檔案工作在深化國有企業(yè)改革中的重要作用

付冬梅

摘 要：檔案管理是國有企業(yè)運行發(fā)展的重要組成部分，可在國有企業(yè)改革中發(fā)揮重要作用。認清這種作用，明確制約發(fā)揮其作用的主要因素，采取構(gòu)建檔案管理工作新模式、做好企業(yè)檔案前期管理工作等有針對性的措施，對發(fā)揮好檔案工作在深化國有企業(yè)改革中的重要作用，很有意義。

關鍵詞：國有企業(yè);檔案工作;改革;發(fā)展;作用

檔案管理是國有企業(yè)運行發(fā)展的重要組成部分，可在國有企業(yè)改革中發(fā)揮重要作用。認清這種作用，明確制約發(fā)揮其作用的主要因素，采取有針對性的措施，發(fā)揮好檔案工作在深化國有企業(yè)改革中的作用，是值得我們認真研究的一個重要課題。

1 檔案工作對于深化企業(yè)改革的重要作用

1.1 能夠為企業(yè)的改革提供有力支持

企業(yè)檔案是對自身發(fā)展歷程的有效記錄，做好企業(yè)檔案管理工作，能夠幫助企業(yè)更好地推進企業(yè)經(jīng)營管理、吸取發(fā)展經(jīng)驗和教訓。尤其是在推進企業(yè)改革時，有效管理和利用檔案，能夠為企業(yè)改革的各項決策提供重要的依據(jù)性、參考性資料，提高各項決策的科學性，為企業(yè)的健康發(fā)展提供有力支撐。如企業(yè)在推出某些改革舉措時，必須參考前期的企業(yè)發(fā)展檔案資料中的相關信息，提高決策水平。

1.2 能夠降低企業(yè)的財務風險

國有企業(yè)會計檔案管理的科學和規(guī)范，是保證企業(yè)正常且順利運營的重要基礎。在企業(yè)檔案管理工作中，會計檔案管理具有非常重要的作用。會計檔案記錄著企業(yè)發(fā)展過程中的每一筆資金變動情況，如果企業(yè)在改革過程中，能夠?qū)嫏n案管理進行有效的管理和利用，并以此為基礎編制財務風險管理方案，將會使企業(yè)改革中的財務風險得到有效的控制，確保改革的順利推進與深化。

1.3 能夠提煉企業(yè)文化

對于國有企業(yè)檔案管理部門和人員來說，在企業(yè)深化改革的過程中，比較重要的作用之一就是能夠幫助提升企業(yè)文化。企業(yè)文化是其工作人員精神面貌的重要體現(xiàn)，更是企業(yè)的靈魂所在，而很多企業(yè)的優(yōu)秀思想文化都會在自身的檔案記錄當中凝聚。在這種情況下，如果能夠?qū)n案工作做好，將會幫助企業(yè)實現(xiàn)自身文化的有效總結(jié)和提煉，促進企業(yè)文化發(fā)展。這不僅能夠推動優(yōu)秀企業(yè)文化的形成與發(fā)展，還能為相關改革工作提供思想引領，確保改革工作的有效落實。

1.4 促進人力資源建設

在國有企業(yè)改革及人力資源管理過程中，檔案管理工作會起到重要作用。國有企業(yè)想要在激烈的市場競爭中求得生存與發(fā)展，應重視人才的培養(yǎng)與使用，知人善任。在選人用人時，應詳細查考用人檔案，如個人的健康狀況、思想道德情況、個人履歷情況，甚至是人際關系和家庭情況等，而這些都需要前期的人事檔案管理的真實性與可靠性作為保障。

2 制約發(fā)揮國有企業(yè)檔案作用的主要因素

2.1 對檔案工作重視不夠

當前，仍有部分國有企業(yè)對檔案工作重視不夠，在實踐工作中往往將主要的精力放在企業(yè)發(fā)展方面，更為講求經(jīng)濟效益或服務水平，沒有認識到檔案工作對于企業(yè)生存及發(fā)展的重要影響，導致檔案管理工作缺乏必要的支撐，難以正常開展，無法為企業(yè)的改革與發(fā)展提供更好的服務。

