集團化企業(yè)基于流程再造的檔案管理模式探究

余然

摘 要：企業(yè)集團化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的總體趨勢。集團化企業(yè)在規(guī)模、體量和管理上的變化對傳統(tǒng)的檔案管理工作勢必造成多方位的沖擊。集團總部和成員單位的檔案管理部門應(yīng)積極應(yīng)對這種變化，以流程再造為牽引，以組織管理為保障，構(gòu)建有橫有縱矩陣式的管控模式，為企業(yè)的發(fā)展提供更加及時、準(zhǔn)確、豐富的檔案信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：集團化;企業(yè)檔案;流程

隨著檔案法律法規(guī)的不斷完善和檔案信息化的持續(xù)推進，企業(yè)內(nèi)部檔案管理機制日趨完備。然而，集團化進程的快速推進打破了這種平衡，同時也給集團化企業(yè)的檔案管理工作提出了新的要求。集團總部的檔案部門不僅要關(guān)注本身的檔案業(yè)務(wù)工作，更加要關(guān)注總部與成員單位之間的檔案業(yè)務(wù)關(guān)系，以及如何處理這些關(guān)系，使集團總部及其成員單位在檔案管理方面協(xié)同發(fā)展。

1 集團化優(yōu)勢在檔案管理上的體現(xiàn)

集團是以總公司為基礎(chǔ)，以產(chǎn)權(quán)關(guān)系為紐帶，通過合資、合作等方式把多個獨立法人的企業(yè)以某種方式組成一個新的個體。集團化是資本運作的手段，它憑借整體性和協(xié)同性從根本上提升了企業(yè)管理的效能，這種優(yōu)勢也同樣反映在檔案管理上。

1.1 整體發(fā)展帶動局部發(fā)展

集團化后由于運作成本降低，構(gòu)建和部署統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)成為可能。檔案管理所需軟硬件的集團化集中采購可降低成本，使檔案管理工作相對薄弱的企業(yè)享受到發(fā)展較快企業(yè)一樣的檔案管理資源，從而可以快速地復(fù)制建立在這些資源之上的管理經(jīng)驗和制度，進而提升集團整體檔案管理水平。

1.2 集團內(nèi)部各成員單位間優(yōu)勢互補

在集團內(nèi)部，各成員單位在檔案管理方面發(fā)展是不平衡的，各有各的優(yōu)勢，有的有發(fā)展的實體空間，有的有豐厚的人才儲備，有的有完備的檔案信息系統(tǒng)等。作為內(nèi)部要素，集團可以方便調(diào)用這些資源，取有余而補不足，促進集團整體檔案管理工作平衡發(fā)展。

1.3 對外提升綜合競爭力

集團化的本質(zhì)就是發(fā)揮其要素之間的協(xié)同作用，使所產(chǎn)生的作用大于各組成要素單獨應(yīng)用時作用的總和。在集團化的大背景下，企業(yè)檔案工作通過統(tǒng)一資源、統(tǒng)一管控，統(tǒng)一平臺，可實現(xiàn)“1+1>2”的增效作用，提升企業(yè)的綜合競爭力。

2 集團化的管控模式給企業(yè)檔案管理工作帶來的沖擊

企業(yè)集團化進程中在規(guī)模、體量、管理方式等方面的變化從不同層面給檔案管理工作帶來了三個方面的沖擊。

2.1 成員單位間檔案業(yè)務(wù)流程互不聯(lián)通

企業(yè)進行集團化的進程中，流程整合是不可或缺的步驟。不同規(guī)模、類型的企業(yè)其業(yè)務(wù)流程是不一樣的。而檔案工作的業(yè)務(wù)流程是受制于企業(yè)本身的管理流程的，這就導(dǎo)致集團化進程中不同企業(yè)間不同類型的檔案業(yè)務(wù)流程難以整合。

2.2 不同檔案信息管理系統(tǒng)之間互不兼容

在企業(yè)集團化檔案業(yè)務(wù)流程的整合過程中，檔案信息管理系統(tǒng)的整合是最具成效，也是最具復(fù)雜度的整合。在實際工作中，每個成員單位都有自己的檔案信息管理系統(tǒng)，難以實現(xiàn)跨平臺的信息資源多方共享。

