“數(shù)字中國(guó)”背景下的檔案工作數(shù)字化管理

林妙影

摘 要：黨的十九大報(bào)告中明確提出了建設(shè)“數(shù)字中國(guó)”的重要性及具體指導(dǎo)方針：“加快數(shù)字中國(guó)建設(shè)，就是要全面貫徹新發(fā)展理念，積極借助信息技術(shù)，將數(shù)字化融入到各行各業(yè)中，用新動(dòng)能推動(dòng)新發(fā)展，以新發(fā)展創(chuàng)造新輝煌。”可見(jiàn)，數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為推動(dòng)中國(guó)新發(fā)展帶來(lái)了至關(guān)重要的影響?；诖吮尘?，加強(qiáng)檔案工作數(shù)字化管理，不僅能夠提升檔案工作的效率和規(guī)范性，還能增強(qiáng)安全性，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)“數(shù)字中國(guó)”的建設(shè)目標(biāo)。本文就數(shù)字中國(guó)背景下的檔案工作數(shù)字化管理展開(kāi)探討。

關(guān)鍵詞：數(shù)字中國(guó);檔案工作;數(shù)字化管理

十八屆三中全會(huì)公布的《中共中央關(guān)于全面深化改革若干重大問(wèn)題的決定》要求深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，具體體現(xiàn)在“健全網(wǎng)絡(luò)化城鄉(xiāng)基層醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)運(yùn)行機(jī)制”“充分利用數(shù)字化手段，促進(jìn)優(yōu)質(zhì)醫(yī)療資源縱向流動(dòng)”“允許醫(yī)師多點(diǎn)執(zhí)業(yè)”等方面。多點(diǎn)執(zhí)業(yè)的推行必須建立在患者病歷數(shù)字實(shí)現(xiàn)在不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間的交換和共享的基礎(chǔ)上，這就對(duì)區(qū)域衛(wèi)生數(shù)字化、醫(yī)院集團(tuán)數(shù)字化提出新要求。對(duì)此，基于建設(shè)“數(shù)字中國(guó)”的時(shí)代背景，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)積極向數(shù)字化靠近，借助多樣化的信息技術(shù)，確保檔案質(zhì)量和安全性的提升，全面挖掘、發(fā)揮檔案價(jià)值。

1 數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

數(shù)字化管理作為新時(shí)代下檔案工作的必然趨勢(shì)，其主要是指運(yùn)用電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，并全面實(shí)現(xiàn)文字、圖像、視頻等資料的自動(dòng)化搜索和整理，不僅能夠大大提升檔案工作者的工作效率和質(zhì)量，還能夠方便后續(xù)的查閱、調(diào)取工作，降低成本投入，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的備份和挖掘[1 ]。

檔案工作數(shù)字化管理具有大量的優(yōu)勢(shì)，其不僅能夠減少傳統(tǒng)檔案收集存儲(chǔ)的物質(zhì)空間，降低成本，還能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的采集和歸檔，打破了時(shí)間和空間的局限性，提升了檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，確保了檔案保存和利用的安全性，且能夠使得各個(gè)部門的資源達(dá)到共享。

2 “數(shù)字中國(guó)”背景下檔案數(shù)據(jù)管理目標(biāo)

2.1 保障數(shù)據(jù)質(zhì)量

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作在享受著數(shù)字化帶來(lái)便捷的同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性也在無(wú)形中增加了電子檔案存儲(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理工作面臨著文件易改、易丟的危機(jī)。檔案數(shù)字化管理首先就必須要確保檔案資料的質(zhì)量，只有真實(shí)、完整的資料，才能夠在后期發(fā)揮其真正的價(jià)值，才能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供決策依據(jù)。當(dāng)前，相關(guān)電子存證平臺(tái)大量涌現(xiàn)，正在逐步取代檔案部門進(jìn)行數(shù)據(jù)取證工作。如果檔案部門沒(méi)有運(yùn)用合理的技術(shù)保障各個(gè)階段的數(shù)據(jù)質(zhì)量，那么就會(huì)使得個(gè)別數(shù)據(jù)失真、丟失，相應(yīng)的利用價(jià)值也大打折扣。

