軟科學(xué)研究單位科研經(jīng)費(fèi)“放管服”實(shí)踐探究

劉梅英

摘? 要：文章以勞務(wù)費(fèi)與專家費(fèi)管理為研究對(duì)象，以北京科學(xué)學(xué)研究中心為實(shí)例，探討了科研經(jīng)費(fèi)管理中勞務(wù)費(fèi)咨詢費(fèi)存在的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，分析了信息化背景下對(duì)科研人員下放簽字權(quán)限簡(jiǎn)化管理的流程，建議相關(guān)科研單位通過(guò)建章立制提高管理水平，通過(guò)搭建軟件平臺(tái)拓展優(yōu)質(zhì)服務(wù)內(nèi)容，在保證科研人員獲得感、提高工作效率的同時(shí)，有效防范內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;科研經(jīng)費(fèi)管理;放管服

中圖分類號(hào)：G311;F234.4文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

DOI：10.19881/j.cnki.1006-3676.2021.10.07

Research on the Practice of “Decentralization，Management and Service”of Research Funds in Soft Science Research Units

——Based on Internal Control Perspective

Liu Meiying

（Beijing Research Center for Science of Science，Beijing，100089）

Abstract：In this paper，taking the management of scientific research funds as the research object，taking Beijing Research Center for Science of Science as an example，the internal control risk of labor cost in scientific research funds is discussed，and it is analyzed that under the background of informationization，the signing authority is delegated to scientific researchers，the management level is improved by establishing rules and regulations，and the software platform is built to expand the high-quality service content，so that scientific researchers can enjoy the sense of gain and improve work efficiency while effectively preventing the internal control risk.

Key words：Internal control;Scientific research funds;Decentralization，Management and Service

“放管服”是簡(jiǎn)政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)的簡(jiǎn)稱。近年來(lái)，國(guó)家各級(jí)管理部門連續(xù)發(fā)文，要求在科研管理工作中落實(shí)“放管服”要求，做好簡(jiǎn)化程序，將放權(quán)和管理有效結(jié)合，優(yōu)化各項(xiàng)科研服務(wù)，這一系列舉措的主要目的是提高科研經(jīng)費(fèi)的使用效率，擴(kuò)大科研人員的自主權(quán)，充分釋放科技創(chuàng)新活力。一些高校開(kāi)始樹(shù)立“業(yè)財(cái)融合”理念，搭建信息化平臺(tái)，推進(jìn)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的有效對(duì)接[1];有的高校通過(guò)建立以數(shù)據(jù)共享為基礎(chǔ)的信息化系統(tǒng)[2]，依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，將管理規(guī)則融入公文流轉(zhuǎn)中，實(shí)現(xiàn)從立項(xiàng)登記到經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的全過(guò)程信息化管理，簡(jiǎn)化歸集信息數(shù)據(jù)流程[3]。這些探索對(duì)相關(guān)部門日后查找執(zhí)行中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、綜合提煉問(wèn)題，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析，加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)支出的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)等工作都具有重要意義;能及時(shí)預(yù)警典型性、普遍性的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和問(wèn)題，在幫助相關(guān)部門做好內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防控的同時(shí)，在一定程度上實(shí)現(xiàn)“放管服”的目標(biāo)?；诖?，筆者以北京科學(xué)學(xué)研究中心為研究對(duì)象，以勞務(wù)費(fèi)專家咨詢費(fèi)全流程管理為案例，剖析了在防控內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上如何在軟科學(xué)研究單位實(shí)現(xiàn)“放管服”。

一、勞務(wù)費(fèi)和咨詢費(fèi)概念

勞務(wù)費(fèi)和咨詢費(fèi)是科研項(xiàng)目預(yù)算科目的重要組成部分，也是軟科學(xué)研究單位科研經(jīng)費(fèi)中占比最大的預(yù)算科目。經(jīng)過(guò)近幾年的不斷改革，科研單位對(duì)這兩個(gè)科目的預(yù)算控制比例一般無(wú)限制，基本要求是科研人員要根據(jù)科研項(xiàng)目研究需要，據(jù)實(shí)做好預(yù)算。這兩個(gè)預(yù)算科目的支出結(jié)果是直接付給個(gè)人，無(wú)收款單位，也不能讓收款者個(gè)人提供通常意義上的納稅機(jī)打發(fā)票。因此，查實(shí)勞務(wù)費(fèi)和咨詢費(fèi)一直是軟科學(xué)研究單位內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理工作的難點(diǎn)。近年來(lái)，事業(yè)單位內(nèi)控體系建設(shè)陸續(xù)啟動(dòng)，一些科研經(jīng)費(fèi)案例中也出現(xiàn)勞務(wù)費(fèi)、咨詢費(fèi)套取問(wèn)題，各級(jí)審計(jì)、紀(jì)檢部門對(duì)這兩個(gè)科目支出給予了重點(diǎn)關(guān)注，如何有效控制勞務(wù)費(fèi)和咨詢費(fèi)套取的風(fēng)險(xiǎn)是科研事業(yè)單位廣泛關(guān)注的問(wèn)題。