2.2 缺乏完善的管理制度

一些國有企業(yè)檔案管理制度不健全，使得企業(yè)的檔案管理較為分散，文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等未能得到集中統(tǒng)一的管理，存在各自為政的情況。與此同時，由于管理制度不夠健全完善，使得企業(yè)在落實檔案工作的過程中存在權責不明的現(xiàn)象，相關工作無法有序開展，嚴重影響了檔案工作效用的正常發(fā)揮。

2.3 基礎建設較為薄弱

部分國有企業(yè)在落實檔案工作的過程中，沒有設置專門的檔案室，很多檔案依然采用鐵皮柜進行存放，且實體檔案存放環(huán)境較差，防火、防蟲、防潮等防護措施落實不到位，導致檔案損壞、丟失的情況時有發(fā)生。盡管在科技飛速發(fā)展的情況下，大部分國有企業(yè)推進了檔案信息化建設，但相關設備老舊，工作軟件滯后的情況依然存在，導致相關檔案資料無法進行快速的查閱和應用，難以在企業(yè)改革中真正發(fā)揮作用。

2.4 相關工作人員業(yè)務水平不高

一些企業(yè)并未針對檔案工作設置專門的管理部門，檔案工作人員兼職的多，甚至有的企業(yè)管理檔案人員是臨時工作人員。這些工作人員大多時間有限，沒有足夠的時間和精力落實檔案整理和分析工作，且由于不是專業(yè)的檔案管理人員，所以在檔案管理方面還存在能力和經(jīng)驗不足的情況，對檔案價值的挖掘與應用造成了不利影響。

3 充分發(fā)揮國有企業(yè)檔案作用的有效方法

3.1 構(gòu)建檔案管理新模式，整合相關業(yè)務機構(gòu)

多數(shù)國有企業(yè)實行集中統(tǒng)一管理檔案的模式，但仍有部分檔案信息沒納入集中管理范圍，如干部人事檔案、運營檔案等，其流動性較強，信息錄入不及時、不全面，職能資源比較分散，管理成本較高，管理標準缺少統(tǒng)一性。此類問題對企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生了很大影響。因此，應整合相關的業(yè)務機構(gòu)，構(gòu)建完善的工作管理模式，解決國有企業(yè)檔案管理遇到的難題[1 ]。

3.1.1 應深入國有企業(yè)檔案管理相關機構(gòu)改革，將職能部門的信息處理、圖書資料、人員資料等信息進行整合，并成立專門的綜合性管理中心。改變檔案的微觀管理體制，逐漸構(gòu)成可以跨業(yè)務、跨部門的宏觀檔案管理整合部門。

3.1.2 制定完善的檔案管理制度。應以綜合性檔案管理中心為依托，建立健全企業(yè)檔案管理制度，結(jié)合企業(yè)業(yè)務流程及工作經(jīng)營環(huán)節(jié)，編制嚴格的檔案資料管理流程，對每個環(huán)節(jié)的檔案資料、數(shù)據(jù)進行精確描述，并分類管理，從而精細化管理各類檔案。國有企業(yè)內(nèi)部相關部門如有檔案資料變化或更新，就應按照制度嚴格執(zhí)行，快速上報，便于綜合性檔案更好管理，提升檔案管理的準確性和實時性。

3.1.3 建立內(nèi)部資料庫。集中管理國有企業(yè)的內(nèi)部職能單位信息，多檔合一，實現(xiàn)實體檔案集中統(tǒng)一管理，建立企業(yè)檔案資源庫，明確資源重組所產(chǎn)生的檔案更新和歸屬問題，使檔案資料管理更規(guī)范、更嚴格，并由專門的部門進行歸檔管理，避免信息的外泄。