2.2 維護(hù)數(shù)據(jù)安全

“數(shù)字中國(guó)”的建設(shè)必須要求切實(shí)保障國(guó)家數(shù)據(jù)安全，增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全的預(yù)警和溯源能力?！稊?shù)據(jù)安全管理辦法》中明確規(guī)定了：“如果網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)者以經(jīng)營(yíng)為目的收集重要的數(shù)據(jù)或個(gè)人敏感信息，應(yīng)當(dāng)明確數(shù)據(jù)安全責(zé)任人[2 ]?！睂?duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其更需要給予一定的安全保障和支撐，將檔案數(shù)據(jù)的安全管理工作貫穿于全過(guò)程之中。管理人員要結(jié)合自身的理論知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，精準(zhǔn)地判斷出業(yè)務(wù)流程中是否存在安全風(fēng)險(xiǎn)，并針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)制定針對(duì)性的應(yīng)急措施。

2.3 加強(qiáng)數(shù)據(jù)開(kāi)放利用

檔案管理的本質(zhì)目的就是實(shí)現(xiàn)檔案的利用，發(fā)揮并挖掘其數(shù)據(jù)價(jià)值，由此便利人民生活，促進(jìn)企業(yè)提質(zhì)增效，更好地為社會(huì)和群眾服務(wù)。一方面，各地政府部門要借助網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，幫助各個(gè)企業(yè)、單位部門的檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，不斷加強(qiáng)設(shè)備資金的投入力度，擴(kuò)大數(shù)據(jù)來(lái)源;另一方面，政府部門還要支持市場(chǎng)主體創(chuàng)新，最大化實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和整合。

3 “數(shù)字中國(guó)”背景下檔案工作數(shù)字化管理建議

3.1 完善檔案數(shù)字化管理機(jī)制

首先，檔案數(shù)字化管理工作必須要依據(jù)國(guó)家對(duì)檔案管理的明確要求，構(gòu)建健全的管理系統(tǒng)和制度條例，建立雙重管理機(jī)制，不斷約束并規(guī)范工作人員的操作行為。對(duì)數(shù)字化管理工作的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，并根據(jù)檔案部門的實(shí)際需求，設(shè)立明確的工作崗位，將各項(xiàng)職責(zé)落實(shí)到個(gè)人。建立合理的責(zé)任分配制度，制定更加程序化的工作流程，除了要全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理之外，還要確保檔案管理工作的全面性和規(guī)范性，要求管理人員按照不同資料的類型、內(nèi)容進(jìn)行分類，將檔案資料的格式做以明確和要求。

3.2 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員作為檔案數(shù)字化管理的主要執(zhí)行者，其專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德直接決定了檔案數(shù)字化管理的成效。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極注重對(duì)管理人員的招聘和培訓(xùn)，通過(guò)適當(dāng)提升招聘門檻，定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，不斷強(qiáng)化管理人員的數(shù)字化理論知識(shí)和技能，切實(shí)增強(qiáng)其計(jì)算機(jī)操作水平，能夠靈活地將各種應(yīng)用技巧運(yùn)用到實(shí)際的工作過(guò)程中。

3.3 加強(qiáng)檔案系統(tǒng)數(shù)字化建設(shè)

依據(jù)不同地區(qū)的檔案部門實(shí)際需求，應(yīng)積極推進(jìn)數(shù)字化檔案電子系統(tǒng)工程，加大資金和設(shè)備設(shè)施的投入力度，開(kāi)發(fā)并利用各類先進(jìn)的軟件，以能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資源的正確錄入和處理，強(qiáng)化檔案資料的開(kāi)發(fā)與共享。

3.3.1 構(gòu)建檔案檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)。采取網(wǎng)絡(luò)在線儲(chǔ)存或離線儲(chǔ)存的方式，有效儲(chǔ)存管理檔案數(shù)據(jù)，為檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用創(chuàng)設(shè)優(yōu)質(zhì)條件。采用照相機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，切實(shí)增強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力。

3.3.2 構(gòu)建檔案管理模塊化系統(tǒng)。建立檔案管理模塊化系統(tǒng)，主要是檔案日常管理模塊、電子文件存盤管理模塊、數(shù)據(jù)采集傳輸模塊等，如此便可直接瀏覽、修改與打印管理檔案信息與數(shù)據(jù)。

3.3.3 構(gòu)建檔案查詢系統(tǒng)。根據(jù)Microsoft SQL Server2008軟件，查詢管理檔案信息?；诠ぷ骶唧w需要，錄入、檢索、查詢與瀏覽檔案信息與數(shù)據(jù)，局域網(wǎng)中的權(quán)限客戶可按照自己的管理權(quán)限，電子瀏覽、提取與檢索檔案，獲取全面、真實(shí)、完善的檔案信息數(shù)據(jù)，分布式、多樣化查詢檔案信息，以此來(lái)提高檔案信息利用價(jià)值。