的質(zhì)量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法滿足這一需求。然而，不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)，決定了它的不可替代性。同時(shí)，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現(xiàn)代人們的生活息息相關(guān)，電子檔案管理必然是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析

1.1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性

首先，無(wú)論是傳統(tǒng)檔案管理還是電子檔案管理，兩者的基本原理是共通的，電子檔案是傳統(tǒng)檔案發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。電子檔案管理在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和整合，并充分運(yùn)用信息化技術(shù)。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理無(wú)論在管理方式上，還是在管理質(zhì)量以及技術(shù)水平上，都明顯優(yōu)于前者。但這一點(diǎn)并不否定兩者基本原理上的共通性。

其次，電子檔案并不能孤立地存在，同傳統(tǒng)檔案之間有著密不可分的聯(lián)系。傳統(tǒng)檔案所管理的信息，具有很大的真實(shí)性，屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)。電子檔案管理，由于受到網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)信息安全等潛在隱患的影響，其信息的真實(shí)性和可靠性，需要傳統(tǒng)的檔案資料來(lái)加以保證。

最后，電子檔案的信息量，隨著傳統(tǒng)檔案的出現(xiàn)而逐漸擴(kuò)大。電子檔案是基于信息技術(shù)而建立的，大容量正是其優(yōu)勢(shì)之一。各種各樣的檔案信息，都可以存儲(chǔ)為電子檔案，同時(shí)還使資源的共享成為可能。由于電子檔案是依托計(jì)算機(jī)技術(shù)而存在的，因此在調(diào)用所需資料時(shí)，十分便利。此外，利用電子檔案的記錄，在需要查看實(shí)體的傳統(tǒng)檔案時(shí)，可以很方便地調(diào)出，直接獲取所需的資料和信息。

1.2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異

1.2.1 管理方式不同

電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案的一級(jí)管理，這是由電子檔案的本質(zhì)特征所決定的，這一點(diǎn)同傳統(tǒng)檔案存在很大的區(qū)別。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員的工作量非常大，在管理檔案時(shí)，首先需要確定和填寫(xiě)檔案的類(lèi)型以及日期，然后根據(jù)類(lèi)型的不同選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)位置。在電子檔案管理工作中，管理人員對(duì)于接受到的文件，可以及時(shí)確定檔案的檔案號(hào)，接下來(lái)采取相應(yīng)的主題來(lái)標(biāo)注檔案的類(lèi)型，檔案號(hào)具有唯一性，整個(gè)操作過(guò)程有著很高的效率。

1.2.2 保管方式不同

電子檔案存儲(chǔ)的載體是硬盤(pán)和電子光盤(pán)，在長(zhǎng)期的存儲(chǔ)和使用過(guò)程中，硬盤(pán)和光盤(pán)會(huì)逐漸老化，同時(shí)由于計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代技術(shù)的不斷更新，載體的老化將導(dǎo)致檔案信息的失真，檔案的正確性和可靠性降低。傳統(tǒng)的檔案管理在一般情況下，不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失的問(wèn)題，并且具有紙質(zhì)備份。同時(shí)，由于無(wú)需網(wǎng)絡(luò)的參與，因此不會(huì)受到病毒入侵的威脅。

1.2.3 歸檔方式不同

可重復(fù)性和可逆性是電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的特性。管理人員修改檔案信息時(shí)，并不會(huì)留下修改的痕跡，人們雖然不再為最初檔案歸類(lèi)失誤而煩惱，而且可以及時(shí)更正錯(cuò)誤信息，但是卻提高了電子檔案內(nèi)容失真的可能性。與之不同的是，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，在進(jìn)行歸檔操作時(shí)，同類(lèi)檔案之間的聯(lián)系較強(qiáng)，擺放檔案時(shí)，也是按照科學(xué)的順序來(lái)分類(lèi)的。檔案管理人員依照相應(yīng)的程序來(lái)進(jìn)行歸檔操作，因此操作的痕跡將會(huì)被保留下來(lái)。這一點(diǎn)保證了檔案的真實(shí)性與原始性，彌補(bǔ)電子檔案管理的不足。

2 電子檔案管理的利與弊

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

2.1.1 電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開(kāi)展

無(wú)紙化的辦公模式是電子檔案管理的一個(gè)特色，在很大程度上降低了紙質(zhì)文件的使用數(shù)量。制造紙張的原材料是樹(shù)木，檔案管理所需的紙張少了，所需的樹(shù)木也會(huì)隨之減少，因此有效改善了樹(shù)木砍伐的狀況，保護(hù)森林資源。此外，筆墨、訂書(shū)釘、曲別針等工具是紙質(zhì)文件的必備工具，隨著紙質(zhì)文件數(shù)量的減少，對(duì)于這些工具的需求也必然有所降低。

2.1.2 電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率

檔案管理工作的主要內(nèi)容，即檔案的歸檔、存儲(chǔ)和查詢。傳統(tǒng)檔案管理模式下，這些工作所需的時(shí)間較多，因此檔案管理工作的效率也受到了影響。而電子檔案管理模式下，檔案歸檔、存儲(chǔ)、查詢的時(shí)間明顯縮短，管理效率獲得提升。數(shù)據(jù)傳輸是電子檔案管理所采取的主要方式，既方便了資料的傳遞和共享，又提高了檔案信息管理和查詢的時(shí)效性，并且不需要張貼和打印文件。

2.2 電子檔案管理的弊端

信息載體的老化和變質(zhì)現(xiàn)象，是電子檔案管理工作中不得不面對(duì)的難題，因此必須加強(qiáng)電子檔案的安全備份工作，防止因信息載體變質(zhì)老化而導(dǎo)致的無(wú)法讀取資料的問(wèn)題。目前，云技術(shù)是一種較為常用和有效的保護(hù)方式。

電子檔案管理的操作程序較為復(fù)雜，這就對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平提出了更高的要求。因此為了確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，應(yīng)加強(qiáng)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)工作。

黑客攻擊和病毒這些潛在的復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，在電子檔案的數(shù)據(jù)傳輸和共享過(guò)程中，威脅著數(shù)據(jù)信息的安全，因此應(yīng)做好信息安全的管理工作，利用多種方式保護(hù)好電子檔案資料，如檔案加密、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。

雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高，且國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是一些具體的細(xì)則仍不夠完善，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該推出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。

3 結(jié)束語(yǔ)

電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現(xiàn)就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現(xiàn)有利于環(huán)保事業(yè)的開(kāi)展。傳統(tǒng)檔案管理具有其不可替代的優(yōu)勢(shì)，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者有著很多的共性，在現(xiàn)階段和將來(lái)的一段時(shí)間內(nèi)，電子檔案管理還不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，相關(guān)人員應(yīng)該在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理時(shí)，良好的融入電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理質(zhì)量。

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