新形勢下高?？萍脊芾頇C(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)改革探討

王喜梅

摘 要：針對目前科技項目管理過程中存在的管理結(jié)構(gòu)不合理、信息分析和綜合能力較弱、動態(tài)管理不規(guī)范等問題，提出了科技管理機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)和功能改革的探索性建議，應(yīng)將科研項目管理辦公室按項目執(zhí)行過程設(shè)置，并采用信息管理手段，實現(xiàn)科技項目過程管理的精細(xì)化、自動化和規(guī)范化，從而保證科技管理檔案完整性和系統(tǒng)性，提高科技管理的效率。

關(guān)鍵詞：科研經(jīng)費；過程管理；項目管理；機(jī)構(gòu)改革

中圖分類號：G31 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.18.003

自《國家中長期科學(xué)和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要（2006—2020年）》實施以來，隨著社會的快速發(fā)展，社會對科技的要求不斷提高，政府不斷加大對科技創(chuàng)新的投入力度，財政科技撥款繼續(xù)保持高速增長。據(jù)全國科技經(jīng)費投入統(tǒng)計公報數(shù)據(jù)顯示，2006年國家財政科技撥款1 688.5億元，到2013年達(dá)到了6 184.9億元，這為科技事業(yè)的發(fā)展提供了有力支撐。以中山大學(xué)理工科為例，其科研經(jīng)費從2006年的2億元提高到了2013年的7億元。目前，高校的管理模式已無法適應(yīng)龐大的項目管理要求，各高校紛紛成立科研院，并采取了大布置，但多數(shù)高校的科研院布置徒有虛名，實際的管理結(jié)構(gòu)和功能與以往的科研處沒有太大變化，管理過程中存在諸多問題。

針對上述問題，本文分析了科技管理機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)和功能，并提出了改革建議，以達(dá)到提高科技管理效率的目的。

1 管理過程中存在的問題

1.1 重申報輕管理

課題獲資助的情況被視為衡量高校綜合實力、科學(xué)研究能力和科學(xué)管理水平的重要標(biāo)志，各大高校歷來重視科研課題的申請。項目過程管理制度的實際執(zhí)行效率不高，影響了科技成果的產(chǎn)出。

1.2 項目分類管理不合理

傳統(tǒng)的科技管理主要按項目主管單位和項目性質(zhì)分類管理，一般分成基礎(chǔ)研究、計劃項目和產(chǎn)學(xué)研等。由于項目類別越來越多，項目過程管理的重要環(huán)節(jié)完全由各類項目管理人員憑經(jīng)驗設(shè)定，但管理人員的素質(zhì)參差不齊，很難使資源管理最優(yōu)化。項目管理過程中產(chǎn)生的各類文檔被分散存儲在各個科研管理人員的辦公電腦中，難以充分共享。因此，項目管理資料會受到人為因素的影響，甚至有的重要項目文檔會因某些科研人員的職位變遷或流動而丟失，影響了工作的延續(xù)性。

1.3 項目管理程序煩瑣

在項目申報和管理過程中，因處室不同或具體管理人員不同，都會造成管理要求的不同，有時還會出現(xiàn)來自同一上級主管部門的工作通知因內(nèi)容涉及面廣而由不同的業(yè)務(wù)處室分別發(fā)給二級單位，導(dǎo)致二級單位和科研教師應(yīng)接不暇；有的工作因為涉及管理交叉，衍生出各種名目的審核手續(xù)，導(dǎo)致簡單的事變得復(fù)雜。

1.4 綜合管理能力弱，信息化程度低

雖然各大高校建立了各自的科研項目綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，但管理系統(tǒng)并不統(tǒng)一，且系統(tǒng)的綜合分析能力差。一些高校的科研統(tǒng)計仍由各業(yè)務(wù)處室人工核算后交由綜合處匯總，沒有設(shè)置科研管理部門內(nèi)部動態(tài)管理功能，各種管理文件的歸檔流程比較混亂。

2 管理機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)改革的基本思路

2014年，國務(wù)院按照《中共中央國務(wù)院關(guān)于深化科技體制改革加快國家創(chuàng)新體系建設(shè)的意見》（中發(fā)〔2012〕6號）的要求，發(fā)布了《國務(wù)院關(guān)于改進(jìn)加強(qiáng)中央財政科研項目和資金管理的若干意見》（國發(fā)〔2014〕11號），明確了“堅持規(guī)范、高效”的基本原則。這就要求高校優(yōu)化管理流程，提高管理的科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化水平。

針對目前科技管理過程中存在的問題，本文通過應(yīng)用科學(xué)的管理理念、改革科技管理的結(jié)構(gòu)和功能，制定了一種新的管理模式，可實現(xiàn)科技項目過程管理的精細(xì)化、自動化和規(guī)范化，保證科技管理檔案的完整性和系統(tǒng)性，從而提高科技管理的效率。

2.1 建立項目階段管理的結(jié)構(gòu)模式

2.1.1 申報管理

申報管理負(fù)責(zé)各類縱向項目的組織、策劃、培育和申報等工作。項目申報統(tǒng)一運作，可集中分析申報要求，保證了申報成功率。

2.1.2 過程管理

過程管理包括已立項的各類項目過程管理和科技檔案管理等。各類項目管理過程相似，集中管理可消除人為差異因素，提高了辦事效率。

2.1.3 成果管理

成果管理包括項目鑒定、科研論文、科技獎勵、知識產(chǎn)權(quán)等的管理。其是體現(xiàn)學(xué)校成果產(chǎn)出的重要數(shù)據(jù)來源，集中管理有利于數(shù)據(jù)的分析和統(tǒng)計。