2.3 檔案人才隊伍建設(shè)與企業(yè)集團化的發(fā)展趨勢不同步

各成員單位檔案管理人員綜合素質(zhì)不同，職責(zé)分工不同。在實際工作中，檔案工作人員在組織上是成員單位的員工，而業(yè)務(wù)上卻隸屬集團總部管轄。不論是集團總部還是成員單位都必須處理這種在行政和業(yè)務(wù)上的雙重領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，以發(fā)揮人才資源整合后的作用。

3 企業(yè)集團化趨勢下檔案業(yè)務(wù)流程再造的主要內(nèi)容

從宏觀上看，現(xiàn)代企業(yè)的外部環(huán)境發(fā)生了變化，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和人工智能等新興技術(shù)正成為企業(yè)發(fā)展的新動力;從微觀上看，電子文件已經(jīng)成為檔案管理的主體。面對海量的信息，現(xiàn)代的檔案管理者不能像以前對待紙質(zhì)檔案那樣管理電子文件。雖是如此，檔案管理的八個環(huán)節(jié)沒有變，簡單地可以歸納為收、管、用三個大的環(huán)節(jié)。為此，在企業(yè)集團化趨勢下做好檔案工作要從四個方面入手：一是結(jié)合業(yè)務(wù)工作，將檔案管理的需求固化為信息系統(tǒng)的運用，使之成為業(yè)務(wù)流程的一部分;二是基于統(tǒng)一的制度和組織手段來構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理平臺;三是以技術(shù)為驅(qū)動，重構(gòu)檔案人才發(fā)展網(wǎng)絡(luò)，以適應(yīng)企業(yè)集團化發(fā)展的趨勢;四是以流程與組織橫縱兩條線全程監(jiān)督檔案信息流程的流轉(zhuǎn)是否滿足企業(yè)運營的需求。

3.1 整合與同步檔案工作流程與其他業(yè)務(wù)流程

檔案工作要與企業(yè)或集團業(yè)務(wù)工作同步開展，通過信息技術(shù)將檔案工作流程整合到企業(yè)其他業(yè)務(wù)流程中，充分發(fā)揮檔案的職能性，憑證性和價值性作用。

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用對傳統(tǒng)檔案的管理方式產(chǎn)生了顛覆性影響，主要表現(xiàn)為檔案管理的對象從紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向以電子文件為主;提供利用的方式從實體傳遞轉(zhuǎn)向以網(wǎng)絡(luò)虛擬服務(wù)為主。在現(xiàn)代以網(wǎng)絡(luò)辦公為主的新形勢下，各業(yè)務(wù)部門的工作以流程為基礎(chǔ)緊密契合在一起。所以，檔案工作一旦脫離業(yè)務(wù)流程，將會被邊緣化，被信息化部門或是數(shù)據(jù)管理部門所替代。檔案工作應(yīng)適應(yīng)集團化的趨勢，通過流程再造與整合，實現(xiàn)檔案工作與其他業(yè)務(wù)工作同步開展的目的。

檔案工作流程不能僅是“自轉(zhuǎn)”，要把檔案工作流程放到整個企業(yè)大流程中去監(jiān)督。也就是說檔案工作流程的設(shè)置不能僅從檔案部門的利益出發(fā)，而應(yīng)以企業(yè)整體的發(fā)展為導(dǎo)向，以檔案信息的價值增值為目標(biāo)，符合企業(yè)全面發(fā)展的需求。

3.2 構(gòu)建集團統(tǒng)一的檔案信息服務(wù)平臺

一個統(tǒng)一的檔案信息管理平臺是實現(xiàn)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，信息資源多方共享，人、財、物資源統(tǒng)籌配置的基礎(chǔ)。

在集團統(tǒng)一的檔案信息服務(wù)平臺框架中，一系列統(tǒng)一的檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)就是這個框架的設(shè)計藍(lán)圖。這個框架是個立體的、矩陣式的框架。在這個框架底層是企業(yè)的數(shù)據(jù)中心。它是支撐起整個框架的基礎(chǔ)。檔案管理的業(yè)務(wù)流程就相當(dāng)于是把整個框架功能化、實用化的隔斷，將整個框架的空間最大合理化應(yīng)用的頂層設(shè)計。

集團統(tǒng)一的檔案信息服務(wù)平臺的構(gòu)建不是一蹴而就的，而是一個系統(tǒng)工程。它需要一個秉承中長期規(guī)劃的頂層設(shè)計，一套按階段分布實施的詳細(xì)方案和企業(yè)技術(shù)、人才、資金的持續(xù)投入。