文書(shū)檔案整理歸檔流程及注意事項(xiàng)探究

摘 要：文書(shū)檔案整理歸檔有著明確的歸檔流程，需要結(jié)合文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)和規(guī)律，運(yùn)用合適的歸檔方法，做好立卷、接收、鑒定、整理等相關(guān)工作，并注意每個(gè)環(huán)節(jié)需要注意和解決的相關(guān)事項(xiàng)，不斷規(guī)范文書(shū)檔案整理歸檔流程，提升文書(shū)檔案歸檔質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;整理;歸檔;流程

概述

《歸檔文件整理規(guī)則》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》的頒布和實(shí)施，為文書(shū)檔案整理歸檔提供了根本遵循。但在具體執(zhí)行過(guò)程中，不同行業(yè)及單位在文書(shū)檔案整理歸檔中的具體要求存在較大差異[1 ]。本文，立足文書(shū)檔案管理工作實(shí)踐，提煉出整理歸檔流程及方法，以及在文書(shū)檔案整理歸檔過(guò)程中相關(guān)問(wèn)題及解決措施。

1 文書(shū)檔案立卷的一般原則

按照一定原則、方法，將處理完的、具有保存價(jià)值的文書(shū)資料系統(tǒng)整理并組卷。文書(shū)檔案立卷需要堅(jiān)持如下規(guī)則：一是集中與分散相結(jié)合。即，將綜合性、一般行政性公文集中于檔案管理部門，采用統(tǒng)一整理、歸檔、保管、利用，而機(jī)關(guān)人事、審計(jì)、會(huì)計(jì)、人事等特殊部門所形成的文件，則根據(jù)檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定及其指導(dǎo)下，自行整理[2 ]。二是以“件”為單位。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》的具體要求，文書(shū)檔案整理以“件”為單位，分類則采用“年度-保管-期限”。三是立卷規(guī)則統(tǒng)一性。文書(shū)檔案立卷和保管方法可選用“年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）-保管期限”或者“保管期限-年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”，其中，“年度”“保管期限”是立卷保管需要包含的，且同一全宗應(yīng)保持統(tǒng)一性、穩(wěn)定性[3 ]。四是單軌制。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，電子檔案立卷歸檔可采用“單軌制”，實(shí)行實(shí)時(shí)歸檔。

2 文書(shū)檔案歸檔流程

2.1 分類

文書(shū)檔案的分類一般選用“年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）-保管期限”三級(jí)分類法。其中，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）為一級(jí)目錄，如行政管理類、人事類、黨群類、業(yè)務(wù)類等;保管期限雖然是一項(xiàng)較為主觀的分類標(biāo)準(zhǔn)，但該分類層次不可或缺。通過(guò)三級(jí)分類法，將單位中不同價(jià)值的文書(shū)檔案從實(shí)體中進(jìn)行區(qū)分，便于檔案管理部門采用更合理的措施進(jìn)行保護(hù)和利用。因此，要立足本單位實(shí)際，編制好文書(shū)檔案的保管期限表，減少后期實(shí)際分類時(shí)的人為主觀因素干擾。

2.2 排列

文書(shū)檔案的排列以分類方案中的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)文書(shū)檔案的重要程度及事由，并結(jié)合時(shí)間等因素，做好排列。尤其需要注意的是，不能機(jī)械地按文號(hào)排列，不能單純的按問(wèn)題排列，也不能固執(zhí)地將全部文檔按時(shí)間為序排列。在具體排列時(shí)，應(yīng)把同一事由的文檔排列在一起，在事由排列基礎(chǔ)之上，再按照文書(shū)檔案中的時(shí)間順序或者重要程度進(jìn)行排列。除了時(shí)間排序體現(xiàn)的客觀性外，事由、重要程度多屬主觀判斷標(biāo)準(zhǔn)，這就給文書(shū)檔案排列更大的自主性和靈活性，因此，在實(shí)際操作過(guò)程中要不斷的摸索、不斷的總結(jié)和不斷的提煉。

2.3 編號(hào)

將文書(shū)檔案歸檔按照次序進(jìn)行編號(hào)。一般，將“年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）-保管期限”，把同一年度、同一保管期限的同一問(wèn)題，從“1”開(kāi)始，逐件編排相應(yīng)的流水號(hào)。便于后期的查找、利用、移交、鑒定，以及保管。

2.4 編目

歸檔的文書(shū)檔案目錄項(xiàng)包括文號(hào)、題名、頁(yè)數(shù)、日期、文件號(hào)、責(zé)任者、備注等。需要注意的是，文書(shū)檔案編目應(yīng)逐件進(jìn)行，且要確保編目全面、細(xì)致、深入、全面、精確，保證后期檔案的檢索和利用，防止因編目不當(dāng)而出現(xiàn)的“死檔”[4 ]。其中，文號(hào)應(yīng)完整，無(wú)文號(hào)可空著，題名注意不得任意簡(jiǎn)寫或省略;頁(yè)數(shù)要連續(xù)，空白頁(yè)不標(biāo)頁(yè)碼;責(zé)任者應(yīng)填寫全宗名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，出現(xiàn)多個(gè)責(zé)任者，應(yīng)選本系統(tǒng)、部門中的重要責(zé)任者。附件具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，無(wú)法在正題名中反映時(shí)，可在附件標(biāo)題中一并抄錄。

