公路項(xiàng)目文書檔案管理研究

劉化榮

摘 要：隨著公路項(xiàng)目建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，我國(guó)每年由此產(chǎn)生的公路項(xiàng)目文書檔案數(shù)量和規(guī)模都呈現(xiàn)出較大幅度的增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。本文基于“問(wèn)題分類法”提出了公路項(xiàng)目文書檔案的分類要求，立足公路項(xiàng)目文書檔案歸檔的完整性現(xiàn)狀及原因，提出了基于“問(wèn)題分類法”的文書檔案管理具體舉措，為規(guī)范文書檔案管理提供有力指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：公路項(xiàng)目;文書檔案;檔案信息化

概述

隨著政府投資規(guī)模的擴(kuò)大，國(guó)家政策的支持，以及公路建設(shè)技術(shù)、工藝的革新和改進(jìn)，我國(guó)公路建設(shè)將保持平穩(wěn)發(fā)展之勢(shì)。隨著公路項(xiàng)目建設(shè)如火如荼的發(fā)展，由此產(chǎn)生的文書檔案數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)較大幅度增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。2015年國(guó)家檔案局發(fā)布《歸檔文件整理規(guī)則》，成為公路項(xiàng)目文書檔案整理原則、基本要求，為紙質(zhì)和電子文件整理提出了歸檔行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

1 公路項(xiàng)目文書檔案問(wèn)題分類法

根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》的具體規(guī)定，歸檔文件是指作為立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料[1 ]。隨著辦公OA自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，歸檔的文書檔案包括紙質(zhì)文件材料和電子文件材料。文書檔案以“件”（item）為歸檔整理單位，對(duì)文件材料進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等，從而使文書檔案有序化，并使歸檔的文件資料按照文件本身的形成規(guī)律進(jìn)行整理[2 ]?？梢?jiàn)，文書檔案整理是要保持文件內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，且根據(jù)文件資料的價(jià)值差異，作出相應(yīng)的保管措施，尤其是重要、秘密文件資料要予以重點(diǎn)保管。

根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》的相關(guān)分類的詳細(xì)規(guī)定，由立檔單位對(duì)納入其歸檔的文件材料進(jìn)行分類管理。分類時(shí)應(yīng)充分考慮同一全宗的穩(wěn)定性和一致性，具體來(lái)說(shuō)，就是按照年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）-保管期限、年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）三級(jí)分類法。其中，年度分類是指以文件形成的年度作為分類依據(jù)，跨年度文件以文件簽發(fā)日期分類;機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類是指以文件形成或承辦機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）作為分類依據(jù)，保管期限分類，即，以劃定的文件保管期限分類[3 ]。

其中，“年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”將保管文書檔案進(jìn)行分類，首先是制定《公路項(xiàng)目文書檔案保管期限表》，再按照“年度”對(duì)將年度內(nèi)形成的文件進(jìn)行分類，最后再以機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類歸檔整理。其中，公路項(xiàng)目計(jì)劃、預(yù)算及總結(jié)類文件歸入到文件內(nèi)容所針對(duì)的具體年度;請(qǐng)示及批復(fù)類的文件資料則以批復(fù)年度為其歸檔年度;涉及到多個(gè)部門的，以承辦部門或綜合部門為其歸檔單位。嚴(yán)格按照“問(wèn)題分類法”進(jìn)行歸檔。如：保管期限（30年）-2020年（年度）-建設(shè)管理部（部門）-路基建設(shè)方面（路基類問(wèn)題）-路基建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、合同、路線（路基類具體事項(xiàng)）。

2 公路項(xiàng)目文書檔案完整性現(xiàn)狀及原因

根據(jù)公路項(xiàng)目申報(bào)立項(xiàng)、開(kāi)工建設(shè)到竣工驗(yàn)收，從理論視角分析，公路項(xiàng)目檔案管理具有較強(qiáng)的完整性。但從公路項(xiàng)目檔案的管理實(shí)際來(lái)看，通常將工程項(xiàng)目檔案分割為工程檔案與文書檔案兩大部分[4 ]。