2.1.4 統(tǒng)計管理

統(tǒng)計管理包括提供科技規(guī)劃、政策研究、統(tǒng)計分析、信息年鑒編制等工作。所有數(shù)據(jù)從系統(tǒng)直接讀取，不再分別由各原始數(shù)據(jù)錄入者提供，減少了數(shù)據(jù)因多層統(tǒng)計匯總而產(chǎn)生的誤差，提高了工作效率。

2.2 集中處理常規(guī)業(yè)務(wù)

應(yīng)創(chuàng)新管理模式、成立項目管理辦公室、設(shè)置對外業(yè)務(wù)受理窗口，從而集中處理常規(guī)業(yè)務(wù)；規(guī)范審批流程、明確審批要求，嚴(yán)格依據(jù)審批規(guī)則辦理業(yè)務(wù)。所有項目獲批后，由申報管理辦公室轉(zhuǎn)交過程管理辦公室。主要包括以下四大管理業(yè)務(wù)：

2.2.1 項目過程管理

對在研縱向項目、橫向項目和校內(nèi)基金等項目進(jìn)行節(jié)點管理，具體包括項目中期檢查、年度進(jìn)展（含項目財務(wù)執(zhí)行情況報告）、結(jié)題驗收（含經(jīng)費財務(wù)審計）、項目后評估和研究計劃變更申請等。

2.2.2 合同管理

校內(nèi)外科技合作協(xié)議、四大類科技合同（包括技術(shù)開發(fā)、技術(shù)委托、技術(shù)服務(wù)和技術(shù)咨詢）的審核、認(rèn)定、登記，以及合作糾紛處理。

2.2.3 經(jīng)費管理

與財務(wù)處配合進(jìn)行項目經(jīng)費劃撥、管理費減免審核（批）、外轉(zhuǎn)經(jīng)費審核（批）和項目預(yù)算調(diào)整審核等。

2.2.4 人員及其他信息檔案管理

人員及其他信息檔案管理包括科研教師職稱評定材料審核、項目負(fù)責(zé)人變更和項目經(jīng)費聘用人員審批。

2.3 信息化管理平臺

應(yīng)建立科研信息化管理平臺，為科研管理部門的領(lǐng)導(dǎo)、科研管理人員和項目負(fù)責(zé)人提供不同層面的信息服務(wù)。

2.3.1 項目信息管理

建立包括科技合同、計劃任務(wù)書、預(yù)算書、年度報告、中期報告、結(jié)題報告、經(jīng)費決算和審計報告等項目的檔案資料管理制度。在集中處理常規(guī)業(yè)務(wù)的同時，保存辦理業(yè)務(wù)的相關(guān)信息，并與相關(guān)項目關(guān)聯(lián)、保持紙質(zhì)材料存檔與管理系統(tǒng)信息一一對應(yīng)。

2.3.2 內(nèi)務(wù)流程的記錄管理

利用學(xué)校已建的管理平臺，建立部門內(nèi)部的公文流轉(zhuǎn)、文件、信件收發(fā)和各類會議文檔信息管理制度，使每一個事件都在系統(tǒng)內(nèi)形成記錄，進(jìn)而可及時跟蹤其進(jìn)展，并可查詢歷史事件，最終完善學(xué)校大檔案。

3 建議

3.1 轉(zhuǎn)變管理理念。

應(yīng)簡化審批程序、提高辦事效率；弱化領(lǐng)導(dǎo)的日常事務(wù)審批權(quán)，使領(lǐng)導(dǎo)從煩瑣的日常事務(wù)中抽身，有更多的精力進(jìn)行政策研究和頂層設(shè)計。

3.2 完善審批和管理制度，實現(xiàn)程序化

應(yīng)細(xì)化管理流程、規(guī)范審批要求，建立審核、復(fù)核、確定等審批流程，保證審批的準(zhǔn)確和高效。

3.3 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平

建立對外受理窗口輪值制、崗位人員流動制，解放管理人員的時間，使管理人員有更多的機(jī)會參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以激發(fā)管理人員的創(chuàng)新性和積極性。

4 結(jié)束語

深化行政審批制度改革是各職能部門的一場自我革命，是對傳統(tǒng)行政管理體制的變革和揚棄。高校要轉(zhuǎn)變科研管理職能、規(guī)范和正確行使權(quán)力、提高行政效率，深入推進(jìn)行政審批制度改革，切實做好科研服務(wù)和管理，實現(xiàn)科研管理部門從“小作坊”到“大集團(tuán)”的轉(zhuǎn)變。

參考文獻(xiàn)

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[2]帥訓(xùn)波，李家慶，葛蘭.科技項目精細(xì)化管理模式及信息化應(yīng)用[J].石油科技論壇，2013（3）：24-31.

〔編輯：張思楠〕

Discussion on the Structural Reform of University Science and Technology

Management Institution under the New Situation

Wang Ximei

Abstract： This paper in the light of the problems existing in the current science and technology project management process management structure is not reasonable， information analysis and synthesis ability is weak， the dynamic management is not standardized， proposed exploration of science and technology management organization structure and function of reform suggestions， the office of scientific research project management according to the project implementation process settings， and by means of information management， science and technology project process management of fine， automation and standardization of implementation， so as to ensure the science and technology management file integrity and system， improve the efficiency of management of science and technology.

Key words： scientific research funds； process management； project management； institutional reform