2.5 裝訂

文書(shū)檔案以件為單位，裝訂時(shí)也要突出顯示這一特點(diǎn)，要本著實(shí)用、經(jīng)濟(jì)、簡(jiǎn)便和保護(hù)的原則，做好文書(shū)檔案裝訂工作。裝訂時(shí)需要注意的時(shí)，較厚的“件”，要選用“三孔一線”[5 ]。此外，在每一件檔案的裝訂之前，要認(rèn)真檢查文書(shū)檔案是否存在漏頁(yè)、破損、殘缺、遮字等情況，并針對(duì)文書(shū)檔案的不同情況，選用表、補(bǔ)等措施，確保文書(shū)檔案裝訂不影響檔案后期查詢和利用。

2.6 裝盒

文書(shū)檔案的裝盒根據(jù)問(wèn)題、保管期限的不同分類進(jìn)行分類裝盒，保管期限不同、問(wèn)題不同，不得裝在同一盒內(nèi)。此外，要在“盒內(nèi)文件情況說(shuō)明”中詳細(xì)注明盒內(nèi)文件是否存在缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀等相關(guān)情況。

3 文書(shū)檔案整理歸檔工作中需要注意的幾個(gè)問(wèn)題

3.1 接收

文書(shū)檔案接收的方式主要包括定期接收和即時(shí)接收。前者，一般選擇在每年的3月前，將單位上一年度的相關(guān)文書(shū)檔案移交至檔案管理部門;后者，則是指文書(shū)檔案根據(jù)其文件材料，選擇隨辦隨歸。文書(shū)檔案接收時(shí)，需要注意：一是文件辦結(jié)。即移交、接收的文件處理程序完成而非文件中記載事項(xiàng)的辦結(jié)。二是程序規(guī)范。即文書(shū)檔案資料的移交或者文書(shū)檔案資料的接收都應(yīng)履行相應(yīng)的規(guī)范性手續(xù)，既要履行相應(yīng)的移交手續(xù)，也要履行一定的接收手續(xù)，移交或接收有相關(guān)人員清點(diǎn)并簽字，由移交、接收雙方各持一份目錄。涉密的文書(shū)檔案，則需要根據(jù)文書(shū)檔案管理規(guī)定，單獨(dú)向指定人員或部門移交和接收，履行移交接收手續(xù)。三是明確責(zé)任。文書(shū)檔案移交方應(yīng)對(duì)歸檔文書(shū)檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性負(fù)責(zé)。且發(fā)現(xiàn)在移交中錯(cuò)誤或者遺漏登記的相關(guān)文件資料，應(yīng)及時(shí)重新編制移交新的目錄。

3.2 鑒定

在文書(shū)檔案移交、接收后，檔案管理部門組織專門的鑒定人員或委托相關(guān)部門匯通文書(shū)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行鑒定。鑒定主要涉及五個(gè)方面：一是范圍鑒定[6 ]。根據(jù)文件是否具有保存價(jià)值及合乎歸檔要求，從而作出其是否具有轉(zhuǎn)化為“檔案”的“資格審查”。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》的相關(guān)規(guī)定，以下三類文件不屬于歸檔范圍：文件不齊全、未處理完畢，《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》明確不屬于歸檔范疇的。二是密級(jí)鑒定。根據(jù)文書(shū)檔案公開(kāi)程度，將其鑒定為公開(kāi)、秘密。密級(jí)依據(jù)文件登記的密級(jí)確定，分為秘密、機(jī)密和絕密等。經(jīng)鑒定屬于秘密及以上的文件資料，應(yīng)嚴(yán)格按照《保密法》規(guī)定，交由專人負(fù)責(zé)整理、歸檔。三是年度鑒定[7 ]。文書(shū)移交后的年度鑒定難度較大，涉及到不同情形時(shí)，選擇不同的鑒定依據(jù)。如，文件簽發(fā)日期通常為其年度;再如，跨年度的文件，以辦結(jié)年度為分類歸入依據(jù);多份文件作為一件檔案時(shí)，以裝訂排在前面的文件日期為年度。四是分類鑒定。依據(jù)鑒定前根據(jù)單位職能實(shí)際所制定的《檔案分類方案》。五是期限鑒定。根據(jù)檔案價(jià)值及性質(zhì)，將其保管期限劃分為永久和定期。其中，定期又分為長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）。

參考文獻(xiàn)：

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[2]黃志恩.文書(shū)檔案歸檔材料短缺問(wèn)題及其解決措施[J].廣東檔案，2014（2）：35—37.

[3]胡建榮.文書(shū)檔案歸檔范圍與保管期限表編制中容易出現(xiàn)的幾個(gè)問(wèn)題[J].檔案，2010（1）：47—48.

[4]賈珩.文書(shū)檔案歸檔新規(guī)則的內(nèi)容和方法[J].黑龍江史志，2015（8）：56.

[5]白鈺銘.信息化的文書(shū)檔案歸檔管理[J].才智，2016（19）：276.

[6]任玉清.如何有效的進(jìn)行文書(shū)檔案歸檔[J].青年與社會(huì)，2019（21）：136—137.

[7]李玉萍，劉新民，王雪寧.基層單位文書(shū)檔案歸檔管理與思考[J].漢中科技，2008（1）：57—58.

作者簡(jiǎn)介：李媛，大學(xué)學(xué)歷，內(nèi)江廣播電視臺(tái)館員，主要從事檔案管理研究。