關(guān)于勞務(wù)費(fèi)的內(nèi)涵，筆者參考北京市財(cái)政局、北京市科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、中關(guān)村科技園區(qū)管理委員于2021年9月8日印發(fā)的《北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）經(jīng)費(fèi)管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定，勞務(wù)費(fèi)是指在項(xiàng)目（課題）實(shí)施過(guò)程中支付給項(xiàng)目（課題）組成員、參與項(xiàng)目研究的研究生、博士后、訪問(wèn)學(xué)者以及項(xiàng)目（課題）組聘用的研究人員、科研輔助人員的勞務(wù)性費(fèi)用。項(xiàng)目（課題）組臨時(shí)聘用人員的社會(huì)保險(xiǎn)補(bǔ)助納入勞務(wù)費(fèi)科目中列支。財(cái)政供養(yǎng)人員不得列支勞務(wù)費(fèi)。該《辦法》也對(duì)具體的預(yù)算編制作出了規(guī)定。

關(guān)于咨詢費(fèi)的內(nèi)涵，筆者參考《北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）經(jīng)費(fèi)管理辦法》，咨詢費(fèi)主要是指在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中支付給臨時(shí)聘請(qǐng)的咨詢專家的費(fèi)用，咨詢費(fèi)不得支付給參與項(xiàng)目研究及管理相關(guān)的工作人員。2016年，《北京市進(jìn)一步完善財(cái)政科研項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)管理的若干政策措施》的出臺(tái)將咨詢費(fèi)的開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)權(quán)限下放，咨詢費(fèi)的發(fā)放辦法由各單位自行出臺(tái)。2017年，北京科學(xué)學(xué)研究中心出臺(tái)咨詢費(fèi)管理辦法，對(duì)比原來(lái)的統(tǒng)一支付800元/次，標(biāo)準(zhǔn)有所上調(diào)，辦法規(guī)定項(xiàng)目組可根據(jù)專家咨詢意見(jiàn)對(duì)項(xiàng)目研究的貢獻(xiàn)，在上限范圍內(nèi)發(fā)放咨詢費(fèi)。

二、勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和關(guān)鍵崗位分析

（一）管理流程

在內(nèi)控體系建設(shè)框架下，單位建立管理制度，規(guī)范了科研項(xiàng)目中勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)的支出由單位財(cái)務(wù)統(tǒng)一轉(zhuǎn)賬給勞務(wù)人員或者專家個(gè)人的流程，滿足“公對(duì)私”轉(zhuǎn)賬要求。北京科學(xué)學(xué)研究中心是公益一類的軟科學(xué)研究單位，各類科研項(xiàng)目中勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)合計(jì)占比最高，是內(nèi)控體系中高風(fēng)險(xiǎn)支出科目。

北京科學(xué)學(xué)研究中心自2014年內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制體系建立以來(lái)，勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)支出被納入重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控范圍，相關(guān)部門設(shè)計(jì)了內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管控措施，相關(guān)措施包括備案、歸口審核和單位轉(zhuǎn)賬：科研管理部負(fù)責(zé)勞務(wù)人員、專家信息的備案管理，匯總數(shù)據(jù)形成勞務(wù)人員庫(kù)和專家?guī)?，并?duì)勞務(wù)和專家費(fèi)用支出做歸口審核;財(cái)務(wù)管理部對(duì)勞務(wù)和專家費(fèi)用支出進(jìn)行轉(zhuǎn)賬報(bào)銷和納稅申報(bào)處理，并完成支出標(biāo)準(zhǔn)的審核;報(bào)銷申請(qǐng)人對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)做證明驗(yàn)收，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門分管領(lǐng)導(dǎo)和中心領(lǐng)導(dǎo)按管理權(quán)限對(duì)報(bào)銷內(nèi)容審核簽字。管理主要流程如圖1所示。