公路項(xiàng)目建設(shè)包括了公路項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件資料、基建程序文件資料。其中，納入文書檔案存檔范疇的包括建設(shè)依據(jù)及上級(jí)有關(guān)指示，如：1）公路項(xiàng)目立項(xiàng)建議書及批準(zhǔn)文件：公路項(xiàng)目可行性研究報(bào)告及批準(zhǔn)文件;公路項(xiàng)目可行性研究報(bào)告評(píng)估及行業(yè)主管部門的審查意見(jiàn);專家對(duì)公路項(xiàng)目可行性研究報(bào)告的評(píng)審意見(jiàn);公路項(xiàng)目的地質(zhì)勘察報(bào)告;環(huán)評(píng)及批準(zhǔn)文件;施工圖設(shè)計(jì)審批文件;市政工程規(guī)劃方案;建設(shè)工程規(guī)劃許可證;工程質(zhì)量監(jiān)督申請(qǐng)書及通知書等等;2）征地、拆遷資料：選址意見(jiàn)書及紅線圖;規(guī)劃條件申報(bào)及審定文件;建設(shè)用地批準(zhǔn)書;征地拆遷合同協(xié)議等等;3）招投標(biāo)文件資料：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)文件;相關(guān)協(xié)議書或合同等;4）建設(shè)單位管理資料。

從理論及實(shí)踐來(lái)看，導(dǎo)致公路項(xiàng)目檔案完整性較差的因素主要包括：1）傳統(tǒng)習(xí)慣。公路項(xiàng)目文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)習(xí)慣還是部門形成或承辦的檔案依舊由其立檔。例如，某公路項(xiàng)目建設(shè)管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃設(shè)計(jì)文書檔案和公路基建程序工作，在履行這兩項(xiàng)工作職責(zé)時(shí)，相應(yīng)的文書檔案由建設(shè)管理部門負(fù)責(zé)，而非由專門的檔案管理負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔[5 ]。2）認(rèn)識(shí)誤區(qū)。由于在公路項(xiàng)目建設(shè)及管理過(guò)程中經(jīng)常使用到相關(guān)檔案資料，在思想上認(rèn)為將工程項(xiàng)目文書檔案原件與工程檔案一并納入工程檔案管理更有利于工作，使公路項(xiàng)目文書檔案原件納入工程檔案管理，存放于同一辦公地點(diǎn)。3）業(yè)務(wù)水平。公路項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、涉及面廣、參與眾多等，影響公路項(xiàng)目檔案管理的完整性還與公路項(xiàng)目文書檔案管理者的業(yè)務(wù)素能密切相關(guān)。

3 公路項(xiàng)目文書檔案整理分類——基于問(wèn)題分類法

公路項(xiàng)目檔案問(wèn)題分類法的具體操作流程：首先是引入問(wèn)題。由立檔單位將收集到的文件統(tǒng)一形成的文件組件交由檔案管理部門。其次是做好分類。在“按保管期限-年度-機(jī)構(gòu)-問(wèn)題分類”的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步按照“按問(wèn)題-子問(wèn)題”細(xì)分。再次是做好排序。在子問(wèn)題分類基礎(chǔ)上，將屬于同一子問(wèn)題的文件按照時(shí)間順序進(jìn)行排列。第四是做好編號(hào)。將按照時(shí)間順序排列的文件依次做出相應(yīng)的編號(hào)。將編號(hào)完成的文書檔案編制歸檔進(jìn)相應(yīng)的文件目錄，再裝盒，移交至公路項(xiàng)目檔案室?；趩?wèn)題——子問(wèn)題分類法，進(jìn)一步細(xì)化“問(wèn)題”內(nèi)容，從而達(dá)到精準(zhǔn)分類至關(guān)重要。例如，根據(jù)某集團(tuán)公司的組織架構(gòu)，公路項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)、驗(yàn)收移交、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)以及變更工程管理等屬于建設(shè)管理部門負(fù)責(zé)，而檔案管理部門則負(fù)責(zé)具體的檔案監(jiān)督、指導(dǎo)等。根據(jù)現(xiàn)實(shí)分工，該集團(tuán)公司負(fù)責(zé)其職能范圍內(nèi)的文書檔案的整理、歸檔，而檔案管理部門則具體負(fù)責(zé)相應(yīng)的檔案復(fù)印件保存[6 ]。由于公路工程項(xiàng)目建設(shè)跨度周期長(zhǎng)，涉及的文書檔案管理數(shù)量眾多，為便于后期的查找、管理和利用，可進(jìn)一步采用問(wèn)題分類法。如：將公路項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)、審批、可研報(bào)告、施工圖審查合格書等統(tǒng)一納入“設(shè)計(jì)文件”，歸入到“設(shè)計(jì)文件”管理范疇，統(tǒng)稱為“設(shè)計(jì)文件”;將公路項(xiàng)目建設(shè)選址意見(jiàn)書、預(yù)審報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃等相關(guān)文件納入“基建程序文件”，歸入到“基建程序文件”管理范疇，統(tǒng)稱為“基建程序文件”，等等。通過(guò)問(wèn)題——子問(wèn)題分類法，將公路項(xiàng)目文書檔案進(jìn)一步細(xì)分，查找每一份文件時(shí)都更加便捷。