（二）主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和應(yīng)對(duì)措施

從對(duì)勞務(wù)費(fèi)、咨詢費(fèi)支出流程的分析來(lái)看，該流程易產(chǎn)生的主要風(fēng)險(xiǎn)是部分人員虛構(gòu)勞務(wù)人員或者專家的工作內(nèi)容，套取科研經(jīng)費(fèi)。北京科學(xué)學(xué)研究中心內(nèi)控體系建立以來(lái)，主要采取了以下3項(xiàng)措施防控此類風(fēng)險(xiǎn)。

1.控制簽字權(quán)限，多重審核防范支出風(fēng)險(xiǎn)。為有效防范內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，北京科學(xué)學(xué)研究中心將勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)管控權(quán)限設(shè)定為0元，所有這兩個(gè)科目的支出，無(wú)論金額大小，須由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字后，經(jīng)科研管理部歸口審核，再由部門主管領(lǐng)導(dǎo)在權(quán)限范圍內(nèi)審核，最后交財(cái)務(wù)管理部門審核后方可報(bào)銷。

2.證明合理合規(guī)，費(fèi)用發(fā)放要有理有據(jù)。單位對(duì)勞務(wù)費(fèi)、咨詢費(fèi)進(jìn)行系統(tǒng)管理，項(xiàng)目組根據(jù)研究需要在預(yù)算范圍內(nèi)據(jù)實(shí)支出，需要調(diào)整時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)人須根據(jù)對(duì)應(yīng)的管理辦法履行調(diào)整手續(xù)。北京科學(xué)學(xué)研究中心設(shè)計(jì)了勞務(wù)費(fèi)與專家咨詢費(fèi)報(bào)銷明細(xì)表，要求項(xiàng)目組列明支出標(biāo)準(zhǔn)與專家職稱職務(wù)情況，并根據(jù)支付經(jīng)費(fèi)情況遞交支出說(shuō)明，支出說(shuō)明主要體現(xiàn)經(jīng)費(fèi)支出的幾大要素，即事由、支出標(biāo)準(zhǔn)、專家信息、金額等內(nèi)容。

3.單位統(tǒng)一轉(zhuǎn)賬，保證經(jīng)費(fèi)直達(dá)收款人賬戶。勞務(wù)費(fèi)及專家費(fèi)報(bào)銷時(shí)，須由單位統(tǒng)一轉(zhuǎn)賬，報(bào)銷人員需要填寫(xiě)收款人詳細(xì)信息，由財(cái)務(wù)人員匯總報(bào)銷信息，合并計(jì)稅后，直接轉(zhuǎn)賬給相關(guān)勞務(wù)人員和咨詢專家。

（三）關(guān)鍵崗位

筆者所列的關(guān)鍵崗位，是內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制體系中與資金流動(dòng)密切關(guān)聯(lián)、在工作流程中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)最大的一系列崗位（角色）的總和。從勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)管理流程中可以看出，在項(xiàng)目組內(nèi)部，主要是3個(gè)崗位（角色）參與勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)的發(fā)放流程。1.勞務(wù)人員/專家信息的申報(bào)人。這類人員須了解勞務(wù)人員和專家的工作內(nèi)容，能夠提供勞務(wù)人員和專家的所有備案信息以及工作內(nèi)容。2.報(bào)銷經(jīng)辦人。這類人員主要是各部門的財(cái)務(wù)科研助理，他們?cè)诮邮盏缴陥?bào)人提供的信息后，須根據(jù)單位要求做好備案以及報(bào)銷明細(xì)單，在內(nèi)控系統(tǒng)中提交報(bào)銷申請(qǐng)。3.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。這類人員對(duì)報(bào)銷內(nèi)容有決策權(quán)，他們負(fù)責(zé)核定勞務(wù)人員和專家的工作內(nèi)容、支出標(biāo)準(zhǔn)與項(xiàng)目預(yù)算和單位制度是否一致。根據(jù)管理權(quán)限，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)以及北京科學(xué)學(xué)研究中心領(lǐng)導(dǎo)，在管理權(quán)限范圍內(nèi)對(duì)報(bào)銷質(zhì)量負(fù)有監(jiān)管職責(zé)。關(guān)鍵崗位的主要職責(zé)，如表1所示。

三、勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)的“放管服”實(shí)踐

針對(duì)“放管服”各項(xiàng)制度的要求，基層軟科學(xué)研究單位到底要“放”什么權(quán)限給科研人員？對(duì)標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)防控需要，研究單位在工作中要對(duì)哪些人、事、物做好“管”理？針對(duì)科研人員的工作需要，研究單位應(yīng)該提供哪些優(yōu)質(zhì)“服”務(wù)？以上問(wèn)題是每個(gè)科研管理者都需要認(rèn)真思考并努力尋求解決對(duì)策的。北京科學(xué)學(xué)研究中心的“放管服”實(shí)踐，主要是鎖定關(guān)鍵崗位，在嚴(yán)控支出風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，給予項(xiàng)目組盡可能多的自主管理權(quán)限。

（一）簡(jiǎn)化管理流程，下“放”適當(dāng)權(quán)限給科研人員

為了做好權(quán)限下放工作，北京科學(xué)學(xué)研究中心科研管理部和財(cái)務(wù)管理部做了詳細(xì)調(diào)研，針對(duì)相關(guān)員工的權(quán)限需求進(jìn)行總結(jié)歸納，發(fā)現(xiàn)大家普遍反映的問(wèn)題是“報(bào)銷簽字權(quán)限低”“報(bào)銷流程中簽字人員多”。

在審慎分析勞務(wù)費(fèi)與專家費(fèi)支出特點(diǎn)和北京科學(xué)學(xué)研究中心科研項(xiàng)目管理的各項(xiàng)要求的基礎(chǔ)上，筆者對(duì)近3年單位內(nèi)兩項(xiàng)費(fèi)用支出的變化進(jìn)行歸納分析，發(fā)現(xiàn)單位實(shí)施了權(quán)限下放、流程簡(jiǎn)化的管理優(yōu)化措施，如表2所示。

通過(guò)以上對(duì)比可以看出，下放權(quán)限給項(xiàng)目組后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的權(quán)限明顯增大，這減少了報(bào)銷人員找各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字的次數(shù)。這一調(diào)整體現(xiàn)了北京科學(xué)學(xué)研究中心領(lǐng)導(dǎo)給項(xiàng)目組“放權(quán)”落到了實(shí)處。另一方面，原來(lái)由科研管理部歸口審核的勞務(wù)費(fèi)與專家費(fèi)支出的規(guī)范性，也調(diào)整為由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行自我審核，這一調(diào)整體現(xiàn)了管理部門給項(xiàng)目組“放權(quán)”落到了實(shí)處。這兩項(xiàng)權(quán)限的下放，使單位勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)的支出效率提升了近一倍，受到單位內(nèi)科研人員的一致好評(píng)。

（二）以制度化建設(shè)明確責(zé)任，做好“管”理

在制度建設(shè)方面，北京科學(xué)學(xué)研究中心修訂了《北京科學(xué)學(xué)研究中心人員庫(kù)管理辦法》（簡(jiǎn)稱《辦法》）?！掇k法》結(jié)合科技計(jì)劃項(xiàng)目提出的“健全勞務(wù)費(fèi)分配制度”的要求，引入聘用合同管理理念，設(shè)計(jì)了簡(jiǎn)單實(shí)用的勞務(wù)工作確認(rèn)書(shū)，如表3所示。對(duì)于項(xiàng)目組臨時(shí)邀請(qǐng)的勞務(wù)人員，勞務(wù)人員未和北京科學(xué)學(xué)研究中心人事管理部門簽訂聘用合同或者勞動(dòng)合同時(shí)，項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人應(yīng)與勞務(wù)人員簽訂《勞務(wù)工作確認(rèn)書(shū)》，約定勞務(wù)人員在一個(gè)項(xiàng)目中的工作內(nèi)容，對(duì)勞務(wù)人員相關(guān)保密工作提出具體要求，并且須對(duì)所有勞務(wù)人員的基本信息進(jìn)行備案。

北京科學(xué)學(xué)研究中心修訂了單位咨詢費(fèi)管理辦法，合理設(shè)計(jì)各類專家的咨詢費(fèi)上限，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)每個(gè)專家對(duì)項(xiàng)目的貢獻(xiàn)確認(rèn)專家費(fèi)的具體金額。相關(guān)管理辦法明確了工作流程和內(nèi)控關(guān)鍵崗位職責(zé)，在勞務(wù)費(fèi)與專家費(fèi)支出過(guò)程中，明確勞務(wù)人員和專家的信息申報(bào)人處在第一關(guān)鍵崗位。信息申報(bào)人的職責(zé)是充分了解勞務(wù)人員和專家的工作內(nèi)容并和他們保持密切聯(lián)系，報(bào)銷經(jīng)辦人向單位備案人員信息時(shí)，需要填寫(xiě)“申報(bào)人”;明確了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人處在第二關(guān)鍵崗位，其職責(zé)權(quán)限是基于勞務(wù)人員和專家付出的勞動(dòng)內(nèi)容對(duì)項(xiàng)目研究的貢獻(xiàn)，確定給付勞務(wù)費(fèi)和專家費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)。

北京科學(xué)學(xué)研究中心精準(zhǔn)解讀自制發(fā)票，明確簽字人責(zé)任。北京科學(xué)學(xué)研究中心依托“人員庫(kù)管理系統(tǒng)”，在線生成咨詢費(fèi)報(bào)銷明細(xì)單（如表4所示），通過(guò)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字的辦法，確定其管理責(zé)任。同時(shí)，北京科學(xué)學(xué)研究中心對(duì)于系統(tǒng)中“自制”的報(bào)銷明細(xì)單，給出了通常意義上發(fā)票的解讀，以方便科研人員理解。單位人員庫(kù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的報(bào)銷明細(xì)單，解讀為單位“自制發(fā)票”，明細(xì)單中列明了經(jīng)費(fèi)來(lái)源、給每個(gè)人發(fā)放的標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)放金額，支出說(shuō)明中列明了經(jīng)費(fèi)發(fā)放理由。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的簽字表明因表中人員完成了支出說(shuō)明中的工作內(nèi)容，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同意按列出的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放這些經(jīng)費(fèi)。此項(xiàng)解讀讓項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、報(bào)銷經(jīng)辦人能直觀理解這兩個(gè)科目支出中每個(gè)簽字人所承擔(dān)的責(zé)任，讓大家簽“明白”字。

北京科學(xué)學(xué)研究中心加強(qiáng)培訓(xùn)，對(duì)單位內(nèi)參與各類科研管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、內(nèi)控管理流程相關(guān)工作的員工展開(kāi)系統(tǒng)培訓(xùn)，讓每個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、報(bào)銷經(jīng)辦人、財(cái)務(wù)科研助理、關(guān)鍵崗位人員等都充分了解北京科學(xué)學(xué)研究中心管理制度的核心要求和重要意義，使制度內(nèi)化為行動(dòng)。北京科學(xué)學(xué)研究中心結(jié)合相關(guān)員工在工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)重點(diǎn)人員提供一對(duì)一的重點(diǎn)指導(dǎo)，確保單位內(nèi)各項(xiàng)制度深入人心，能正確指導(dǎo)員工工作。

北京科學(xué)學(xué)研究中心著力推進(jìn)在線監(jiān)管精準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)提取快捷化。北京科學(xué)學(xué)研究中心上線了人員庫(kù)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能全程記錄勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)的支出過(guò)程，單位內(nèi)的管理人員可定期根據(jù)管理制度，分項(xiàng)目按條件查詢報(bào)銷情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可及時(shí)和項(xiàng)目組溝通，這樣能效預(yù)防各種風(fēng)險(xiǎn)。

（三）建立信息化管理平臺(tái)，提供優(yōu)質(zhì)“服”務(wù)

1.設(shè)計(jì)管理軟件，記錄勞務(wù)費(fèi)、專家費(fèi)支出過(guò)程

通過(guò)制度培訓(xùn)的科研人員若對(duì)制度細(xì)節(jié)掌握不牢，仍會(huì)在執(zhí)行管理?xiàng)l例的過(guò)程中遇到各種問(wèn)題。北京科學(xué)學(xué)研究中心管理部門通過(guò)詳細(xì)剖析相關(guān)問(wèn)題，提出將制度內(nèi)化于信息化平臺(tái)操作以提升工作效率的服務(wù)目標(biāo)。北京科學(xué)學(xué)研究中心投入使用的人員庫(kù)管理系統(tǒng)，注重減少中間環(huán)節(jié)，致力于做強(qiáng)后臺(tái)計(jì)算、共享功能，使報(bào)銷經(jīng)辦人一次錄入收款人（勞務(wù)人員和專家）基本信息和銀行信息，就能同時(shí)完成支出信息備案和報(bào)銷明細(xì)信息輸出兩項(xiàng)工作，不再需要單獨(dú)與科研管理部、財(cái)務(wù)管理部進(jìn)行數(shù)據(jù)溝通和流轉(zhuǎn)，且直接打印的報(bào)銷明細(xì)單各項(xiàng)信息皆符合管理?xiàng)l例要求。

2.信息表上傳備案，過(guò)程控制簡(jiǎn)潔高效

北京科學(xué)學(xué)研究中心管理辦法雖然增加了一項(xiàng)勞務(wù)工作確認(rèn)書(shū)，但是工作量并沒(méi)有顯著增加。一方面，北京科學(xué)學(xué)研究中心在律師的幫助下設(shè)計(jì)了勞務(wù)工作確認(rèn)書(shū)通用模板，項(xiàng)目組只需要填寫(xiě)少量信息便可完成確認(rèn)書(shū)的制作;另一方面，手機(jī)拍照功能的普遍應(yīng)用，使項(xiàng)目組上傳電子版文憑更加方便快捷，各類審計(jì)事務(wù)所需要材料時(shí)，項(xiàng)目組可以直接從系統(tǒng)內(nèi)下載。

3.培養(yǎng)報(bào)銷人員良好工作習(xí)慣，提高經(jīng)辦人的工作積極性

實(shí)行內(nèi)控管理后，北京科學(xué)學(xué)研究中心勞務(wù)費(fèi)、咨詢費(fèi)由財(cái)務(wù)統(tǒng)一轉(zhuǎn)賬支付，報(bào)銷經(jīng)辦人需要把報(bào)銷明細(xì)信息以表格的形式傳送給財(cái)務(wù)人員，數(shù)據(jù)在被來(lái)回復(fù)制粘貼過(guò)程中，容易出現(xiàn)身份證號(hào)碼錯(cuò)誤、銀行賬號(hào)錯(cuò)誤等問(wèn)題，在連續(xù)報(bào)銷過(guò)程中同一錯(cuò)誤還可能多次出現(xiàn);多人為同一專家發(fā)放費(fèi)用，合并計(jì)稅問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致報(bào)銷單被退回。各種問(wèn)題使報(bào)銷人員不得不重復(fù)填報(bào)，苦不堪言。北京科學(xué)學(xué)研究中心把防止這些錯(cuò)誤的相關(guān)工作，列為提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重點(diǎn)。

4.設(shè)計(jì)程序自動(dòng)校驗(yàn)，撞庫(kù)自動(dòng)合并計(jì)稅，利用信息化平臺(tái)減少一般性錯(cuò)誤

北京科學(xué)學(xué)研究中心設(shè)計(jì)的人員庫(kù)管理系統(tǒng)通過(guò)設(shè)計(jì)身份證號(hào)碼校驗(yàn)功能，確保錄入號(hào)碼的正確性，減少了報(bào)銷流程中一些常見(jiàn)錯(cuò)誤;工作人員在線提交報(bào)銷明細(xì)單時(shí)，人員庫(kù)管理系統(tǒng)將身份證號(hào)碼相同的人員撞庫(kù)合并計(jì)稅，同時(shí)給出提交者合并計(jì)稅后的結(jié)果，確保報(bào)銷程序在線自動(dòng)完成。

5.稅前、稅后自主選擇

對(duì)于計(jì)稅重復(fù)時(shí)修改稅前金額還是稅后金額，不同的報(bào)銷人員有不同的需求。在設(shè)計(jì)人員庫(kù)管理系統(tǒng)時(shí)，設(shè)計(jì)人員保留了報(bào)銷經(jīng)辦人員的主動(dòng)選擇權(quán)，推出稅前/稅后選擇菜單。當(dāng)報(bào)銷人員完成一張報(bào)銷明細(xì)單設(shè)計(jì)并提交保存時(shí)，根據(jù)報(bào)銷經(jīng)辦人的選擇，系統(tǒng)將自動(dòng)修改非控制項(xiàng)。

6.再次生成報(bào)銷明細(xì)單操作

若需要給同一勞務(wù)人員連續(xù)數(shù)月多次發(fā)放費(fèi)用時(shí)，在同一項(xiàng)目下，經(jīng)辦人可以直接使用“再次生成”菜單，將上次該勞務(wù)人員的報(bào)銷明細(xì)信息直接導(dǎo)入編輯狀態(tài)，經(jīng)辦人只需要根據(jù)實(shí)際情況增加或者減少人員信息，重新錄入支出說(shuō)明，1分鐘左右就能快速做好新的報(bào)銷明細(xì)單。經(jīng)辦人如果需要在此基礎(chǔ)上增加勞務(wù)人員報(bào)銷信息，只需要在已經(jīng)“再次生成”的報(bào)銷單頁(yè)面添加勞務(wù)人員信息。

7.報(bào)銷明細(xì)單撤回操作

因?yàn)閭€(gè)人操作問(wèn)題，或需要臨時(shí)在同一明細(xì)單上增加人員信息等原因，報(bào)銷明細(xì)單有時(shí)需要被撤回。在信息化方案中，設(shè)計(jì)人員增添了有條件撤回功能，如果報(bào)銷明細(xì)單中人員信息未被重復(fù)計(jì)稅，經(jīng)辦人隨時(shí)可以撤回;如果已經(jīng)重復(fù)計(jì)稅，系統(tǒng)將提示該經(jīng)辦人后續(xù)哪位同事在此報(bào)銷明細(xì)單的后續(xù)流程上進(jìn)行了操作，經(jīng)辦人需要根據(jù)系統(tǒng)提示，聯(lián)系該同事撤回報(bào)銷單后，自己再撤回。這樣人性化的設(shè)計(jì)為經(jīng)辦人提供了更具個(gè)性化的服務(wù)。

8.全單位共享已入庫(kù)信息，減少錄入頻次，提高正確率

在信息化系統(tǒng)中，設(shè)計(jì)者設(shè)計(jì)了“全庫(kù)查詢”功能。北京科學(xué)學(xué)研究中心的所有工作人員都可以使用此菜單查詢歷年來(lái)北京科學(xué)學(xué)研究中心已經(jīng)轉(zhuǎn)賬過(guò)的人員信息，各位員工都可以通過(guò)“引入”操作，可將勞務(wù)人員和專家的基本信息和銀行信息直接復(fù)制到自己名下，補(bǔ)充“申報(bào)人”信息，勞務(wù)人員上傳勞務(wù)確認(rèn)書(shū)后就可以做報(bào)銷明細(xì)單。根據(jù)前3年北京科學(xué)學(xué)研究中心勞務(wù)人員、咨詢專家備案信息分析，每年約有50%的庫(kù)內(nèi)信息會(huì)被重復(fù)使用。這一設(shè)計(jì)通過(guò)共享功能減少了報(bào)銷人員錄入的工作量，大幅度提高了工作人員正確率和工作效率。

9.財(cái)務(wù)人員直接讀取轉(zhuǎn)賬信息和報(bào)稅信息，正確率不斷上升

在信息化系統(tǒng)的支持下，銀行轉(zhuǎn)賬、納稅申報(bào)更加方便快捷。通過(guò)分析不同銀行網(wǎng)點(diǎn)柜臺(tái)人員的轉(zhuǎn)賬要求，信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)了轉(zhuǎn)賬信息化文件格式和內(nèi)容，使導(dǎo)出的文件符合不同銀行的轉(zhuǎn)賬要求，出納人員只需要根據(jù)導(dǎo)出文件名稱中顯示的金額打印轉(zhuǎn)賬支票，到銀行辦理“公對(duì)私”的統(tǒng)一轉(zhuǎn)賬。根據(jù)個(gè)稅申報(bào)系統(tǒng)的文件要求，北京科學(xué)學(xué)研究中心人員庫(kù)管理系統(tǒng)可以直接按月導(dǎo)出納稅申報(bào)文件。全庫(kù)還會(huì)實(shí)時(shí)更正財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷經(jīng)辦人反饋的庫(kù)內(nèi)錯(cuò)誤信息。

四、小結(jié)

勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)是科研支出科目中最常見(jiàn)的內(nèi)容。北京科學(xué)學(xué)研究中心從細(xì)節(jié)做起，在對(duì)它們進(jìn)行“放管服”實(shí)踐的過(guò)程中，在一定程度上優(yōu)化了報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員的工作流程，減輕了科研人員的負(fù)擔(dān)，有效控制了內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)。采用上述信息化管理辦法后，相關(guān)工作人員關(guān)于勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)的報(bào)銷工作效率都大幅度提高，精準(zhǔn)解讀使全單位對(duì)內(nèi)控的認(rèn)識(shí)進(jìn)一步提高。真正的內(nèi)部控制體系絕不是將內(nèi)控手冊(cè)束之高閣，而是找準(zhǔn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，鎖定關(guān)鍵崗位，采用信息化手段，全方位提升管理質(zhì)量。

（一）分項(xiàng)目類別做好激勵(lì)費(fèi)設(shè)計(jì)，從源頭上為勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)規(guī)范管理打好基礎(chǔ)

項(xiàng)目能夠保質(zhì)結(jié)項(xiàng)，但勞務(wù)費(fèi)、咨詢費(fèi)出現(xiàn)套取問(wèn)題，說(shuō)明預(yù)算有問(wèn)題，解決的根本還在于優(yōu)化項(xiàng)目管理辦法的設(shè)計(jì)。1.項(xiàng)目管理辦法要充分考慮人的價(jià)值，把個(gè)人貢獻(xiàn)通過(guò)激勵(lì)費(fèi)的形式體現(xiàn)出來(lái)。當(dāng)前，競(jìng)爭(zhēng)性科研項(xiàng)目規(guī)定了間接經(jīng)費(fèi)比例，但相關(guān)規(guī)定的細(xì)化程度不夠，相關(guān)設(shè)計(jì)人員應(yīng)進(jìn)一步做區(qū)別化設(shè)計(jì)，提高對(duì)以腦力勞動(dòng)為主的基礎(chǔ)研究和軟科學(xué)研究人員的獎(jiǎng)勵(lì)。2.承認(rèn)項(xiàng)目組人員的貢獻(xiàn)，根據(jù)經(jīng)費(fèi)來(lái)源性質(zhì)，設(shè)計(jì)不同激勵(lì)費(fèi)比例，調(diào)動(dòng)項(xiàng)目組成員的積極性，從根本上防范勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)的支出風(fēng)險(xiǎn)。只有項(xiàng)目組成員的努力得到認(rèn)可，從內(nèi)心尊重制度，才能保證經(jīng)費(fèi)的據(jù)實(shí)支出。

（二）單位領(lǐng)導(dǎo)重視內(nèi)控體系建設(shè)，創(chuàng)造勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)規(guī)范管理的良好環(huán)境

勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)全是自制報(bào)銷內(nèi)容，一直是風(fēng)險(xiǎn)控制的難點(diǎn)。單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視內(nèi)控建設(shè)，加強(qiáng)制度設(shè)計(jì)和流程細(xì)化管理，通過(guò)定期輪換關(guān)鍵崗位人員控制風(fēng)險(xiǎn);加強(qiáng)對(duì)關(guān)鍵崗位人員的培訓(xùn)，邀請(qǐng)審計(jì)、紀(jì)檢等相關(guān)部門人員，根據(jù)科研事業(yè)單位在勞務(wù)費(fèi)與咨詢費(fèi)支出過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，向經(jīng)費(fèi)申報(bào)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、報(bào)銷經(jīng)辦人闡述各類違規(guī)案例及違規(guī)的后果，剖析風(fēng)險(xiǎn)，敲響警鐘，使大家通過(guò)了解風(fēng)險(xiǎn)，不斷規(guī)范自身行為。

（三）單位內(nèi)部加強(qiáng)部門間協(xié)作，提高信息化管理水平，搭建勞務(wù)費(fèi)咨詢規(guī)范化管理的落地載體

相關(guān)單位應(yīng)充分發(fā)揮單位科研管理部門在經(jīng)費(fèi)支出中的主動(dòng)性和積極性，與財(cái)務(wù)管理部門聯(lián)合聯(lián)動(dòng);在了解經(jīng)辦人需求、項(xiàng)目管理要求、經(jīng)費(fèi)支出管理要點(diǎn)的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)本單位信息化管理方案，滿足銀行網(wǎng)點(diǎn)轉(zhuǎn)賬、稅務(wù)系統(tǒng)申報(bào)等個(gè)性化需要，解決報(bào)銷人員負(fù)擔(dān);全面考慮勞務(wù)費(fèi)和咨詢費(fèi)支出的風(fēng)險(xiǎn)，設(shè)計(jì)好關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做到風(fēng)險(xiǎn)可控，真正實(shí)現(xiàn)全流程精細(xì)化管理，用好大數(shù)據(jù)，提高工作效率。

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